Как оформить снилс иностранному гражданину работодателю в 1с 8
Иностранцы все реже приносят СНИЛС работодателю, но важность его наличия сейчас выше, чем раньше. И не только для работы.
Зачем нужен СНИЛС иностранцу
СНИЛС - индивидуальный номер персонифицированного учета. Этот номер необходим не только россиянам, но и иностранным гражданам.
У иностранного сотрудника СНИЛС должен быть обязательно:
Все иностранные работники являются застрахованными лицами и по ним должны перечисляться взносы в фонды. Размер взносов будет отличаться в зависимости от статуса иностранца, но для их перечисления нужен СНИЛС.
По иностранным сотрудникам также требуется заполнять и подавать различные отчеты, например, СЗВМ в ПФР, в которых указание СНИЛС обязательно.
Именно по номеру СНИЛС иностранец сможет получить QR-код о пройденной вакцинации на Госуслугах. Без СНИЛС иностранец получит справку, но не код, который в большинстве регионов требуется для пропуска в общественные места и для работы в определённых сферах.
Примечание редакции: больше о вакцинации в статье "Как вакцинировать иностранцев в Петербурге".
Образец СНИЛС иностранца
Мы знаем этот документ как маленькую ламинированную зеленую карточку с номером страхования. Но сейчас подтверждение того, что у иностранца есть СНИЛС – уведомление о регистрации в системе индивидуального учета по форме АДИ-РЕГ (Постановление Правления ПФР от 13.06.2019 №335п).
СНИЛС нового образца:
Как оформить СНИЛС иностранцу
СНИЛС может оформить сам иностранец, но это происходит редко. В том числе и потому, что госорганы не принимают у них документы для оформления. Поэтому трудоустраиваться к работодателю иностранцы часто приходят без этого документа.
Поэтому оформлять СНИЛС приходится работодателю. Принимать на работу иностранца без СНИЛСа можно, но в этом случае подать документы на его оформление требуется практически в день приема.
Примечание редакции: подробный алгоритм оформления СНИЛС работодателем и список необходимых документов вы найдете в статье Базы Знаний «Оформление СНИЛС иностранцу – пошаговая инструкция».
Порядок действий работодателя для оформления СНИЛС иностранцу
Чтобы оформить иностранцу СНИЛС, работодателю потребуется:
- письменная просьба иностранца о выдаче СНИЛС и копии его документов;
- заполнить форму АВД-1 и получить подпись сотрудника на ней;
- составить опись документов по форме АДВ-6;
- сдать документы напрямую в территориальное отделение ПФР, через МФЦ или через миграционных специалистов.
Примечание редакции: скачать актуальные формы всех документов можно в разделе "Документы" нашей Базы Знаний.
Если самостоятельно разобраться с тем, как оформить иностранному работнику СНИЛС не получается, – доверьте это миграционным специалистам.
Работодателю для того, чтобы трудоустроить иностранного сотрудника в компанию официально, необходимо оформить ему СНИЛС (п.1 ст. 7 "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" от 15.12.2001 № 167-ФЗ).
Подробнее о других причинах, почему требуется оформлять СНИЛС можно прочитать в статье «СНИЛС для иностранных граждан».
В этой статье пошаговая инструкция, как получить СНИЛС иностранному гражданину.
2. Порядок оформления СНИЛС иностранцем
Чтобы оформить СНИЛС иностранному гражданину нужно:
Собрать необходимый пакет документов (см. раздел 4 данной статьи). После того, как все документы подготовлены, иностранному гражданину следует написать заявление на получение СНИЛС – заполнить анкету застрахованного лица С полным пакетом документов иностранец обращается в Пенсионный фонд: напрямую, через МФЦ, почтовое отделение или портал Госуслуг. Далее он получает расписку о приеме заявления (анкеты) и документов. Если документы подавались не напрямую в ПФР, то они передаются им. После получения отделением ПФР анкеты и документов сотрудники ПФР: вводят и передают данные гражданина, содержащиеся в заявлении, в программно-технические комплексы системы персонифицированного учета; Обрабатывают все данные и принимают решение о выдаче или отказе в выдаче СНИЛС; Если Пенсионный фонд принимает положительное решение о выдаче СНИЛС, то иностранный гражданин может получить уведомление о регистрации в ПФР там, где подавал документы.3. Порядок оформления СНИЛС работодателем
Если у иностранного сотрудника нет СНИЛС, то согласно п. 1 и 2 ст. 9 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ работодатель должен сам подать о нем сведения в ПФР, поэтому часто у работодателей возникают вопросы:
- как получить СНИЛС на сотрудника иностранца,
- как заказать СНИЛС сотруднику иностранцу,
- как оформить СНИЛС иностранному работнику.
Процесс оформления СНИЛС для иностранных граждан работодателем практически ничем не отличается. Требуется только собрать, заполнить и подать чуть больше документов:
Необходимо получить от иностранного сотрудника заявление (п. 3 ст. 9 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)Заявление пишется на имя руководителя компании, составляется в произвольной форме. В этом заявлении сотрудник просит выдать СНИЛС с указанием причины, по которой СНИЛС ему требуется.
- регистрируют заявления и документы,
- вводят и передают данные гражданина, содержащиеся в заявлении, в программно-технические комплексы системы персонифицированного учета,
- обрабатывают все данные и принимают решение о выдаче или отказе в выдаче СНИЛС;
- Получить ответ от ПФР;
- После получения СНИЛС работодатель - передать его сотруднику;
- А копию уведомления о регистрации в системе индивидуального учета нужно хранить в личном деле сотрудника.
4. Документы для получения СНИЛС иностранному гражданину
Чтобы получить СНИЛС нужно предоставить в ПРФ следующие документы (п. 16 Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 21.05.2020 № 291п):
заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3, установленная в Приложении 3 к постановлению Правления ПФ РФ от 27 сентября 2019 г. N 485п)От иностранного гражданина потребуются следующие документы:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность иностранца;
- если в паспорте нет информации на русском языке, то потребуется нотариальный перевод паспорта.
Что это такое и как его можно оформить в статье «Нотариальный перевод паспорта».
- миграционная карта;
- действующий миграционный учет.
Работодатель дополнительно предоставляет:
-
документы, удостоверяющие полномочия законного представителя (п. 18 Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 21.05.2020 № 291п),
5. Куда сдавать документы на оформление?
Оформлением СНИЛС занимаются территориальные органы ПФР (п. 11 Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 21.05.2020 № 291п).
Иностранный персонал регистрируют в программе также, как и российский. Но есть отличия в заполнении некоторых данных.
Шаг 1. Указываем имя
ФИО иностранных физлиц допускается указывать с использованием букв латинского алфавита.
Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу внесите дефис «-». В персотчетности для ПФР допускается не указывать фамилию или имя. Тогда программа дефис не поставит — поле будет пустым. Если остальная отчетность требует имени-фамилии, а их нет — программа поставит дефис.
Шаг 2. Заполняем личные данные иностранца
По ссылке «Личные данные» укажите:
- Место рождения сотрудника. Заполняется по схеме: населенный пункт — район — регион — страна. Все составляющие реквизиты указывайте в именительном падеже строго в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
- Гражданство страны. Здесь также ориентируемся на документ, удостоверяющий личность. Если работник не имеет гражданства, установите переключатель в положение «Лицо без гражданства».
- ИНН в стране гражданства. Нужен для заполнения справки о доходах. В простонародье — 2-НДФЛ.
- Документ, удостоверяющий личность. В поле «Вид документа» из соответствующего классификатора выберите вид документа, удостоверяющего личность физлица. Остальные реквизиты заполняйте строго по этому документу.
- Контакты. В разделе «Адреса, телефоны» указываем контактную информацию: адрес проживания, телефон домашний, рабочий и др. «Адрес за пределами РФ» заполняйте по налоговым нерезидентам РФ, а также иностранцам.
При вводе адреса в отдельном поле укажите страну постоянного места жительства, далее — адрес в произвольной форме. Допускается использование букв латинского алфавита.
Шаг 3. Разбираемся со страховкой
Если у сотрудника нет страхового свидетельства, его получает работодатель. Для этого подайте в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1.
По ссылке «Страхование» укажите статус застрахованного лица. Для иностранцев выберите статус лица в соответствии с представленными документами и укажите дату, с которой действуют сведения о страховом статусе. Статус застрахованного лица влияет на расчет страховых взносов.
Шаг 4. Настраиваем налоги
По ссылке «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика-нерезидента и дату установления этого статуса.
Статус налогоплательщика влияет на расчет НДФЛ. Например, налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные) к доходам налоговых нерезидентов не применяются.
При необходимости укажите реквизиты уведомления на зачет авансовых платежей (раздел «Уведомление на авансовые платежи по патентам»).
Шаг 5. Готовимся к выплатам
По ссылке «Выплаты, учет затрат» укажите способ выплаты зарплаты. Если выбрали вариант выплаты зачислением на карточку, введите данные для перевода заработной платы в банк.
Укажите способ отражения начислений по сотруднику в бухучете, если способ отличается от учета в организации в целом.
Шаг 6. Вводим данные для трудового договора
Когда все предыдущие шаги прошли, нажмите «Записать и закрыть».
В документе «Прием на работу», на закладке «Дополнительно», укажите дополнительные сведения (поля «Разрешение на работу», «Разрешение на проживание», «Условия оказания медпомощи») для отражения их в трудовом договоре. Дело в том, что если сотрудник — иностранец, то в трудовом договоре отражают сведения о разрешении на работу, проживании, условиях оказания медпомощи.
По кнопке «Печать» можно сформировать и вывести на печать:
Кроме регламентированной и более распространённой отчётности СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, в Пенсионный Фонд необходимо отчитываться ещё и по формам с анкетными данными застрахованных лиц. Это формы АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3. В этой статье разберём заполнение этих форм, и какие изменения произошли с 2021 года.
Напомню вам, что при регистрации или изменении информации о застрахованных лицах необходимо отчитываться, используя эти формы. Порядок их заполнения утверждён Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 27 сентября 2019 года № 485п.
Давайте подробнее о каждой из них. Начнём с АДВ-1.
Предоставляется она в ПФР по тем физическим лицам, которые регистрируются впервые в качестве застрахованных в системе персонифицированного учёта. То есть по тем сотрудникам, у которых нет СНИЛС. Кто же это такие? Это в первую очередь молодые специалисты - граждане РФ, которые только начали работать. Кроме них это начинающие индивидуальные предприниматели, и иностранцы, приезжающие из-за рубежа на работу.
Что необходимо заполнить в форме АДВ-1:
- ФИО, пол, дата и место рождения;
- Гражданство заявителя, если он - иностранец;
- Адрес регистрации, в случае отличия фактического адреса от адреса регистрации, указывается ещё и он;
- Телефоны для связи;
- Документ, удостоверяющий личность и его реквизиты.
Обратите внимание, что при оформлении анкеты иностранного гражданина надо указать адрес, зафиксированный миграционной службой при регистрации въезда.
ПФР в течение пяти рабочих дней со дня подачи анкеты примет решение об открытии лицевого счёта (СНИЛС). Это следует из положений абзаца 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и пункта 11 Инструкции, утверждённой приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.
Далее разберём форму АДВ-2.
Её предоставляют в Пенсионный Фонд, если произошла смена фамилии, имени, отчества, даты или места рождения, а также смена пола застрахованного лица.
Что необходимо заполнить в этой форме:
- страховой номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица, содержащийся в страховом свидетельстве.
- ФИО застрахованного лица.
Новые анкетные данные:
- ФИО;
- пол;
- дата рождения и Место рождения;
- гражданство;
- адрес постоянного места жительства;
- адрес регистрации;
- адрес места жительства фактический;
- контакты;
- документ, удостоверяющий личность (все обязательные реквизиты). Если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует отчество, а в страховом свидетельстве оно указано, в реквизите Отчество указывается «отменено»;
- дата заполнения.
Если данные в СНИЛС отличаются от данных паспорта, подайте на сотрудника форму АДВ-2. В этом случае ему должны выдать новый СНИЛС. Ведь из-за различий у человека могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Следующая форма АДВ-3.
Она представляет из себя заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства. Форма подается в Пенсионный Фонд Российской Федерации, если утеряно страховое свидетельство застрахованным лицом. Обязательные реквизиты не отличаются от предыдущих форм, но всё же рассмотрим, что необходимо заполнить.
Перечень реквизитов:
- Данные, указанные в страховом свидетельстве: ФИО, Пол, Дата и Место рождения;
- Данные, действительные в настоящее время: ФИО, Пол, Дата и Место рождения; Гражданство; Адрес постоянного места жительства; Адрес регистрации; Адрес места жительства фактический; Контакты;
- Документ, удостоверяющий личность (всего его обязательные реквизиты);
- Дата заполнения. Указывается в формате ДД месяц ГГГГ.
Следующая информация обязательна к заполнению работодателем:
Пенсионный Фонд Постановлением от 07.12.2020 № 846п внёс изменения в ряд форм и в их форматы сведений.
Все формы, используемые для регистрации граждан в системе персонифицированного учёта, дополнены новыми обязательными реквизитами «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер актовой записи при рождении». Как мы с вами видим, данных полей не было раньше.
Ведомство утверждает, что указанные изменения подготовлены для совершенствования механизма идентификации граждан при регистрации в системе персонифицированного учёта. Мы с вами, конечно же, будем в это верить.
Обратите внимание, что перечисленные изменения в формы документов вступили в силу с 23 января 2021 года.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте также: