Как посмотреть выслугу лет в 1с
Все сведения о страховом стаже сотрудников хранятся в специальных разделах программы 1С бухгалтерия. Формирование сведений данного вида производится программой в автоматическом режиме. Однако для этого необходимо произвести настройку 1С бухгалтерия 8.3.
В разделе программы 1С бухгалтерия, отражающем отчётность, требуется кликнуть на иконку Создать. После чего, в выпавшем окне выбрать соответствующую строку. Вся информация по страховому стажу штатных сотрудников организации, хранится в заранее заполненном справочнике, содержащем отчётность по физическим лицам за определённый период.
В открывшемся документе, содержащем сведения о страховом стаже, необходимо отразить:
- сведения об организации, формирующей отчётность по СЗВ, в случае, когда в программе 1С бухгалтерия, отображается учёт по нескольким организациям (если организация одна, сведения отобразятся в автоматическом режиме);
- учётный год, за который требуется отчёт;
- дата, на момент отображения данных;
- вид данных (в первоначальных настройках программы 1С бухгалтерия, установлена позиция Исходная, предполагающая отсутствие данных за прошлые периоды).
Необходимо учитывать, что формирование сведений происходит в новом действующем формате по умолчанию, в случае, если дата создания документа будет позже 21 января текущего года.
Далее требуется кликнуть на иконку заполнить. В случае заполнения табличной части программой 1С бухгалтерия 8.3, в автоматическом режиме, здесь отобразятся сведения обо всех сотрудниках, имеющих трудовой договор действительный на текущий год. Программа учитывает даты увольнения и приёма на работу, ранее внесённые в соответствующие разделы. Сведения о физ. лицах, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, вносятся в отчётную форму в ручном режиме, независимо от начисленных за данный период доходов и удержанных страховых взносов. При внесении лиц в отчёт, указываются все личные данные. Документ в случае необходимости может быть отредактирован пользователем. Программа 1С бухгалтерия, позволяет получить копии оправленных для отчёта файлов в электронном или печатном формате.
Совместно с формой СЗВ СТАЖ, в Пенсионный Фонд России, подаются сведения по страхователю, в соответствии с формой ОДВ 1, для отображения индивидуального учёта.
Чем отличается надбавка за выслугу лет от ежегодной индексации заработной платы? Ежегодная индексация – это обязательное начисление, которое регламентировано статьёй 134 ТК РФ и введено для сохранения реального дохода граждан с поправкой на инфляцию. Надбавка же представляет собой начисление стимулирующего характера. Для военнослужащих, проходящих службу по контракту, дополнительные выплаты в виде надбавки за стаж являются обязательными и закреплены в Федеральном законе №306-ФЗ от 07.11.2011г. В коммерческой сфере данное начисление обязательным не является, но всё же иногда встречается.
В основном надбавку за выслугу лет используют как инструмент мотивации сотрудников: чем дольше будешь у нас работать, тем больше будешь зарабатывать. Таким образом предприятия решают проблему с текучестью кадров и стараются удержать опытных специалистов.
Выплаты стимулирующего характера предусмотрены статьёй 129 ТК РФ. Все необязательные по закону начисления сотрудникам должны быть закреплены внутренними регламентными документами. На практике такими документами выступают: учётная политика по персоналу, положении о премировании или о материальном стимулировании персонала, трудовые договора.
Размер надбавки за стаж обычно устанавливается в процентном отношении к заработной плате и зависит от выслуги лет. В связи с тем, что данное начисление является элементом системы оплаты труда, то суммы надбавки в полном объёме облагаются подоходным налогом и страховыми взносами.
Рассмотрим, как настроить расчёт надбавки в программе 1С: ЗУП редакции 3.
Настройка начисления в 1С: ЗУП
Первое, что необходимо сделать – это добавить новый вид начисления или проверить корректность настроек существующего. Если вы при начальной настройке программы указали, что будете выплачивать надбавку за выслугу лет, то программа уже создала данный вид начисления. Если первоначальная настройка программы не выполнялась, или вы не указывали данное начисление среди основных, то его нужно создать. Сделать это можно, перейдя в раздел «Настройка», выбрав меню «Начисления» и нажав кнопку «Создать».
В наименовании указываем «Надбавка за выслугу лет», назначение начисления выбираем из выпадающего списка «Повременная оплата труда и надбавки», периодичность выплаты обычно указывают «Ежемесячно», но если у вас в нормативных документах предприятия предусмотрены другие сроки выплаты, то, соответственно, выбираете подходящую периодичность.
Поставим галочку «Включать в ФОТ». Если нужно разбивать выплату надбавки на аванс и зарплату, можно установить галочку «Начисляется при расчёте первой половины месяца». В разделе «Расчёт и показатели» указываем, что результат рассчитывается и нажимаем на ссылку «Редактировать формулу».
В открывшемся окне «Редактирование формулы» нажимаем на кнопку «Создать показатель» и вводим данные по расчёту надбавки.
В поле «Назначение показателя» выбираем «Для сотрудника», тип показателя – «Числовой, зависящий от стажа». В случае необходимости расчёта надбавки с учётом копеек, поставьте точность равную двум. Если расчёт предполагает округление до целых чисел, укажите ноль. В табличной части формы при помощи кнопки «Добавить» вносим сведения, от которых будет зависеть сумма надбавки.
После проверки заполнения показателя нажимаем на кнопку «Записать и закрыть» и вставляем данный показатель в формулу при помощи кнопки «Добавить в формулу».
Затем при помощи клавиатуры добавляем «/100*», в списке показателей находим «Расчётная база» и тоже вставляем его в формулу. Закончим редактирование нажатием на «ОК». Результат проделанных действий показан на рисунке ниже.
Когда в формуле расчёта начисления указывается показатель «Расчётная база», нужно проверить заполнение одноименной вкладки.
Первым делом, указываем период, за который будет определяться база для начисления надбавки. Например, если надбавка текущего месяца рассчитывается на основании начислений за предыдущий, то и флажок необходимо поставить на «Предыдущий месяц». Если нужно указать позапрошлый месяц, которого нет в периодах, устанавливается флажок «Несколько предыдущих месяцев» и заполняются поля «Длительность базового периода» и «Сдвиг базового периода».
В раздел «Базовые начисления» при помощи кнопки «Подбор» вносим все начисления, которые должны стать базой для расчёта надбавки.
Вкладку «Учёт времени» необходимо заполнить, согласно рисунку ниже.
На вкладке «Зависимости» указывается в базу каких начислений и удержаний входит данное начисление. Виды начислений и удержаний добавляются при помощи кнопки «Подбор».
На вкладке «Приоритет» указываются начисления, приоритет которых выше и ниже текущего. Сделано это с целью вытеснить или исключить данное начисление, в случае наличия более приоритетного вида расчёта (например, надбавка не начисляется, если сотрудник на больничном). Как правило, эти вкладки заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.
Вкладка «Средний заработок» заполнена программой автоматически, и не подлежит редактированию. Всё что можно на ней заполнить – это возможность индексации данного начисления. Если флажок снят, то начисление при расчёте среднего заработка не будет учтено в повышенном на коэффициент индексации размере.
На вкладке «Налоги и взносы» основные показатели тоже заполняются автоматически, исходя из показателей, введённых на других закладках. Важно проверить заполнение полей: код дохода, статья учёта в расходах на оплату труда, отражение данного начисления в статистической отчётности и бухгалтерский учёт надбавки. Пример заполнения этой вкладки приведён ниже.
Поле «Код» и вкладка «Описание» носят информационный характер и заполняются по желанию пользователя.
На этом редактирование начисления окончено, сохраним его при помощи кнопки «Записать и закрыть» и перейдём непосредственно к назначению и расчёту надбавки сотрудникам организации.
Назначение надбавки сотрудникам
Назначение надбавки за выслугу лет работникам организации может быть выполнено
- при помощи документа «Приём на работу», если она назначается новому сотруднику;
- «Кадровым переводом», если право на начисление возникает при изменении должности;
- также указать необходимость начисления надбавки можно при первоначальной настройке штатного расписания или назначить другими документами.
Мы в нашем примере рассмотрим ввод данного начисления при помощи документа «Назначение планового начисления». Для его создания переходим на раздел «Зарплата» - «Изменение оплаты сотрудников».
При нажатии кнопки «Создать» из выпадающего меню выбираем «Назначение планового начисления». В графе «Начисление» выбираем «Надбавка за выслугу лет», устанавливаем дату, с которой будет применяться начисление, и в табличную часть вносим тех сотрудников, которым его необходимо назначить. Нажимаем «Провести и закрыть».
Начисление надбавки
Проверим, работает ли наше начисление. Для этого начислим заработную плату за август: «Зарплата» – «Все начисления».
Не забудьте проверить стаж сотрудников
Особое внимание при назначении надбавки за выслугу лет следует обратить на указание стажа сотрудников организации. Проверить заполнение можно, перейдя в справочник «Физические лица» из раздела «Кадры».
Открыв карточку физлица нужно нажать на ссылку «Трудовая деятельность».
В верхней части открывшегося окна находим «Стаж на надбавку за выслугу лет». Именно его значение будет учитываться при расчёте величины надбавки.
Начиная с релиза 3.1.9.106, в конфигурациях 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3 и 1С: Зарплата и Управление Персоналом, редакция 3 реализована возможность автоматического подсчета стажа на предыдущих местах работы. Мы давно ждали такой функционал и в этой статье расскажем, как он работает.
Информацию о стаже в программе можно найти в карточке сотрудника и физического лица. Необходимо перейти по гиперссылке “Трудовая деятельность” и заполнить данные по каждому виду стажа. Для автоматического расчета периода трудовой деятельности сотрудника необходимо отразить информацию в таблице «Места работы» и нажать кнопку «Рассчитать стажи».
В открывшемся окне можно выбрать виды стажа, в которые будет занесена информация после расчета. По умолчанию выбраны общий, расширенный страховой и страховой стажи.
Общий стаж – это суммарная продолжительность трудовой деятельности физического лица. В этот вид стажа входят не только периоды, когда человек фактически присутствовал на рабочем месте, но периоды уважительного отсутствия.
Страховой стаж - это страховой стаж для определения размера пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с Правилами, утвержденным Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
При нажатии кнопки ОК заполняется таблица “Сведения о стажах”, расчет производится на дату приема сотрудника в организацию:
После заполнения информации о страховом стаже при расчете пособия по временной нетрудоспособности не придется заполнять это поле в документе. На закладке «Оплата» документа «Больничный лист» будет автоматически проставляться страховой стаж для оплаты больничных листов из карточки сотрудника.
При определении суммы пособия по временной нетрудоспособности для сотрудника будут автоматически производится два расчета: исходя из размера пособия по страховому стажу без учета нестраховых периодов и страховому стажу с учетом этих периодов.
Также в программе есть возможность настроить использование надбавки за выслугу лет, размер которой будет зависеть от стажа, указанного в поле “Стаж на надбавку за выслугу лет”.
Информацию о стаже сотрудников можно получить с помощью отчета “Стажи сотрудников”, который находится в разделе Кадры - Кадровые отчеты. Есть возможность настроить формирование отчета по отдельным сотрудникам, подразделениям, видам занятости и видам стажа на определенную дату.
Рассмотрим следующий пример.
Сотрудникам организации выплачивается ежемесячная надбавка за выслугу лет. Размер надбавки зависит от стажа работы и составляет:
- 5% при стаже работы более года;
- 10% при стаже работы более трех лет;
- 20% при стаже работы более пяти лет.
Примечание. Если в программе 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1 только собираются ввести учет, то для выплаты ежемесячной надбавки за выслугу лет достаточно в «Начальной настройке программы» установить флажок «Начисляется надбавка за выслугу лет». Далее перейти по ссылке «Отредактировать зависимость процента надбавки от стажа сотрудника» и настроить шкалу надбавки. См. рис. 1.
Рисунок 1.
Наш пример будем рассматривать на базе, в которой уже ведется учет. Поэтому самостоятельно создадим новый вид начисления «Надбавка за выслугу лет» и назначим начисление в плановом порядке сотруднику.
Шаг 1
Для начала создадим новый показатель расчета. В разделе «Настройка» открываем «Показатели расчета зарплаты» и создаем новый элемент. Наименование – «Процент надбавки за выслугу лет». Назначение показателя – «Для сотрудника». Тип показателя – «Числовой, зависящий от стажа». Выбираем вид стажа «Стаж на надбавку за выслугу лет». Ниже настраиваем шкалу расчёта надбавки согласно нашему примеру. См. рис. 2.
Рисунок 2.
Шаг 2
В разделе «Настройка» открываем справочник «Начисления» и создаем новый элемент. Настроим вкладку «Основное». В поле «Наименование» пишем «Надбавка за выслугу лет». Назначение начисления – «Повременная оплата труда и надбавки». Начисление выполняется «Ежемесячно». Также можно установить следующие флажки:
- Выполнять в документах разовых начислений;
- Поддерживает несколько одновременно действующих начислений;
- Включать в ФОТ;
- Начисляется при расчете первой половины месяца.
В подразделе «Расчет и показатели» устанавливаем переключатель «Формула рассчитывается» и вводим формулу: ПроцентНадбавкиЗаВыслугуЛет / 100 * РасчетнаяБаза. ПроцентНадбавкиЗаВыслугуЛет – созданный нами показатель. См. рис. 3.
Рисунок 3.
На вкладке «Расчет базы» с помощью кнопки «Подбор» необходимо подобрать виды начислений, результаты которых будут использоваться при расчете надбавки. В нашем примере выбираем «Оплата по окладу(часам)». Также нужно установить переключатель для «Периода расчета зарплаты». См. рис. 4.
Рисунок 4.
На вкладке «Учет времени» в подразделе «Начисление выполняется» ставим переключатель на «Дополнительная оплата за уже отработанное время». В подразделе «Обозначения в учете времени и стажах» в поле «Вид стажа ПФР» нужно уточить вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР. См. рис. 5.
Рисунок 5.
На закладке «Зависимости» указываются списки зависимых от данной надбавки начислений и удержаний, в базу для расчета которых входит данное начисление. Добавленные в этот список начисления автоматически попадают в список базовых начислений на вкладке «Расчет базы». Вкладка «Приоритет» заполняется программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений. При этом есть возможность добавить свои начисления. На вкладке «Средний заработок» настройки не доступны для редактирования. Программа сама определяет, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. На вкладке «Налог, взносы, бухучет» можно проверить код дохода НДФЛ. Проверить вид дохода для страховых взносов. Перечень «вид дохода» может быть ограничен в зависимости от назначения начисления. Есть возможность указать, следует ли учитывать начисление при заполнении статистической формы П-4 или нет, а также как именно учитывать: Выплата социального характера – в графе 11, Заработная плата работников – в графе 7.
Шаг 3
Далее необходимо указать стаж для сотрудника. Для этого в разделе «Кадры» открываем справочник «Сотрудники». В карточке сотрудника переходим по ссылке «Трудовая деятельность» и заполняем стаж за выслугу лет. См. рис. 6.
Рисунок 6.
Шаг 4
Теперь необходимо назначить начисление «Надбавка за выслугу лет» сотруднику. Назначить сотруднику начисление в плановом порядке можно следующими документами: «Прием на работу», «Прием на работу списком», «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком», «Перевод к другому работодателю», «Начальная штатная расстановка», «Изменение мест работы», «Изменение оплаты труда», «Изменение плановых начислений», «Назначение планового начисления», «Восстановление в должности», «Отпуск по уходу за ребенком», «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком», «Назначение подработки». Воспользуемся документом «Изменение оплаты труда» в разделе «Зарплата». Данный документ также доступен в разделе «Кадры». В документе выбираем сотрудника, которому необходимо изменить оплату труда и дату изменения. Устанавливаем флажок «Изменить начисления». В табличной части добавляем начисления «Надбавка за выслугу лет». См рис 7.
Рисунок 7.
Шаг 5
Начисление и расчет надбавки производится документом «Начисление зарплаты и взносов». В разделе «Зарплата» создаем соответствующий документ. Документ заполняется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить» или «Подбор». Проверяем начисленные суммы. См. рис. 8.
Рисунок 8.
Надбавка за выслугу лет — это стимулирующая выплата, призванная избавить производство от текучести кадров. В коммерческой сфере эти выплаты не являются обязательными, но если предприятие стремится иметь стабильный штат хороших специалистов, то следует задуматься о введение мотивационных доплат.
Как правило, размер выплат за стаж устанавливают в процентном соотношении к заработной плате и от выслуги лет. Надбавки входят в систему оплаты труда, соответственно облагаются подоходным налогом и страховыми взносами.
Как настроить расчет надбавки за выслугу лет в 1С: ЗУП 3.1
Если вы только начинаете использовать программу 1С: ЗУП 3.1, то при запуске в окне «Начальная настройка программы» установите флажок: «Начисляется надбавка за выслугу лет». Затем нужно кликнуть на «Отредактировать зависимость процента надбавки от стажа сотрудника» и настроить процент надбавки:
Рассмотрим вариант, при котором программа уже используется и необходимо произвести настройку начислений.
Обратимся к разделу «Настройка» и выберем пункт «Показатели расчета зарплаты». Здесь необходимо создать новый элемент и заполнить следующие строки:
- Наименование – «Процент надбавки за выслугу лет»;
- Краткое наименование – «% надб»;
- Идентификатор – «ПроцентНадбавкиЗаВыслугуЛет»;
- Назначение показателя – «Для сотрудника»;
- Тип показателя – «Числовой, зависящий от»;
- Точность – «2»;
- Вид стажа – «Стаж на надбавку за выслугу лет».
И настраиваем шкалу надбавки за стаж, например,
- от 12 месяцев – 5%;
- от 12 до 36 месяцев – 10 %;
- от 36 до 60 – 15%;
- свыше 60 – 20 % надбавки.
Теперь в настройках найдем «Начисления» и создадим новый элемент справочника. Во вкладке «Основное» заполним следующие поля:
- Наименование – пропишем «Надбавка за выслугу лет»;
- Назначение начисления – «Повременная оплата труда и надбавки»;
- Начисления выполняется – «Ежемесячно».
Дополнительно можно установить актуальные для нашего случая флажки:
- Выполнять в документах разовых начислений;
- Поддерживает несколько одновременно действующих начислений;
- Включать в ФОТ;
- Начисляется при расчете первой половины месяца.
Затем в разделе «Расчеты и показатели» отметим пункт «Результат рассчитывается» и введем формулу: ПроцентНадбавкиЗаВыслугуЛет / 100 *РасчетнаяБаза.
На следующей вкладке «Расчет базы» нужно указать виды начислений, которые будут использоваться программой при расчете надбавок. Нажмем на «Подбор» и выберем показатель «Оплата по окладу (по часам)» и не забудем про «Период расчета базы», нас интересует «Текущий месяц».
На вкладке «Учет времени» в пункте «Начисление выполняется» выбираем «Дополнительная оплата за уже отработанное время», а в подразделе «Обозначение в учете времени и стажах» в строке «Вид стажа для ПФР» необходимо уточнить вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР.
Остальные закладки заполняются следующим образом:
- «Зависимости» – здесь можно создать список зависимых от надбавки начислений и вычетов, в базу для расчета которых входит актуальное начисление. Автоматически попадают в «Расчет базы».
- «Приоритет» – 1С заполняет автоматически, однако можно добавить дополнительные данные, по необходимости.
- «Средний заработок» - программа редактировать не дает, учитывая начисление самостоятельно.
- «Налог, взносы, бухучет» - возможно проверить код дохода НДФЛ, страховые взносы, а также указать, нужно ли учитывать начисление в статистических формах.
Теперь обратимся к разделу «Кадры» найдем справочник «Сотрудники». В карточке работника кликнем на «Трудовая деятельность» и заполним стаж на надбавку за выслугу лет.
Назначить начисление можно различными документами, такими как: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Назначение планового начисления», «Назначение подработки» и др.
На примере мы используем документ «Изменение оплаты труда», который можно найти в разделе «Зарплата» или «Кадры». Выберем сотрудника, которому изменим оплату труда и укажем дату внесенных изменений.
Установим флажок в строке «Изменить начисления» и добавим «Надбавка за выслугу лет» в табличную часть нашего документа.
Для завершения операции перейдем в раздел «Зарплата» и создадим новый документ «Начисление зарплаты и взносов». Заполнение происходит автоматически при нажатии кнопки «Заполнить» или через «Подбор». Теперь осталось проверить правильность начисленных сумм.
Нужна дополнительная консультация? Вам – в техподдержку. Наши специалисты помогут оперативно решить даже самые сложные задачи.
Часто задаваемые вопросы:
1. Как настроить расчет надбавки за выслугу лет в 1С: ЗУП 3.1 в начале работы с программой?
Если вы только начинаете использовать программу 1С: ЗУП 3.1, то при запуске в окне «Начальная настройка программы» установите флажок: «Начисляется надбавка за выслугу лет». Затем кликните на «Отредактировать зависимость процента надбавки от стажа сотрудника» и настройте процент надбавки.
2. Регулируются ли законодательством надбавки за выслугу лет?
Надбавки входят в систему оплаты труда, соответственно облагаются подоходным налогом и страховыми взносами. Размер надбавок за выслугу лет и порядок их предоставления работодатель вправе устанавливать самостоятельно (ст. 135 ТК РФ).
3. Каким документом назначить начисление надбавки за выслугу лет?
Назначить начисление можно различными документами, такими как: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Назначение планового начисления», «Назначение подработки» или «Изменение оплаты труда», который можно найти в разделе «Зарплата» или «Кадры». Найдите карточку сотрудника, которому необходимо изменить оплату труда, укажите дату внесенных изменений. В строке «Изменить начисления» установим флажок и добавим «Надбавка за выслугу лет» в табличную часть нашего документа.
Читайте также: