Как из нескольких файлов эксель перенести данные в одну таблицу

Обновлено: 07.01.2025

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

в них не должно быть пустых строк/столбцов;
к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
  - Количество;
  - Среднее;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Произведение;
  - Количество чисел;
  - Стандартное отклонение;
  - Несмещенное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Несмещенная дисперсия.
Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.

Заключение

Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

Намного проще обрабатывать данные в одном файле, чем переключаться между многочисленными книгами. Однако объединение нескольких книг Excel в один файл может быть сложным и долгим процессом, особенно если книги, которые вам нужно объединить, содержат много листов. Итак, как подойти к этой проблеме? Вы будете копировать их вручную или с помощью кода VBA? Или вы используете один из специализированных инструментов для объединения файлов Excel?

Ниже вы найдете несколько хороших способов, позволяющих реализовать объединение.

Примечание. В этой статье мы рассмотрим, как копировать листы из нескольких книг Excel в одну книгу. Если вы ищете быстрый способ скопировать данные с нескольких листов на один общий лист, вы найдете подробную инструкцию в другой статье: Как объединить несколько листов в один.

Простой метод — копировать листы руками.

Если вам нужно объединить всего пару файлов Excel, вы можете вручную скопировать или переместить листы из одного файла в другой. Вот как это можно сделать:

Откройте книги, которые мы планируем объединить.
Выберите листы в исходной книге, которые вы хотите скопировать в основную книгу.

Чтобы выбрать несколько листов, используйте один из следующих приемов:

Чтобы выбрать соседние листы, щелкните вкладку первого, который вы хотите скопировать, нажмите и удерживайте клавишу Shift, а затем щелкните вкладку последнего. Это действие выберет все листы между ними.
Чтобы выбрать несмежные, удерживайте клавишу Ctrl и щелкайте вкладку каждого из них по отдельности.
Выделив все нужные листы, щелкните правой кнопкой мыши любую из выделенных вкладок и выберите «Переместить» или «Копировать…» .

В диалоговом окне «Перемещение или копирование» выполните следующие действия:
- В раскрывающемся списке «Переместить выбранные листы в книгу» выберите целевую книгу, в которую вы хотите объединить другие файлы.
- Укажите, где именно должны быть вставлены вкладки. В нашем случае мы выбираем вариант вставки в конец списка.
- Установите флажок «Создать копию», если хотите, чтобы исходные данные оставались оригинальном файле.
- Нажмите ОК , чтобы завершить операцию.

Чтобы объединить вкладки из нескольких файлов Excel, повторите описанные выше шаги для каждой книги отдельно.

Замечание. При копировании листов вручную помните о следующем ограничении, налагаемом Excel: невозможно переместить или скопировать группу листов, если какой-либо из них содержит «умную» таблицу. В этом случае вам придется либо преобразовать таблицу в диапазон, либо использовать один из других методов, не имеющих этого ограничения.

Как объединить файлы Excel с VBA

Если у вас есть несколько файлов Excel, которые необходимо объединить в один файл, более быстрым способом будет автоматизировать процесс с помощью макроса VBA.

Ниже вы найдете код VBA, который копирует все листы из всех файлов Excel, которые вы выбираете, в одну книгу. Этот макрос MergeExcelFiles написан Алексом.

Важное замечание! Макрос работает со следующим ограничением — объединяемые файлы не должны быть открыты физически или находиться в памяти, в буфере обмена. В таком случае вы получите ошибку во время выполнения.

Как добавить этот макрос в книгу

Если вы хотите вставить макрос в свою книгу, выполните следующие обычные действия:

нажимать Alt + F11 , чтобы открыть редактор Visual Basic.
Щелкните правой кнопкой мыши ThisWorkbook на левой панели и выберите « Вставить» > « Модуль» в контекстном меню.
В появившемся окне (Окно кода) вставьте указанный выше код.

Более подробная инструкция описана в разделе Как вставить и запустить код VBA в Excel .

Кроме того, вы можете загрузить макрос в файле Excel, открыть его в этой книге (включить выполнение макросов, если будет предложено), а затем переключиться на свою собственную книгу и нажать Alt + F8 для его запуска. Если вы новичок в использовании макросов в Excel, следуйте подробным инструкциям ниже.

Как использовать макрос MergeExcelFiles

Откройте файл Excel, в котором вы хотите объединить листы из других книг, и выполните следующие действия:

Нажмите комбинацию Alt + F8 , чтобы открыть окно диалога.
В разделе « Имя макроса» выберите MergeExcelFiles и нажмите «Выполнить».

Откроется стандартное окно проводника, вы выберите одну или несколько книг, которые хотите объединить, и нажмите «Открыть» . Чтобы выбрать несколько файлов , удерживайте нажатой клавишу Ctrl, указывая на их имена.

В зависимости от того, сколько файлов вы выбрали, дайте макросу несколько секунд или минут для их обработки. После завершения всех операций он сообщит вам, сколько файлов было обработано и сколько листов было объединено:

Как объединить несколько файлов с помощью Ultimate Suite.

Если вам не очень комфортно с VBA и вы ищете более простой и быстрый способ объединить файлы Excel, обратите внимание на инструмент «Копирование листов (Copy Sheets)» — одну из более чем 60 функций, включенных в невероятно функциональную программу Ultimate Suite for Excel. Она работает в версиях Excel 2010-2019.

С Ultimate Suite объединение нескольких файлов Эксель в один так же просто, как раз-два-три (буквально, всего 3 быстрых шага). Вам даже не нужно открывать те из них, которые вы хотите объединить. И это могут быть два файла или несколько — не важно.

Открыв главную книгу, перейдите на вкладку «Ablebits Data» и нажмите «Копировать листы (Copy Sheets)» > «Выбранные в одну книгу (Selected Sheets to one workbook)».

В диалоговом окне выберите файлы (а в них — листы), которые вы хотите объединить, и нажмите «Далее (Next)» .

Советы:

Чтобы выбрать все листы в определенной книге, просто поставьте галочку в поле рядом с именем книги, и все они в этом файле будут выбраны автоматически.
Чтобы объединить листы из закрытых книг, нажмите кнопку «Добавить файлы…» и выберите столько книг, сколько нужно. Это добавит выбранные файлы только в окно копирования, не открывая их в Excel.
По умолчанию копируются все данные. Однако, в разных листах можно выбрать разные диапазоны для объединения. Чтобы скопировать только определенную область, наведите указатель мыши на имя вкладки, затем щелкните значок и выберите нужный диапазон.
При необходимости укажите один или несколько дополнительных параметров и нажмите «Копировать» . На снимке скриншоте а ниже показаны настройки по умолчанию: Вставить все (формулы и значения) и Сохранить форматирование.

Дайте мастеру копирования листов несколько секунд для обработки и наслаждайтесь результатом!

На этой странице есть подробное описание всех возможностей работы мастера копирования.

Чтобы поближе познакомиться с этим и другими инструментами для Excel, вы можете загрузить ознакомительную версию Ultimate Suite.

Итак, я надеюсь, вы получили ответ на вопрос — как быстро объединить несколько файлов Excel в один.

6 примеров — как консолидировать данные и объединить листы Excel в один - В статье рассматриваются различные способы объединения листов в Excel в зависимости от того, какой результат вы хотите получить: объединить все данные с выбранных листов,объединить несколько листов с различным порядком столбцов,объединить… Как работать с мастером формул даты и времени - Работа со значениями, связанными со временем, требует глубокого понимания того, как функции ДАТА, РАЗНДАТ и ВРЕМЯ работают в Excel. Эта надстройка позволяет быстро выполнять вычисления даты и времени и без особых… Как найти и выделить уникальные значения в столбце - В статье описаны наиболее эффективные способы поиска, фильтрации и выделения уникальных значений в Excel. Ранее мы рассмотрели различные способы подсчета уникальных значений в Excel. Но иногда вам может понадобиться только просмотреть уникальные… Как получить список уникальных значений - В статье описано, как получить список уникальных значений в столбце с помощью формулы и как настроить эту формулу для различных наборов данных. Вы также узнаете, как быстро получить отдельный список с… Как объединить две или несколько таблиц в Excel - В этом руководстве вы найдете некоторые приемы объединения таблиц Excel путем сопоставления данных в одном или нескольких столбцах. Как часто при анализе в Excel вся необходимая информация собирается на одном… Как объединить строки в Excel без потери данных? Примеры и советы. - Объединение строк в Excel - одна из самых распространенных задач, которые нам нужно выполнять время от времени. Проблема в том, что Microsoft Excel не предоставляет для этого надежного инструмента. Кроме… Как правильно объединить столбцы в Excel без потери данных. - Объединение данных в Excel — это достаточно распространённая задача. Объединяют столбцы, строки, отдельные ячейки и даже целые таблицы. Из этой статьи вы узнаете, как объединить несколько столбцов Excel и не… Как сцепить ячейки в Excel при помощи различных функций и операторов - В этом руководстве вы узнаете о различных способах соединения текстовых строк, ячеек, диапазонов, столбцов и строк в Excel с использованием функции СЦЕПИТЬ, СЦЕП, ОБЪЕДИНИТЬ и оператора «&». В таблицах данные…

Иногда может возникнуть необходимость в объединении данных из разных файлов в одну таблицу. Если их много, а информация размещена на разных листах, то обычное копирование займет много времени.

Решить данную задачу поможет Power Query – встроенный в MS Excel инструмент обработки данных.

Рассмотрим пример объединения файлов с общей «шапкой» и данными на разных листах:

2. Power Query покажет все файлы, размещенные по указанному адресу:

3. Нажимаем «изменить», переходим в редактор запросов и фильтруем нужные файлы:

4. Удаляем все столбцы кроме «Content»:

5. Добавляем новый столбец и вводим формулу с учетом регистра:

Если есть предупреждение о незавершенном списке, то жмем «загрузить ещё»:

7. Удаляем столбцы кроме «Data», раскрываем его. Если есть предупреждение, то жмем «загрузить ещё»:

8. Power Query отразит сводные данные:

10. Скрываем фильтром лишние заголовки и выгружаем данные на новый/существующий лист:

Готово! Информация со всех листов всех файлов собрана в общую таблицу при существенно меньших трудозатратах по сравнению с ручным копированием.

Таким образом, Power Query позволяет решать широкий спектр задач без использования сложных запросов и формул, что делает его универсальным инструментом для обработки данных и повышения эффективности работы.

Консолидация данных представляет собой удобный способ объединения данных из нескольких источников в одном отчете. Например, если в каждом из региональных филиалов вашей компании есть сводная таблица расходов, с помощью консолидации данных можно объединить такие значения в корпоративный отчет о расходах. Такой отчет может содержать итоговые и средние данные по продажам, текущим уровням запасов и наиболее популярным продуктам в рамках всей организации.

Для подведения итогов и обобщения результатов по данным в отдельных диапазонах можно консолидировать их в сводной таблице на главном листе. Диапазоны могут находиться в той же книге, что и главный лист, или в других книгах. Консолидированные данные легче обновлять и обобщать на регулярной основе или по мере необходимости.

Настройка исходных данных

Каждый из диапазонов данных следует преобразовать в формат перекрестной таблицы с совпадающими именами строк и столбцов для элементов, которые вы хотите объединить. В выбранные данные не следует включать итоговые строки и итоговые столбцы. В приведенном ниже примере показано четыре диапазона в формате перекрестной таблицы.

Поля страницы при консолидации данных

При консолидации данных можно использовать поля страницы, содержащие элементы, которые представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, при консолидации данных бюджета отдела маркетинга, отдела продаж и производственного отдела поле страницы может содержать отдельный элемент с данными по каждому из этих отделов, а также элемент, содержащий сводные данные. В примере ниже показана сводная таблица, в которой выбраны одно поле страницы и несколько элементов.

Использование именованных диапазонов

Если велика вероятность того, что в следующий раз при консолидации данных исходный диапазон данных изменится (например, изменится число строк), рекомендуется задать имя для каждого из исходных диапазонов на разных листах. Эти имена можно использовать при консолидации диапазонов на главном листе. В случае расширения исходного диапазона перед обновлением сводной таблицы можно обновить диапазон на отдельном листе для указанного имени таким образом, чтобы включить в него новые данные.

Другие способы консолидации данных

В Excel также доступны другие способы консолидации данных, которые позволяют работать с данными в разных форматах и макетах. Например, вы можете создавать формулы с объемными ссылками или использовать команду Консолидация (доступную на вкладке Данные в группе Работа с данными).

Консолидация нескольких диапазонов

Для консолидации нескольких диапазонов вы можете воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм. В нем можно указать, сколько полей страницы будет использоваться: ни одного, одно или несколько.

Консолидация данных без использования полей страницы

Чтобы объединить данные всех диапазонов и создать консолидированный диапазон без полей страницы, сделайте следующее:

Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:

Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.

Щелкните значок мастера на панели быстрого доступа.

На странице Шаг 1 мастера выберите параметр в нескольких диапазонах консолидации, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2а выберите параметр Создать поля страницы, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2б сделайте следующее:

Перейдите в книгу и выделите диапазон ячеек, а затем вернитесь в мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить.

Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.

В разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы введите 0, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 3 укажите, следует ли добавлять сводную таблицу на новый или же на существующий лист, и нажмите кнопку Готово.

Консолидация данных с использованием одного поля страницы

Чтобы включить одно поле страницы, содержащее элемент для каждого исходного диапазона, а также элемент для консолидации всех диапазонов, сделайте следующее:

Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:

Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.

На странице Шаг 2а выберите параметр Создать одно поле страницы, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2б сделайте следующее:

Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.

Консолидация данных с использованием нескольких полей страницы

Вы можете создать несколько полей страницы и назначить имена элементов каждому из исходных диапазонов. Это позволяет выполнять частичную или полную консолидацию. Например, в одном поле страницы могут консолидироваться данных отдела маркетинга и отдела продаж без данных производственного отдела, а в другом поле — данные всех трех отделов. Чтобы создать консолидацию с использованием нескольких полей страницы, сделайте следующее:

Добавьте мастер сводных таблиц и диаграмм на панель быстрого доступа. Для этого:

Щелкните стрелку рядом с панелью инструментов и выберите Дополнительные команды.

В списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите в списке пункт Мастер сводных таблиц и диаграмм и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

В книге щелкните пустую ячейку, которая не является частью сводной таблицы.

На странице Шаг 2а выберите параметр Создать поля страницы, а затем нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 2б сделайте следующее:

Совет: Если диапазон ячеек находится в другой книге, сначала откройте ее, чтобы упростить выбор данных.

В разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы щелкните число полей, которые вы хотите использовать.

В группе Затем выберите диапазон в списке и укажите метку элемента в каждом из доступных окон полей. Повторите операцию для каждого диапазона для каждого из полей страницы выберите диапазон ячеек, а затем укажите его имя.

Если в разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы задано число 1, выберите каждый из диапазонов, а затем введите уникальное имя в поле Первое поле. Если у вас четыре диапазона, каждый из которых соответствует кварталу финансового года, выберите первый диапазон, введите имя "Кв1", выберите второй диапазон, введите имя "Кв2" и повторите процедуру для диапазонов "Кв3" и "Кв4".

Если в разделе Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы задано число 2, выполните аналогичные действия в поле Первое поле. Затем выберите два диапазона и введите в поле Второе поле одинаковое имя, например "Пг1" и "Пг2". Выберите первый диапазон и введите имя "Пг1", выберите второй диапазон и введите имя "Пг1", выберите третий диапазон и введите имя "Пг2", выберите четвертый диапазон и введите имя "Пг2".

Читайте также: