Как из 1с отправить документ по электронной почте
И так, перейдем к настройкам. Откроем раздел “Администрирование” и выберем пункт “Органайзер”. Далее переходим по гиперссылке “Настройка системной учетной записи”.
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Сразу стоит отметить, что если предполагается работать исключительно с единственным e-mail для пересылки всех нужных данных и под всеми пользователями информационной базы, то достаточно осуществить подключение системной учетки. В том случае, если требуется осуществлять пересылку, к примеру, от каждого отдела или какого-либо конкретного пользователя информационной базы, то следует настраивать дополнительные учетки.
Создадим системную учетку, которую будем использовать как для отправки, так и для получения почты. Укажем адрес почты и ее пароль в соответствующих полях. Зададим имя отправителя и автоматически определим подключение.
Если нажать на кнопку внизу формы “Перейти к учетной записи”, то откроется форма, в которой при необходимости можно переопределить настройки только что созданной учетки.
Теперь если вернемся в пункт “Органайзер" и перейдем по ссылке “Учетные записи электронной почты”, то увидим созданную системную учетную запись и здесь же можно создать новую по кнопке “Создать”.
Далее выбираем формат(ы) вложений, отмечая галочками нужные нам. Есть возможность упаковать в zip. Далее нажимаем “Выбрать”.
И далее нашему получателю придет письмо следующего вида, с соответствующим вложением.
Настройка учетной записи для отправки почты
Для создания и настройки «учетки» зайдем в раздел «Администрирование-Органайзер».
В открывшемся окне переходим по гиперссылке «Настройка системной. ».
Вводим адрес своей электронной почты и указываем имя отправителя, от лица которого будут отправляться письма. Здесь может быть как название организации, так и данные конкретного сотрудника. Активируем «Для отправки писем» (при необходимости можно поставить галку и «Для получения писем»), оставляем переключатель в положении «Определить параметры подключения автоматически» и жмем «Создать».
После некоторого ожидания, проверив настройки созданной записи, программа сообщит об успешной настройке. Нажав кнопку «Перейти», можно открыть и посмотреть созданную учетную запись в программе.
Все настройки «учетки» программа установит автоматом.
Жмем «Записать и закрыть». Наша цель достигнута.
Настройка подписи в письме
Перейдем в раздел меню «Главное-Персональные настройки».
Перейдя по гиперссылке «Настройки», выбираем учетную запись, и в поле «Подпись» вставляем или пишем текст, который будет добавляться в конце письма. Здесь же мы можем установить галочку «Отправлять копии исходящих писем по адресу». В этом случае на электронную почту будут приходить копии отправленной корреспонденции из программы 1С.
Настройка электронной почты контрагента
В справочнике «Контрагенты» при заполнении данных в разделе «Адрес и телефон», есть поле «Email». Туда мы должны заносить адреса почтовых ящиков всех наших контрагентов. Если у организации несколько адресов, мы можем добавить дополнительные поля, с помощью «Добавить-Email».
Отправка электронной почты контрагенту
На примере – отправка отчета ОСВ по счету.
В программе 1С 8.3 можно отправлять на электронную почту отчеты и печатные формы документов. Это упрощает работу бухгалтера и ускоряет взаимодействие с контрагентами. Рассмотрим, как настроить эту функцию.
Как настроить почту
Для настройки почты зайдем в меню «Администрирование — Настройки программы — Органайзер».
Раскроем пункт «Почта».
Здесь есть две ссылки: основная учетная запись почты и список всех учетных записей. Можно создать любое количество адресов и использовать их для отправки. Например, для разных пользователей задать свою учетку.
Перейдем по ссылке «Настройка системной учетной записи».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Откроется окно для настройки почты.
- Указываем адрес и пароль от электронной почты.
- Определяем, для чего будем ее применять: для отправки, для получения.
- Выбираем, кто может пользоваться почтой: все или только текущий пользователь.
- Вводим имя отправителя. Это может быть название организации или имя физического лица.
Затем настраиваем параметры подключения. Проще всего определить их автоматически. Для этого выбираем нужный пункт и нажимаем «Настроить». Второй вариант используем, если настроить автоматически не получилось. Например, если почта корпоративная.
Потребуется некоторое время для проверки настроек.
Можем перейти к учётке и проверить настройки. Также настройки можем открыть позднее из списка учетных записей.
Окно настроек выглядит так.
В любой момент можем проверить корректность по кнопке «Проверить настройки» и при необходимости изменить параметры вручную.
Аналогично создаем другие учетки.
Как настроить подпись пользователя
При отправке писем используется подпись. Ее можно настроить для каждого пользователя отдельно. Для этого перейдем в персональные настройки пользователя в разделе «Главное».
Откроем ссылку «Настройки электронной почты».
Выбираем учетную запись, проверяем и если нужно меняем подпись.
Также можем пересылать копии писем на свою почту. Можно применять для контроля отправленных писем.
Отправлять письма можем из документов и их печатных форм, отчетов, а также из карточки контрагентов и физических лиц.
Отправка из документов
Если у документа несколько печатных форм, откроется окно для выбора нужных.
Флажками отмечаем требуемые формы. Дополнительно определяем формат вложений по ссылке внизу окна.
Доступны все популярные форматы. Файлы можно положить в архив, чтобы они занимали меньше места (при отправке файлов по почте бывают ограничения на размер вложений). Если у документа только одна печатная форма, сразу откроется окно выбора формата.
Проверяем и при необходимости корректируем информацию:
- Почта получателя ставится автоматически из карточки контрагента, либо можно указать вручную.
- Тема письма и текст письма зависит от документа, можем изменить.
- Снизу показываются вложенные файлы в выбранном формате. Можно сразу открыть и посмотреть. Дополнительно можно приложить другие файлы, а также поставить подпись и печать.
Отправка из отчетов
Другой пример, отправка письма из отчета. Откроем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».
Здесь также есть кнопка отправки письма.
Отправка контрагентам и физическим лицам
Откроем карточку физического лица. На закладке «Адреса, телефоны» найдем поле с почтой и нажмем кнопку для отправки.
Рассылка отчетов по расписанию
В программе есть еще одна интересная возможность — отправка отчетов по расписанию.
Зайдем в меню «Администрирование — Настройки программы — Печатные формы, отчеты и обработки», откроем пункт «Рассылки отчетов».
Создадим новую рассылку.
- Указываем наименование, кому отправлять рассылку и тип получателей: это могут быть пользователи 1С, физические лица, контрагенты или контактные лица.
- На закладке «Отчеты» выбираем отчеты для включения в рассылку по кнопке «Подобрать». Можно добавить один или несколько отчетов.
- Указываем период отчета. Также можем посмотреть отчет по кнопке «Предварительный просмотр».
- На закладке «Расписание» настраиваем удобное расписание отправки.
- На закладке «Доставка (эл. почта)» указываем конкретных получателей, а также тему и текст письма.
- На закладке «Дополнительно» указываются дополнительные настройки.
После сохранения отчет будет отправляться по расписанию.
Данная функция отлично подойдет для ежемесячных рассылок отчетов, например, руководителю организации.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
В 1С:Документооборот есть поддержка встроенной почты и так называемой «легкой почты».
Легкая и встроенная почта – в чем разница?
Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.
Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.
На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!
Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.
Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.
Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ
Работа с внешним почтовым сервером
Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)
Отправка и получение почты
Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот
Создание документов на основании входящих писем
Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы
«Тонкие настройки» текста отправляемых писем
Хранение истории переписки по документу/объекту системы
Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот
Возможность использования внешних почтовых клиентов
Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)
Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!
Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».
При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.
Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).
На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.
На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.
Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.
На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.
На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.
После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.
Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.
Читайте также: