Как настроить автозамену в outlook

Обновлено: 07.01.2025

Когда получатели получают и читают ваши электронные письма с несколькими ошибками в написании, это доставит им ужасные впечатления и заставит их думать, что вы небрежны и не строги. Таким образом, проверка орфографии или автокоррекция очень необходимы и важны при составлении электронных писем. Здесь в этом руководстве рассказывается о проверке орфографии и автозамене при составлении писем в Outlook.

Содержание

1. Проверить орфографию вручную
2. Автоматически проверять орфографию перед отправкой электронного письма
3. Отметьте слова с ошибками с красным волнистым подчеркиванием
4. Автоматически исправляйте слова с ошибками при вводе
- 4.1 Включение / выключение автозамены
- 4.2 Добавить записи автозамены
- 4.3 Удалить записи автозамены
- 4.4 Исключения автозамены
- 1. Проверить орфографию вручную
- 2. Автоматическая проверка правописания перед отправкой
- 3. Красный волнистый знак подчеркивания
- 4. Автоматически исправлять орфографические ошибки как тип
  - 4.1 Включение / выключение автозамены
  - 4.2 Добавить записи автозамены
  - 4.3 Удалить записи автозамены
  - 4.4 Исключения автозамены
  Внимание: Методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.
  
  1. Проверьте орфографию вручную
  
  Мы можем вручную проверить орфографию при составлении нового электронного письма или ответе / пересылке электронного письма в Outlook.
  
  2. В диалоговом окне «Орфография и грамматика» слова с ошибками отмечены красным цветом, и вы можете нажимать кнопки в зависимости от ваших потребностей.
  
  Советы: В диалоговом окне "Орфография и грамматика" отображается одно слово с ошибкой красным цветом. После игнорирования, изменения или исправления слова с ошибкой автоматически отображается следующее слово с ошибкой.
  
  2. Автоматически проверять орфографию перед отправкой электронного письма.
  
  Некоторые пользователи могут часто забывать проверять орфографию при составлении писем в Outlook. Не беспокойтесь об этом! Microsoft Outlook также поддерживает автоматическую проверку орфографии перед отправкой электронных писем.
  
  1. В Outlook щелкните Файл > Параметры.
  
  3, Нажмите OK кнопку.
  
  3. Отметьте слова с ошибками красной волнистой линией подчеркивания.
  
  1. Нажмите Файл > Параметры.
  
  3. Появится диалоговое окно "Параметры редактора" и теплоизолирующие включен в левой панели. Перейти к При исправлении орфографии в Outlook раздел, и:
  A. Чтобы отобразить красную волнистую линию подчеркивания слов с ошибками, проверьте Проверить орфографию вариант;
  B. Чтобы скрыть красную волнистую линию подчеркивания слов с ошибками, снимите флажок Проверить орфографию опцию.
  
  4, Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоги.
  
  4. Автоматически исправляйте слова с ошибками при вводе
  
  4.1 Включение / выключение автозамены
  
  Вы можете легко включить или отключить параметр автозамены в Outlook следующим образом.
  
  1. Нажмите Файл > Параметры в Outlook.
  
  3. В диалоговом окне "Параметры редактора" убедитесь, что теплоизолирующие включен на левой панели, а затем щелкните Параметры автозамены в Параметры автозамены .
  
  4. В диалоговом окне "Автозамена в электронной почте" на Автозамена вкладка, отметьте Заменять текст при вводе параметр, чтобы включить параметр автозамены, или снимите флажок, чтобы отключить параметр автозамены.
  
  5, Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоги.
  
  Заметки:
  (1) Даже если вы включили опцию «Автозамена», только слова с орфографическими ошибками, которые вы добавили в качестве записей автозамены, могут быть исправлены автоматически.
  (2) Даже если вы включили опцию «Автозамена», орфографические ошибки не будут исправлены, если вы введете слово только без нажатия кнопки Enter or Space ключ
  
  4.2 Добавление записей автозамены
  
  Вы также можете добавить несколько пользовательских записей автозамены по мере необходимости в Outlook.
  
  1. Откройте диалоговое окно "Автозамена" и включите Автозамена меню.
  Советы: Вы можете нажать Файл > Параметры > Орфография и автозамена > Параметры автозамены , чтобы открыть диалоговое окно автозамены. Нажмите, чтобы просмотреть подробные инструкции!
  
  2. Затем вы можете добавить запись автозамены следующим образом:
  (1) В Заменять поле введите слово или текстовую строку, которая будет автоматически исправлена в будущем.
  (2) В Работы С Нами введите слово или текстовую строку, которая автоматически заменит слово с ошибкой на.
  (3) Щелкните значок Добавить кнопку.
  
  3. Нажмите OK кнопки для сохранения изменений и закрытия диалогов.
  
  4.3 Удаление записей автозамены
  
  При необходимости вы также можете удалить некоторые записи автозамены из Outlook. Вы можете сделать следующее:
  
  1. Откройте диалоговое окно "Автозамена" и включите Автозамена меню.
  Советы: Вы можете нажать Файл > Параметры > Орфография и автозамена > Параметры автозамены , чтобы открыть диалоговое окно автозамены. Нажмите, чтобы просмотреть подробные инструкции!
  
  2. Затем вы можете удалить запись автозамены следующим образом:
  (1) В Заменять поле введите ключевое слово, чтобы быстро найти указанную запись автозамены в списке ниже. К сведению, эта операция не является обязательной. Если вы можете найти указанную запись в списке ниже, просто пропустите эту операцию.
  (2) Щелкните, чтобы выделить указанную запись, которую нужно удалить, в поле списка.
  (3) Щелкните значок Удалить кнопку.
  
  Советы: Эта операция удаляет по одной записи автозамены за раз. Чтобы удалить несколько записей, повторите эту операцию по мере необходимости.
  
  3. Нажмите OK кнопки для сохранения изменений и закрытия диалогов.
  
  4.4 Исключения автозамены
  
  Если вам нужно установить некоторые исключения для библиотеки автозамены в Outlook, вы можете сделать следующее:
  
  1. Откройте диалоговое окно "Автозамена" и включите Автозамена меню.
  Советы: Вы можете нажать Файл > Параметры > Орфография и автозамена > Параметры автозамены , чтобы открыть диалоговое окно автозамены. Нажмите, чтобы просмотреть подробные инструкции!
  
  2, Нажмите Исключения кнопку.
  
  3. В диалоговом окне "Исключения автозамены" сделайте следующее:
  (1) Включите указанную вкладку в соответствии с вашими потребностями. Например, я хочу установить исключение автозамены для начальных заглавных букв, я включаю Начальные заглавные буквы меню.
  (2) В Не исправляйте поле, введите конкретное слово, которое вы установите как исключение.
  (3) Щелкните значок Добавить кнопку.
  
  Советы: Если вам нужно добавить несколько исключений автозамены, вы можете повторить эту операцию, чтобы добавлять их одно за другим.
  
  4. Нажмите OK кнопки последовательно, чтобы сохранить изменения и закрыть все диалоги.
  
  Пока что вы уже добавили исключения автозамены.
  
  5. Измените язык проверки орфографии по умолчанию.
  
  2. В диалоговом окне «Язык» щелкните, чтобы выделить указанный язык, на который вы хотите изменить язык проверки по умолчанию, и щелкните значок Установить по умолчанию кнопку.
  
  3. В появившемся диалоговом окне щелкните значок OK кнопку.
  
  4, Нажмите OK кнопку, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно «Язык».
  
  Пока что язык проверки по умолчанию уже изменен.
  
  Заметки:
  (1) Язык проверки по умолчанию используется во всех приложениях Microsoft Office, и он действует во всех новых документах, презентациях, электронных письмах и т. Д. На основе НОРМАЛЬНОГО шаблона.
  (2) Вы также можете временно проверить орфографию и грамматику на другом языке только для редактируемого в настоящее время электронного письма: в диалоговом окне «Язык» щелкните, чтобы выделить новый язык, на который вы хотите изменить язык проверки, и щелкните значок OK кнопку напрямую.
  
  Еще статьи .
  
  Установить язык проверки / правописания по умолчанию в Outlook
  Например, когда вы вводите слово Цвет по-британски в электронном письме это слово будет помечено как написанное с ошибкой, как показано на скриншоте ниже. Будет довольно скучно получать такие орфографические ошибки, если вы часто набираете слова на британском языке. На самом деле, вы можете легко решить эту проблему, изменив язык проверки по умолчанию в Outlook.
  
  В Outlook есть несколько простых инструментов, ускоряющих ввод текста и составление писем. Они позволяют мне не тратить на почту очень много времени, хотя писем у меня хватает.
  
  Про шаблоны знают многие, про автозамену - тоже, а вот про быстрые блоки, как выясняется, даже некоторые опытные пользователи Outlook не слышали.
  
  Автозамена
  
  Автозамена способна сэкономить вам очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы ("Коллеги, добрый день", "Спасибо за ваше письмо", "Всего доброго" и так далее), то стоит настроить автозамену для них. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:
  вд > Всего доброго!
  Естественно, вы можете настроить любые сочетания - это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.
  Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел "Почта", нажмите на кнопку "Орфография и автозамена":
  
  в появившемся окне нажмите на кнопку "Параметры автозамены"
  
  и далее в пункте "Заменять при вводе" укажите краткие версии выражений и их расшифровки:
  
  После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку "Добавить".
  
  Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.
  
  Быстрые блоки
  
  Перейдите в раздел "Вставка" на ленте инструментов, нажмите на кнопку "Экспресс-блоки" и нажмите в выпадающем меню кнопку "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".
  
  После этого в диалоговом окне введите имя нового экспресс-блока.
  
  Отныне при вводе этого имени у вас будет появляться всплывающая подсказка, после появления которой достаточно нажать Enter, чтобы ввести весь сохраненный текст целиком и не печатать его вручную.
  
  Вот как это выглядит на примере одного из моих экспресс-блоков:
  
  После нажатия ввода или клавиши Tab текст блока появится в теле письма. Останется добавить нефиксированные переменные (имя адресата, дату etc.)
  
  Шаблоны
  
  Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, в которых одинаковые адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.
  
  Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, который не будет меняться:
  
  Далее нажимаем Файл -> Сохранить как -> Шаблон Outlook и придумываем название для шаблона:
  
  Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:
  
  Создать элемент -> Другие элементы -> Выбрать форму -> Шаблоны в файловой системе -> В списке файлов выбираете нужный шаблон.
  
  Это второй выпуск новой рубрики «Бизнесхак на каждый день». В прошлый раз вы узнали 4 секрета, как все успевать. А сегодня я расскажу, как отписаться от надоедливых рассылок за пару минут, не забывать о важных письмах, на которые вам не ответили, о контроле над своим почтовым ящиком и волшебстве автозамены. Поехали.
  
  Избавляемся от ненужных рассылок в пару кликов — Unroll.Me
  
  Сервис Unroll.Me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались — умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.
  Кроме того, вы можете настроить опцию «The Rollup» и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.
  Напоминания об отправленных письмах: FollowUp.cc
  
  Сервис FollowUp.cc позволяет получать напоминания о письмах, на которые вы не получили ответа.
  Если вы поставите такой адрес в обычную копию, напоминание придет и вашему адресату.
  Контроль и закрытие всех сессий в Gmail
  
  Если вы заходили в свой почтовый ящик с нескольких устройств и не помните, вышли ли из аккаунта, зайдите в раздел «Дополнительная информация» (небольшая ссылка в правом нижнем углу основного окна почты Gmail). В появившемся окне вы сможете увидеть, с каких устройств и когда вы заходили в почтовый ящик, и — при необходимости — выйти из всех сеансов (кроме текущего), нажав соответствующую кнопку.
  
  Автозамена в Outlook
  
  Автозамена способна сэкономить вам очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и так далее), то стоит настроить автозамену для них. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:
  
  вд -> Всего доброго!
  
  Отв -> Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней.
  Естественно, вы можете настроить любые сочетания — это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.
  Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел «Почта», нажмите на кнопку «Орфография и автозамена».
  
  В появившемся окне нажмите на кнопку «Параметры автозамены» и далее в пункте «Заменять при вводе» укажите краткие версии выражений и их расшифровки. После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку «Добавить». Готово. Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.
  
  Бонус: автозамена в Word
  
  Автозамену можно использовать и в Word. Например, при переводе книги «Running 80/20» мне постоянно приходилось вводить сочетание 80/20 — вводить его быстро неудобно. Я ввел в параметрах автозамены сочетание символов для текста «80/20» и сберег себе немного времени.
  
  Еще больше бизнесхаков — в новой книге Игоря Манна и Рената Шагабутдинова «Бизнесхак на каждый день». А следующая порция «полезностей» — уже на следующей неделе. Не пропускайте.
  
  Читайте также: