Google workspace как настроить outlook
Добавить Google Workspace в Outlook
Часть 1. Настройка учетной записи для включения доступа по протоколам POP / IMAP.
Оба протокола совершенно разные. Основное отличие состоит в том, что конфигурация POP (Post Office Protocol) загружает и сохраняет ваши электронные письма локально, и внесение в них каких-либо изменений не влияет на исходный контент на сервере. Настройка IMAP (Internet Messaged Access Protocol) позволяет загружать и синхронизировать электронную почту между всеми клиентами и сервером. В наши дни IMAP более предпочтителен из-за его функций синхронизации.
Теперь узнайте, как включить доступ по протоколу IMAP в учетной записи G Suite. Вы можете щелкнуть изображения, чтобы увидеть их увеличенные версии.
Теперь вы закончили настройку Gmail, теперь нам нужно настроить Outlook для получения ваших писем. Теперь вы можете настроить любой другой почтовый клиент или добавить этот адрес электронной почты на свой мобильный телефон, выполнив аналогичные шаги по настройке.
Часть 2: Конфигурация Outlook
Наконец, сохраните настройки и переходите к следующему шагу.
Outlook проверит настройки вашего сервера и подскажет, если что-то пойдет не так.
Поиск проблемы
Если вы не можете войти в систему и Outlook снова и снова требует пароль, возможно, вы включили двухэтапный вход в свою учетную запись. Вы можете отключить двухэтапный вход или сгенерировать пароль приложения. Пароли приложений заменяют ваши обычные пароли, которые можно использовать для входа в приложения и другие устройства. Вам не нужно запоминать пароли приложений, их можно легко сгенерировать. Перейти к эта ссылка чтобы сгенерировать пароль вашего приложения.
Итак, это было все о настройке и добавлении вашей учетной записи G Suite в Outlook. Процесс состоит из множества этапов, но их довольно легко преодолеть.
.
При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.
Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.
Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты
Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.
Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:
- Opera Mail;
- Mozilla Thunderbird;
- Koma-Mail;
- SeaMonkey;
- The Bat!
С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.
Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.
Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.
Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook
Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:
На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.
В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.
Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.
Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook
Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:
- портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
- пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.
При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:
Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.
Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).
Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».
В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:
Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:
С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.
В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».
Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.
Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов
Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.
Подключение к Outlook почты Gmail
Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.
Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.
Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.
_.jpg)
_.jpg)
Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.
Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.
На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.
Обзор дополнительных возможностей Outlook
_.jpg)
Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.
Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.
Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.
В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.
Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.
Новые функции Outlook 2019
Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:
Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.
Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.
Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.
Заключение
С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.
Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.
Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.
Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.
Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.
В этой статье объясняется, как настроить использование на сайте учётной записи Google Workspace (прежнее название — G Suite). Если у вас нет учётной записи Google Workspace, вы можете добавить её к своему домену здесь или посмотреть инструкции для других служб эл. почты на главной странице Добавление адреса электронной почты.
Автоматическая настройка Google Workspace
Если ваш домен ещё не подтверждён в Google, можно использовать наше средство, которое автоматически подготовит и настроит вашу учётную запись Google Workspace! Для этого выполните следующее:
2. Перейдите в раздел Мой сайт → Управление →Домены и выберите домен, на который нужно добавить Google Workspace.
3. Выберите Изменение серверов доменных имен и записей DNS.
4. Выберите Google Workspace.
5. Вставьте проверочный токен, полученный в шаге 1.
6. Нажмите Настроить Google Workspace.
Всё готово к работе.
Настройка Google Workspace с помощью записи TXT
Если ваш домен уже подтверждён в Google, можно быстро настроить существующий экземпляр Google Workspace путём добавления этой записи TXT к домену:
Для её добавления перейдите в раздел Мой сайт → Платные услуги → Домены. Выберите домен, а затем опцию Обновление записей DNS. Прокрутите страницу вниз, выберите Google Workspace и добавьте запись TXT следующим образом:
Нажмите Настройка Google Workspace. Требуемые записи MX, необходимые для работы Google Workspace, будут автоматически добавлены к домену.
Настройка Google Workspace вручную
Если вы хотите настроить Google Workspace вручную, сначала необходимо подтвердить домен в Google и добавить соответствующие записи MX и TXT.
Шаг 1: подтвердите домен в системе Google
Если вы ранее подтвердили домен с помощью Google Workspace, этот этап проверки можно пропустить и перейти к шагу 2 — добавлению записей MX и TXT.
1. Настройте учётную запись в Google Workspace.
2. Когда Google предложит вам подтвердить домен, нажмите Подтвердить, что вы являетесь владельцем домена.
3. Нажмите Продолжить во всплывающем окне.
4. Нажмите раскрывающееся меню и выберите регистратора доменных имен.
5. Выберите Другой внизу списка.
6. Скопируйте код, начинающийся словами google-site-verification.
8. Перейдите в раздел Мой сайт → Платные услуги →Домены и нажмите домен, в который нужно добавить Google Workspace.
9. Выберите Изменение серверов доменных имен и записей DNS.
10. Выберите Записи DNS
13. Подождите несколько минут, затем вернитесь в личный кабинет Google.
15. На странице с поздравлениями нажмите Продолжить.
Шаг 2: добавьте записи MX и TXT
1. Перейдите в раздел Мой сайт → Платные услуги →Домены и выберите домен, в который нужно добавить Google Workspace.
2. Выберите Изменить серверы доменных имен и записи DNS.
3. Выберите Записи DNS
4. Выберите MX в нижнем раскрывающемся меню Тип. Оставьте поле Имя пустым.
5. Введите все записи MX, перечисленные ниже. Для этого выполните следующее:
6. Необходимо добавить еще одну запись TXT:
Для этого выполните следующее:
Теперь все готово! Ваш электронный адрес заработает в ближайшие несколько часов.
Если у вас возникли проблемы с эл. почтой Gmail или Google Workspace, посетите страницу решения проблем с почтой Gmail.
Корпоративная почта Gmail является частью инструментария для бизнеса Google Workspace.
В отличие от многих почтовых сервисов, имеющих бесплатные тарифы, сервис платный, однако имеет свои преимущества. Для того, чтобы вы могли познакомиться с его возможностями и решить, подходит ли вам это, первые 14 дней сервисом можно пользоваться бесплатно.
Пользователи почты Google Workspace получают доступ к облачному хранилищу, набор инструментов для командной работы, в том числе для проведения и записи видеовстреч и подготовки презентаций, а также — возможность использовать корпоративный почтовый емейл с собственным адресом.
Процесс настройки состоит из трех шагов:
Создание аккаунта для домена
Для того чтобы создать новый аккаунт, сначала переходим по ссылке нажимаем на кнопку «Начать здесь»:
После этого заполняем информацию о компании: название организации, количество сотрудников и страну, контактную информацию, включая резервный email и жмем кнопку «Далее».
На следующем этапе Google Workspace предлагает выбрать существующий домен или купить новый. В рамках статьи рассмотрим уже существующий домен, потому выбираем первый вариант.
Теперь можно подключить домен сайта, для которого создается корпоративная почта.
После чего Google Workspace предложит использовать введенный ранее домен для настройки аккаунта, а также — получать на почту этого домена электронные письма с советами и новостями.
Теперь можем приступить к созданию пользователя для нашей почты, вводим его имя, задаем пароль и нажимаем «Принять и продолжить».
Теперь, когда аккаунт создан, можно приступать к настройкам:
Привязка и подтверждение домена
На странице первичной настройки Google предложит подтвердить домен, нажимаем на кнопку «Подтвердить».
Самый простой способ подтвердить домен — это подтверждение через DNS-записи. Данный способ будет предложен по умолчанию при переходе по кнопке «Продолжить».
Теперь необходимо создать для вашего домена TXT-запись со следующими параметрами:
- имя записи : @ или имя вашего домена с точкой на конце
- TTL : 86400 или по умолчанию
- тип : TXT
- значение : текст из поля «Запись TXT».
В нашем примере мы будем использовать значение TTL 3600, заданное по умолчанию.
В панели DNS это может выглядеть так:
После добавления данной TXT-записи прокрутите страницу до конца и нажмите «Подтвердить домен»:
Проверка подтверждения занимает примерно 5 минут. После чего со страницы с TXT-записью вас перенаправит на прежнюю страницу с настройками, где вы сможете продолжить работу:
MX-записи Gmail
Теперь можно добавить MX-записи, они нужны для обозначения почтового сервера, который будет обрабатывать вашу почту. Для Gmail данные записи выглядят так:
Таким же образом создаем дополнительные записи с параметрами приведенными ниже. В зависимости от того, ограничивает ли количество MX-записей регистратор домена, вы сможете создать от 1 до 4 дополнительных — чем больше, тем лучше.
Они нужны на случай, если основной почтовый сервер будет недоступен. Тогда почта уйдёт с другого доступного сервера со следующим приоритетом по иерархии (чем меньше число, тем выше приоритет).
SPF-подпись Gmail
Добавление SPF также производится из DNS-панели, для начала открываем ее и смотрим, есть ли TXT-запись, которая начинается с v=spf1. Если есть, нужно отредактировать её, добавив в конце перед
Примеры того, как может выглядеть полное значение записи:
DKIM-подпись Gmail
С помощью DKIM-подписи повышается уровень доверия к вашему домену: письма, подтвержденные этой подписью, реже попадают в спам.
Если еще не авторизовались с новой созданной почтой, выполняем вход в аккаунт Google и переходим в Аккаунт > Администратор:
На главной странице консоли администратора выберите Приложения > Google Workspace > Gmail.
Выбираем пункт «Аутентификация электронной почты».
В выпадающем списке выбираем домен, где будет использоваться DKIM, и нажимаем «Создать новую запись»:
В открывшемся окне будут доступны следующие параметры:
После того, как кликните на кнопку «Создать», будет сгенерирован ключ, который понадобится далее.
В DNS-панели создаем запись с параметрами:
Теперь можно включить аутентификацию, дождаться обновления DNS, и приступать к работе с почтовым ящиком.
Настройка CMS для работы с SMTP
Рассмотрим настройку CMS для работы с SMTP с использованием ранее созданной почты на примере Wordpress. В данной CMS настройки легко выполнить при помощи плагина WP Mail SMTP от WPForms. Установить его можно через панель администратора сайта или скачать.
После нажатия на кнопку «Activate» вы окажетесь на начальной странице настройки плагина:
Выберите Gmail, а затем подтвердите, что хотите продолжить:
Далее плагин предложит создать приложение через ваш Google Аккаунт, где можно сгенерировать ID и секретный ключ для работы с сайтом через вашу gmail почту. Чтобы следовать инструкции, нужно быть авторизованным в только что созданном почтовом аккаунте.
После данного шага возвращаемся к настройкам плагина в панели администратора сайта, вводим полученные ID и ключ в соответствующие поля:
Авторизуемся и разрешаем приложению использовать нашу почту:
Если проверка авторизации прошла успешно, плагин предложит настройку дополнительных возможностей, после чего установка будет завершена.
Когда настройки в плагине будут окончены, из панели администратора сайта на вкладке плагина они будут выглядеть так:
Теперь можно проверить отправку почты прямо из плагина:
Читайте также: