Как проверить файл excel на ошибки
Второй способ обнаружения ошибок – Excel отображает в левом верхнем углу ячейки зелёный треугольник (индикатор ошибки). При выборе такой ячейки появляется смарт-тег проверки ошибок.
Для проверки ошибок необходимо выполнить следующие шаги:
1. Выберите лист, который требуется проверить на наличие ошибок.
2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Проверка наличия ошибок. Откроется окно диалога Контроль ошибок.
3. В окне диалога Контроль ошибок просмотрите информацию о текущей ошибке в левой части окна.
4. Для просмотра более детального описания ошибки и возможных вариантов её исправления нажмите кнопку Справка по этой ошибке.
a) нажмите кнопку Вычислить, чтобы проверить значение подчёркнутой ссылки. Результат вычислений показан курсивом;
c) Выполняйте указанные действия, пока не будет вычислена каждая часть формулы;
d) Чтобы снова увидеть вычисления, нажмите кнопку Заново;
e) Чтобы завершить вычисления, нажмите кнопку Закрыть.
6. Для изменения формулы в строке формул нажмите кнопку Изменить в строке формул.
7. Если ошибка является несущественной, вы можете нажать кнопку Пропустить ошибку. Помеченная ошибка при последующих проверках будет пропускаться.
9. Доведите до конца проверку ошибок и закройте окно диалога Контроль ошибок.
Для удобства поиска причин ошибок, а также и в некоторых других случаях можно графически отобразить связь между ячейками в формуле.
Для отображения ячеек, входящих в формулу в качестве аргументов, необходимо выделить ячейку с формулой и нажать кнопку Влияющие ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы.
Один щелчок по кнопке Влияющие ячейки отображает связи с ячейками, непосредственно определяющими результат вычисления. Если в этих ячейках также находятся формулы, то следующий щелчок отображает связи с ячейками, являющимися аргументами этих формул. И так далее.
Для отображения ячеек, в формулы которых входит какая-либо ячейка, её следует выделить и нажать кнопку Зависимые ячейки в группе Зависимости формул вкладки Формулы.
Один щелчок по кнопке Зависимые ячейки отображает связи с ячейками, непосредственно зависящими от выделенной ячейки. Если эти ячейки также влияют на другие ячейки, то следующий щелчок отображает связи с зависимыми ячейками. И так далее.
Связи в пределах текущего листа отображаются синими стрелками. Связи с ячейками других листов и книг отображаются чёрными пунктирными линиями и значком листа. Красные стрелки показывают ячейки, вызывающие ошибки.
Для скрытия стрелок связей следует нажать кнопку Убрать все стрелки в группе Зависимости формул вкладки Формулы. Использование окна контрольных значений.
Если вы работаете с большой таблицей, содержащей формулы, которые ссылаются на различные ячейки текущей таблицы и/или ячейки другого листа, достаточно сложно отследить их взаимосвязи.
В этом случае вашим помощником может выступать панель инструментов Окно контрольного значения.
Окно контрольного значения значительно упрощает анализ, проверку зависимостей и подтверждение вычислений и результатов формул на больших листах. Благодаря окну контрольного значения не требуется постоянно прокручивать лист, когда вы работаете с большой таблицей, переходить к различным его частям.
Добавление ячеек в окно контрольных значений
Для добавления на панель контрольных значений выполните следующие действия:
1. Выделите ячейки, контрольные значения которых нужно поместить на панель.
Чтобы выделить все ячейки листа с формулами, на вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Найти и выделить и выберите команду Формулы.
2. На вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Окно контрольного значения.
4. В окне диалога Добавление контрольного значения проверьте правильность выбранного диапазона и нажмите кнопку Добавить.
Циклические ссылки возникают, когда формула в какой-либо ячейке посредством других ячеек ссылается сама на себя.
Например, ячейка С4 = Е7, Е7 = С11, С11 = С4. В итоге С4 ссылается на С4.
Появление циклических ссылок очень легко определить. При их возникновении или наличии в уже созданной книге Excel сразу же появляется предупреждение о циклической ссылке, которое и описывает суть явления.
Предупреждение, как правило, появляется при первоначальном создании циклической ссылки или открытии книги, содержащей циклические ссылки. Если предупреждение принято, то при дальнейшем возникновении циклических ссылок оно может не появляться.
Циклические ссылки в Excel могут создаваться преднамеренно, для решения тех или иных задач финансового моделирования, а могут возникать случайно, в виде технических ошибок и ошибок в логике построения модели.
В первом случае мы знаем об их наличии, так как сами их предварительно создали, и знаем, зачем они нам нужны.
Найти циклическую ссылку можно несколькими способами. Например, чисто визуально формулы и ячейки, участвующие в образовании циклических ссылок в Excel, отмечаются синими стрелками.
Найти циклическую ссылку можно также при помощи инструмента поиска ошибок.
На вкладке Формулы в группе Зависимости формул выберите элемент Поиск ошибок и в раскрывающемся списке пункт Циклические ссылки.
Вы увидите адрес ячейки с первой встречающейся циклической ссылкой. После её корректировки или удаления – со второй и т. д.
Итак, используя вышеперечисленные инструменты и приёмы, вы сможете облегчить поиск, исправление и предупреждение ошибок в рабочих книгах Excel.
Если ваши таблицы содержат много формул, вам, вероятно, будет полезно воспользоваться преимуществами автоматической проверки ошибок. Вы можете включить эту функцию в разделе Формулы диалогового окна Параметры Excel (рис. 195.1).
Чтобы открыть это окно, выберите команду Файл ► Параметры. Включить или выключить проверку ошибок можно с помощью флажка Включить фоновый поиск ошибок. Кроме того, у вас есть возможность указать, какие типы ошибок следует проверять, устанавливая флажки в области Правила контроля ошибок.
Рис. 195.1. Excel может проверять ваши формулы на наличие возможных ошибок
Во многих случаях вы просто игнорируете ошибку, выбрав команду Пропустить ошибку, предотвращающую ячейку от последующих проверок на ошибки. Однако все ранее проигнорированные ошибки можно сбросить, и тогда они появляются снова (нажмите кнопку Сброс пропущенных ошибок в разделе Формулы диалогового окна Параметры Excel).
Рис. 195.2. Щелчок на смарт-теге ошибки дает вам список команд
Даже если вы не используете функцию автоматической проверки ошибок, вы можете выбрать команду Формулы ► Зависимости формул ► Проверка наличия ошибок, чтобы открыть диалоговое окно, которое последовательно показывает каждую возможную ошибку ячейки, что во многом схоже с использованием функции проверки орфографии. На рис. 195.3 вы можете видеть диалоговое окно Контроль ошибок. Обратите внимание, что это немодальное диалоговое окно, и у вас остается доступ к листу, когда оно открыто.
Рис. 195.3. Использование окна Контроль ошибок для переключения между возможными ошибками, выявленными Excel
Помните, что возможность проверки ошибок несовершенна. На самом деле она даже не близка к совершенству. Другими словами, вы не можете считать, что ваш лист не содержит ошибок только потому, что Excel не выявил их! Не забывайте также, что эта возможность проверки ошибок не находит распространенный тип ошибок — перезапись ячейки с формулой другим значением.
Все приложения Microsoft Office поддерживают проверку орфографии, и большинство из них поддерживает проверку грамматики.
Если проверка правописания работает не так, как вы ожидали, см. статью Средство проверки орфографии и грамматики помечает текст, который не должен быть помечен. Если вам нужно выполнить проверку правописания на языке, отличном от языка по умолчанию, см. статью Проверка орфографии и грамматики на другом языке.
Используете Microsoft 365? Возможно, вас заинтересует новая функция Word — "Корректор"! Подробные сведения см. в статье Корректор.
Запуск средства проверки орфографии и грамматики вручную
Чтобы запустить проверку правописания в файле, нажмите клавишу F7 или выполните следующие действия:
Откройте приложение Office и перейдите на вкладку Рецензирование. В Access и InfoPath можно пропустить это действие. В Project перейдите на вкладку Проект.
Если программа обнаружит орфографические ошибки, появится диалоговое окно с первым из слов с ошибками, найденных средством проверки орфографии.
После того как вы примете решение по ошибке (пропустить ее, добавить слово в словарь или изменить его), приложение перейдет к следующему неправильно написанному слову.
Щелкните заголовок ниже, чтобы получить дополнительные сведения.
В большинстве приложений Office по мере ввода текста выполняется автоматическая проверка правописания, поэтому вы сразу можете увидеть ошибки во время работы.
Автоматическая проверка орфографии и грамматики отсутствует в Access, Excel и Project. Можно вручную запустить проверку орфографии, нажав клавишу F7.
Автоматическая проверка грамматики доступна только в Outlook, Word и PowerPoint 2013 (или более новой версии).
Офис отмечает потенциальные орфографические ошибки красной волнистой линией, а потенциальные грамматические ошибки отмечены синей волнистой линией.
Если орфографические или грамматические ошибки не помечаются, автоматическая проверка может быть отключена. Можно включить автоматическую проверку правописания.
Если в приложении Office слово отмечено, как содержащее ошибку, но вы написали его правильно, выберите пункт Добавить в словарь, чтобы в будущем это слово не отмечалось как неправильное. Дополнительные сведения см. в статье Добавление слов в словарь проверки орфографии и их изменение.
Включение и отключение автоматической проверки правописанияЕсли вы не хотите, чтобы в процессе работы приложение Office помечало возможные ошибки волнистыми линиями, вы можете отключить автоматическую проверку правописания.
Откройте параметры проверки правописания:
В OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio и Word: в меню Файл выберите пункт Параметры и щелкните Правописание.
В InfoPath: на вкладке Главная щелкните стрелку рядом с надписью Орфография и выберите команду Параметры проверки орфографии.
В Outlook: в меню Файл щелкните Параметры, выберите Почта и нажмите кнопку Орфография и автозамена.
Установите или снимите флажок Проверять орфографию в процессе набора текста. Кроме того, в приложениях с автоматической проверкой грамматики можно установить или снять флажок Отмечать грамматические ошибки в процессе набора текста.
Примечание: В Word можно включать и отключать средство проверки орфографии для документа, с которым вы работаете, или для всех новых документов. Выберите значение в списке Исключения, а затем установите или снимите флажки Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе.
Если вы не хотите, чтобы в приложении Office проверялась грамматика (ни при запуске проверки правописания, ни автоматически по мере ввода), эту функцию можно отключить.
Откройте параметры проверки правописания:
В OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio и Word: в меню Файл выберите пункт Параметры и щелкните Правописание.
В InfoPath: на вкладке Главная щелкните стрелку рядом с надписью Орфография и выберите команду Параметры проверки орфографии.
В Outlook: в меню Файл щелкните Параметры, выберите Почта и нажмите кнопку Орфография и автозамена.
Снимите флажки Автоматически проверять грамматику и Также проверять грамматику.
Примечание: не во всех приложениях Office присутствуют оба эти параметра.
Повторная проверка орфографии и грамматики в ранее пропущенных словахВ Word, Outlook, PowerPoint 2013 (или более новой версии) можно принудительно выполнить повторную проверку ранее пропущенных слов и выражений.
Откройте документ или элемент, который вы хотите проверить.
Откройте вкладку Файл и выберите команды Параметры > Правописание > Повторная проверка. В Outlook нужно выбрать пункты Файл > Параметры > Почта и нажать кнопку Орфография и автозамена.
См. также
Приложения Office для Mac автоматически проверяют наличие возможных орфографических и грамматических ошибок при вводе текста. Если вы предпочитаете проверять орфографию и грамматику уже в готовом документе, отключите автоматическую проверку или можно одновременно выполнить проверку орфографии и грамматики.
Автоматическая проверка орфографии и грамматики при вводе
Слово помечает потенциальные орфографические ошибки красной волнистой линией, а потенциальные грамматические ошибки отмечены зеленой волнистой линией.
Совет: Если орфографические и грамматические ошибки не помечаются, вероятно, вам нужно включить автоматическую проверку правописания, о которой пойдет речь в следующей процедуре.
Если вы видите орфографическую и грамматическую ошибку, удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните слово или фразу и выберите один из вариантов.
Если приложение Word неправильно пометило слово как опечатку и вы хотите добавить это слово в словарь, чтобы приложение Word правильно распознавало его в дальнейшем, см. раздел Добавление слов в словарь проверки орфографии и их изменение
Включение (и отключение) автоматической проверки правописанияВ меню Word выберите Параметры > Правописание.
В диалоговом окне Правописание в разделе Орфография установите или снимите флажок Автоматически проверять орфографию.
В разделе Грамматика установите или снимите флажок Автоматически проверять грамматику.
Закройте диалоговое окно, чтобы сохранить изменения.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Правописание.
Если Word находит возможную ошибку, открывается диалоговое окно Правописание, в котором орфографические ошибки выделяются красным цветом, а грамматические — зеленым.
Чтобы устранить ошибку, выполните одно из указанных ниже действий.
Введите исправление в соответствующем поле и нажмите кнопку Изменить.
В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.
Чтобы пропустить ошибку, выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы пропустить только этот экземпляр ошибки, нажмите кнопку Пропустить.
Чтобы пропустить все экземпляры ошибки, нажмите кнопку Пропустить все.
Для грамматической ошибки щелкните Следующее предложение, чтобы пропустить экземпляр этой ошибки и перейти к следующей.
Если нужно пропускать слово с ошибкой во всех документах, нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить слово в словарь. Это применимо только для слов с орфографическими ошибками. Свою грамматику вы не можете добавить в словарь.
Повторная проверка орфографии и грамматики для ранее пропущенных слов и выраженийСписок пропускаемых слов и грамматических ошибок можно очистить, после чего приложение Word снова проверит ошибки в орфографии и грамматике, которые вы до этого решили пропустить.
Примечание: Список пропускаемых слов и грамматики сбрасывается только для документа, который открыт в данный момент. Это действие на затрагивает орфографические и грамматические ошибки, которые вы решили пропустить в других документах Word.
Откройте документ, который необходимо проверить.
В меню Сервис наведите указатель на пункт Правописание и выберите Сбросить пропускаемые слова и грамматику.
Word предупредит вас о том, что эта операция приведет к сбросу средств проверки орфографии и грамматики.
Откройте вкладку Рецензирование и щелкните Правописание, чтобы проверить орфографию и грамматику.
Outlook
Автоматическая проверка орфографии и грамматики при вводе
По умолчанию приложение Outlook проверяет орфографию в процессе ввода текста. В Outlook используется красная пунктирная линия подчеркивания для обозначения возможных орфографических ошибок, а также зеленая пунктирная линия для обозначения возможных грамматических ошибок.
Если вы видите слово с пунктирной линией подчеркивания, то удерживая нажатой клавишу Control, щелкните слово или фразу и выберите один из вариантов.
В контекстном меню выполните одно из указанных ниже действий.
Выберите один из предлагаемых вариантов в верхней части контекстного меню.
Чтобы добавить слово в орфографический словарь, щелкните Добавить в словарь.
Включение (и отключение) автоматической проверки правописанияЧтобы Outlook автоматически выполнял исправление орфографических ошибок, в меню Outlook выберите пункт Параметры. В разделе Личные параметры щелкните Правописание. Щелкните в поле рядом сПроверкаорфографии при вводе текста.
Чтобы включить или отключить автоматическую проверку грамматики, в меню Outlook выберите пункт Параметры. В разделе Личные параметры щелкните Правописание. Щелкните в поле рядом с пунктом Проверка грамматики при вводе.
В меню Правка наведите указатель на пункт Правописание и выберите Правописание.
Выполните любое из описанных ниже действий.
В списке вариантов выберите нужное слово или введите новый вариант правописания в поле в верхней части, и нажмите Изменить.
Нажмите Пропустить, чтобы пропустить это слово и перейти к следующему слову с ошибкой.
Чтобы добавить слово в орфографический словарь, щелкните Добавить.
Совет: Для пропуска слова и перехода к следующей ошибке правописания используется сочетание клавиш +;.
PowerPoint
В PowerPoint можно проверять орфографию, но не грамматику.
Автоматическая проверка орфографии при вводе
PowerPoint автоматически проверяет и отмечает потенциальные орфографические ошибки с волнистым красным подчеркиванием.
Совет: Если орфографические ошибки не помечаются, вероятно, вам нужно включить автоматическую проверку орфографии, о которой пойдет речь в следующей процедуре.
Если вы увидите орфографическую ошибку, щелкните слово или фразу правой кнопкой мыши (или левой, удерживая клавишу CTRL) и выберите один из предложенных вариантов.
Включение или отключение автоматической проверки орфографииВ меню PowerPoint выберите разделы Параметры > Проверка орфографии.
В диалоговом окне Проверка орфографии установите или снимите флажок Автоматически проверять орфографию.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Проверка орфографии.
При обнаружении ошибки откроется область Проверка орфографии с возможными вариантами исправления.
Чтобы устранить ошибку, выполните одно из указанных ниже действий.
Исправьте ошибку на слайде.
Выберите одно из слов, предложенных в области Проверка орфографии, а затем нажмите кнопку Изменить.
Чтобы пропустить ошибку, выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы пропустить только этот экземпляр ошибки, нажмите кнопку Пропустить.
Чтобы пропустить все экземпляры ошибки, нажмите кнопку Пропустить все.
Чтобы пропускать ошибку во всех документах и добавить слово в словарь, нажмите кнопку Добавить.
Excel
В Excel можно проверять орфографию, но не грамматику.
Проверка орфографии во всей презентации
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Проверка орфографии.
Примечание: Диалоговое окно Орфография не откроется, если ошибки правописания не обнаружены или вы пытаетесь добавить слово, которое уже есть в словаре.
Выполните любое из описанных ниже действий.
Необходимые действия
В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.
Изменение каждого экземпляра этого слова в данном документе
В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить все.
Пропуск слова и переход к следующему слову с ошибкой
Пропуск каждого экземпляра этого слова в данном документе и переход к следующему слову с ошибкой
Что делать если файл Microsoft Excel с данными перестал открываться? Можно ли вернуть ценные данные, ставшие недоступными?
Если вдруг вам не удаётся открыть рабочий файл с данными Excel, то какова вероятность успешного восстановления этих данных и что для этого надо сделать? К сожалению, это распространённая ошибка Microsoft Excel. У проблемы есть несколько вариантов решения. Только перепробовав все варианты можно сказать, возможно ли восстановить повреждённый Excel-файл.
Способы восстановления повреждённого Excel-файла:
- Использование встроенной функции Microsoft Excel.
- Открытие файла с помощью OpenOffice.
- Использование онлайн-сервиса.
- Восстановление с помощью сторонних утилит.
1. Встроенная функция Microsoft Excel
В последних версиях Microsoft Excel добавлена возможность восстановления файла. Ранее эта функция или отсутствовала, или была откровенно слабо работоспособной при использовании с реальными файлами. Сейчас эта функция помогает в 10–20 % инцидентов с повреждением файлов. Для этого достаточно произвести несколько простых действий:
- Выбрать пункт меню «Файл».
- Выбрать пункт «Открыть».
- Выбрать повреждённый файл на диске.
- Щелкнуть на стрелку рядом с кнопкой «Открыть» в правом нижнем углу.
- Выбрать пункт «Открыть и восстановить» в выпадающем подменю.
2. Открытие файла с помощью OpenOffice
Обращаем ваше внимание на то, что файл, восстанавливаемый с помощью OpenOffice, должен иметь расширение XLSX — это версия для файлов Excel 2007 и выше.
3. Использование онлайн-сервиса
Если варианты 1 и 2 не помогают восстановить файл, то необходимы специальные сервисы или программы, разработанные специально для восстановления данных из повреждённых файлов Excel.
Просто загрузите файл на сервис и дождитесь результата. Статистка от разработчиков сервиса утверждает, что в 40 % случаев данные из повреждённого Excel-файла удаётся восстановить в том или ином виде.
Сервис удобен тем, что работает на всех операционных системах (Windows, MacOS, iOS, Android и прочие) и на всех устройствах (компьютер, планшет, телефон и прочие).
4. Восстановление с помощью сторонних утилит
Если у вас много повреждённых Excel-файлов или вы не можете передавать эти файлы сторонним лицам из-за их конфиденциальности, то используйте специальные утилиты от сторонних разработчиков (не Microsoft).
Утилита развивается и распространяется с начала 2000-х годов, имеет многоязычный интерфейс (включая русский), восстанавливает все типы Excel-файлов всех версий, начиная с экзотического сейчас Excel 97.
Внимание: утилита работает только на компьютерах с ОС Windows.
Полезные советы для пользователей Microsoft Excel
При работе с Microsoft Excel включите функцию автосохранения. Это исключит случаи, когда сбой в работе компьютера приводит к потере нескольких часов работы:
Читайте также: