Где лучше делать таблицу в ворде или в экселе
Таблицы помогают структурировать и наглядно представить информацию в отчетах, учебных схемах, деловых предложениях и презентациях.
«Бери и Делай» подготовил простую инструкцию, как создать и оформить таблицу в программах Microsoft Excel и Microsoft Word.
Как сделать таблицу в Excel
Введите данные в Excel и выделите заполненные ячейки. Затем откройте на рабочей панели вкладку «Вставка» (Insert) и нажмите «Таблица» (Table).
В диалоговом окне проверьте адреса выделенных ячеек. Если все верно, нажмите ОК.
Программа автоматически создаст таблицу. Ее можно оставить как есть или отформатировать по своему усмотрению. Для этого в нижнем правом углу нажмите значок графика. В выпавшем меню можно выбрать шаблоны форматирования, создать гистограммы на основе данных или дополнить таблицу графическими элементами вроде стрелочек.
Для таблицы можно настроить сортировку. По умолчанию справа от заголовка каждого столбца есть стрелочка. Нажмите ее у того столбца, данные которого хотите отсортировать, и выберите нужную опцию, например сортировку по возрастанию, убыванию или цвету выделения ячейки. Еще вы можете отметить галочкой конкретные строки, которые нужно отобразить в таблице. Остальные будут скрыты.
Основные инструменты форматирования открываются при нажатии правой кнопки мыши. В выпадающем меню вы можете вставить (Insert) или удалить (Delete) строки и столбцы, изменить шрифт и размер текста, задать формат ячеек или настроить цветовое выделение.
Больше инструментов форматирования доступно во вкладке «Работа с таблицами» (Table Tools) на панели Excel. Например, вы можете удалить или добавить строку заголовков (Header Row), убрать или поставить кнопку фильтра (Filter Button), выделить жирным курсивом первый и / или последний столбец (First Column / Last Column), а еще добавить строку «Итого» (Total Row). Она автоматически посчитает сумму данных последнего столбца.
Наконец, во вкладке «Работа с таблицами» доступны шаблоны форматирования. Здесь можно выбрать один из десятков готовых стилей.
Как сделать таблицу в Word
Откройте документ Word, выберите на рабочей панели вкладку «Вставка» (Insert) и нажмите «Таблица» (Table). В выпавшем меню выберите нужно количество строк и столбцов будущей таблицы. Заполните их данными.
Откройте вкладку «Работа с таблицами» (Table Tools), где доступны готовые шаблоны и инструменты форматирования. Выберите понравившийся стиль и по желанию настройте его в левой части вкладки.
В этой же вкладке можно настроить границы таблицы. Выберите в меню понравившийся стиль (Border Styles), выберите вид линий, их толщину и цвет (Pen Color). Затем, нажав на кнопку «Границы» (Borders), настройте расположение границ таблицы.
Как и в Excel, основные инструменты форматирования таблицы открываются при нажатии правой кнопки мыши. В выпадающем меню вы можете вставить (Insert) или удалить (Delete) строки и столбцы, изменить шрифт и размер текста, задать формат ячеек или настроить цветовое выделение.
Готовую таблицу можно перемещать по листу, зажав в левом верхнем углу значок со стрелочками.
Создать таблицу в Word можно и другими способами. Нажмите «Таблица» (Table) во вкладке «Вставка» (Insert) на рабочей панели и выберите в меню «Вставить таблицу» (Insert Table). В открывшемся окне укажите количество столбцов (Columns) и строк (Rows) будущей таблицы. Также настройте ширину столбцов. Ее можно задать автоматически (Fixed column width: Auto), настроить конкретный размер или включить автозаполнение (AutoFit to contents). В последнем случае ширина столбца будет зависеть от количества введенных знаков.
Помимо автоматической вставки строк и столбцов вы можете самостоятельно нарисовать таблицу (Draw Table), создать внутри документа Word таблицу Excel или воспользоваться быстрыми шаблонами с готовыми стилями (Quick Tables). Они пригодятся, если нужно создать стандартизированную таблицу вроде календаря, алфавита или простого списка.
Текстовый редактор Word хорош не только для создания текстов, но также для вставки и рисования таблиц. Таблицы могут понадобиться для абсолютно разных нужд, но в целом задача у них одна – систематизировать информацию, так сказать, всё разложить по полочкам. В случае с Word-ом это будут не полочки, а столбцы и строчки. Итак, начинаем.
Вариант 1. Таблица в один клик.
В верхнем горизонтальном меню инструментов документа выбираем пункт «Вставка», затем «Таблица». При нажатии на «Таблицу» левой кнопкой мыши выпадает окошко. Нас интересуют ячейки – маленькие квадратики, если навести на них курсор, получится выбрать количество горизонтальных и вертикальных столбцов будущей таблицы. Видеть, сколько именно столбиков создаётся, можно сразу. Всё просто и интуитивно понятно. Плюс ко всему, занимает минимум времени. В получившуюся табличку вписываем необходимые данные. Заметим, что таблица Word, в отличие от расчётов не делает, по формулам не высчитывает, поэтому за цифровыми вычислениями не к Word-у.
Но бывают случаи, когда ячеек не хватает. Тогда количество столбцов в таблице задаётся вручную. Сделать это совсем просто. Остаёмся во вкладке «Таблица», только теперь обращаем внимание на строку «Вставка таблицы». Щёлкаем на неё левой клавишей мыши. В открывшемся окошке смело прописываем количество вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Такое прописывание вручную незаменимо, если таблица должна быть очень большой, ведь тогда строк может понадобиться не один десяток. Выглядеть всё это в Word-е будет так:
Вариант 2. Рисовать – проще простого!
Если вы всё же не привыкли искать лёгких путей, тогда компьютерная мышь вам в руки, будем ею рисовать таблицу. По-прежнему остаёмся в «Таблице», но на этот раз выбираем строку «Нарисовать таблицу». При нажатии на неё, на документе появится карандаш, которым и будем творить. Чтобы всё получилось, удерживаем левую кнопку мыши. Таким образом прорисовываем каркас таблицы, то есть создаём прямоугольник или квадрат, как нравится. Внутри получившейся основы затем чертим линии с помощью всё того же карандаша. Естественно, линии будут вертикальными и горизонтальными. Здесь важно соблюдать расстояние между столбцами и строчками, так как мы ведь сами рисуем, поэтому аккуратность таблицы зависит от нас. Работа кропотливая, но того стоит, если вы хотите, чтобы ваша табличка была не такой, как остальные;)
Вариант 3. И ещё немного о таблицах Word 2013…
Прежде чем поставить точку, поговорим ещё о нескольких видах таблиц. Word даёт нам с вами возможность вставить в документ таблицу Excel, если это нужно. Для этого в выпадающей вкладке «Таблица» выберем строку «Таблица Excel». Результатом щелчка левой кнопкой мыши станет соответствующая таблица, в которой уже можно проводить все важные расчёты. При этом верхняя панель инструментов, если мы нажмём на ячейку таблицы, немного изменится. Это говорит о том, что мы приступили к работе именно с Excel.
Приятным дополнением от Word стала возможность вносить Экспресс таблицы. Проще говоря, это такая строка всё в том же меню «Таблица», при нажатии на которую выпадают готовые таблицы с уже прописанными данными. Скажем, если вам нужен список чего-то, но вы хотите сэкономить время на его написании, хотите, чтобы таблица смотрелась презентабельно, тогда этот пункт для вас. Здесь нужно будет только немного подкорректировать числа или слова, а в остальном всё очень даже красиво. Радует также присутствие в «Экспресс таблицах» редактируемых календарей.
Теперь, когда мы перешли на «ты» с таблицами Word-а, можно не сомневаться, что любая информация всегда будет смотреться аккуратно. И пусть всё будет на своих местах не только в документах, но и в жизни.
Как создать таблицу?
При работе с документами необходимость вставить таблицу в текст или создать электронную таблицу для подсчетов возникает очень часто. Несмотря на это, вопрос «Как создать таблицу?» остается актуальным для многих пользователей. Программа Microsoft Office позволяет создавать таблицы в нескольких своих приложениях.
Как создать таблицу в MS Word
В текстовом файле таблицы придают информации наглядность, позволяют отсортировать данные по необходимому параметру. В таблице можно задать необходимое количество строк и столбцов, производить действия с ее ячейками (удалять, объединять, корректировать размер), вставлять в ячейки текст, картинки, диаграммы.
Перед тем как создать таблицу, определитесь с необходимым количеством строк и столбцов. Затем выполните несложный алгоритм действий:
- установите курсор в нужное место;
- последовательно нажмите Таблица - Вставка - Таблица;
- в окне "Вставка таблицы" укажите необходимое количество строк и столбцов;
- в нижней части окна можно настроить ширину столбцов, по умолчанию установлена фиксированная ширина;
- нажмите Ок и таблица будет вставлена в документ.
В текстовом редакторе также можно сделать рисованные таблицы. ? После нажатия кнопок Таблица - Нарисовать таблицу курсор примет форму карандаша, и останется только нарисовать таблицу нужного размера и разбить ее на строки и столбцы. Этот вариант удобен для создания сложной таблицы.
Как создать таблицу в MS Excel
Программа MS Excel создана для непосредственного составления таблиц и выполнения в них математических вычислений. Рабочая область листа представляет собой таблицу с неограниченным числом ячеек.
В первой строке обычно делается шапка таблицы. Это главный этап создания таблицы, так как из-за неправильного составления шапки придется переделывать таблицу целиком. Если названия пунктов не помещаются в ячейках, их ширину можно увеличить, перетаскивая разделяющую столбцы линию. Высоту строк можно регулировать аналогичным образом. Чтобы шапка выделялась на фоне содержимого таблицы, можно изменить шрифт или обозначить шапку другим цветом.
После составления шапки можно приступать к заполнению таблицы. Учтите, что ячейки таблицы на печати не будут иметь разделительные границы. Чтобы их обозначить, нужно выделить таблицу, из контекстного меню правой кнопки мыши выбрать пункт "Формат ячеек". В открывшемся окне на вкладке "Граница" можно обозначить внешние, внутренние границы, указать толщину и вид разделительных линий.
Путем экспорта таблицы из MS Excel можно и MS Word. Для этого в строке верхнего меню нажмите Вставка - Объект - Лист Microsoft Excel.
По умолчанию программа обработки текста WordPad устанавливается в любой версии Windows. Она очень простая, удобная, но имеет ограниченные функции форматирования, оформления дизайна. В частности, в WordPad отсутствует возможность создать таблицу, хотя ее можно импортировать из «дружественной» программы и отредактировать.
Запустите WordPad через «Пуск», выбрав «Все программы» → «Стандартные». Поставьте курсор туда, где необходимо создать таблицу. Импортировать таблицу можно, например, из Excel, Microsoft Works. Выберите в верхней панели «Вставка» → «Объект». Появится окошко, в его левой части нужно поставить отметку напротив слов «Создать новый». Рядом в окошке «Тип объекта» укажите программу, в которой будет создана таблица (например, Excel).
Откроется окно указанного типа документа, в котором следует создать требующуюся таблицу. Для шапки можно объединить ячейки, нажав на специальную кнопку (предварительно выделите их мышкой).
Можно менять цвет, стиль, размер шрифта, заливку, выравнивать текст, — выполнять все действия, доступные в Excel. Чтобы покинуть окно редактирования, дважды щелкните мышкой на пустом поле. А для изменения данных выполните те же действия на таблице.
Итак, создать таблицу в WordPad не получится, а вот импортировать ее – легко и просто. Становится доступен весь функционал того редактора, в котором будет создана таблица.
Набрать текст в редакторе под силу большинству из нас, даже если мы только осваиваем работу за компьютером. А вот изменить его, дополнить изображениями и таблицами, сделать отступы, поля и добавить нумерацию страниц уже сложнее. Для этого надо получить специальные знания, иначе можно долго искать нужную функцию и вникать в ее работу.
Я давно подружилась с программами Microsoft Office и хочу помочь вам в их освоении. Сегодня разберемся, как сделать таблицу в Word и Google Документе, как добавить и удалить строки и столбцы, поменять их ширину, выровнять данные в ячейках и произвести другие действия.
Все способы с пошаговыми инструкциями
Откройте программу и посмотрите на основное меню вверху экрана. Среди перечня опций нам нужна вкладка “Вставка”.
Я использую Office 365, который по интерфейсу не отличается от пакета 2016 года. Если у вас стоит более ранняя версия, не расстраивайтесь. Да, меню будет выглядеть немного иначе, но ваша задача – найти вкладку “Вставка” или “Вставить”.
Затем нажмите на слово “Таблица”. Перед вами появится выпадающий список, при помощи которого можно:
- в 1 клик начертить пустую таблицу максимального размера 10 × 8 ячеек, затем ее можно увеличить, об этом я расскажу немного позже;
- создать нужное количество строк и ячеек;
- нарисовать объект любого формата по своему желанию;
- преобразовать уже набранный текст в табличный формат;
- открыть прямо в Word редактор Excel и работать в нем, если это привычно и удобно для вас;
- воспользоваться готовыми шаблонами, предусмотренными программным продуктом, или создать свои.
Сейчас мы рассмотрим каждый из этих способов отдельно.
Быстрое создание простой таблицы
Самый легкий способ – это отметить в выпадающем меню поле, в котором квадратики по вертикали означают количество строк, а по горизонтали – столбцов. Таким образом, если мы выделяем область 3 × 4, то получаем таблицу из 12 одинаковых ячеек, готовую к заполнению.
В дальнейшем ее можно увеличить, уменьшить и изменить размеры строк и столбцов. Как это сделать, смотрите в разделе о редактировании.
Второй простой способ
В выпавшем окошке можно выбрать любое количество строк и столбцов, а также настроить ширину ячеек:
- фиксированную;
- по содержимому, чтобы размеры подстраивались под самый длинный текст;
- по ширине окна, тогда таблица будет занимать всю область: от левого до правого края листа.
Если вы поставите галочку внизу, то в следующий раз редактор предложит создать точно такой же объект, что удобно, если вам нужно несколько одинаковых массивов.
Рисуем таблицу
На мой взгляд, это самый трудный способ, его стоит использовать в редких случаях, когда нужно составить сложную таблицу необычной конфигурации или когда у вас уйма времени, и хочется поэкспериментировать.
Выбираем в меню соответствующий пункт.
Теперь ведем карандашом и рисуем рамку, а затем ячейки. На мой взгляд, тут удобно “чертить” вертикальные, горизонтальные и даже диагональные линии и создавать свой макет, но вы можете творить, как вам захочется.
В процессе рисования в основном меню откроется вкладка “Макет”. Опции на этой панели позволяют быстро добавлять одинаковые ячейки, объединять их или разделять. Подробнее обо всех возможностях редактирования любой таблицы в Microsoft Word я расскажу чуть позже.
Преобразование текста в таблицу
Эта функция может стать довольно удобным инструментом для тех, кто привык быстро набирать текст и не хочет тратить время на заполнение полей. Также вы можете его использовать, когда переносите данные с распечатанного листа и книги в компьютер или просто не любите таблицы, но делать их приходится.
Чтобы все получилось, содержимое каждой ячейки пишите по одному из принципов:
- с новой строки;
- через точку с запятой;
- со знаком табуляции, то есть нажимая клавишу Tab на клавиатуре;
- через любой выбранный вами символ.
Главное, не запутаться и по порядку сверху вниз и слева направо, то есть по строчкам, выписать все данные с использованием выбранного разделителя. Я чаще всего выписываю содержимое новой графы, нажимая Enter, так проще не запутаться и проконтролировать количество данных.
В появившемся окне выбираем нужное количество столбцов, строки программа установит сама. Затем говорим редактору, как подобрать оптимальную ширину ячеек, и какой символ отделяет их содержимое в конкретном случае. Нажимаем кнопку “ОК” и получаем готовую и уже заполненную форму.
Создаем таблицу Excel в текстовом документе
Чем интересен Excel? В нем есть формулы, возможность фильтровать и упорядочивать информацию, делать простые и сложные расчеты, рисовать графики, чего нет в Word. Поэтому если нам нужно что-то посчитать и внести данные в текстовый документ, мы открываем меню и выбирайте соответствующую опцию.
Перед нами появляется объект из 10 строк и 7 столбцов и меню редактора таблиц от компании Microsoft. Работать с ним так же легко и приятно, как с обычным массивом в Excel.
Когда вы сделали нужное редактирование данных, можете продолжать работу над документом, переключив курсов за пределы таблицы. Чтобы вернуться и изменить содержимое, нужно 2 раза нажать на объект левой кнопкой мыши.
Использование заготовок
В Word есть шаблоны, которые могут вам пригодиться. Чтобы воспользоваться ими, в меню выберите строку “Экспресс-таблицы”. Перед вами появится список заготовок, можете взять подходящую и внести свою информацию.
Но главная фишка в том, что вы можете добавить уже готовую таблицу в заготовки, чтобы использовать ее в следующий раз. Это очень удобно, когда нужно создавать однотипные объекты в разных документах.
Чтобы применить функцию, вставьте таблицу, заполните заголовки или всю информацию в зависимости от ваших целей, затем наведите курсор на пункт меню “Экспресс-таблицы” и кликните левой кнопкой мыши по самой нижней строке с рисунком дискеты слева.
Редактирование
После создания таблицы ее в любое время можно заполнить и изменить. Чтобы сделать это, кликните по ней левой кнопкой мыши и в основном меню программы зайдите в панель “Макет”.
Изменяем свойства таблицы
В самом левом углу мы видим 3 пункта:
- Выделить,
- Отобразить сетку,
- Свойства.
При помощи первой опции можно создать выделение нужной области для дальнейшего редактирования. Это может быть 1 ячейка, столбец, строка, в которой в данный момент находится курсор мыши либо вся таблица.
Сетка нужна, если вы убрали границы между элементами, а точнее, скрыли их. Вот так выглядит табличка, в которой нет линий между столбцами.
А вот так она будет отображаться с применением сетки.
Видите, появились пунктирные разделители? Теперь проще разобрать структуру данного массива.
В свойствах вы можете:
- изменить ширину таблицы, строк, столбцов и ячеек;
- настроить положение объекта на листе;
- разрешить или запретить перенос на другую страницу;
- выровнять текст по центру, верхнему или нижнему краю;
- добавить альтернативный текст, чтобы графы не были пустыми.
Удаление и добавление элементов
Это одна из самых нужных функций при работе с массивом данных. Поставьте курсор мыши на ячейку и нажмите на кнопку “Удалить”.
В выпавшем списке выберите, что именно нужно убрать:
- одну графу,
- весь столбец,
- строку,
- таблицу.
Когда вы убираете одну ячейку, то программа предлагает варианты, как это сделать:
- сдвигая данные влево или вверх;
- удаляя целиком строку или столбец.
Если вы применяете первый вариант, то в выбранной строке или столбце станет на 1 графу меньше, чем в остальных. Вот как это выглядит на практике.
Добавить одну ячейку не получится, наращивание массива происходит строками снизу или сверху и столбцами слева или справа от графы, в которой расположен курсор.
Примечание: Чтобы добавить несколько строк, выделите столько же ячеек по горизонтали или вертикали.
Другие настройки
Также вы можете:
- объединить или разделить выделенные ячейки или отделить одну часть таблицы от другой;
- настроить ширину и высоту строк и столбцов;
- выровнять текст по одному из краев ячейки или по центру;
- задать поля;
- применить сортировку или математические формулы к содержимому.
Все эти настройки перед вами, испытайте их, чтобы научиться быстро редактировать нужные параметры.
Также вы можете менять месторасположение таблицы. Для этого наведите на нее мышку и тяните за крестик в левом верхнем углу. Другой способ: выделите объект, нажмите комбинацию клавиш “Ctrl + X”, переместите курсор в нужное место и воспользуйтесь кнопками “Ctrl + V”.
Изменение внешнего вида
Вы можете не только редактировать элементы и таблицу целиком, но и изменять их внешний вид. Для этого кликните по объекту и перейдите в пункт меню “Конструктор таблиц”.
- использовать готовые шаблоны, которые видны на скриншоте выше;
- раскрашивать ячейки в любой цвет;
- изменять внешний вид границ, добавлять и убирать их.
Сделайте свой документ еще более красивым и удобным для чтения при помощи этих функций.
Таблицы в Google Документах
А вы знаете, что есть альтернатива текстовому редактору Microsoft Word? Это Google Документы, которые хранятся в интернете. Создавать их может любой человек, у кого есть аккаунт в Google.
Главное удобство: работать над одним документом можно с разных компьютеров и давать доступ другим пользователям для просмотра и редактирования данных. В последнее время я пользуюсь этим редактором чаще, чем Word. Попробуйте, может, и вам понравится.
Здесь есть большинство самых востребованных функций. Чтобы вставить таблицу, нужно нажать на слово “Вставка” в верхней панели, выбрать соответствующее действие из списка и выделить желаемое количество строк и столбцов.
Заключение
Мы разобрали несколько способов сделать таблицу в Word, узнали, как заполнить ее, отредактировать и оформить. Я надеюсь, что эта инструкция помогла вам, а если возникли трудности, то напишите об этом в комментариях. Я постараюсь помочь.
Рассказываем, как вставить таблицу в Word, нарисовать ее или конвертировать из Excel.
1 Вставить таблицу с помощью превью
Самый простой метод, с помощью которого можно сделать небольшую таблицу с разным количеством ячеек: максимум может быть 10 столбцов и 8 строк.
Все дальнейшие скриншоты сделаны в MS Word 2010 — инструкции для более ранних или новых версий практически не отличаются.
- Перейдите к главному меню и откройте вкладку «Вставка».
- Кликните по иконке «Таблица» и в поле «Вставка таблицы» выберете необходимый размер элемента.
- Чтобы таблица появилась в документе, надо кликнуть левой кнопкой мыши по ее превью из предыдущего шага. Далее можно добавлять или удалять столбцы с помощью ПКМ и выбора соответствующего пункта меню.
2 Нарисовать таблицу
Способ менее удобный для создания целых таблиц, но хорошо подходящий для их редактирования и разделения ячеек. Например, с помощью рисования можно сделать поля, разделенные по диагонали.
- Чтобы нарисовать таблицу в Ворде, перейдите к одноименному разделу во вкладке «Таблица».
- Курсор превратится в карандаш. Первым действием необходимо нарисовать внешние границы, а далее поделить внутреннее пространство на строки и столбцы.
- Редактировать поле можно с помощью конструктора таблиц, который откроется в новой вкладке в верхнем меню. Здесь вы также найдете инструмент «Ластик» для удаления линий.
3 Создать таблицу с заданным количеством строк и столбцов
Метод отлично подойдет для вставки больших таблиц, которые будет долго рисовать.
- Во вкладке «Вставка» выберите инонку «Таблица» и раздел «Вставить таблицу».
- В появившемся окне задайте необходимое количество строк и столбцов, а также их ширину.
- Нажмите ОК.
4 Вставить из Excel
Текстовый редактор Word также позволяет работать с таблицами из Excel: все-таки у программ один и тот же создатель — Microsoft.
- Чтобы вставить таблицу Эксель в Ворд, надо выбрать одноименную кнопку во вкладке — «Таблица Excel».
- После вставки в документе появится новое поле с ячейками. С помощью мышки его можно растянуть до нужного размера.
- Функционально эта таблица будет аналогична тем, что можно создать в Excel. Также над главным меню Word появится новая строка с функциями таблицы: в ней можно открыть редактор формул и команд, настроить внешний вид и так далее.
Если вам интересно, наоборот, как в Экселе вставить таблицу из Ворд — то довольно просто: с помощью специальной вставки «Как документ Microsoft Word» или через сочетание клавиш Ctrl+V.
5 Вставить готовый шаблон
В приложении Word есть так называемые экспресс-таблицы, которые можно вставить с помощью той же вкладки, выбрав одноименный пункт.
Это календари и списки с готовым оформлением, которые помогут заполнить отчет или сделать иную рабочую документацию, просто подставив свои данные в уже нарисованную таблицу.
Читайте также: