Как посмотреть занятость в outlook
Для учетной записи Exchange в Microsoft Outlook он позволяет пользователям делиться информацией о свободном и занятом календаре с другими пользователями. Следовательно, согласно информации о свободном и занятом времени, другие пользователи могут легко выбрать подходящее время для встречи. Здесь мы подробно поговорим о том, как установить разрешения и разрешить другим пользователям просматривать информацию о свободном и занятом времени в вашем Microsoft Outlook.
Примечание. Разрешение на просмотр информации о свободном / занятом времени будет передавать часть информации в вашем Microsoft Outlook другим пользователям, и для этого требуется, чтобы ваша учетная запись электронной почты была учетной записью обмена.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookУстановить разрешение на просмотр информации о свободном / занятом времени в Outlook 2010 и 2013
Этот метод покажет вам, как установить или изменить уровень разрешений для других, легко просматривающих вашу информацию о свободном и занятом времени в Microsoft Outlook 2010 и 2013.
Шаг 1. Перейдите в режим просмотра календаря и выберите календарь, в котором вы будете делиться информацией о свободном и занятом времени с другими пользователями. Мои календари.
Шаг 3. Откроется диалоговое окно «Свойства календаря». Перейдите в Разрешения раздел и выберите один из уровней разрешений на чтение в соответствии с вашими потребностями.
Существует четыре уровня разрешений, позволяющих другим пользователям просматривать информацию о свободном и занятом времени в выбранном календаре: все; Свободное / занятое время; Свободное / занятое время, тема, место; и полная информация. См. Следующий снимок экрана:
Шаг 4: Это необязательно. Установите параметры занятости в Интернете, нажав кнопку Другое: Свободен / Занят в диалоговом окне Свойства календаря.
В новом всплывающем диалоговом окне «Параметры свободного / занятого Интернета»,
- (1). Отметьте вариант Опубликовать на месте, и введите местоположение в следующее поле;
- (2). Укажите период, сколько месяцев свободной и занятой информации в выбранном календаре вы будете делить с другими;
- (3). Укажите период интервала, в течение которого будет обновляться информация о свободном и занятом времени.
Шаг 5. Щелкните все OK кнопки в каждом диалоговом окне.
После вашего разрешения другие пользователи могут делиться информацией о свободном и занятом времени в указанном вами календаре с указанным вами уровнем разрешений.
Установить разрешение на просмотр информации о свободном / занятом времени в Outlook 2007
Как видите, Microsoft Outlook 2007 по-прежнему остается классическим меню в своем основном интерфейсе, а действия по открытию диалогового окна «Разрешение календаря» отличаются от таковых в Outlook 2010 и 2013.
Шаг 1. Перейдите в режим просмотра «Календарь» и выберите календарь, в котором вы будете делиться информацией о свободном и занятом времени с другими.
Шаг 2: нажмите Сервис > Параметры , чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
Шаг 3. В диалоговом окне "Параметры" щелкните значок Параметры календаря Кнопка на Настройки меню.
Шаг 4. В появившемся диалоговом окне «Параметры календаря» щелкните значок Варианты свободного / занятого времени кнопку внизу. См. Следующий снимок экрана:
Шаг 5: Теперь вы попадаете в диалоговое окно «Свойства календаря». И ты можешь следить те же шаги, которые мы показываем в Microsoft Outlook 2010 и 2013 чтобы завершить настройку.
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
В связи с многочисленными вопросами публикую инструкцию по просмотру календарей коллег в Outlook:
Оцените статью
(6 оценок, среднее: 3,83 из 5)Поделитесь в соцсетях
Похожие публикации
Тестирование Discovery Ads для премиум-сегмента
Заказчик: Клиент 1 — премиальный бренд бытовой техники и аксессуаров. Клиент 2 — новостройка премиум-класса в Москве. Задача: Протестировать новый рекламный формат от Google — Discovery Ads. Несколько слов о новом формате Discovery Ads — это автоматизированные кампании. Формат представляет собой текстово-графические баннеры, которые генерируют алгоритмы Google из загруженных нами элементов. Реклама может быть размещена: […]
Кому НЕ подходит стратегия Директа «Оптимизация конверсий» с оплатой за конверсию? Результаты теста
Что означает обновленное фразовое соответствие в Google Ads для PPC-специалиста
Как теперь применяется фразовое соответствие в Google Ads и что нужно учитывать специалистам по рекламе при работе с семантикой и поисковыми кампаниями, рассказывает PPC-специалист digital-агентства MediaGuru Виктория Котенко. Работа с типами соответствия в поисковых рекламных кампаниях в Google Ads — отличная возможность избавиться от нерелевантного, а часто и мусорного трафика. Во многом именно от выбора правильного типа соответствия зависит качество трафика, его объемы и в конечном счете даже рейтинг объявления. Несмотря на важность такой настройки, в начале 2021 года […]
При создании нового собрания в Outlook вам необходимо проверить время каждого участника на предмет правильного времени собрания, но как быстро получить следующее или все свободное время для собрания? В этой статье будет представлено решение.
Найдите следующее или все свободное время для встречи в Outlook
Чтобы узнать следующее или все свободное время для новой встречи в Outlook, сделайте следующее:
1. В Календарь просмотр, нажмите Главная > Новая встреча чтобы создать новую встречу.
2. В новом окне собрания нажмите Встреча > Помощник по планированию. Смотрите скриншот:
3, Нажмите Добавить участников кнопку в нижней части окна. Затем в диалоговом окне «Выбор участников и ресурсов» укажите участников в необходимые и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:
4. Продолжайте нажимать Параметры > AutoPick > Все люди и один ресурс чтобы узнать следующее свободное время для новой встречи. Смотрите скриншот:
Заметки:
(1) Чтобы узнать все свободное время для новой встречи, нажмите Параметры > AutoPick > Все люди и ресурсы.
(2) И Outlook 2013, и 2016 поддерживают AutoPick функцию.
(3) Вы также можете получить все свободное время для новой встречи в Предлагаемое время раздел справа Поиск комнаты панель. Смотрите правый снимок экрана:
5. Составьте встречу и отправьте ее.
Внимание: Этот метод хорошо работает для учетных записей Exchange в Outlook.
Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook
С Kutools для Outlook Повторяющиеся электронные письма функцию, вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных двумя щелчками мыши в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Читайте также: