Как посмотреть все документы в 1с

Обновлено: 05.01.2025

История изменений хранит все предыдущие версии документов и справочников, включая информацию о пользователе, а по Журналу регистрации выявляется факт изменений и имя пользователя, но без какой-либо конкретики.

Журнал регистрации больше ориентирован на фиксирование действий с программой в целом — таких, как изменение параметров, настроек. А механизм Истории изменений — на хранение предшествующих версий документов и справочников. Он появился в типовых конфигурациях с версии 8.3.11, а с 8.3.13.1513 к списку объектов добавились константы, планы обмена и планы видов характеристик. Журнал регистрации начинает собирать информацию автоматически с момента установки программы, а для начала работы Истории изменений требуется ее включение и настройка.

Журнал регистрации

Журнал регистрации дает возможность выявить пользователей, совершавших какие-либо действия в программе. Открывать и просматривать его может только пользователь с правами администратора. В журнале фиксируются:

Настройка списка регистрируемых событий возможна в режиме конфигуратора. Изначально по умолчанию включена регистрация всех событий.

Где найти журнал регистрации

Журнал регистрации , в котором хранится история изменений в 1С 8.3, можно найти в разделе: Администрирование — Обслуживание — Журнал регистрации .

Настройка журнала

Для сокращения количества записей и точной настройки задайте параметры:

• Показывать — количество записей в окне журнала;
• Критичность— выберите:
  • Все события — без отбора по событиям;
  • Ошибка — возникшие в программе ошибки;
  • Предупреждение — выведенные на экран предупреждения для пользователей;

  
  

  Кнопка Установить отбор — это расширенный отбор для получения данных по конкретному событию или объекту. Чтобы отобразить сведения по документу, настройте:

  • Интервал — период, за который сформируются записи о действиях с документом. Если период неизвестен, устанавливается максимальный: с даты создания документа по текущее число;
  • Метаданные — укажите для получения информации по всем документам одного вида;
  • Данные — укажите конкретный документ. Для этого выберите в поле из списка наименование документа.

  
  

  Кнопка Применить и закрыть — завершение настройки расширенного отбора.

  Сформируется отчет по зафиксированным событиям по документу за указанный период. Для открытия измененного объекта выберите из контекстного меню пункт Открыть данные для просмотра .

  
  

  Как читать журнал

  В журнале регистрации выводятся графы:

  • Дата, время — дата и время события;
  • Пользователь, компьютер, приложение, сеанс — имя пользователя, имя компьютера, с которого запущена программа, режим запущенного приложения (стандартно для всех пользователей, работающих с базой данных 1С — Тонкий клиент);
  • Событие, данные и метаданные, комментарий :
    • событие — произошло с Добавление информации (возможны: Изменение, Проведение);
    • данные — событие связанно с Данными (возможны: Доступ, Пользователи, Сеанс, Фоновое задание);
    • метаданные — объект, с которым произошло событие: Счет покупателю 0000-000001 от 26.10.2020 16:50:31, относится к типу Документ , вид Счет покупателю ;
    • комментарий программа указывает в случае возникновения ошибки или предупреждения.

    1С история изменений документа или справочника

    История изменений документа в 1С 8.3 (или справочника) хранит все версии объекта — от создания до последнего редактирования и проведения. Механизм позволяет:

    • отследить изменения, сделанные пользователем;
    • увидеть предыдущие данные;
    • сопоставить измененную информацию со старой;
    • вернуть документ/справочник к изначальному виду.

    Включение и настройка

    Расположение функции в программе:

    • зайдите в систему под пользователем с правами администратора;
    • меню Администрирование – Общие настройки ;
    • откройте раздел История изменений и установите флаг Хранить историю изменений .

    
    

    Чтобы программа начала сохранять предыдущие версии объектов, перейдите по ссылке Настройки хранения . Если не задать никаких настроек, функция не начнет работать даже при флаге Хранить историю изменений .

    Выберите конкретный документ/справочник или группу целиком для настройки истории хранения по всем объектам сразу.

    
    

    Настройка истории хранения по конкретным видам документов/справочников позволит не загружать базу лишними данными и сохранит производительность системы.

    Укажите, при каких обстоятельствах требуется добавлять записи в историю, нажав Установить когда сохранять версии и выбрав пункт из списка:

    
    

    • Никогда — не хранить данные об изменениях;
    • При записи :
      • для документов — собирать историю редактирования не проведенных документов;
      • для справочников — сохраняются все изменения;
      • для справочников — Никогда ;
      • для документов — При проведении (для документов) .

      Установить срок хранения версий — определяется время хранения версий:

      
      

      • За последнюю неделю ;
      • За последний месяц ;
      • За последние три месяца ;
      • За последние шесть месяцев ;
      • За последний год ;
      • Бессрочно — хранить историю всегда.

      Версии с истекшим сроком хранения система считает устаревшими. При установке флага Автоматически удалять устаревшие версии программа будет их удалять самостоятельно. По умолчанию удаление настроено на каждый день в 3:00, но по ссылке Настроить расписание можно поменять настройки времени и частоты запуска процедуры удаления устаревших версий — от нескольких раз день до одного раза в год. Версии с Бессрочным сроком хранения всегда актуальны и автоматически программой не удаляются.

      Просмотр истории изменений документа или справочника

      Как в 1С посмотреть историю изменения документа/справочника после включения опции:

      
      

      • Откроется окно История изменений с отчетом о редактировании документа/справочника. Включает дату изменения и имя пользователя, сделавшего корректировки.

      
      

      Жирным цветом выделена текущая версия. Для просмотра деталей нажмите кнопку Открыть версию . Версия документа/справочника на выбранную дату отображается в виде отчета со значениями реквизитов.

      
      

      Если требуется информация о редактировании конкретных реквизитов, укажите их в поле Изменения в реквизитах , отметив в окне Выбор реквизитов объекта. После указания реквизитов в списке версий останутся только те, в которых эти реквизиты менялись.

      
      

      Сравнение версий документа/справочника:

      • Откройте окно История изменений .
      • Выделите строки с зажатой клавишей Shift или Ctrl и нажмите кнопку Сравнить . Сформируется отчет по изменениям, где каждой выбранной позиции отведена колонка. Порядок столбцов по умолчанию: в последней колонке отражены начальные данные (из выбранных версий), а в первой — конечные изменения (среди выбранных для сравнения). Сопоставлять можно любое количество версий.

      
      
      

      Измененное значение реквизита подсвечивается.

      Восстановление предыдущей версии документа или справочника

      Чтобы восстановить данные до определенного состояния, выделите нужную строку и нажмите Перейти на версию . Документ/справочник вернется к состоянию на выбранное число в истории появится запись о создании новой версии с комментарием, она будет выделена жирным цветом как актуальная на текущий момент. Кнопка доступна только в режиме администратора.

      
      

      
      

      Таким образом, посмотреть в 1С кто корректировал данные можно несколькими способами. Журнал регистрации и История изменений заложены во все типовые решения фирмы 1С. У каждого из них есть преимущества и недостатки. В Журнале регистрации предусмотрен расширенный механизм отбора информации по всей базе данных, а история изменений привязана и открывается по конкретному документу или справочнику. На практике для получения эффективных результатов при поиске измененных данных используют оба способа совместно.

      См. также:

      Если Вы еще не подписаны:

      Активировать демо-доступ бесплатно →

      или

      Оформить подписку на Рубрикатор →

      После оформления подписки вам станут доступны все материалы Бухэксперт8, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по программе 1С.

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

      Продолжаем делиться «секретами» работы в 1С. Из этой статьи вы...Контроль дебиторской и кредиторской задолженности — одно из важных направлений.

      Карточка публикации

      (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

      Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.70.39.

      В графе Информация выводится информация о контрагенте (подотчетном лице) или содержание операции. Если для операции можно определить общую сумму, она выводится в графе Сумма, а в соответствующей графе указывается валюта операции.

      В журнале предусмотрен отбор по организации, по контрагенту (подотчетному лицу) и полнотекстовый поиск.

      Для настройки содержания и внешнего вида списка следует воспользоваться командой Еще — Настроить список. .

      С помощью настроек можно:

      • отобрать (отфильтровать) данные по заданным условиям;
      • отсортировать (упорядочить) данные в указанном направлении;
      • сгруппировать данные по заданному признаку;
      • оформить таблицу - изменить цвет текста, указать шрифт и т. д.

      Чтобы вывести список всех документов организации, содержащий документы реализации и выставленные счета-фактуры, следует выполнить следующие действия:

      • перейти на закладку Отбор;
      • в колонку Поле добавить значение Тип документа. Для этого можно воспользоваться кнопкой Добавить новый элемент или выбрать поле в списке доступных полей;
      • указать вид сравнения В списке;
      • заполнить форму Список значений, где по кнопке Добавить выбрать из списка документы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный;
      • нажать на кнопку Завершить редактирование.

      В список полей отбора можно добавить и другие поля. В этом случае в таблицу будут выведены только те данные, которые удовлетворяют всем условиям отбора.

      Выполненные настройки списка автоматически сохраняются при закрытии формы списка. Чтобы эти настройки можно было использовать в дальнейшем, их можно сохранить с помощью команды Еще – Сохранить настройки.

      Для восстановления стандартных настроек, следует выполнить команду Еще – Установить стандартные настройки.

      Знаю название документа, но не помню в каком журнале он находится. Как мне быстро найти этот документ?

      Чтобы быстро найти интересующий справочник или список документов введите начало или часть его названия в поле поиска программы:

      
      

      Если такой поиск не дал результатов, это означает, что на панели навигации программы не предусмотрена ссылка для вызова этого объекта.

      Если в главном меню команда Все функции не отображается, то необходимо вызвать из главного меню команду Сервис – Параметры , и в открывшемся окне установить флажок Отображать команду «Все функции» .
      

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

      В данной публикации рассматривается операция по вводу нового элемента справочника...Рассмотрим как в ЗУП 3 быстро открыть нужный объект (справочник.

      Карточка публикации

      Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
      Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
      Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

      Все комментарии (1)

      Спасибо,с вами стала понятна ЗУП

      Добавить комментарий Отменить ответ

      Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

      Вы можете задать еще вопросов

      Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

      Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

      Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
      регламентом БухЭксперт8.ру >>

      В пятницу о приятном: в ЗУП 3.1.18 появились новые возможности быстрой донастройки отчетов.

      Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

      В 2022 году меняются правила выплаты пособий

      Заполнение статистической формы №57-Т (ЗУП 3.1.4)

      Огромное спасибо! Огромное количество информации как всегда интересно и доступно преподнесено Мариной Аркадьевной. Всегда с удовольствием посещаю ваши семинары

      
      

      Представим ситуацию. Ответственный работник по кассе, внес кассовый документ в журнал, заполнил параметры и провел его. Прошло время, и однажды главный бухгалтер вдруг нашел расхождение данных созданного документа и реальной операции. Кассир говорит, что абсолютно правильно вносил все данные, остальные работники бухгалтерии или не имеют доступа к документу, или убедительно утверждают, что непричастны к изменениям. Но факт налицо.

      На самом деле все достаточно просто. В программе 1С:Бухгалтерия имеется встроенный инструмент по фиксации действий пользователей в информационной базе.

      Проверим его действие на примере несанкционированного начисления зарплаты одному из работников организации. Откроем журнал начислений заработной платы.

      
      

      
      

      Добавим в последний документ по начислению еще одного работника. Рассчитаем и проведем документ.

      
      

      Ответственный бухгалтер или ГБ, почувствовав неладное весьма несложно могут взглянуть кто, что и когда изменил в документе.

      Итак открываем журнал.

      
      

      Установив фильтр по документу видим все произведенные с ним действия.

      
      

      Т.е. какой пользователь, с какого компьютера, в каком документе, и, главное, что и когда сделал.

      
      

      Таким образом, от всевидящего ока 1С, при изменении документов никуда не деться.

      
      

      И, дополнительно, доступна информация по конкретным внесенным изменениям реквизитов документа. Кто, когда, в каком документе, с чего на что, с какого компьютера. Все, вплоть до знака.

      Воспользовавшись одним из рассмотренных нами способов бухгалтер, имеющий доступ, всегда сможет верно определить пользователя 1С, внесшего последние изменения в документ информационной базы.

      В случае, если у Вас появятся какие-либо сложности, мы, мы обязательно поможем.

      Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в наш форум.

      Если у Вас появились вопросы по статье или остались нерешенные проблемы обсудить их Вы можете на Форуме 1С Вопросы и ответы

      Читайте также:

        
      • Программа для создания панорам microsoft
        
      • Аваст браузер грузится сам по себе
        
      • В приложении mi браузер снова произошел сбой
        
      • Что значит форматы отсчетов файлов источников не совпадают
        
      • Красный круг на прозрачном фоне для фотошопа внутри пустой