Как оформить прогул в 1с
Дата публикации 08.11.2019
Использован релиз 3.1.11
Если сотрудник находится на больничном, но при этом больничный еще не закрыт, его отсутствие регистрируется документом "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)" (раздел Кадры - Отсутствия (болезни, прогулы, неявки) или раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников или раздел Зарплата – Все начисления). Документ доступен, если в разделе Настройка - Расчет зарплаты - ссылка "Настройка состава начислений и удержаний" на закладке "Учет отсутствий" установлен флажок "Прогулы и неявки".
- Кнопка "Создать". Выберите документ "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)" (рис. 1).
- В поле "Месяц" укажите месяц регистрации отсутствия.
- В поле "Организация" укажите организацию в которой работает сотрудник.
- В поле "Сотрудник" выберите сотрудника, по которому регистрируется отсутствие.
- В полях "Дата начала" и "Дата окончания" укажите период отсутствия сотрудника.
- В разделе "Причина отсутствия" установите переключатель в положение "Болезнь (больничный еще не закрыт)".
- В разделе "Вид времени" можно уточнить вид использования рабочего времени, по умолчанию будет использован вид "Б" - больничный.
- Кнопка "Провести и закрыть".
В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-13 период отсутствия сотрудника будет заполнен данными из раздела "Вид времени" документа "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)", в нашем примере буквенным кодом "Б" (рис. 2).
В программе 1С Бухгалтерия 8.3 учет невыходов на работу, кроме больничных листов, не автоматизирован, поэтому если у нас были какие-либо невыходы сотрудников, мы это отражаем в документах ручными корректировками. Для этого мы должны с вами в документе «Начисление заработной платы», «Зарплаты и кадры», «Все начисления»,
указать фактическое количество дней, отработанных тем или иным сотрудником.
Если это был неполный рабочий месяц, скажем, если у нас Петров работал не 22 дня, а всего лишь 20 дней, то есть 2 дня он отсутствовал, мы меняем количество дней на фактически отработанные. Программа сама пересчитала размер начисления в соответствии с количеством отработанных дней и сделала соответствующие перерасчеты по всем налогам: НДФЛ, взносы и так далее. Невыходы нужно учитывать в ручном режиме.
Автоматически программа умеет учитывать больничные листы. Посмотрим, как в программе можно сформировать больничный лист. Для этого выбираем «Зарплата и кадры», «Все начисления»,
«Создать», «Больничный лист».
В документе указываем, соответственно, сотрудника, который предъявил нам больничный лист, в нашем случае - это будет Иванов Иван Иванович, выбираем его.
Номер листа нетрудоспособности, для упрощения ставим номер один.
Если это будет продолжение, то мы выбираем флажок, не «Первичный», а «Продолжение». Тогда по ссылке «Больничный лист» нужно будет указать, продолжением какого больничного листа является наш следующий больничный лист.
Период, когда у нас сотрудник болел и предъявил нам соответствующий лист. Например, в нашем случае он болел у нас со 2 августа по 6 августа.
Отметка о нарушении режима, если есть, то соответственно надо будет указать, если не было, то оставить как есть - «Отсутствует».
Стаж, здесь мы должны указать для нашего сотрудника реальный стаж, какой у него уже имеется рабочий, то есть до 5 лет, как по умолчанию программа поставила, от 5 до 8 или 8 и более лет. В зависимости от этого будет расчет начислений по больничному листу.
Программа сделала все соответствующие расчеты: сколько ему полагается начислений за больничный, НДФЛ. Все сформировано, мы можем провести этот документ.
Для проверки расчета среднего заработка можем вывести справку с помощью кнопки «Расчет среднего заработка», где программа нам покажет, из чего исходила.
Программа дает нам информацию и по МРОТ, по состоянию на август 2019 года – 11280 рублей. Эти данные по минимальному размеру оплаты труда. Они нами в программу не заносятся, это делается разработчиками в соответствии с изменениями этот суммы по законодательству.
В программе 1С Бухгалтерия 8.3 учет невыходов на работу, кроме больничных листов, не автоматизирован, поэтому если у нас были какие-либо невыходы сотрудников, мы это отражаем в документах ручными корректировками. Для этого мы должны с вами в документе «Начисление заработной платы», «Зарплаты и кадры», «Все начисления»,
указать фактическое количество дней, отработанных тем или иным сотрудником.
Если это был неполный рабочий месяц, скажем, если у нас Петров работал не 22 дня, а всего лишь 20 дней, то есть 2 дня он отсутствовал, мы меняем количество дней на фактически отработанные. Программа сама пересчитала размер начисления в соответствии с количеством отработанных дней и сделала соответствующие перерасчеты по всем налогам: НДФЛ, взносы и так далее. Невыходы нужно учитывать в ручном режиме.
Автоматически программа умеет учитывать больничные листы. Посмотрим, как в программе можно сформировать больничный лист. Для этого выбираем «Зарплата и кадры», «Все начисления»,
«Создать», «Больничный лист».
В документе указываем, соответственно, сотрудника, который предъявил нам больничный лист, в нашем случае - это будет Иванов Иван Иванович, выбираем его.
Номер листа нетрудоспособности, для упрощения ставим номер один.
Если это будет продолжение, то мы выбираем флажок, не «Первичный», а «Продолжение». Тогда по ссылке «Больничный лист» нужно будет указать, продолжением какого больничного листа является наш следующий больничный лист.
Период, когда у нас сотрудник болел и предъявил нам соответствующий лист. Например, в нашем случае он болел у нас со 2 августа по 6 августа.
Отметка о нарушении режима, если есть, то соответственно надо будет указать, если не было, то оставить как есть - «Отсутствует».
Стаж, здесь мы должны указать для нашего сотрудника реальный стаж, какой у него уже имеется рабочий, то есть до 5 лет, как по умолчанию программа поставила, от 5 до 8 или 8 и более лет. В зависимости от этого будет расчет начислений по больничному листу.
Программа сделала все соответствующие расчеты: сколько ему полагается начислений за больничный, НДФЛ. Все сформировано, мы можем провести этот документ.
Для проверки расчета среднего заработка можем вывести справку с помощью кнопки «Расчет среднего заработка», где программа нам покажет, из чего исходила.
Программа дает нам информацию и по МРОТ, по состоянию на август 2019 года – 11280 рублей. Эти данные по минимальному размеру оплаты труда. Они нами в программу не заносятся, это делается разработчиками в соответствии с изменениями этот суммы по законодательству.
Под прогулом подразумевается отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Прогул — дисциплинарный проступок, за который работодатель в соответствии со статьей 192 ТК РФ вправе применить следующие дисциплинарные взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Законодательством не установлен перечень уважительных причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. Работодатель самостоятельно решает, является причина отсутствия работника на работе уважительной или нет, в зависимости от конкретных обстоятельств (письмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ).
1С:ИТС
Подробнее о том, какие случаи считаются прогулом и как оформить увольнение за прогул, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».
Порядок оформления прогула сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рассмотрим на следующем примере.
Пример
Сотрудник организации ООО «Стиль» С.И. Селиванов 25.12.2018 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины (прогулял). Оклад сотрудника — 40 000 руб.
Настройка расчета зарплаты
Если регистрация прогула производится не только в днях, но и в часах (внутрисменные прогулы), то в настройке расчета заработной платы (раздел Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата необходимо установить флаг Применение почасовой оплаты. В программе можно зарегистрировать:
- прогул;
- неявку по невыясненным причинам;
- неявку по болезни (когда больничный еще не «закрыт»).
Для этого в настройке параметров расчета зарплаты на закладке Учет отсутствий (или при начальной настройке программы) необходимо установить флаги Прогулы и неявки и В том числе внутрисменные (для возможности регистрации внутрисменных прогулов), см. рис. 1.
При установке флагов в плане видов начислений (раздел Настройка — Начисления) будут доступны виды начислений Прогул и Внутрисменный прогул с назначением начисления Прогул, Отсутствие по невыясненной причине и Отсутствие по невыясненной причине (внутрисменное) с назначением начисления Неявка по невыясненным причинам, Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт), которые уже настроены и готовы к использованию.
По кнопке Создать следует выбрать вид документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
В поле Месяц выбирается месяц, в котором регистрируется прогул (по умолчанию — текущий месяц).
По умолчанию в поле Организация указывается организация, установленная в настройках пользователя.
- Дата — указывается дата регистрации документа в информационной базе;
- Сотрудник — выбирается сотрудник, по которому регистрируется прогул.
В разделе Причина отсутствия устанавливается переключатель в положение:
- Болезнь (больничный еще не закрыт) — если известна причина невыхода сотрудника (он болеет, но больничный пока «открыт»);
- Отсутствие по невыясненным причинам — если неизвестна причина отсутствия сотрудника;
- Прогул — если сотрудник отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины в течение рабочего дня (смены), как в нашем примере.
Далее устанавливается флаг Отсутствие в течение части смены (становится доступным, если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные прогулы и неявки), если сотрудник отсутствовал в течение части рабочего дня (смены). Установка этого флага позволяет указать период прогула не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня (в полях Дата отсутствия и Часы отсутствия). Если согласно графику работы сотрудника в день прогула предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника (для вида отсутствия Прогул — Прогул в дневное время, Прогул в ночное время). Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени. В нашем примере данный флаг устанавливать не нужно.
Поле При расчете начислений учитывается как заполняется автоматически при предопределенных видах начислений для каждого вида отсутствия. Если в программе было создано несколько видов начислений с назначением Прогул, Неявка по невыясненным причинам или Неявка по болезни, то в данном поле можно выбрать, какое из них следует учитывать при расчете начислений по этому документу.
Если в настройках параметров расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Прочие начисления включена возможность назначения доплаты за временное исполнение обязанностей, совмещение (установлен флаг Совмещение, временное исполнение обязанностей), то по кнопке Создать на основании — Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника. По кнопке Создать на основании — Больничный лист можно создать документ Больничный лист для начисления пособия.
Документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) регистрируется в информационной базе по кнопке Провести и закрыть.
При расчете заработной платы сотрудника за декабрь 2018 года с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Начисление зарплаты и взносов) оплата за отработанное время рассчитывается с учетом прогула.
Оклад сотрудника — 40 000 руб. В декабре по графику сотрудника — 21 рабочий день, С.И. Селиванов отработал 20 дней. Оплата за отработанное время составляет: 40 000 руб. / 21 день х 20 дней = 38 095,24 руб.
1С:ИТС
Подробнее о том, каким образом отразить прогул сотрудника в других учетных программах 1С, см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С“» раздела «Кадры и оплата труда».
Читайте также: