Источником данных при слиянии может быть документ ms word
Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.
Что такое слияние Excel и Word?
Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.
Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:
- Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы.
- Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей.
Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.
Настройка источника данных
После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.
Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.
На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.
2
Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.
Работа с Мастером слияния Word
Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).
Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».
3
Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.
Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.
А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:
- Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов. 4
- Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ». 5
- Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже. 6
- Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу). 7 - Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы». 8
- После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ. 9
А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.
12
На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.
После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.
13 14
Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.
Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».
В случае с номером клубной карты результат будет такой.
Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.
Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.
После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.
Код даты вводится так:
Теперь все правильно.
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.
Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.
После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.
Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.
Слияние текстов Ворда и Эксель
Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.
Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.
Выводы
Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.
Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.
Получатели слияния обычно берутся из списка имен и данных в существующем списке, например электронной таблице Excel, или списке контактов Outlook. В качестве существующего списка также может использоваться любая база данных с возможностью подключения. Если у вас еще нет списка, можете создать его в Word в ходе слияния.
Список или база данных называются источником данных для слияния.
Выберите тип списка, который будет использоваться в качестве источника данных.
Новый список
Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Ввести новый список и создайте список в открывшейся форме. Этот список сохранится в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
Дополнительные сведения о создании нового списка см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Существующий список
В качестве существующего списка может использоваться электронная таблица Excel, база данных Access или база данных другого типа. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Использовать существующий список.
Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных для слияния, если все данные правильно отформатированы и находятся на одном листе, чтобы приложение Word могло их распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
База данных Access С помощью Access можно выбрать данные из любой таблицы или запроса, определенного в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Использование функции слияния для отправки данных Access в Word.
Другие файлы баз данных Чтобы получить доступ к другим источникам данных, запустите мастер подключения к данным.
Чтобы открыть мастер подключения к данным, выберите Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список > Создать источник.
Выберите тип источника данных, который вы хотите использовать для слияния, и нажмите кнопку Далее.
Чтобы настроить подключение к данным для документа слияния, следуйте инструкциям мастера.
Список контактов Outlook
Вы можете извлечь данные прямо из списка контактов Outlook и поместить их в Word. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Выбрать из контактов Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния.
Новый список
Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Создать новый список и создайте его с помощью открывшихся диалоговых окон. Этот список сохраняется в виде файла документа для многократного использования.
Дополнительные сведения о том, как создать новый список, см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Существующие источники данных
Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.
Электронная таблица Excel
Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния. Данные должны быть хорошо отформатированы и находиться на одном листе, чтобы приложение Word могло их правильно распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.
Список контактов Outlook
Контактные данные можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.
Список контактов Apple
Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.
Текстовые файлы
Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.
• Ввести новый список
В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).
Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.
Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.
• Использовать существующий список
Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Открытие книги выберите нужный лист и выполните одно из следующих действий:
Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист.
Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.
• Выбрать из контактов Outlook
Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.
В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.
• Контакты Apple
Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.
• File Maker Pro
Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.
Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.
Электронная таблица Excel
Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что Word может их правильно прочитать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.
Список контактов Outlook
Сведения о контактах можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.
Список контактов Apple
Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.
Текстовые файлы
Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.
В этой статье обсуждаются функции слияния в Microsoft Office Word 2003, Word 2007 и Word 2010.
Дополнительные сведения
Откройте или создайте основной документ.
Основной документ: при выполнении операции слияния в Microsoft Word, это документ, содержащий текст и рисунки, являются теми же для каждой версии составного документа, например обратный адрес или приветствие в бланке.
Откройте или создайте источник данных со сведениями о каждом получателе.
Источник данных: файл, содержащий данные для слияния в документе. Например список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Необходимо подключиться к источнику данных, прежде чем использовать данные в нем для процесса слияния.
Добавьте или настройте поля слияния в основной документ.
Поле слияния: это местозаполнитель, которые вставляются в основной документ. Например, вставить поле слияния Город Word подставит вместо него название «Париж», хранятся в
Поле данных « Город ».
Слияние данных из источника данных в основной документ для создания нового составного документа.
Объединенный документ: это итоговый документ, который появляется при слиянии основного документа слияния список адресов. Итоговый документ может быть получен в печатном виде или документ Word, содержащий результаты слияния.
Word упрощает процесс слияния с помощью мастера, который проведет вас через все этапы. Если вы предпочитаете работать без мастера, можно использовать панель инструментов Слияние . Так или иначе, в результате получается, что каждая строка (или запись) в источнике данных приводит к отдельному документу на бланке, почтовой наклейке, конверта или элемента каталога.
Слияние можно также использовать для создания любого типа документа, который сопоставляет поля данных, не только почтовых наклеек и каталогов. Например используя параметр « наклейки » для видеокассет в электронной таблице, можно создать наклейки для видеокассет.
Вопрос 1: Слияние выполняется точно так же, как в более ранних версиях Microsoft Word?
A1: слияние обладает той же функциональностью, как в предыдущих версиях Word. Использование слияния в Word с помощью одного из следующих методов:
Используйте панель инструментов Слияние .
В Word 2003 выберите пункт панели инструментов
в меню Вид и выберите пункт Слияние для отображения панели инструментов Слияние .
Панель инструментов Слияние в Word 2007 или Word 2010 находится на вкладке рассылки и включает группе Начать слияние , группе запись и добавление полей , Предварительный просмотр результатов группы и группы « Готово ».
Примечание. Параметры на панели инструментов Слияние предлагают аналогичные функции, как в предыдущих версиях Word.
Используйте Слияние.
Чтобы сделать простой в использовании, добавьте команду Слияние
Сервис , подменю письма и рассылки
в меню Word 2003, выполните следующие действия.
В меню Сервис выберите команду
Настройка.
Перейдите на вкладку команды .
В списке категории выберите пункт
Все команды.
Выберите в списке « команды »
Слияние.
Перетащите команду Слияние в подменю письма и рассылки в Сервис
menu.
Примечание. При наведении указателя мыши над письма и рассылки
подменю, появится черная горизонтальная черта. Это полоса указывает место, где будет отображена команда в меню Сервис при отпускании кнопки мыши.
В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку
Закрыть.
Чтобы добавить команду Слияние в панели Быстрого доступа в Word 2007, выполните следующие действия.
Нажмите Кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word.
Выберите в списке выбрать команды изВсех команд и нажмите кнопку Вспомогательные слияния почты в списке выбрать команды из .
Q2: Можно переместить точку вставки при вставке полей слияния?
A2: при открытом диалоговом окне Вставить поле слияния в основной документ слияния не удается переместить точку вставки. Если нажать клавишу ENTER или пробел, чтобы переместить точку вставки, выбранное поле слияния вставляется в документ. Чтобы переместить точку вставки, закройте диалоговое окно Вставить поле слияния и переместите курсор. Чтобы вставить в другое место в основной документ новое поле слияния, на панели инструментов Слияние нажмите кнопку Вставить поля слияния . Чтобы обойти эту проблему и использовать функциональные возможности, предоставляемые предыдущими версиями Word, добавьте поле « Вставить поле слияния
Кнопка панели инструментов Слияние .
Дополнительные сведения о перемещении курсора щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
276005 не удается переместить курсор при вставке поля слияния
Q3: Диалоговое окно выбора источника данных всегда использует папку Мои источники данных при нажатии кнопки Обзор, чтобы открыть источник данных. Можно его изменить?
A3: к сожалению, поведение Выбор источника данных
диалоговое окно изменить нельзя. Оно всегда обращается к папке Мои источники данных. Тем не менее, можно создать ярлык или используя другие методы
Список Мои источники данных диалогового окна для получения быстрого доступа к ваш адрес слияния.
Дополнительные сведения о том, как получить быстрый доступ к списки адресов слияния, щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
276004 «Мои источники данных» всегда отображается в списке выбора данных источника поиска в Word
4-м квартале: Как создать и распечатать форму письма?
Дополнительные сведения о том, как выполнить операцию слияния в бланке щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Использование слияния для создания стандартных писем в Word как 294683
Дополнительные сведения о том, как слияния нескольким получателям электронной почты щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Обратите внимание, Microsoft Publisher 2007 или Publisher 2010 поддерживает это.
Вопрос 7: Как выполнять слияние конверты?
A7: необходимо использовать функцию слияния при массовой рассылки отправляется нескольким получателям, и требуется личная папка для каждого конверта.
Дополнительные сведения о способах адресов слияния для печати непосредственно на конвертах щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
294685 как с помощью слияния создавать конверты в Word
Вопрос 8: Как выполнять слияние наклейки?
A8: следует использовать средство слияния для печати сведений о подписи, например, почтовый адрес для писем и открыток.
Дополнительные сведения о том, как слияние сведения о подписи щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
294684 как использовать слияние для создания почтовых наклеек в Word
Вопрос 9: Как добавить рисунок или логотип для наклейки?
A9: В основном документе слияния метки, чтобы добавить рисунок или логотип, который будет в первой метке, использовать следующие методы:
В Word 2003 выберите пункт
Рисунок в меню Вставка , а затем щелкните
Из файла.
В Word 2007 или Word 2010 щелкните в группе иллюстрации вкладки Вставкарисунка .
Чтобы вставить рисунок или логотип на метку, воспользуйтесь одним из следующих способов:
На панели инструментов Слияние (на
Меню Вид пункт панели инструментови нажмите кнопку
Слияние) щелкните Размножить наклейки.
В области задач Слияние (на
Меню Сервис выберите пункт письмаи рассылки и выберите команду Мастер слияния), нажмите кнопку обновление всех наклеек.
Копирует информацию из первой наклейки для всех остальных наклеек на основной документ слияния метки.
Дополнительные сведения о том, как добавить рисунок или логотип наклейки щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Добавить рисунок или логотип на все наклейки в Microsoft Word как 285065
Q10: Почему существует только одна страница наклеек на экране при просмотре объединенный документ?
A10: чтобы просмотреть наклейки с помощью области задач Слияние , нажмите кнопку Далее: Просмотр наклеек. В
Функция предварительного просмотра в мастере слияния предназначен для отображения только одну страницу за раз. Чтобы просмотреть все наклейки и внести необходимые изменения перед выводом на печать объединенного документа, нажмите кнопку Далее: Завершение слияния. Щелкните Изменить отдельные наклейки. Откроется новый документ, содержащий объединенные наклейки.
Вопрос 11: Использование слияния для создания каталога или каталога?
A11: необходимо использовать функцию слияния для печати списка, например телефонного справочника или списка элементов на одной странице.
Дополнительные сведения о том, как сведения о слияния как каталог щелкните приведенные ниже номера статей базы знаний Майкрософт:
Использование слияния для создания каталога в Word как 294693
Использование слияния для создания списков, отсортированных по категориям, в Word как 294686
Вопрос12: Почему для факсов не доступен параметр для слияния?
Дополнительные сведения о слияния для факса щелкните приведенные ниже номера статей базы знаний Майкрософт:
Использование слияния для создания факсы в программе Microsoft Word 2002 и более поздних версиях Microsoft Word как 294695
282550 слияние для команд факса недоступна на панели инструментов слияния
Q13: Как создать список адресов для слияния?
A13: простой формат источника данных для работы с представляет собой таблицу Word. Тем не менее можно использовать любой формат типа базы данных, такой как текстовый файл с полями, которые разделяются запятыми или символами табуляции и записей, разделенные знаками абзаца.
Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния в Microsoft Word щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Разработка и Создание списка адресов слияния в Word как 294688
Чтобы обойти эту проблему, необходимо сохранить файл источника данных локально или на сетевом диске (сопоставленный или UNC-путь). После этого можно выполнить слияние.
A16: Microsoft Word не поддерживает эту функцию. Тем не менее это можно сделать программно с помощью CDOSys. Вы можете обратиться поставщика решений для построения решения.
Для получения дополнительных сведений щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Сейчас мы с Вами рассмотрим пример реализации того, как можно выполнить слияние данных Word с данными Microsoft SQL Server, при этом данный процесс будет автоматизирован средствами VBA Access 2003.
Многие, наверное, уже умеют осуществлять слияние документов Word, например, с источником данных Excel или с тем же SQL сервером, но не все знают, как можно автоматизировать данный процесс или внедрить его в какую-нибудь программу.
Однажды у меня встала задача автоматизировать слияние некого шаблона Word с данными расположенными на SQL сервере, при этом все это необходимо было внедрить в программу, разработанную в Access 2003 (ADP проект). И сегодня я покажу пример решения данной задачи.
Исходные данные
И для начала давайте разберем исходные данные, т.е. что мы имеем.
Итак, в качестве клиента, как я уже сказал, у нас будет выступать ADP проект Access 2003. В качестве источника данных для примера будет выступать SQL Server 2012 Express. На компьютере установлен Microsoft Office 2013 (и Access 2003).
Создадим на сервере тестовую таблицу и заполним ее данными (допустим в базе данных Test). Для этого Вы можете запустить следующую SQL инструкцию.
Заметка! Начинающим программистам рекомендую почитать книгу «SQL код», с помощью которой Вы научитесь работать с языком SQL во всех популярных системах управления базами данных.
Заметка! Если Вы не знаете, что делает вышеуказанная инструкция, рекомендую посмотреть мой видеокурс «T-SQL. Путь программиста от новичка к профессионалу. Уровень 1 – Новичок», который предназначен для начинающих. В нем подробно рассмотрены все базовые конструкции языка SQL, включая все вышеперечисленные.
Создаем файл подключения к источнику данных MS SQL Server
Теперь давайте создадим файл подключения (ODC) к нашему источнику данных. Данный файл будет выступать своего рода «шаблоном файла подключения», так как впоследствии мы можем, и будем переопределять и базу данных и сам SQL запрос.
Переходим на вкладку рассылки и в меню «Выбрать получателей» выбираем «Использовать существующий список».
Затем в окне выбора источника данных нажимаем кнопку «Создать».
Далее выбираем тип источника данных, т.е. Microsoft SQL Server. Жмем «Далее».
Потом вводим адрес сервера и нажимаем «Далее».
Затем выбираем базу данных и таблицу для подключения, еще раз напомню, это всего лишь шаблон, все эти параметры мы будем переопределять, жмем «Далее».
И в заключение вводим понятное название файла подключения, а также мы можем сразу его сохранить в нужный нам каталог путем кнопки «Обзор», по умолчанию он сохраняется в «C:\Users\Имя_Пользователя\Documents\Мои источники данных». Нажимаем «Готово».
Все, файл создан, Word можем закрыть без сохранения.
Создаем шаблон Word для слияния
Теперь давайте подготовим шаблон Word, т.е. это тот документ, в который мы будем подставлять данные из базы данных SQL сервера.
Вся подготовка сводится к тому, что нам необходимо вставить поля слияния там, где это нам нужно. Это делается следующим образом. Вкладка «Вставка -> Экспресс-блоки -> Поле».
Ищем поле MERGEFIELD и вводим название поля, которое будет соответствовать полю в источнике данных (в моем случае это ProductName и Price). Жмем «ОК».
Так как у меня это тестовый шаблон в нем текста практически не будет, и выводить я буду всего два поля, у Вас скорей всего будет много текста и много полей слияния.
Код VBA Access 2003 для слияния документа Word с источником данных MS SQL Server
Осталось написать код VBA, который будет осуществлять слияние. Для примера давайте добавим на форму кнопку StartMerge и поле Price для фильтрации данных. Затем в редакторе Visual Basic напишем процедуру для слияния, допустим с названием MergeWord, и в обработчик события кнопки StartMerge (нажатие кнопки) вставляем код вызова этой процедуры. Весь код будет выглядеть следующим образом (я его прокомментировал). Сразу поясню, что шаблон Word и файл ODC у меня лежат в каталоге D:\Test\.
Сохраняем и проверяем работу.
После нажатия на кнопку (StartMerge) запустится Word, в котором уже все данные заполнены и документов будет столько, сколько строк в источнике.
Как видим, все работает. На этом у меня все, надеюсь, материал был полезен. Пока!
Читайте также: