Как отправить накладную из 1с в 1с
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны: это существенное сокращение затрат за счет расходов на бумагу, печать и хранение документов, услуги почты (см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров»), а также минимизация налоговых рисков за счет отсутствия расхождений в счетах-фактурах (см. «Новая форма декларации по НДС: как избежать доначислений налога»). На практике же все эти плюсы нередко перешивает миф о том, что электронный документооборот — это слишком сложно для малого/среднего бизнеса и что бухгалтеру для ведения ЭДО придется освоить принципиально новую для него систему. Однако это не так. Ведь подавляющее большинство бухгалтеров уверенно пользуются 1С. А многие операторы ЭДО давно разработали специальные решения, с помощью которых пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса этой привычной им бухгалтерской программы. Рассмотрим работу с электронными документами на примере интеграции 1С и системы ЭДО «Контур.Диадок».
Скачайте интеграционный модуль
В «Диадоке» есть специальный интеграционный модуль. Это приложение, которое можно скачать и установить на свой компьютер. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к «Диадоку», и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.
В модуле можно брать документы, подготовленные в 1С (например, счета-фактуры и накладные), подписывать их электронной подписью и отправлять контрагенту. Также можно получать документы от клиентов и партнеров и в несколько кликов мышкой «завести» их в 1С. При этом переносить данные вручную не требуется, поэтому ошибки на данном этапе исключены.
Модуль доступен всем желающим. Если в вашей компании есть системный администратор или другой специалист, который курирует 1С, установить и настроить модуль — его забота. Если такого специалиста нет, то можно обратиться в техподдержку «Диадока». Консультант поможет не только скачать и установить модуль, но и настроить его для дальнейшей работы.
Итак, модуль установлен и настроен. Его базовые функции — получать, согласовывать и отправлять документы. Давайте посмотрим, что надо сделать для выполнения каждого из названных сценариев.
Как получить документы от контрагентов
Как показывает опыт «Диадока», большинство организаций, переходя на ЭДО, сначала пробуют получать документы от контрагентов. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.
Все входящие документы попадают в папку «Полученные через Диадок».
Серым цветом выделены документы, которые вы получили от контрагента, но еще не продублировали в 1С. Чтобы это сделать, откройте нужный документ из папки «Полученные через Диадок» и щелкните пункт меню «Создать», затем кнопку «Операции», выберите тип документа и заполните открывшуюся форму.
Подпишите документ с помощью кнопки «Подписать».
Полученные электронные счета-фактуры, как и бумажные, не требуют вашей подписи. Поэтому после нажатия кнопки «Подписать» будут автоматически сформированы технологические документы, необходимые по закону при передаче каждого электронного счета-фактуры (подробнее об алгоритме обмена см. «Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами»).
Как согласовывать документы
Как правило, документооборот и учет в организациях ведут разные люди. С бумажными документами это выглядит так: бухгалтер готовит документ, менеджер контролирует его содержание, согласовывает с контрагентом и идет к руководителю за подписью. Или менеджер получает от поставщика закрывающие документы, несет руководителю на подпись, а затем бухгалтеру на учет. При ЭДО все участники этих цепочек могут даже не вставать со своих рабочих мест.
Предположим, вам требуется согласовать и передать на подпись полученный от контрагента документ. Для этого нужно войти в папку «Полученные через Диадок», открыть искомый документ, щелкнуть по кнопке «Согласование» и выбрать из предложенных вариантов: «Передать на согласование» или «Передать на подписание».
В первом случае вы увидите форму, в которой обязательно следует указать получателя, его подразделение и должность (это необязательно), а также сотрудника, который в итоге должен подписать данный документ. При желании можно написать комментарий. Важно, что согласовать документ можно только до того, как его подпишут.
Если вам нужно, чтобы адресат согласовал и подписал документ, выбираете соответствующую графу и заполняете форму.
Когда адресат выполнит запрошенное действие, статус документа в папке «Полученные» изменится на «Согласован» или «Подписан».
Документы можно отфильтровать по контрагенту или типу. Отметьте галочками нужные и нажмите «Согласование». Как и в случае с входящими документами, модуль предложит вам «Передать на подпись» или «Передать на согласование».
После этого документы попадают в папку «Исходящие на согласование». Если от адресата требуется только согласовать документ, после согласования статус документа изменится на «Согласован». Тогда вы сможете передать документ на подпись, если это не ваши полномочия. Если от адресата требовалась подписать документ, то после того, как он это сделает, документ автоматически уйдет контрагенту и переместится в папку «Отправленные».
Если вам нужно загрузить документы с диска, используйте вкладку «Отправка с диска».
Документы попадают в папку «Отправленные через Диадок».
Каждый из этих базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это, не задумываясь, автоматически. Если вопросы все-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную инструкцию к модулю или обратиться в техподдержку — она работает круглосуточно.
Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».
Настройка учетной записи для отправки почты
Для создания и настройки «учетки» зайдем в раздел «Администрирование-Органайзер».
В открывшемся окне переходим по гиперссылке «Настройка системной. ».
Вводим адрес своей электронной почты и указываем имя отправителя, от лица которого будут отправляться письма. Здесь может быть как название организации, так и данные конкретного сотрудника. Активируем «Для отправки писем» (при необходимости можно поставить галку и «Для получения писем»), оставляем переключатель в положении «Определить параметры подключения автоматически» и жмем «Создать».
После некоторого ожидания, проверив настройки созданной записи, программа сообщит об успешной настройке. Нажав кнопку «Перейти», можно открыть и посмотреть созданную учетную запись в программе.
Все настройки «учетки» программа установит автоматом.
Жмем «Записать и закрыть». Наша цель достигнута.
Настройка подписи в письме
Перейдем в раздел меню «Главное-Персональные настройки».
Перейдя по гиперссылке «Настройки», выбираем учетную запись, и в поле «Подпись» вставляем или пишем текст, который будет добавляться в конце письма. Здесь же мы можем установить галочку «Отправлять копии исходящих писем по адресу». В этом случае на электронную почту будут приходить копии отправленной корреспонденции из программы 1С.
Настройка электронной почты контрагента
В справочнике «Контрагенты» при заполнении данных в разделе «Адрес и телефон», есть поле «Email». Туда мы должны заносить адреса почтовых ящиков всех наших контрагентов. Если у организации несколько адресов, мы можем добавить дополнительные поля, с помощью «Добавить-Email».
Отправка электронной почты контрагенту
На примере – отправка отчета ОСВ по счету.
Читайте также: