Как быстро ввести первичку в 1с
Современный бизнес, независимо от отрасли и масштаба, безусловно испытывает интерес к технологиям, которые позволяют в несколько раз сэкономить ресурсы и время на ввод первичных документов в 1С. Программный продукт «Загрузка документов» покорил сердца сотен пользователей! Его уже внедрили компании: ООО "СМАРТ+", ООО «ПВЦ «Восток», ООО «РегионСтрой», ООО ПФК «Диспа» и многие др.
«Сегодня инвестиции в автоматизацию рабочих процессов окупают себя с головой. Главное правильно выбрать поставщика. Внедрение программы помогло сосредоточить внимание бухгалтеров на оптимизации бухгалтерского и налогового учета обслуживающих компаний, а также существенно ускорить процесс обработки документов», - говорит главный бухгалтер аудиторской компании ЗАО "Инко-бухгалтер".
Компаниям, работающим с 1С, решение позволяет:
- Сократить время на рутинную работу и обработку первичных документов в 10 раз.
- Работать в любом удобном формате: облачном или локальном.
- Снизить количество неточностей и ошибок ручного ввода. Сервис обеспечивает высокое качество распознавания благодаря использованию технологий компании ABBYY.
- Обмениваться документами с клиентами в онлайн-режиме. Специальное мобильное приложение позволит отправлять документы в 1С с телефона.
- Обеспечить безопасность передачи информации. Обмен данными происходит в зашифрованном виде по принципу «Клиент-Банк».
- Обрабатывать документы различных форматов, таких как: XLS, .JPG, .PDF и др. всего за пару секунд.
- Загружать в 1С документы: ТОРГ-12, счета-фактуры, акты выполненных работ, паспорта РФ, платежные поручения и др.
Как это работает:
- Отправка фото или скана документа
- Распознавание данных файла
- Создание документа в 1С и его проведение
Поддерживает такие конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей, Комплексная автоматизация и др.
Пользователям программы «Загрузка документов» предоставляется бесплатная круглосуточная техническая поддержка и консультации.
Команда 42 Clouds постоянно развивает свои продукты, делая их еще более продуктивными и удобными. Сейчас разработчики занимаются созданием архива документов и новых шаблонов для распознавания.
Компании, которые работали определенное время без программы кадрового учета или принявшие решение, например, перенести данные из 1С:ЗУП 2.5 в 1С:ЗУП 3.1, нуждаются в настройке системы, после чего станет возможным введение остатков. Поэтому цель данной статьи - раскрыть вопрос внесения остатков, а также особенности настройки программы.
Введение начальных остатков. Когда нужно?
Вводить начальные остатки необходимо после создания организации и ведения ею хозяйственной деятельности до того, как произошло внедрение программы 1С:ЗУП - в данном случае имеют место остатки, а не только настройки системы.
Используем настройки расчета зарплаты и кадрового учета, где вводим данные по организациям, настраиваем учетную политику, заполняем производственный календарь и вносим данные в справочники.
Данные операции обязательны к выполнению, в противном случае система не будет работать корректно.
Меню “Все функции” в системе ЗУП 3.1
Меню “Все функции” могут воспользоваться все пользователи, для чего потребуется такая настройка:
В окне, которое откроется, присваиваем флаг “Отображать команду “Все функции””.
Данная команда дает возможность видеть все объекты конфигурации.
С помощью Ctrl + F находим нужный журнал документов или обработку по названию.
Помощник начальной настройки
Пройдя по следующим опциям “Все функции - Обработки - Помощник перехода с прежних программ” настраиваем основные параметры. Начальная страница “Помощник” позволяет осуществить перенос данных из программ, которые используются ранее.
Возможно переносить данные из других программ.
При работе в одной из таких программ, удобно использовать встроенную обработку переноса данных: сначала определяем необходимую конфигурацию, а потом выбираем ее из списка имеющихся баз.
В данном окне записывается имя пользователя и пароль. Перенос данных происходит автоматически, может быть долго, это нормально. Если невозможно напрямую подключиться к базе или база сильно доработана, желательно обратиться к специалистам за консультацией, чтобы не потерять важные данные.
Внесение остатков в 1С:ЗУП 8.3
Оформляем штатное расписание. Здесь используется документ “Утверждение штатного расписания”.
Определяем вид и размер начисления.
И наличие отпусков
Сотрудники
В справочнике “Физические лица” вносим данные по сотрудникам, создавая отдельные физлица. Документ “Начальная штатная расстановка” применяется для ввода как физлица, так и сотрудника. Для этого нажимаем “Показать все”, затем “Создать”. После этого будет предложено ввести список сотрудников, где нужно заполнить ФИО, пол, дату рождения, и затем сохранить. Так физлица и сотрудники будут сгенерированы. В дальнейшем можно добавлять данные по физлицам.
Штатная расстановка
Из позиции штатного расписания подтягиваются данные по начислениям, по отпускам и по графику работы. Дату, когда сотрудник был принят на работу, нужно установить как дату приема вручную.
Договоры ГПХ
Документы вводятся с помощью “Договора (работы, услуги)” при наличии на предприятии работников по договору гражданско-правового характера.
Отпуск по уходу за ребенком
В данном аспекте используем одноименный документ.
Плановые удержания
Для того, чтобы ввести данные по удержаниям из зарплаты применяем документы “Исполнительный лист”.
Задолженность по зарплате
Здесь используем документ “Начальная задолженность по зарплате”. Переплата сотрудника отображается отрицательным значением.
Остатки по оценочным обязательствам
Для ввода начальной информации об остатках необходимо открыть документ “Резервы отпусков” в режиме “Корректировка остатков”. В “Обязательствах и резервах по сотрудникам” вводим суммы по каждому работнику по БУ и НУ. Данные в “Обязательствах и резервах текущего месяца” отображаются по подразделениям автоматически.
Данные для расчета по НДФЛ
Введение данных по вычетам, а в некоторых случаях и начальной задолженности на начало эксплуатации (при переходе в середине года) необходимо для расчета НДФЛ. Нажимаем “Налог на доходы” в справочнике “Сотрудники”.
Также важно внести информацию о доходах, в случае работы сотрудника в другом месте в учитываемый период. Вводим стандартные вычеты ( нажимаем “Ввести новое заявление на стандартные вычеты”) имущественные вычеты ( “Ввести заявление на вычеты”).
Документ “Операции учета НДФЛ” позволяет фиксировать доходы текущего года, подлежащие учету в форме 2-НДФЛ.
Если переход осуществляется в начале года, то нет необходимости вводить данные НДФЛ, но нужно заполнить все закладки по каждому виду исчисленного дохода за все месяцы, за которые начислялся НДФЛ. Проводим по каждому сотруднику, а при различных видах доходов, и по каждому виду доходов.
Данные, чтобы рассчитать средний заработок
Автоматический расчет неявок также необходимо учитывать. Тут анализируются данные для расчета среднего заработка, используемые при расчете отпусков, командировок и больничных. Стоит отметить достаточно непростой процесс, так как вводятся данные по начислениям сотрудникам и отработанное время за 2 последних года работы.
Первый способ - это введение данных по мере необходимости непосредственно в документ неявки.
Для ускорения процесса ввода данных, нужно заполнить производственный календарь и графики работы сотрудника за год, предшествующий году начала эксплуатации системы. Можно напечатать “Расчет среднего заработка” и проверить введенную информацию:
Эти данные остаются в системе и могут быть использованы в следующий раз.
Второй способ - введение данных всех сразу используя регистры. Регистр накопления “Данные о времени для расчета среднего” содержат информацию об отработанном времени, “Данные о начислениях для расчета среднего заработка” - сведения о начислениях в регистре накопления. В документа “Перенос данных” выбираем необходимые регистры, после чего вносим данные.
Стоит отметить трудоемкость этого способа при проведении вручную, поэтому проще использовать либо первый способ либо обратиться к нашим специалистам за помощью.
Для решения нетиповых случаев, которые не в прикладном решении 1С:Бухгалтерия предприятия не автоматизированы, используют документ “Операции, введенные вручную”.
При использования данного функционала, пользователь должен понимать и быть уверенным в необходимости этого.
В данном документе можно создать три типа документа: операция, сторно документа, типовая операция. Рассмотрим каждый вид документа отдельно.
Операция
Создаем в форме списка документа новый документ “Операция”. В открывшейся форме выбрав организацию, для которой нужно сделать не типовую операцию, затем нажимаем на кнопку “Добавить”.
Также для понятия в дальнейшем, что за операция была введена, в строке “Содержание” можно описать вид операции.
В табличной части документа появится пустая строка, в которой нужно указать счета “Дебет” И “Кредит”. Также если в счете есть субконто их нужно будет заполнить. После чего указать “Сумму”.
Таким образом позволяет сделать любую корректировку, когда пользователь нашел ошибку в учете. Также следует заметить, что при вводе ручных проводок и при их заполнении количества, контроль остатков не будет производится, а просто фиксируется, так как их внес пользователь.
Используя кнопку “Еще” и выбрав пункт контекстного меню “Выбор регистра” данный документ позволяет редактировать регистры накопления и регистры сведений.
Сторно документа
В процессе работы бывают случаи, когда пользователю нужно внести некие изменения в программу, которые затрагивают закрытый период. Для этого используют сторно документа, которое позволяет изменять регистры в бухгалтерском и налоговом учете. Также скорректировать проведенные операция без нарушения логики и движения средств по счетам учета.
Создав документ “Сторно документа” в форме в поле “Сторнируемый документ” из списка документов нужно выбрать тот тип документа который будем изменять.
После выбора документа, автоматически заполняется табличная часть., в которой будут отображаться проводки выбранного документа и движения по регистрам. Суммы и количества будут отображаться красным цветом, то есть минусовое значение.
Так данный тип документа имеет печатную форму “Бухгалтерская справка”. Печатная форма будет доступна после записи документа, затем ее можно будет распечатать.
Этим способом можно вносить изменения в документы, которые были сформированы в прошлых периодах и по которым были сданы отчеты.
Типовая операция
Типовая операция – это шаблон с помощью, которого можно формировать новые или изменять уже существующие проводки бухгалтерского и налогового учета.
С помощью данного шаблона можно автоматизировать учет который не автоматизирован в документах.
Что бы воспользоваться типовыми операциями нужно в одноименном справочнике «Типовые операции» создать единожды шаблон проводок и движений по специальным регистрам.
В форме создания «Типовые операции» нужно заполнить поле «Содержание». Данное поле указывает краткое содержание проводки.
После заполнить первую вкладку «Бухгалтерский и налоговый учет» - на этой вкладке будет размещаться набор шаблона для автоматического формирования проводок в учете. В табличную часть водятся данные и счета учета, которые автоматически формируют корреспонденции счетов.
При выборе планируемого значения для поля, программа предлагает выбрать из предоставленных вариантов:
- 1. Параметр - это значение которое создается в момент написания шаблона.
- 2. Значение – устанавливается автоматически и не запрашивается при вводе документа «Операция».
Вкладка «Список параметров» показывает нам параметры , которые используются при создании шаблона. Эти данные можно изменять, добавлять новые и редактировать в зависимости от применения. Так же для настройки «Типовой операции» нужно еще выбрать регистр накопления или сведений. Это можно сделать через команду «Еще» на форме.
После выбора регистров они отобразятся вкладками на форме. Как создали сценарий его можно применять в документе «Операции, введенные вручную» с видом документа «Типовая операция».
Читайте также: