Дополняющая форма сзв м как заполнить в 1с

Обновлено: 07.01.2025

Инструкция 1: работника забыли включить в СЗВ-М

Если вы забыли отразить человека в СЗВ-М, следует оформить корректировочную форму отчета. Для этого возьмите обычный бланк СЗВ-М, утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п, и заполните его так:

В разделах 1 «Реквизиты страхователя» и 2 «Отчетный период» укажите те же данные, что в исходном СЗВ-М, который требуется дополнить, если в этих разделах исходного СЗВ-М ошибок не было.
В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп» — это означает, что форма подается с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за отчетный период.
В раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» включите сведения о «забытом» сотруднике. Повторять сведения о других сотрудниках, уже отраженных в исходном СЗВ-М, не нужно.

Заполненную форму корректировочного СЗВ-М отдайте на подпись руководителю и затем отправьте в ПФР.

Пример

Как применять инструкцию, описанную в предыдущем разделе, покажем на примере.

В исходном СЗВ-М, оформленном бухгалтером ООО «СпецСтройка» за январь 2021 года, содержались сведения о 48 работниках компании. Отчет был представлен 10.02.2021. После того как СЗВ-М был принят ПФР, бухгалтер обнаружил в нем неточность — в отчете не отразили работника, с которым в январе 2021 года действовал договор ГПХ.

Что делать? Срочно нужна корректировка СЗВ-М по одному сотруднику.

Чтобы дополнить сведения исходного СЗВ-М за январь недостающими сведениями, бухгалтер оформил и отправил в ПФР отчет СЗВ-М с типом формы «доп».

В раздел 4 корректировочного отчета включен только «забытый» работник. Сведения об остальных сотрудниках корректировать не требуется.

Посмотрите на примере, как выглядит корректировка СЗВ-М, если забыли одного сотрудника:

Будет ли штраф?

Первый вопрос, который волнует работодателя при выявлении ошибок в исходном СЗВ-М: можно ли добавить сотрудника корректировкой СВЗ-М без штрафа?

Если вы успеете подать в ПФР корректировочный СЗВ-М по забытому сотруднику быстро — до окончания установленного законом срока для представления исходного СЗВ-М штрафа не будет. Напомним, что СЗВ-М за отчетный месяц должен подаваться в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если же законные отчетные сроки прошли, отбиваться от штрафа придется в суде. ПФР в любом случае выпишет его на компанию (500 руб. за каждого забытого сотрудника) и на ее руководителя (300-500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Специалисты фонда только зафиксируют нарушение в протоколе, а рассматривать его будет суд (п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Причем для ПФР не имеет значения, что компания самостоятельно выявила и исправила ошибку (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Фонд считает, что корректировать без штрафа можно только те сведения, которые уже были отражены в исходном СЗВ-М. А забытый сотрудник — это набор новых данных, который в исходном отчете отсутствовал.

Шансы на судебную отмену штрафов

Отменить штраф, выписанный на руководителя, не получится даже в суде (постановление ВС РФ от 19.07.2019 № 16-АД19-5).

Инструкция 2: убираем лишнего сотрудника из СЗВ-М

Если в СЗВ-М включили лишнего сотрудника, тоже потребуется корректировка исходного СЗВ-М.

Подобная ситуация решается по следующему алгоритму:

Оформите и отправьте в ПФР отчет СЗВ-М с указанием кода «отмн» в разделе 3 «Тип формы (код)». Отчет с таким кодом будет означать, что в исходном СЗВ-М присутствуют лишние или ошибочные сведения.
Данные для разделов 1 и 2 корректирующей формы возьмите из исходного СЗВ-М.
В разделе 4 продублируйте только те сведения, которые оказались лишними/ошибочными.

В результате сдачи отменяющей формы СЗВ-М ранее представленные данные обнулятся (по тем сотрудникам, которых вы укажете в разделе 4 корректировочного СЗВ-М).

В исходном СЗВ-М за март 2021 года, отправленном в ПФР 15.04.2021, по ошибке отражены сведения по двум сотрудникам, трудовые договоры с которыми в марте 2021 года не действовали.

Лишние сотрудники в СЗВ-М (мартовском отчете) обнаружились только в мае — при оформлении очередного СЗВ-М.

Бухгалтер ООО «СпецСтройка» сразу оформил отменяющую форму СЗВ-М и отправил ее в ПФР.

Как с помощью корректировки СЗВ-М убрать сотрудников, смотрите на примере:

Итоги

Форма СЗВ-М бывает исходной, дополняющей или отменяющей. Правильно проставляя код типа формы в разделе 3 и формируя верные (исправленные, дополненные, подлежащие отмене) персональные сведения сотрудников в разделе 4, можно корректировать сведения исходного отчета. Если ПФР решит оштрафовать работодателя за подачу корректирующего отчета, можно попытаться оспорить его в суде.

Цель представления в ПФР корректирующей или дополняющей СЗВ-М — формирование на лицевых счетах застрахованных лиц достоверной и полной персонифицированной информации.

Когда и для чего нужно уточнять ранее представленные сведения и как это сделать, рассказываем в других наших материалах:

В каких случаях сдается отменяющая СЗВ-М и как ее заполнить, читайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Когда без дополняющей СЗВ-М не обойтись

Поводом для представления дополняющей СЗВ-М может стать забывчивость или невнимательность при оформлении исходного отчета, когда в него были включены сведения не по всем застрахованным лицам.

Корректировка понадобится и в том случае, если работодатель в ответ на исходную СЗВ-М получит из фонда протокол о том, что данные по кому-то из сотрудников не приняты (п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Разобраться с тем, в каких случаях дополняющая СЗВ-М должна быть оформлена и представлена в ПРФ, поможет пример.

В исходную СЗВ-М за июнь 2021 года бухгалтер ООО «ИКС» включил всех штатных сотрудников в количестве 134 чел., но забыл отразить в отчете одно физлицо, с которым в июне действовал договор подряда.

Свою оплошность бухгалтер заметил сам. Сразу была оформлена и отправлена в ПФР дополняющая СЗВ-М со сведениями по забытому лицу.

Представлять в дополняющей форме сведения о других сотрудниках компании, которые были отражены в исходной СЗВ-М и были приняты фондом, не нужно.

Исправляйте ошибки по готовым инструкциям:

Срок сдачи СЗВ-М

В ситуации, когда данные исходного отчета подлежат корректировке, у работодателя возникает ряд вопросов по дополняющей форме СЗВ-М о сроке сдачи и штрафах, а также о правилах ее оформления.

По срокам представления дополняющей СЗВ-М особых правил нет: конкретные календарные даты в законодательстве для этого отчета не установлены.

ПФР вправе передать работодателю уведомление одним из способов:

Напомним правила, по которым определяется дата получения уведомления:

при направлении по почте — шестой день от даты отправления заказного письма (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
при отправке в электронной форме — дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы работодателя (п. 38 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Об этих тонкостях важно помнить, так как ошибочно исчисленная дата получения уведомления не позволит верно отсчитать пятидневный срок для оформления и сдачи в ПФР отчета. Представить дополняющую СЗВ-М без штрафа можно только при соблюдении указанного срока.

Какой установлен срок для подачи дополняющей СЗВ-М при самостоятельном обнаружении ошибки, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Правила оформления СЗВ-М

Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:

по апрель 2021 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

Покажем на примере, как заполнить дополняющую СЗВ-М по новой форме. Воспользуемся условиями ранее приведенного примера.

Бухгалтер ООО «ИКС» забыл отразить в июньской СЗВ-М застрахованное лицо, с которым в этом месяце действовал договор подряда.

Как бухгалтер заполнил дополняющую СЗВ-М, смотрите в образце:

Рассказываем, как разобраться, когда нужна СЗВ-М дополняющая или отменяющая, в статье «Как сделать корректировку СЗВ-М».

ПФР выписал штраф за дополняющую СЗВ-М — не спешите платить

Пенсионный фонд выписывает за дополняющую СЗВ-М в 2021 году штрафы двух видов (ст. 15.33.2 КоАП РФ, ч. 3 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

на компанию — по 500 руб. за каждого забытого сотрудника;
на руководителя — от 300 до 500 руб.

Для контролеров из ПФР не имеет значения, что работодатель сам обнаружил недостающие сведения в исходном отчете и скорректировал их, представив дополняющую СЗВ-М (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). По их мнению, сведения на забытых сотрудников представлены с опозданием, а за это предусмотрен штраф.

Если работодатель сам обнаружил неполные данные в исходном отчете, существуют хорошие шансы на судебную отмену одного из штрафов, сумма которого определяется исходя из количества работников, отраженных в дополняющей СЗВ-М (определение ВС РФ от 20.12.2019 № 306-ЭС19-23114, постановления АС Дальневосточного округа от 13.12.2019 по делу № А37-1648/2019, Уральского округа от 19.12.2019 по делу № А07-9848/2019 и др.).

Наказание в виде административного штрафа за дополняющую форму СЗВ-М, наложенное на директора, отменить не удастся, даже если компанию освободят от штрафа (постановления ВС РФ от 13.08.2019 № 80-АД19-8, от 20.12.2019 № 1-АД19-5).

Но есть и хорошая новость. К работодателям-ИП административная ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ сейчас не применяется (закон от 16.12.2019 № 444-ФЗ). Такие поправки в КоАП появились благодаря КС РФ, признавшему несоответствующей Конституции ситуацию, когда предпринимателя привлекают к ответственности за СЗВ-М дважды: как страхователя (по закону о персонифицированном учете) и как должностное лицо (по КоАП РФ).

Итоги

Дополняющая СЗВ-М представляется в ПФР в виде отдельного отчета с отметкой «дополняющя» в третьем разделе формы. В четвертом разделе необходимо отразить персонифицированные данные (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН) по тем застрахованным лицам, сведениями о которых нужно дополнить исходный отчет.

Срок для представления дополняющего СЗВ-М в законодательстве не определен. Если ошибку обнаружил фонд, работодателю нужно успеть представить дополняющую форму в течение пяти рабочих дней с момента получения из ПФР уведомления об имеющихся в отчете ошибках. Несоблюдение срока влечет штраф.

Можно ли сдать корректировку по СЗВ-М и как внести корректировку в СЗВ-М? С такими вопросами рано или поздно сталкиваются все специалисты, в обязанности которых входит ежемесячное оформление и представление этого отчета в ПФР.

Шаг 1: предварительный

Прежде чем решать, как сделать корректировку СЗВ-М, убедитесь, что данные персонифицированного учета, которые вы собираетесь корректировать, приняты в ПФР:

Шаг 2: выбор типа формы

Если вы убедились, что исходный отчет принят фондом, можно приступать непосредственно к корректировочным процедурам.

Корректировка СЗВ-М в 2021 году производится по тем же правилам, что действовали в предыдущие периоды.

Сначала определите, что следует сделать:

дополнить сведения в исходном СЗВ-М;
отменить (обнулить) сведения из представленного в ПФР отчета.

В зависимости от этого выбирайте необходимый тип формы СЗВ-М для корректировки:

Тип формы «Дополняющая» выбирается в том случае, когда вы забыли отразить в исходном СЗВ-М данные по застрахованному лицу (или нескольким лицам), а все остальные сведения исходного отчета верны (не содержат ошибок).

Тип формы «Отменяющая» применяется при обнаружении в исходном СЗВ-М:

лишних данных (например, указаны данные по сотруднику, который давно уволен);
ошибочной/неточной информации (к примеру, неверные персональные сведения сотрудников).

Шаг 3: заполнение корректировочной формы

После того как вы определились с объемом исправлений и выбрали нужный тип формы, можно приступать к оформлению корректировочной СЗВ-М.

Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:

по апрель 2021 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

в разделах 1 и 2 заполните реквизиты страхователя и отчетный период аналогично исходному СЗВ-М, который корректируете;
в разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте выбранный тип формы (например, вам нужно отменить ранее представленные сведения):

Корректировка сведений в СЗВ-М в части персональных данных застрахованных лиц производится в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В этом разделе укажите сведения, которые нужно отменить. К примеру, так выглядит раздел 4 корректировочного отчета, если в исходный СЗВ-М включен лишний сотрудник:

В такой ситуации следует продублировать данные о лишнем сотруднике из исходного СЗВ-М.

В корректирующую форму СЗВ-М включаются сведения только по тем, сотрудникам, данные по которым подлежат исправлению. Сведения по остальным сотрудникам, включенным в исходную СЗВ-М и изначально указанные верно, повторно вносить не нужно.

Как сдать корректировочный СЗВ-М и в какой срок

После заполнения корректирующей формы отчета возникает следующий вопрос: как сдать корректировку СЗВ-М? Она представляется по тем же правилам, что и исходный отчет — в электронной или бумажной форме (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

Сроки представления корректировочного СЗВ-М законодательно не регламентируются, но лучше не затягивать с этим мероприятием и представить его сразу после обнаружения ошибок, иначе можно нарваться на штраф.

Наказание за корректировку

Работодатель может обнаружить ошибки сам или узнать о них из уведомления ПФР. Он готов скорректировать сведения, но у него могут возникнуть опасения: возможна ли корректировка СЗВ-М без штрафа.

Информация, представленная на рисунке, поможет разобраться с этим вопросом:

Как видите, штраф за корректировку СЗВ-М существует, но назначается он только при определенных обстоятельствах. Размер финансовых санкций зависит от количества застрахованных лиц, чьи сведения вы не включили в СЗВ-М или не откорректировали вовремя — из расчета 500 руб. за каждое лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

В течение какого времени ПФР может привлечь работодателя к ответственности за ошибку в СЗВ-М? Ответ на этот вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Работодатель ликвидирован — кто корректирует данные?

Вносить корректировки в СЗВ-М необходимо при выявлении в исходных данных неточностей и ошибок. Если этого не сделать, персонифицированные сведения, формируемые на лицевых счетах застрахованных лиц, будут недостоверными.

Право работодателей как страхователей дополнять и уточнять сведения из СЗВ-М закреплено в ст. 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. » от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Работодатели уточняют сведения в СЗВ-М после того, как самостоятельно обнаружат неверные или неполные сведения в исходном СЗВ-М, либо после получения из ПФР уведомления об устранении выявленных специалистами фонда при проведении проверки СЗВ-М расхождений.

Неполные или недостоверные сведения в персонифицированных сведениях подлежат обязательной корректировке даже в том случае, если на момент их обнаружения работодатель уже ликвидирован или его деятельность прекращена по причинам, предусмотренным законодательством. В таких случаях уточнения в персонифицированные сведения вносят специалисты Пенсионного фонда (п. 17 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 15.10.2019 № 519п).

Итоги

СЗВ-М с неверными, неполными или отсутствующими данными необходимо скорректировать. Сделать это следует на обычном бланке отчета, проставив в разделе 3 нужный тип формы: дополняющая или отменяющая. При этом в разделе 4 отражаются данные о застрахованных лицах, которые подлежат корректировке. За представление в ПФР корректировочного отчета финансовые санкции не предусмотрены, если работодатель выявил и устранил ошибки самостоятельно или не позднее 5 рабочих дней с момента получения от фонда уведомления.

Действующая форма СЗВ-ТД

С 1 июля 2021 года отчет сдается по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР 25.12.2019 № 730п в редакции постановления от 27.10.2020 № 769п.

Кто сдает

Форму обязаны сдавать все работодатели, как компании, так и ИП, если у них есть наемные работники, включая совместителей, иностранцев, дистанционщиков и надомников.

Когда сдавать

Форму заполняют и сдают, если произошло кадровое событие :

1. Прием или увольнение работника.

Срок подачи отчета — на следующий день после издания приказа.

перевод на другую постоянную работу,
присвоение нового разряда, квалификации,
переименование работодателя,
запрет занимать должность по решению суда,
заявление работника о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.

Срок подачи отчета — не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведено кадровое мероприятие (подано заявление о выборе трудовой книжки).

Способ подачи отчета в ПФР

Форму на бумажном носителе могут сдать работодатели с численностью персонала не больше 25 человек.

Все остальные сдают отчет электронным способом.

Сдавайте электронную отчетность в ПФР и другие госорганы через сервис Астрал Отчет 5.0 — быстро, удобно, надежно.

Штраф за несдачу отчета

Если ПФР обнаружит, что отчет сдан с ошибками, он отправит запрос о представлении исправлений. На корректировку недочетов у работодателя будет 5 дней (п. 38 р. IV приказа Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Если отчет вовремя не сдан, ПФР может передать информацию в ГИТ. А уже инспектор ГИТ составит протокол об административном нарушении.

В 2021 году за несдачу отчета предусмотрены санкции по ст. 15.33.2 КоАП РФ: должностному лицу грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей . Но нужно учитывать, что при проведении проверки инспектор ГИТ может найти другие нарушения, которые могут обойтись работодателю значительно дороже.

Если работодатель сам обнаружил ошибки в ранее сданном отчете и внес исправления, то никаких санкций ему не грозит.

Типовые ошибки в СЗВ-ТД и способы их исправления

Ошибки в отчете можно условно поделить на 3 группы:

1. Ошибки, в результате которых, отчет считается непринятым

Таким ошибкам ПФР присваивает код 50.

Например: неверно указали регистрационный номер работодателя в ПФР (50.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.1) или его ИНН (50.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.2).

Примечание: все коды ошибок вы можете найти в Приложениях 1-4 к постановлению № 730п.

Способ исправления: подать отчет заново с верными сведениями.

2. Ошибки, в результате которых ПФР принимает поданные сведения только частично

Таким ошибкам ПФР присваивает код 30.

Например: неверно указан СНИЛС работника (30.ВСЗЛ.ОП.1.1), пропущено наименование должности работника (30.ЭТК.СЗВ-ТД.1.5).

Порядок исправления таких ошибок будет зависеть от того, какой протокол получен из ПФР — положительный или отрицательный.

Протокол отрицательный: нужно сформировать и сдать отчет заново с корректными данными.

Протокол положительный : нужно отменить ошибочные данные, и внести правильные.

На этом случае остановимся подробнее.

Способы исправления

Вариант 1. Что делать, если вамнужно отменить запись в отчете целиком.

Например: в ранее сданном отчете ошибочно указана запись о приеме на работу.

формируем новый отчет;
переносим в него данные из первичного отчета;
ошибочное событие помечаем символом «Х» в графе 11.
подписываем и отправляем отчет.

формируем новый отчет;
вписываем кадровое мероприятие, которое требует корректировки, как оно было указано в первичном отчете;
помечаем его символом «Х» в графе 11;
в следующей строке вносим верную информацию;
подписываем и отправляем отчет.

Иногда отчет с исправлениями не проходит. Тогда можно поступить следующим способом:

3. Ошибки, когда отчет считается принятым

Таким ошибкам ПФР присваивает код 20.

Например: указан неверный КПП страхователя (20.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.3).

Ваш отчет принят, можно не переживать. Исправьте сведения о страхователе в программе, чтобы последующие отчеты уходили с верными реквизитами.

Иногда даже исправлять ничего не нужно.

Например: в вашем отчете указан работник, по которому уже отчитался другой работодатель. Это бывает, если работник трудится где-то еще, а вид и дата кадрового события у вас и другого работодателя совпадают.

Просто проверьте данные и убедитесь, что у вас в учете все в порядке.

Астрал Отчет 5.0 дает подсказки для каждого поля или графы при заполнении отчета. Даже если вы заполняете его впервые — не допустите ошибок. Попробуйте прямо сейчас.

Читайте также: