Как посмотреть объем почтового ящика outlook
В корпоративной почте установлены лимиты на размер почтового ящика сотрудника. При достижении определённых лимитов функционал Вашего ящика будет меняться. Имеются следующие лимиты:
Чтобы узнать текущий размер вашего почтового ящика Вы можете воспользоваться Инструкцией «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ» или Инструкцией «Как узнать размер почтового ящика через Microsoft Outlook», находящиеся ниже.
У каждого корпоративного почтового ящика есть связанный только с ним сетевой архив. Если Вы используете для подключения к почтовому серверу протокол Exchange (MAPI) или веб-доступ, то данный архив будет отображаться в интерфейсе почтового клиента как отдельный почтовый ящик. Точно так же, как и в основном почтовом ящике в архиве можно создать любую структуру папок для хранения писем.
Абсолютно все письма старше 2-х лет будут автоматически перемещаться из основного почтового ящика в сетевой архив. Это справедливо для всех папок почтового ящика, таких как входящие, отправленные, удаленные и т.д. При автоматическом перемещении в сетевой архив структура папок, созданных вручную, будет сохраняться.
Если Вы желаете уменьшить текущий размер Вашего личного почтового ящика, Вы можете самостоятельно переместить любые письма в сетевой архив. Если Вы используете Outlook, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через MS Outlook». Если Вы используете веб-доступ, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через веб-доступ».
Все письма старше 5-и лет будут удаляться из сетевого архива. Эти письма нельзя будет восстановить. Если Вам необходимо чтобы группа писем осталась даже после достижения возраста в 5 лет, то Вам требуется сохранить их заранее, до достижения 5-летного возраста, c использованием архивного файла.
Если Ваш почтовый ящик в Вашем клиентском ПО подключен не по протоколу Exchange, например, по протоколам SMTP и IMAP, то Вы можете узнать размер своего почтового ящика с помощью инструкции «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ».
Так же в этом случае в Вашем клиентском ПО папки сетевого архива не будут отображаться в списке папок. Работа с сетевым архивом в режиме IMAP не доступна. Поэтому для уменьшения размера почтового ящика Вы можете использовать «Инструкцию по сохранению писем в отдельный файл» или «Инструкцию по перемещения писем в сетевой архив через веб-доступ».
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookПросмотр размеров почтового ящика или папок с помощью функции свойств
Вы можете проверить пространство, которое почтовый ящик и его папки в настоящее время занимают в свойствах папки. Сделайте это, выполнив следующие действия:
Шаг 1. Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку почтового ящика и щелкните значок Свойства файла данных в контекстном меню.
Если вы используете Outlook 2007, вы получите Свойства для «Личных папок» вместо Свойства файла данных из контекстного меню.
Шаг 2: В диалоговом окне Свойства папки щелкните значок Folder Size кнопку.
Затем в диалоговом окне «Размер папки» вы можете легко проверить размер почтового ящика и размеры каждой подпапки. См. Следующий снимок экрана:
Примечание: Для единственной папки без подпапок вы не можете просмотреть ее размер этим методом.
Просмотр размеров почтового ящика или папок с помощью функции очистки почтового ящика
Когда вы чистите свой почтовый ящик, Просмотр размера почтового ящика Эта функция позволяет вам просматривать общий размер текущего почтового ящика и размеры каждой папки в этом почтовом ящике.
Шаг 1. Откройте диалоговое окно Очистка почтового ящика:
- В Outlook 2010/2013 щелкните значок Файл > В > Инструменты очистки > Очистка почтового ящика. См. Следующий снимок экрана.
- В Outlook 2007 щелкните значок Сервис > Очистка почтового ящика.
Шаг 2: В диалоговом окне «Очистка почтового ящика» щелкните значок Просмотр размера почтового ящика кнопку.
Управление почтовым ящиком, часть I: определение и контроль размеров
Начиная с сегодняшнего дня я планирую опубликовать серию уроков по продуктам серии Microsoft Office 2007. Уроки разработаны специалистами компании Microsoft.
На удивление, серия уроков по изучению Office 2007 оказалась очень и очень достойной.
Захламление почтового ящика может привести к проблемам. Как показано на рисунке, некоторые поставщики услуг электронной почты или системные администраторы запрещают отправлять либо принимать электронную почту по достижении почтовым ящиком определенного размера. Вы можете получить, а можете и не получить уведомление об этом.
Почтовый ящик состоит из папок. Размер почтового ящика зависит от содержимого папок.
В приложении Outlook также установлен предельный размер почтового ящика, равный 20 гигабайт (ГБ), что для электронной почты очень много. Если почтовый ящик достигнет такого размера, приложение Outlook запретит принимать в этот ящик данные. Решение? Время сделать уборку.
Далее вы узнаете, как определить размер почтового ящика. В конце этого занятия вы на практике определите размер своего почтового ящика.
Диалоговое окно Размер папки.
Чтобы быстро узнать размер почтового ящика, выведите в области переходов список папок и щелкните под списком папок пункт Размеры папок. Поскольку размер выводится по папкам, диалоговое окно Размер папки удобно для определения общего размера почтового ящика, а также для определения размера отдельных папок.
Обратите внимание, что размер указан в килобайтах (КБ). Что делать, если системный администратор говорит о размере в мегабайтах? К счастью, соотношение между килобайтами, мегабайтами и гигабайтами простое: в одном мегабайте 1024 килобайта, а в одном гигабайте 1024 мегабайта. Если вам сложно запомнить соотношение между килобайтами, мегабайтами и гигабайтами, не беспокойтесь. Сведения для преобразования одних единиц в другие приведены в кратком справочнике в конце курса.
Теперь, когда вы знаете о причинах увеличения размера почтового ящика, давайте рассмотрим, как его уменьшить.
Команда Сохранить вложения в меню кнопки Microsoft Office.
Может показаться, что электронная почта находится на вашем компьютере, поскольку именно там вы ее просматриваете. Однако зачастую почта хранится на почтовом сервере до тех пор, пока вы не переместите ее в папку на своем компьютере.
Можно указать время и способ очистки папки Удаленные: автоматически каждый раз при выходе из приложения Outlook либо вручную в любое удобное время. На рисунке показано, где именно в приложении Outlook выполняется очистка.
Очистка вручную. Если вы предпочитаете контролировать удаление элементов из папки Удаленные, очистить эту папку можно в любой момент щелчком правой кнопки мыши.Один из способов борьбы с нежелательной почтой заключается в предотвращении ее получения. Ниже приведены полезные советы о том, как это сделать.
Для автоматического удаления старых элементов RSS-каналов по достижении определенного срока хранения можно воспользоваться функцией автоархивации в Outlook.Диалоговое окно Очистка почтового ящика.
Вы можете узнать, как организовать Outlook, чтобы он был более эффективным. Microsoft Outlook включает несколько инструментов, которые вы можете использовать, чтобы сделать ваш почтовый ящик более организованным. Если вы только начинаете работать с Outlook, вы можете не использовать все его функции в полном объеме.
В этом уроке мы покажем вам, как настроить электронную почту Outlook. Мы объясним, как работают папки и категории. Мы кратко коснемся средства Focused Inbox . Наконец, вы узнаете, как настроить электронную почту в Outlook, используя функции «Архивации и удаления» .
Изучайте полезные советы по настройке электронной почты и стратегии
Теперь перейдем к изучению папок и категорий в MS Outlook:
Как настроить почтовый ящик электронной почты Outlook с папками (видео)
Просмотрите это пособие по скринкастам, чтобы узнать, как быстро использовать папки в Outlook
Чтобы просмотреть дополнительную информацию о том, как настроить почтовый ящик Outlook, выполните описанные ниже шаги.
Что вам нужно знать о папках и категориях
Если вы хотите узнать, как настроить электронную почту в Outlook, вам нужно понимание о папках и категориях, которые будут использоваться. Это основные инструменты, которые вы будете использовать для управления входящей почтой.
Папки Microsoft Outlook
Для примеров каждого типа папок см. версию почтового ящика MS Outlook:
Лента Microsoft Outlook появляется над почтовым ящиком.
Обратите внимание на папку с именем My Boss. Это не папка по умолчанию . Скорее это личная папка, которую я добавил для этого примера.
Категории Microsoft Outlook
Вы можете использовать значок категоризировать, чтобы настроить и использовать категории. Значок категоризировать появляется в середине ленты:
Заметка: Значек «Категоризация» доступна только для пользователей Microsoft почты с помощью настройки электронной почты Pop или Exchange. Если вы используете настройку IMAP, эта опция недоступна.
1. Как использовать папки
Папки в Outlook довольно просты в использовании, если вы знаете, для чего они нужны. Вот некоторые из основ использования папок:
Шаг 1. Создайте новую папку
Чтобы создать папку в MS Outlook, откройте вкладку « Папка » на ленте . Затем щелкните значок « Новая папка» . Диалоговое окно « Создать новую папку » отображает:
Используйте диалоговое окно « Создать новую папку », чтобы добавлять папки и настраивать электронную почту.
Введите имя новой папки в поле « Имя» . Щелкните папку, в которую вы хотите поместить новую папку, и нажмите «ОК», когда закончите.
В этом примере я создал папку под названием Memos и поместил ее в папку From My Boss. Вот как выглядят папки:
Вы можете добавить подпапку под существующей папкой.
Шаг 2. Переименование папки
Вы можете изменить имя папки после ее создания. Выберите папку, которую вы хотите переименовать, щелкнув по ней. Нажмите на значок «Переименовать папку» на вкладке «Папка». Вы заметите, что вокруг имени папки появляется поле:
Используйте значок «Переименовать папку», чтобы переименовать существующую папку в MS Outlook.
Введите новое имя папки в поле. Когда вы закончите печатать, нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Ваше новое имя папки будет сохранено.
Шаг 4. Удаление папки
Иногда вы можете обнаружить, что вам не нужна папка, которую вы создали. Когда это произойдет, вы можете легко удалить папку.
Нажмите на папку, которую вы хотите удалить, на панели навигации (слева):
Вот как организовать почтовый ящик электронной почты Outlook, удалив ненужные папки.
Нажмите значок «Удалить» в ленте. (Он похож на X.) Папка удалена.
2. Как использовать категории для удобства в Outlook
Шаг 1. Переименуйте категорию
Ниже приведен пример некоторых переименованных категорий:
Назовите каждую категорию цветов, чтобы настроить почтовый ящик Outlook
Ваши собственные пользовательские категории могут отличаться.
Шаг 2. Удаление категории
После того как вы настроили свои категории, вы можите обнаружить, что не используете их все. Если так случится, вы можете удалить неиспользуемую категорию.
Вы можете удалить категории цвета, которые вы не используете.
В раскрывающемся меню «Категоризация» используйте категории для отправки писем и настройки своего почтового ящик.
Вы можете удалить назначенную категорию из электронной почты.
Используйте параметр «Очистить все категории», чтобы удалить все категории из электронной почты с более чем одной назначенной категорией.
Microsoft запускает новую функцию, называемую Focused Inbox, для пользователей Outlook. Независимо от того, есть ли у вас доступ к Focused Inbox, это зависит от версии используемого вами Microsoft Office .
Microsoft Outlook Focused Inbox предназначен для автоматической организации входящих почтовых ящиков. Когда он активирован, ваш почтовый ящик делится на две вкладки
Чтобы перейти на вкладку « Другие» на вкладке « Фокусировка », просто нажмите на нее:
Gmail vs Outlook: какая самая лучшая (бесплатная) служба электронной почты?
Легко удалить старую электронную почту. Просто нажмите на электронное письмо, чтобы выбрать его:
Храните старые письма в папке « Архив », чтобы настроить входящие письма
В будущем, когда вы заархивируете электронное письмо, оно попадет в эту папку.
Шаг 3. Настройка параметров архива
Вы также можете изменить настройки автоматического архивирования MS Outlook. Нажмите «Файл»> «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Outlook» :
Используйте диалоговое окно автоархивации для определения параметров архивации в Outlook.
Установите флажки, чтобы выбрать параметры архива. Нажмите OK в диалоговом окне автоархивации, когда закончите. Затем нажмите «ОК» в окне «Параметры Outlook».
Шаг 4. Используйте средство очистки Outlook
Вы можете использовать средство очистки для очистки беседы, папки или подпапок. В этом случае мы будем использовать его для очистки папки From My Boss.
Щелкните папку, чтобы выбрать ее. Нажмите стрелку вниз на значке «Очистить инструмент» . (Он находится на вкладке «Главная» слева от значка «Удалить» .) Вы увидите раскрывающееся меню «Очистка» :
5. Настройте свою электронную почту с улучшенным управлением
У вас будет меньше шансов иметь переполненный почтовый ящик MS Outlook, если вы следуете хорошим методам управления электронной почтой. Узнайте, как уменьшить беспорядок в почтовом ящике электронной почты с помощью нашей бесплатной книги:
Вывод
Читайте также: