Как изменить вид таблицы в excel

Обновлено: 22.01.2025

Как маньяк планирования я очень уважаю любые способы структурирования своих мыслей 😄 Таблицы для этого - идеальный вариант!

И в работе с таблицами я большое значение придаю оформлению . Безусловно, содержание важнее формы. Но если там, где содержание представлено в четкой и красивой (!) форме эффект от работы с таблицей будет в разы больше.

Итак, мой своеобразный чек-лист, как сделать таблицу красивой:

1. Размер ячеек

Гармоничный подбор ширины и высоты ячеек визуально делает процесс считывания таблицы проще и приятнее. Если есть много пустот или наоборот, текст в ячейке слишком скученно смотрится - таблица становится менее информативной. Кроме того, важно в настройках отметить возможность переноса текста, чтобы он не выходил за края ячейки.

2. Границы таблицы

Следующим этапом я обязательно создаю фрейм таблицы. Придаю ей форму) Кажется, эксель и так расчерчен, не надо делать дополнительных действий. Но создание формы таблицы, её границ визуально опять же способствует восприятию информации. Я люблю сплошной линией выделять общую границу, а пунктиром - разделение внутри.

После создания границ ячеек и таблицы я обязательно скрываю общую сетку. Это смотрится опрятно и аккуратно)

3. Выделение заголовков

Опять же с целью сделать текст быстро считываемым, выделяю заголовки столбцов и наименования строк (если того требует логика документа) жирным шрифтом.

4. Закрепление столбцов

Следующий шаг - закрепить названия столбцов (если надо и строк), чтобы при скролле они оставались зафиксированными. Это полезно, если документ большой, информации много и надо всегда помнить, как называются столюцы. Чтобы не листать каждый раз в начало таблицы, надо просто закрепить наименования.

5. Выпадающий список

Если в каком-то столбце будут фиксироваться типовые данные, то удобнее для заполнения и фильтрации таблицы использовать выпадающий список. Важный аспект: варианты списка можно добавить вручную, а можно сослаться на определённые ячейки таблицы, и тогда изменения там будут сразу же касаться и выпадающего списка.

6. Шрифт

Ну и последний штрих - своеобразная вишенка) Такой лёгкий пижонский жест: я всегда меняю шрифт таблицы со стандартного (чаще всего это Times New Roman или Calibri) на менее привычный нашему взгляду. Во-первых, такая смена сразу привлекает внимание читателя, и он лучше концентрируется на изучении. А во-вторых, это просто красиво)

Друзья! Надеюсь, эта статья была вам полезной) Приглашаю вас к себе на другие площадки, где я также делюсь полезной информацией:

YouTube - канал о планировании и организации своей жизни

Телеграм - канал о личных финансах

Инстаграм - личный блог, где много советов из моей жизни о планировании и организации всего и вся)

Во время работы в Эксель, наряду с добавлением и обработкой данных, очень важно наилучшим образом представить информацию (цвет, размер, тип шрифта, границы, заливка, выравнивание и т.д.), чтобы она была максимально информативной и легко воспринимаемой. В этом поможет форматирование таблицы, с помощью которого, помимо прочего, можно задать тип данных, чтобы программа могла правильно идентифицировать те или иные разновидности значений в ячейках. В данной статье мы рассмотрим, каким образом выполняется форматирование в Excel.

Трансформация в “Умную таблицу”
Ручное форматирование
- Выбор типа данных
- Выравнивание содержимого
- Настройка шрифта
- Границы и линии
- Заливка ячеек
- Защита данных
Трансформация в “Умную таблицу”

Выбрав определенную область данных в таблице, можно воспользоваться такой опцией как автоформатирование. Эксель автоматически выполнить преобразование выделенного диапазона в таблицу. Вот как это делается:

Ручное форматирование

Несмотря на такую полезную опцию, рассмотренную в разделе выше, некоторые пользователи предпочитают самостоятельно определять внешний вид своей таблицы и задавать ей именно те настройки, которые считают наиболее оптимальными и подходящими. Делать это можно по-разному.

В окне “Формат ячеек”

С помощью инструментов на ленте

Для форматирования можно пользоваться инструментами, которые расположены на ленте программы, причем, самые популярные представлены в главной вкладке. Чтобы применить тот или иной инструмент, достаточно нажать на него, предварительно выделив требуемый диапазон ячеек в таблице.

Выбор типа данных

Прежде, чем начать работу с данными, нужно задать для них корректный формат, чтобы визуально было проще воспринимать информацию, а также, чтобы программа правильно ее идентифицировала и использовала во время обработки значений и проведения различных расчетов.

Окно “Формат ячеек”

В окне форматирования ячеек выполнить требуемые настройки можно во вкладке “Число”. В перечне доступных числовых форматов выбираем один из следующих вариантов ниже:

После того, как мы определились с выбором, практически для всех типов данных (за исключением общего и текстового форматов) программа предложит задать детальные параметры в правой части окна.

К примеру, для числового формата можно:

Данный инструмент удобен тем, что мы можем сразу видеть, как именно будут отображаться данные в ячейке – достаточно взглянуть на область “Образец”.

Во “всех форматах” мы можем выбрать один из подтипов формата данных или указать свой, воспользовавшись одноименным полем для ввода значения, однако, такая потребность возникает крайне редко.

Инструменты на ленте

При желании задать тип данных можно, воспользовавшись инструментами на ленте программы (вкладка “Главная”).

Однако, в отличие от окна форматирования, в данном случае возможности задать дополнительные параметры нет. Поэтому, если возникнет такая потребность, жмем по варианту “Другие числовые форматы”, после чего откроется окно “Формат ячеек”, которое мы уже рассмотрели ранее.

Выравнивание содержимого

Выполнить выравнивание, также, можно как в окне форматирования ячеек, так и в главной вкладке программы, воспользовавшись инструментами на ленте.

Окно “Формат ячеек”

Переключившись во вкладку “Выравнивание” мы получим обширный набор параметров, включающий в себя:

Настройки некоторых параметров выполняются путем выбора соответствующего значения из предложенного списка, раскрываемого щелчком по текущему варианту (например, для выравнивания по горизонтали).

Для других достаточно просто поставить галочку напротив.

Отдельно остановимся на ориентации текста. Мы можем выбрать вариант расположения текста (горизонтально или вертикально) и настроить его угол путем сдвига соответствующей точки линии с помощью зажатой левой кнопки мыши или ввода нужного градуса в специально отведенном для этого поле.

Инструменты на ленте

На ленте программы есть специальная группа инструментов “Выравнивание”, где можно выполнить самые популярные настройки.

Если их окажется недостаточно, чтобы попасть во вкладку “Выравнивание” окна форматирования ячеек, можно щелкнуть по значку (в виде незаконченного квадрата со стрелкой внутри), который расположен в правой нижней части блока инструментов.

Настройка шрифта

Перейдя во вкладку “Шрифт” в окне форматирования мы получим доступ к соответствующим параметрам. Здесь можно задать:

Отслеживать результат с учетом выполненных настроек можно здесь же, в специальном отведенном для этого блоке “Образец”.

На ленте инструментов также предусмотрена отдельная группа инструментов для настройки шрифта. Чтобы перейти к более детальным параметрам в окне форматирования ячеек, нужно нажать на специальный значок в правой нижней части данного блока.

Границы и линии

В окне “Формат ячеек” можно также выполнить настройки границ, перейдя в одноименную вкладку, в которой представлены следующие параметры:

Также есть возможность детально настроить границы в блоке “Отдельные”, выбрав для каждой линии толщину, тип и цвет. Сначала выставляем нужные параметры, затем щелкаем по границе, к которой хотим их применить.

На ленте программы специальной группы инструментов для настройки границ нет. В блоке “Шрифт” представлена лишь одна кнопка, раскрывающая перечень доступных параметров.

Выбрав пункт “Другие границы” мы попадем во вкладку “Границы” окна форматирования, которую описали выше.

Заливка ячеек

Если мы перейдем во вкладку “Заливка” в окне “Формат ячеек”, то получим доступ к следующим настройкам:

Отслеживать результат можно в специальном поле “Образец”.

Щелкнув по кнопке “Способы заливки” можно попасть в настройки градиентной заливки (хотя данной опцией пользуются не часто).

На панели инструментов программы, как и в случае с границами, для заливки предусмотрена только одна кнопка в группе “Шрифт” (вкладка “Главная”), нажатие на которую откроет список возможных вариантов.

При выбор пункта “Другие цвета” откроется окно в котором мы можем более детально настроить цвет в одной из двух вкладок – “Цвет” или “Спектр”.

Защита данных

С помощью данной функции можно защитить содержимое ячеек, поэтому она также доступна в окне форматирования в отдельно вкладке.

Здесь мы можем путем установки галочки:

Данные опции работают только после защиты листа. Более подробно ознакомиться с тем, как защитить данные в Эксель можно в нашей статье – “Как поставить пароль для защиты файла в Excel: книга, лист”.

На панели инструментов найти эти опции можно в группе “Ячейки” (вкладка “Главная”), нажав кнопку “Формат”.

В открывшемся списке представлен блок под названием “Защита”. Также здесь есть возможность сразу включить защиту листа. Если нужно перейти в окно “Формат ячеек”, следует нажать на одноименную кнопку.

Заключение

В Эксель пользователю предлагается обширный перечень инструментов для настройки внешнего вида таблицы, а также, определения типа данных, что крайне важно для того, чтобы программа правильно распознавала их. Большинство популярных настроек вынесено на ленту программы во вкладку “Главная”. Для более детальных настроек нужно воспользоваться окном форматирования ячеек, которое запускается через контекстное меню выделенных элементов.

Вводя данные на рабочий лист, у Вас может возникнуть желание оформить их в виде таблицы. Если сравнивать с обычным форматированием, то таблицы способны улучшить внешний вид и восприятие книги в целом, а также помочь систематизировать данные и упростить их обработку. Excel содержит несколько инструментов и стилей, позволяющих быстро и легко создавать таблицы. Давайте рассмотрим их.

Как сделать таблицу в Excel

По умолчанию все таблицы в Excel содержат фильтры, т.е. Вы в любой момент можете отфильтровать или отсортировать данные, используя кнопки со стрелками в заголовках столбцов. Более подробную информацию о сортировке и фильтрации в Excel Вы можете узнать из раздела Работа с данными самоучителя по Excel 2013.

Изменение таблиц в Excel

Добавив таблицу на рабочий лист, Вы всегда можете изменить ее внешний вид. Excel содержит множество инструментов для настройки таблиц, включая добавление строк или столбцов, изменение стиля и многое другое.

Добавление строк и столбцов

Чтобы внести дополнительные данные в таблицу Excel, необходимо изменить ее размерность, т.е. добавить новые строки или столбцы. Существует два простых способа сделать это:
- Начать вводить данные в пустую строку (столбец), непосредственно примыкающую к таблице снизу (справа). В этом случае строка или столбец будут автоматически включены в таблицу.
- Перетащить правый нижний угол таблицы, чтобы включить в нее дополнительные строки или столбцы.
Изменение стиля

Изменение параметров

Вы можете включать и отключать часть опций на вкладке Конструктор, чтобы изменять внешний вид таблицы. Всего существует 7 опций: Строка заголовка, Строка итогов, Чередующиеся строки, Первый столбец, Последний столбец, Чередующиеся столбцы и Кнопка фильтра.
1. Выделите любую ячейку таблицы.
2. На вкладке Конструктор в группе команд Параметры стилей таблиц установите или снимите флажки с требуемых опций. Мы включим опцию Строка итогов, чтобы добавить итоговую строку в таблицу.
3. Таблица изменится. В нашем случае внизу таблицы появилась новая строка с формулой, которая автоматически вычисляет сумму значений в столбце D.
Данные опции могут изменять внешний вид таблицы по-разному, все зависит от ее содержимого. Вероятно, Вам потребуется немного поэкспериментировать с этими опциями, чтобы подобрать необходимый внешний вид.

Удаление таблицы в Excel

Со временем необходимость в использовании дополнительного функционала таблиц может пропасть. В таком случае стоит удалить таблицу из книги, при этом сохранив все данные и элементы форматирования.

Стиль в Microsoft Excel - это сохраненная совокупность параметров форматирования ячейки. Единожды создав стиль, его затем можно многократно применять к другим ячейкам, моментально оформляя их нужным вам образом, что неимоверно ускоряет повседневную работу в Excel.

Весь список стилей доступен на вкладке Главная в группе Стили (Home - Styles) :

Важно отметить, что стиль - это не только внешнее оформление (цвет, шрифт, заливка), как многие думают. В стиле ячейки Excel можно сохранить:
- Числовой формат (денежный, процентый, даты/времени. ), в том числе и пользовательский (кг, шт, °С. )
- Параметры выравнивания (по горизонтали и вертикали), направление текста, перенос по словам.
- Параметры шрифта (цвет, начертание, размер. )
- Цвет и тип заливки (сплошная, градиент)
- Обрамление ячейки (тип, толщина и цвет линий с каждой стороны и внутри)
- Параметры защиты (нужно ли защищать ячейку и прятать в ней формулы при включении защиты листа)
Как создать стиль

Выделите ячейку, оформление которой хотите сохранить в стиле (или пустую ячейку, если хотите создать стиль "с нуля") и на вкладке Главная в группе Стили выберите команду Создать стиль ячейки (New cell style) .

В открывшемся окне можно отметить флажками, какие именно параметры ячейки должны сохраняться в новом стиле и, нажав кнопку Формат (Format) , настроить их более детально.

Чтобы создать стиль на основе уже имеющегося стиля, можно просто щёлкнуть правой кнопкой мыши по нужному стилю и выбрать команду Дублировать (Duplicate) :

Там же в контекстном меню любой стиль можно удалить или изменить его параметры.

Всё весьма несложно и даже слегка скучновато, не правда ли? Так что давайте перейдем к практическим примерам.

Стиль для целых чисел с разделителями

Начнем простого для затравки.

На Главной вкладке в группе Число есть кнопки для быстрого применения основных числовых форматов, которые вам, я уверен, хорошо знакомы:

Лично меня всегда безмерно удивляло, почему в этом наборе нет самого нужного - формата, где отображается только целая часть числа с пробелом через три разряда? Денежный - есть, процентный - есть, а вот удобного формата для обычных чисел - почему-то нет.

Кстати, третья иконка со значком "000", про которую обычно думают в этом случае, делает совершенно не то, что нужно - она не убирает дробную часть, да ещё и зачем-то выводит вместо нуля прочерк, как в финансовом формате. Совсем не оно.

Давайте устраним этот недостаток, создав свой стиль. Выбираем, как было описано выше, последовательно Главная - Стили - Создать стиль ячейки (Home - Styles - New cell style) . В окне создания стиля введём его имя и снимем все галочки, кроме первой, чтобы создаваемый нами стиль не влиял ни на какие другие параметры ячейки, кроме числового формата. Затем жмём кнопку Формат (Format) и в знакомом окне выбираем Числовой (Number) без десятичных знаков и с разделителем групп разрядов:

Жмём на все ОК и теперь у нас есть стиль для наглядного форматирования чисел - красота!

Стили для своих единиц измерения (шт, чел, упак, кг. )

Исходно в Excel в качестве единиц измерения есть только валюты и проценты. Если же по работе вы сталкиваетесь с необходимостью использовать другие единицы измерения (шт, чел, л, т, кг, упак и т.д.), то имеет смысл создать для этого специальный стиль.

Выполняем те же действия, что и в предыдущем пункте, но в окне Формат ячеек выбираем на вкладке Число опцию (все форматы). В поле Тип (Type) вводим маску (шаблон) для нашего пользовательского формата:

Такой шаблон говорит Excel, что мы хотим выводить только целую часть числа и добавить к ней пробел и ШТ. Обратите внимание, что первый пробел здесь нужен для разделения тысяч-миллионов-миллиардов, а второй - чтобы число и текст не слиплись. И вот этот второй должен обязательно находиться внутри кавычек вместе с ШТ.

После применения такого стиля получим красивое представление для штук:

Аналогичным образом можно сделать и дробный формат, например, для килограмм. В этом случае для отображения трёх знаков после запятой (для граммов) потребуется лишь добавить к нашему шаблону нули:

Стили для тысяч (К) и миллионов (М)

Ещё один пример весьма распространённой задачи - компактное представление для очень больших чисел. Вы наверняка видели варианты для тысяч с буквой "К" (1289 = 1,3К), для миллионов с буквой "М" (1 595 000 = 1,6М) или что-то похожее. Чтобы создать такие стили нам опять потребуется пользовательский формат, но с немного другим шаблоном:

Обратите внимание на пробел (без кавычек) после нуля - именно он, являясь разделителем разрядов, округляет наше исходное значение до тысяч. Если поставите два пробела - получите округление до миллионов, три - до миллиардов и т.д.

Если нужно показать после запятой один или несколько знаков (например 3,5K или 5,23М), то добавляем нули, как в прошлом примере:

Вместо международных "К" и "М" можно, само-собой, использовать и наши привычные " тыс.руб" и " млн.$" - кому как привычнее.

Стиль с цветом и процентами для отклонения от плана

Предположим, что у нас есть таблица со значениями плана и факта и вычисленным столбцом отклонения в процентах по классической формуле:

Давайте создадим для последнего столбца особый стиль, который будет:
- Положительные значения выводить зелёным цветом шрифта, со знаком плюс перед значенем процентов.
- Отрицательные значения - красным цветом и с минусом, соответственно.
Создаём стиль как и ранее, а вот маска формата будет хитрая:

[Цвет10]+0% ; [Красный]-0% ;0%

Давайте разберём её подробнее:
- Маска формата здесь состоит из 3 фрагментов, разделенных точкой с запятой. Первая применяется, если число в ячейке больше нуля, вторая - если меньше нуля, третья - если число равно нулю.
- Отклонения от плана мы хотим указывать явно - с плюсом (перевыполнение) и минусом (невыполнение), поэтому знаки плюса и минуса явно прописываем в шаблоне.
- Перед маской в каждом блоке можно указать в квадратных скобках цвет шрифта - словом (красный, синий, зеленый, желтый, черный, белый) или с помощью кода (Цвет1, Цвет2 и т.д.) Всего поддерживается 56 цветов - выбирайте любой на ваш вкус:
После применения созданного стиля картинка станет существенно приятнее:

Стили со значками и спецсимволами

Чтобы сделать ещё красивее, можно вместо плюса и минуса выводить символы стрелки вверх и вниз, соответственно. Для этого выделим любую пустую ячейку на листе и вставим туда наши значки, через команду Вставка - Символ (Insert - Symbol) :

Затем выделим вставленные символы в ячейке или в строке формул и скопируем их с помощью сочетания Ctrl + C .

Теперь, при создании стиля для отличий из предыдущего пункта, останется вставить с помощью Ctrl + V эти символы в нашу маску формата вместо плюса и минуса:

После применения такого стиля наше отклонение от плана станет ещё нагляднее:

Думаю, понятно, что такой трюк со вставкой спецсимволов позволит аналогичным образом создать стили для отображения любых нестандартных единиц измерения:

Стили со сложными условиями и эмодзи

Предположим, что у нас есть таблица с результатами экзаменов студентов или аттестации сотрудников:

Задача - показать рядом с каждым результатом его графическое представление в виде иконки (эмодзи) по следующей логике:
- больше или равно 80 баллов - отлично
- от 40 до 80 - хорошо
- меньше 40 - плохо
Создаем новый стиль, где в шаблоне числового формата задаём:

Здесь маска тоже состоит из трёх фрагментов и каждый фрагмент применяется только при выполнении условия, заданного в квадратных скобках перед ним. Если первые два условия для ячейки не выполняются, то форматирование происходит по последнему, третьему шаблону.

Эмодзи легко вставляются сочетанием клавиш Win + точка , если у вас Windows 10 со всеми обновлениями. Если же у вас более древняя операционная система, то придется их заранее вставить через Вставка - Символ из шрифтов типа Webdings, Windings и т.п. и скопировать, как мы делали в предыдущем примере.

Стиль для полей формы с защитой

Представьте, что вам нужно создать защищенную паролем форму для ввода данных пользователем. Для ячеек ввода лучше создать стиль с определенным форматированием (чтобы сразу было понятно, куда можно вводить данные) и отключенной блокировкой (чтобы не мешала защита листа):

Для этого при создании стиля убираем все флажки, кроме первого и, нажав на кнопку Формат (Format) зададим характерный дизайн (например, жёлтую заливку, курсив, выравнивание по центру) и на вкладке Защита (Protection) снимем галочку Защищаемая ячейка (Locked) .

Как лучше хранить стили

Все созданные пользовательские стили хранятся в текущей книге. Если вы хотите использовать их в других своих файлах, то есть три варианта:
- Копировать формат ячеек с помощью инструмента Формат по образцу ("кисточка" или Format Painter ).
- Подгрузить в рабочую книгу все стили из другой книги с помощью команды Главная - Стили - Объединить стили (Home - Styles - Merge styles)
- Использовать инструмент автоматической загрузки стилей из файла-библиотеки в надстройке PLEX последней версии.
Идеи для продолжения

Надеюсь, вам хватит описанных выше примеров, чтобы заработала уже ваша фантазия и вы начали сами придумывать стили для упрощения своей работы в Excel. Вот вам несколько идей для затравки:
- Стили с корпоративными цветами и шрифтами вашей компании или бренда.
- Стили с валютами, которых нет на Главной и которые долго ставить через окно Формат ячеек (например, тенге, сомони, сом и др. валюты союзных государств).
- Стили с маркерами для имитации маркированных списков в Excel как в Word.
- Стили для скрытия данных "белым на белом" или с помощью маски из трех подряд точек с запятой.
- Стили для отображения отрицательных чисел без минуса, но в скобках (как это принято в финансах для расходов).
- Стили для отображения исходных данных, вычислений и ячеек со ссылками в финансовых моделях.
- . и т.д.
Делитесь полезными стилями в комментариях - прогрессивное человечество и карма скажут вам "спасибо" :)

Читайте также: