Как оприходовать бланки строгой отчетности в 1с
Что представляет собой БСО? Какие существуют требования к БСО в 2021 году?
Определение этого документа дано в ст. 1.1 федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ».
ВАЖНО! Бланк строгой отчетности — первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронном виде и (или) распечатанный с использованием автоматизированной системы для БСО в момент расчетов с клиентом и подтверждающий факт произведения таких расчетов.
Как видим, БСО является аналогом кассового чека. Закон 54-ФЗ предъявляет одинаковые требования к обязательным реквизитам как одного, так и второго расчетного документа
Кроме того, БСО печатают на аппаратах, аналогичных онлайн-кассам. Прежние БСО, которые печатались исключительно типографским способом, сейчас уже не действуют и могут служить лишь дополнением к кассовому чеку. Как видно из определения, современные БСО допустимо вообще не печатать на бумажных носителях, а отправлять клиенту в электронном виде через СМС или на электронную почту. Именно такой способ отправки использует Яндекс.такси для бланков строгой отчетности за оказанные услуги перевозчика.
Как зарегистрировать онлайн-кассу, мы писали в статье.
В чём состоит основное отличие БСО в 2021 году от кассового чека? БСО используют при оказании платных услуг населению, а кассовый чек возможно применять для всех видов расчетов.
Обязанность по применению БСО
Итак, бланки строгой отчетности в 2021 году приравнены к кассовому чеку.
Кто должен применять БСО в 2021 году? Те, кто должен применять онлайн-кассу, то есть пробивать чек при расчетах.
В общем случае юрлицо или предприниматель при расчетах с физлицами или при расчетах наличными (банковской картой) с юрлицами и ИП применяет онлайн-кассу. Есть некоторые исключения из этого правила: по видам деятельности, по применяемой системе налогообложения.
Кто освобожден от применения ККТ в 2021 году, узнайте из нашего материала.
Далее разберем проблему, кто может применять БСО в 2021 году? Исходя из различий между кассовым чеком и БСО, применять БСО вместо кассового чека могут хозсубъекты, оказывающие услуги населению. Что относится к платным услугам населению, определяют по справочникам ОКВЭД2 и ОКПД2. Бизнесмен, оказывающий услуги населению, вправе выбрать для применения любую модель ККТ: для оформления универсальных кассовых чеков или для оформления только БСО. Важно, чтобы эта модель входила в перечень разрешенных к применению.
Отпечатанные в типографии бланки
Обозначим еще раз, что в 2021 году бланки строгой отчетности, изготовленные в типографии, более не действуют. Их можно применять только следующим образом:
- если законодательство не обязывает хозсубъект применять ККТ;
- если одновременно с выдачей типографского БСО выдается кассовый чек.
Например, до 1 июля 2021 года БСО для ИП, оказывающего услуги и не имеющего работников, вполне актуален, так как такие ИП не обязаны использовать ККТ при расчетах. В этом случае типографский БСО — подходящий вариант для подтверждения расчетов.
ВАЖНО! С 1 июля 2021 года ИП без работников, оказывающие услуги (выполняющие работы), должны при расчетах применять ККТ.
Напомним, что ИП на патенте с определенными видами деятельности могут не применять ККТ при условии, что они выдают клиентам документ, подтверждающий факт расчета и снабженный обязательными реквизитами. В этом случае можно отпечатать в типографии необходимый документ. Впрочем, если раньше типографская печать БСО была обязательной, то сейчас освобожденный от ККТ ИП на патенте вполне может создать подходящий документ на компьютере и каждый раз самостоятельно его распечатывать.
Приведем образец бланка строгой отчетности для ИП в 2021 году. Возьмем, например, ИП, ремонтирующего обувь и применяющего патент. Он может не использовать в работе ККТ, но должен выдать документ, подтверждающий расчет. Напоминаем, что в данном документе должны быть все необходимые реквизиты.
БСО в виде билетов и путевок
Существуют бланки строгой отчетности, утвержденные на законодательном уровне. К таковым относятся:
- билеты на различный транспорт;
- билеты на зрелищные мероприятия;
- БСО - туристская путевка;
- парковочные билеты;
- БСО – гостиницы.
Возникает резонный вопрос: бланка строгой отчетности «Туристская путевка» (например) в 2021 году будет достаточно для проведения расчетов? Аналогично и с прочими приведенными в списке БСО.
Ответ: нет. При реализации любых видов билетов, для которых утверждена форма БСО, в дополнение к выдаваемым бланкам необходимо пробить кассовый чек или же сформировать современный БСО с помощью автоматизированной системы. Также допускается применять стандартный билет, но на котором есть вся информация о кассовом чеке, зашифрованная в виде QR-кода.
Такая необходимость опирается на логику, что БСО в виде билета определяет лишь право покупателя на поездку/посещение мероприятия. А вот факт расчетов подтверждается документом, сформированным актуальным образом на современных онлайн-кассах.
Как известно, принять НДС к вычету можно по счету-фактуре. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте, каким должен быть БСО, чтобы по нему тоже можно было принять НДС к вычету, а также в каких случаях это работает.
Порядок контроля за БСО в 2021 году
Мы привыкли к скрупулезному контролю за бланками строгой отчетности — потому они так и назывались. Каждый бланк имел свой номер, велся журнал их учета, за ненадобностью их необходимо было уничтожать.
Как изменился учет бланков строгой отчетности в 2021 году? Учет изменился полностью, так как поменялась сама суть БСО.
И основная суть изменений в том, что теперь БСО формируются в ККТ и могут быть отправлены клиенту в электронном виде.
Никаких особых указаний на необходимость распечатывания БСО на бумаге или хранения их на иных носителях информации не существует.
Но законодательно установлена обязанность записывать информацию о произведенном расчете в фискальном накопителе ККТ, отправлять сведения в налоговый орган посредством оператора фискальных данных и хранить фискальный накопитель.
Итоги
В 2021 году БСО приравнен к кассовому чеку. Он применяется, как и прежде, при оказании услуг населению, но формируется на специальных онлайн-кассах. БСО, отпечатанные в типографии, более не действительны. К новым БСО применяются требования, аналогичные требованиям к кассовым чекам.
Рассмотрим небольшой пример по учету бланков строгой отчетности в неком учебном заведении. Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета используется "1С:Бухгалтерия государственного учреждения редакция 2.0" (ред. 2.0.78.40). Для последующей выдачи дипломов бакалавра в учреждение поступило 10 бланков строгой с начальным номером 000000000001, конечным номером 00000000000010, всего 10 шт. Оформление хозяйственной операции по поступлению БСО в программе осуществляется документом "Поступление БСО".
Рис.1
Далее в нашей организации случилась необходимость перемещения одного бланка в другой центр материальной ответственности (далее ЦМО) (н.п. для последующего списания ввиду порчи). Перемещение выполняем документом "Внутреннее перемещение БСО", номер бланка 000000000005, отправитель «Иванов И.И. производственный отдел», получатель «Петров П.П».
Рис.2
Оставшиеся бланки списываем ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел»:
Как видно из скриншота, списание проводим без учета выбывшего бланка с номером « 000000000005», диапазон номеров с 00000000001 по 00000000000008. При этом наша программа без лишних проволочек проводит документ и списывает все бланки с ЦМО «Иванов И.И. производственный отдел». Но ведь 000000000005-ый бланк мы до этого переместили на ЦМО «Петров П.П.» .
Получившуюся картинку хорошо характеризует документ «Инвентаризация кассы», используемый в т.ч. и для инвентаризации БСО (Заполнение - по кнопке "Заполнить по данным бух.учета (БСО)"):
Рис.4
На практике, такая ситуация встречается достаточно часто. Соответственно, при большом количестве бланков СО, такое поведение программы приводит к серьезным проблемам в учете бюджетной организации. Ситуацию усложняет еще и то, что привычная бухгалтерам оборотно-сальдовая ведомость по счету "03.1" ( «Бланки строгой отчетности (в условных единицах)» ничего не покажет, поскольку данные по номерам бланков СО в программе хранятся в регистре накопления «Движения БСО», имеющем следующую «начинку»:
Как видно из картинки, начальный и конечный номер бланка СО это реквизиты регистра, и соответственно остатка с точностью до каждого номера в программе нет. Отсюда следует, что для пономерного контроля остатков БСО необходимо вести учет в программе по принципу:«каждый бланк СО - отдельный элемент справочника БСО». Такая попытка была проделана в одной из бюджетных организаций гор. Екатеринбурга. Однако это привело только к увеличению ошибок учета, путаницы (наименование одно и тоже). Кроме того,пришлось разработать процедуры заполнения табличных частей документов по шаблонам бланков СО (вхождениям в наименование БСО, серии). В общем, результат всей деятельности был негативным.
Поэтому с целью обеспечения "строгого учета БСО", исключения пользовательских ошибок перемещения и выбытия бланков, было разработано расширение конфигурации для «1С Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», основанное на принципе выделения определенной партии бланков, имеющей начальный и конечный номер. Аналитический разрез "Партии (пачки БСО) был добавлен в качестве второго субконто на счет бухгалтерского учета «03.1».
При выбытии, перемещении, списании происходит пономерной контроль состава выбывающих бланков на соответствие начальных и конечных номеров партий остатков бланков СО. При необходимости (н.п. при неполном выбытии), автоматически формируются новые партии БСО, соответствующие остающимся на ЦМО бланкам.
Рассмотренный выше пример с дипломами бакалавра разрешается следующим образом:
Рис.6
Как видно из картинки, при перемещении 5-го бланка СО с ЦМО «Иванов И.И.» на «Петров П.П.» происходит:
исходная партия БСО с 1 по 10 номер выбывает.На ЦМО «Иванов И.И.» создаются две партии БСО с 1 по 4 номер и с 6 по 10 номер.
На ЦМО «Петров П.П.» создается партия СО с 5 по 5 номер. Остатки бланков СО перед списанием можно увидеть в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость" (далее «ОСВ») по счету «03.1»:
Несколько слов про установку и запуск.
Первое и самое главное - создайте копию Вашей информационной базы и уже в копии базы установите расширение. Установка и запуск расширения в копии информационной базы дает возможность спокойно протестировать работу подсистемы БСО в "партионном" варианте и затем принять решение о его установке в Вашу рабочую информационную базу. Собственно сама установка расширения в программу проводится следующим образом:
Рис.8
Рис.9
Рис.10
Далее необходимо выбрать файл «БСОПартионныйУчет.cfe», окончательная картинка будет такой:
Рис.11
После установки расширения, программу следует перезапустить и далее открыть (или создать) документ «Поступление БСО».
При этом событии будут внесены следующие изменения в Вашей информационной базе:
- создан элемент плана видов характеристик «Виды субконто» «Партии БСО (пачки)».
- создан элемент справочника « Перечень произвольных классификаторов» «Для партий БСО».
- вид субконто «Партии БСО (пачки)" установлен в качестве второго второго субконто на счет «03.1 Бланки строгой отчетности (в усл. ед.)».
Разработанный в расширении справочник «Партии БСО» подчинен справочнику «БСО», со справочником «Субконто» связан ссылкой (на скриншоте далее):
Рис.12
Поскольку часто серии БСО имеют одинаковое значение, а сам справочник имеет код нулевой длины и контроль уникальности в пределах подчинения владельцу, отличить один элемент от другого в программе бывает не очень просто.
Поэтому по многочисленным просьбам, на форме красным цветом был выделен уникальный идентификатор.
Если до этого в программе велся учет БСО и имелись бланки строгой отчетности с одинаковым наименованием,
данные можно свернуть (т. е. одинаковые наименования бланков установить на один элемент справочника) при помощи документа «Переход на партионный учет БСО (Свертка накопленных данных)», вызываемом из меню «Функции технического специалиста»- «Документы». Если свертку планируется вести без учета серий БСО, то необходимо взвести флажок «Свертка без учета серий» (в карточке бланка СО).В документе «Переход на партионный учет» предусмотрено:
Если необходимости контроля свертываемых данных нет — то альтернативный способ это вызов обработки «Поиск и удаление дублей», включенной в состав «1С: Бухгалтерия государственного учреждения редакция 2.0».
Еще раз хочу обратить ваше внимание на необходимость создания копии базы данных, поскольку только наличие копии позволит откатить все изменения, про которые идет речь выше.
После установки расширения будет полезным принудительно рассчитать итоги в программе.
Отчет «Книга учета БСО (ф. 0504045 ) по партиям БСО» выполнен как дополнение к имеющемуся, вызывается из раздела «Материальные запасы» - «Отчеты» «Книга учета БСО (ф. 0504045 ) по партиям БСО».
В заключении скриншоты проводок с нашим примером:
Рис.14
Видно, что поступление БСО выполнено с партией с 1 по 10 бланк.
Рис.15
- первая проводка «выдирает» из ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» 1 бланк из пачки 1-10 и ставит на ЦМО «Петров Петр Петрович» новую партию СО с диапазоном 5-5 (количество 1 шт.) .
- вторая проводка и третья проводка производят установку на ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» остатков партий СО, а именно с 1 по 4 бланк и с 6 по10 в общем количестве 9 шт.
- четвертая проводка списывает остаток первоначальной партии СО с «Иванов И.И. Производственный отдел» в количестве 9 шт.
При попытке проведения акта списания с некорректными диапазонами СО, возникает отказ от проведения со следующей картинкой:
«Правильное» заполнение акта списания:
- Проводки акта списания:
По документу списывается 8 бланков СО с номерами с 1 по 4 и с 6 по 9.
-первая проводка и вторая проводка списывает остатки партий у ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» в количестве 8 шт.
-третья проводка ставит на ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» остаток его бланков (10 -ый последний).
-четвертая проводка списывает остаток первоначальной партии СО с «Иванов И.И. Производственный отдел» в количестве 1 шт.
Рис.18
Таким образом, все 9 бланков СО «старой партии» с ЦМО «Иванов И.И. Производственный отдел» списаны, на учет поставлена новая партия СО в виде одного бланка с 10 по 10.
Наилучшим образом полученный результат иллюстрирует ОСВ по счету «03.1» (после проведения документа списания СО):
Рис.19
Разработанный в расширении отчет «История движений бланка(ов) СО» может быть вызван из любого документа по общей команде «История бланка (ов) СО».
Отчет покажет все вхождения определенного банка ОС в документы Вашей базы данных. Картинка будет такой:
Рис.20
Платное расширение конфигурации отличается от бесплатного только наличием отчетов "Книга учета БСО (ф. 0504045 ) по партиям БСО" и "История движений бланка(ов) СО". Поэтому, если в бюджетной организации не распечатывается "Книга учета БСО", то необходимости приобретения платной версии нет, поскольку все необходимые сведения учета БСО будут доступны в ОСВ по счету "03.1".
Спасибо за внимание, буду благодарен за отзывы и пожелания по улучшению этой доработки.
Причины купить
Часто используемая для автоматизации бухгалтерского и налогового учета программа "1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред.2.0" в учебных заведениях высшего или среднего профессионального образования обладает недостаточно строгой функциональностью учета бланков строгой отчетности (БСО). Возможные ошибки учета таких БСО как н.п. диплом, чреваты серьезными проблемами для самого учебного заведения. Наиболее характерный пример такой ситуации подробно рассмотрен в описании.
Разработанное расширение позволяет обеспечить действительно "строгий" учет бланков строгой отчетности, упростить работу бухгалтера с программой, повысить производительность его труда.
Достоинства
1.Обеспечивает строгий контроль выбытия или перемещения бланков строгой отчетности.
2.Обеспечивает привычный для бухгалтера способ получения информации об остатках и движениях бланков строгой отчетности: отчет оборотно-сальдовая ведомость по счету "03.1"
3.Отчет "История бланка (ов) строгой отчетности" покажет все документы, в который участвовал тот или иной бланк строгой отчетности( в.ч. и в непроведенных документах).
4.В форме справочника "Серии БСО" выведен уникальный номер, позволяющий отличить серии бланков.
5.Программа протестирована и успешно работает в учебной организации высшего профессионального образования гор.Екатеринбурга.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Читайте также: