Данную книгу нельзя сделать общей так как она содержит таблицы excel или карты xml

Обновлено: 07.01.2025

Использование общей книги для совместной работы

В Excel можно создать общую книгу и разместить ее в сети для одновременного редактирования содержимого книги несколькими пользователями. Например, если каждый пользователь рабочей группы работает с несколькими проектами и необходимо знать состояние каждого проекта, данная группа для отслеживания состояния проектов может использовать общую книгу. Все пользователи рабочей группы при этом могут вводить данные своих проектов в одну и ту же книгу.

Владелец общей книги может управлять ею, удаляя из нее пользователей и разрешая проблемы, связанные с противоречивыми изменениями. Когда все изменения будут внесены, совместное использование книги можно прекратить.

С овместное использование книги

Р едактирование общей книги

У даление пользователя из общей книги

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

П рекращение совместной работы над книгой

С овместное использование книги

1. Создайте новую книгу и введите в нее необходимые данные или откройте существующую книгу, которую нужно сделать доступной для многопользовательского редактирования.

Примечание. В общей книге поддерживаются не все функции. Если нужно использовать одну из приведенных ниже функций, добавьте ее перед сохранением книги в качестве общей: объединение ячеек , условные форматы , проверка данных , диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки , сценарии, структуры , подуровни, таблицы данных , отчеты сводных таблиц , защита книг и листов, и макросы. Эти функции нельзя изменить после предоставления книги для совместной работы.

Ф ункции, не поддерживаемые в общей книге

2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

3. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

4. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК .

5. Выполните одно из следующих действий:

Если используется новая книга, введите ее имя в поле Имя файла .
Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК для ее сохранения, а затем нажмите кнопку Microsoft Office , и затем выберите команду >Сохранить как .

6. На компьютере с Microsoft Windows Vista

Выберите в адресной строке сетевое расположение, доступное для предполагаемых пользователей, и нажмите кнопку Сохранить .

На компьютере с Microsoft Windows XP

В списке Папка выберите сетевой ресурс, доступный внешним пользователям, а затем нажмите кнопку Сохранить .

Примечание. Для этого следует использовать сетевую папку, а не веб-сервер.

7. Проверьте все имеющиеся ссылки на другие книги и документы и обновите неработающие, а затем нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL+S.

П роверка и обновление ссылок на другие книги или документы

1. На вкладке Данные в группе Подключения щелкните Изменить ссылки .

Примечание. Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.

2. Для проверки состояния всех связей в списке нажмите кнопку Состояние .

Примечание. При наличии большого количества связей, а также если исходная книга размещена на сетевом ресурсе, а скорость передачи данных по сети мала, проверка может занять значительное время.

3. Проверьте состояние в столбце Состояние , выберите связь, а затем выполните нужное действие.

Все пользователи, которым доступен данный сетевой ресурс, имеют полный доступ к общей книге, пока ячейки не заблокированы, а лист не защищен для ограничения доступа. Для защиты общей книги выберите вариант Защитить книгу и дать общий доступ в группе Изменения на вкладке Рецензирование . При установке защиты общей книги можно установить пароль, который все пользователи должны вводить для открытия этой книги.
Для редактирования общей книги всем пользователям необходимо установить одно из следующих приложений: Microsoft Office Excel 97, Microsoft Excel 97 или более поздней версии, либо Microsoft Excel 98 для компьютеров Макинтош или более поздней версии.
В общей книге поддерживаются не все функции приложения Excel. Для получения дополнительных сведений см. таблицу «Функции, не поддерживаемые в общей книге», приведенную выше.

Р едактирование общей книги

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге.

1. Откройте общую книгу.

3. В категории Основные в группе Личная настройка Office в поле Имя пользователя введите имя пользователя для его идентификации при работе с общей книгой, а затем нажмите кнопку ОК .

4. Вводите и редактируйте данные на листах в обычном порядке.

Примечание. При этом будет невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг и листов, и макросы.

5. Установите параметры фильтрации и печати для личного использования. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

Совет. При каждом открытии книги можно также использовать параметры фильтрации и печати, установленные ее владельцем.

Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.

При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните конфликты.

На вкладке Правка диалогового окна Управление доступом к файлу (вкладка Рецензирование , группа Изменения , кнопка Доступ к книге ) можно видеть других пользователей, открывших книгу.
Выбор автоматического обновления изменений, внесенных другими пользователями, с сохранением или без него можно сделать в группе Обновлять изменения на вкладке Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу .

У даление пользователя из общей книги

При необходимости можно отключать пользователей от общей книги.

Примечание. Перед отключением пользователей нужно убедиться, что они завершили работу с книгой. Если удалить активного пользователя, его несохраненные изменения будут утеряны.

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Выберите имя пользователя, которого нужно отключить, а затем нажмите кнопку Удалить .

Примечание. Хотя это действие и отключает пользователя от общей книги, оно не запрещает ему редактирование общей книги в дальнейшем.

Для удаления личных параметров просмотра удаленного из списка пользователя выполните следующие действия:

На вкладке Режим в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Представления .

В списке Представления выберите представление пользователя, а затем нажмите кнопку Удалить

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

Конфликт возникает тогда, когда два пользователя одновременно редактируют одну общую книгу и пытаются сохранить изменения, влияющие на одну и ту же ячейку. Приложение Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, открывается диалоговое окно Возник конфликт доступа .

В диалоговом окне Возник конфликт доступа прочитайте сведения о каждом изменении и о конфликтующих изменениях, сделанных другим пользователем.
Для сохранения собственного изменения или изменения другого пользователя и для перехода к следующему конфликтующему изменению нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие .

Для сохранения всех оставшихся собственных изменений или всех оставшихся изменений другого пользователя нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения .

Чтобы собственные изменения заменяли все прочие без отображения диалогового окна Возник конфликт доступа , выполните следующие действия:

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

На вкладке Подробнее в разделе Для противоречивых изменений выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество , а затем нажмите кнопку ОК .

Для просмотра разрешения последних конфликтов выполните следующие действия:

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .

В списке по времени выберите вариант Все .
Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
Прокрутите лист журнала вправо для просмотра столбцов Тип действия и Действие .

Примечание. Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип Выигрыш для поля Тип действия . Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о противоречивых изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

Совет. Для сохранения копии книги со всеми изменениями нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Возник конфликт доступа , нажмите кнопку Microsoft Office , выберите команду Сохранить как , а затем введите новое имя файла.

П рекращение совместной работы с книгой

Прежде чем прекратить совместную работу с книгой, убедитесь, что другие пользователи завершили работу. Все несохраненные изменения будут утеряны. Поскольку журнал изменений также будет удален, можно напечатать лист журнала или скопировать его в другую книгу.

Для сохранения копии данных журнала изменений выполните следующие действия:

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .

В списке по времени выберите вариант Все .
Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
Выполните одно или оба следующих действия:

Для печати листа нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Печать .
Для копирования журнала в другую книгу выделите ячейки, которые нужно скопировать, нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная в группе Буфер обмена , переключитесь в окно другой книги, выберите расположение для размещения скопированных данных, а затем нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная в группе Буфер обмена .

Примечание. Можно также сохранить или напечатать текущую версию книги, поскольку данные журнала могут не войти в последующие версии. Например, в скопированном журнале адреса ячеек, включая номера строк, могут уже не соответствовать действительности.

В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге .
На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями .

Совет. Для получения сведений об удалении дополнительных пользователей см. раздел Удаление пользователя из общей книги .

Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

Примечание. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для снятия защиты общей книги выполните следующие действия:

Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Excel совместное Приложения Microsoft 365 Excel для настольных ПК и Excel для подписчиков Microsoft 365 браузера.

Включение общих книг

Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и, в частности, невозможность редактировать их с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуемиспользовать вместо общих книг совместное авторство.

Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в расположение, например \\server_name\folder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности

Неподдерживаемые действия

Создание и вставка таблиц

Вставка и удаление групп ячеек

Добавление и изменение условного форматирования

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек

Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка и фильтрация по формату

Вставка или изменение рисунков и других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка и редактирование гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение и просмотр сценариев

Защита листов или книг и снятие защиты

Автоматическая вставка промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов

Создание и изменение отчетов сводных таблиц

Изменение или удаление формул массива

Создание и применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание и изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с XML-элементами

Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4

Использование области задач "XML-источник", панели инструментов XML или XML-команд в меню "Данные"

Использование формы данных для добавления новых данных

Добавление цепочки комментариев

Редактирование и удаление цепочки комментариев

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

В списке по времени выберите вариант Все.

Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.

Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Включение общих книг

Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.

Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Неподдерживаемые возможности

Неподдерживаемые действия

Создание и вставка таблиц

Вставка и удаление групп ячеек

Добавление и изменение условного форматирования

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек

Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка и фильтрация по формату

Вставка или изменение рисунков и других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка и редактирование гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение и просмотр сценариев

Защита листов или книг и снятие защиты

Автоматическая вставка промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов

Создание и изменение отчетов сводных таблиц

Изменение или удаление формул массива

Создание и применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание и изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с XML-элементами

Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4

Использование области задач "XML-источник", панели инструментов XML или XML-команд в меню "Данные"

Импорт, обновление и экспорт данных XML

Использование формы данных для добавления новых данных

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

В списке по времени выберите вариант Все.

Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

В списке по времени выберите вариант Все.

Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Чтобы добавить схему:

Нажмите вкладку Разработчик.

На панели задач Источник XML нажмите кнопку Карты XML.

Найдите и выберите файл схемы XML, которую вы хотите добавить, а затем нажмите Открыть.

При необходимости нажмите ОК. чтобы создать схему на основе источника данных XML.

Чтобы удалить или переименовать схему XML, выберите схему, а затем нажмите Удалить или Переименовать.

По завершении нажмите кнопку Закрыть на панели задач.

Чтобы изменить свойства карты XML-данных:

Откройте рабочий лист, в котором вы хотите сопоставить ячейкам карту XML.

Нажмите вкладку Разработчик.

Если хотите, измените имя карты XML

Отметьте или снимите отметки со следующих окон:

Проверять данные на соответствие схеме при импорте и экспорте:

Сохранять определение источника данных в книге;

Подстраивать ширину столбца:

Сохранять фильтр столбца;

Сохранить форматы чисел.

Выберите желаемые параметры обновления или импорта данных.

Чтобы создать карту данных XML:

Откройте рабочий лист, в котором вы хотите сопоставить данные XML

Нажмите вкладку Разработчик,

Нажмите стрелку списка Карты XML в этой книге, а затем выберите схему XML, которую вы хотите использовать.

Перетащите какие-либо элементы с области задач Источник XML в соответствующие ячейки рабочего листа.

По окончании нажмите кнопку Закрыть в области задач.

Чтобы импортировать данные XML

Откройте рабочий лист, в который вы хотите импортировать данные XML

Нажмите вкладку Разработчик

Нажмите стрелку списка Тип файлов, а затем выберите Файлы XML

Найдите и выберите файл с данными XML, который вы хотите импортировать.

Чтобы экспортировать XML-данные:

Откройте рабочий лист с данными XML.

Нажмите вкладку Разработчик

При необходимости щелкните карту XML. которую вы хотите использовать, а затем нажмите ОК

Выберите папку, в которую вы хотите экспортировать XML-данные.

Чтобы сохранить XML-данные:

Откройте рабочий лист с XML-данными.

Вызовите меню Office и выберите Сохранить как, а затем выберите Другие форматы.

Нажмите стрелку списка Тип файла и выберите XML-данные или Таблица XML 23.

Выберите папку, в которой вы хотите сохранить XML-данные.

Введите имя для XML-документа.

При необходимости нажмите Продолжить, выберите карту XML, которую вы хотите использовать, а затем нажмите ОК.

Вы можете конвертировать файл Excel в файл данных XML или наоборот. Это позволяет обмениваться информацией между различными приложениями. Для начала откройте вкладку Developer (Разработчик).

Вот данные, которые мы хотим преобразовать в файл XML:

Сперва создадим схему, основанную на исходных данных в формате XML. Схема определяет структуру XML-файла.

Excel для этой цели не подойдёт, поэтому откройте, к примеру, Блокнот и вставьте следующие строки:

Примечание: Теги названы по именам столбцов, но вы можете дать им любое название. Например, вместо – .

Это экономит немало времени!

Примечание: Для импорта XML-файла откройте пустую книгу. На вкладке Developer (Разработчик) нажмите кнопку Import (Импорт) и выберите XML-файл.

Для импорта и экспорта данных XML в Excel удобно использовать карту XML, которая связывает XML-элементы с данными в ячейках для получения нужных результатов. Чтобы создать такую карту, нужны файл схемы XML (XSD-файл) и файл данных XML (XML-файл). После создания карты XML можно сопоставить XML-элементы нужным образом.

Совет: Дополнительные сведения об использовании XML в Excel см. в этом обзоре XML в Excel.

Поиск или создание файлов схемы XML и данных XML

Файлы схемы XML и данных XML уже могут быть доступны, если они были созданы другой базой данных или приложением. Например, у вас могут быть бизнес-приложение, которое экспортирует данные в эти форматы XML-файлов, коммерческий веб-сайт или веб-служба, которые поставляют такие XML-файлы, или пользовательское приложение, разработанное в вашем ИТ-отделе, которое автоматически создает такие XML-файлы.

Если нужные XML-файлы отсутствуют, их можно создать, сохранив в текстовом файле данные, которые требуется использовать. Затем с помощью Access и Excel этот текстовый файл можно преобразовать в нужные XML-файлы. Ниже описано, как это сделать.

Импортируйте текстовый файл, который требуется преобразовать, и свяжите его с новой таблицей.

Выберите команду Файл > Открыть.

В диалоговом окне Открытие найдите и откройте базу данных, в которой требуется создать новую таблицу.

На вкладке Внешние данные выберите команду Текстовый файл и выполните инструкции для каждого шага, связав таблицу с нужным текстовым файлом.

Access создает новую таблицу, имя которой отображается в области навигации.

Экспортируйте данные из связанной таблицы в файл XML-данных и файл схемы XML.

На вкладке Внешние данные выберите команду XML-файл (в группе Экспорт).

В диалоговом окне Экспорт — XML-файл укажите имя и формат файла и нажмите кнопку ОК.

Выйдите из Access.

Создайте карту XML на основе файла схемы XML, экспортированного из Access.

Если открывается диалоговое окно Несколько корней, выберите элемент dataroot, чтобы создать XML-таблицу.

Создайте XML-таблицу, сопоставив элемент dataroot. Дополнительные сведения см. в разделе Сопоставление XML-элементов.

В Excel не поддерживаются некоторые типы конструкций элементов схем XML. Ниже перечислены конструкции элементов схем XML, которые невозможно импортировать в Excel.

Рекурсивные структуры. Типичный пример рекурсивной структуры — иерархия сотрудников и руководителей, в которой одни и те же XML-элементы вложены на нескольких уровнях. В Excel не поддерживаются рекурсивные структуры глубиной более одного уровня.

Абстрактные элементы. Эти элементы объявляются в схеме, но никогда не используются как элементы. Абстрактные элементы зависят от других элементов, которыми они заменяются.

Группы подстановки. Эти группы позволяют менять элемент везде, где встречается ссылка на него. Принадлежность элемента к группе подстановки другого элемента указывается с помощью атрибута .

Смешанное содержимое. Это содержимое объявляется при определении сложного типа с помощью параметра mixed="true". Excel не поддерживает простое содержимое сложного типа, но поддерживает дочерние теги и атрибуты, определенные в этом сложном типе.

Использование образцов файлов схемы XML и данных XML

В приведенном ниже примере данные содержат базовые элементы и структуры XML, которые можно использовать для проверки сопоставления XML, если отсутствуют XML-файлы или текстовые файлы для создания нужных XML-файлов. Вы можете сохранить этот пример данных в файлы на своем компьютере, сделав следующее.

Выделите текст примера файла, который требуется скопировать, и нажмите клавиши CTRL+C.

Запустите Блокнот и нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить текст примера.

Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить файл с именем и расширением, указанными для скопированного образца данных.

Нажмите клавиши CTRL+N в приложении Блокнот и повторите шаги 1–3, чтобы создать файл для текста второго примера.

Выйдите из Блокнота.

Образец данных XML (Расходы.xml)

Образец схемы XML (Расходы.xsd)

Создание карты XML

Чтобы создать карту XML, добавьте схему XML в книгу. Можно скопировать схему из файла схемы XML (XSD-файла) или позволить Excel попытаться построить такую схему на основе файла данных XML (XML-файла).

На вкладке Разработчик выберите команду Источник.

Если вкладка Разработчик не отображается, см. раздел Отображение вкладки "Разработчик".

В области задач Источник XML нажмите кнопку Карты XML, а затем нажмите кнопку Добавить.

В списке Папка выберите диск, папку или веб-адрес, где расположен нужный файл.

Щелкните файл, а затем нажмите кнопку Открыть.

Для файла схемы XML будет создана карта XML, основанная на данной схеме XML. Если откроется диалоговое окно Несколько корней, выберите один из корневых узлов, определенных в файле схемы XML.

Для файла данных XML Excel попытается определить схему XML на основе данных, а затем создать карту XML.

Карта XML отображается в области задач Источник XML.

Сопоставление XML-элементов

XML-элементы сопоставляются с отдельно сопоставленными ячейками и повторяющимися ячейками в XML-таблицах, что позволяет создать связь между такой ячейкой и элементом XML-данных в схеме XML.

На вкладке Разработчик выберите команду Источник.

Если вкладка Разработчик не отображается, см. раздел Отображение вкладки "Разработчик".

В области задач Источник XML выделите элементы, которые требуется сопоставить.

Чтобы выделить несмежные элементы, щелкните один из них, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, поочередно щелкните все нужные элементы.

Чтобы сопоставить элементы, выполните указанные ниже действия.

Щелкните выделенные элементы правой кнопкой мыши и выберите команду Сопоставить элемент.

В диалоговом окне Сопоставление XML-элементов выберите ячейку и нажмите кнопку ОК.

Совет: Вы также можете перетащить выделенные элементы в то место книги, где они должны отображаться.

Каждый такой элемент будет выделен в области задач XML-источник полужирным шрифтом. Это означает, что данный элемент сопоставлен.

Выберите, как должны обрабатываться подписи данных и заголовки столбцов.

При перетаскивании в книгу неповторяющегося XML-элемента для создания отдельно сопоставленной ячейки отображается смарт-тег с тремя командами, которые позволяют управлять расположением заголовка или подписи.

Данные уже содержат заголовок. Выберите этот параметр, чтобы проигнорировать заголовок XML-элемента, так как данная ячейка уже имеет заголовок (слева от данных или над ними).

Заголовок XML слева. Выберите этот параметр, чтобы использовать заголовок XML-элемента в качестве подписи ячейки (слева от данных).

Заголовок XML сверху. Выберите этот параметр, чтобы использовать заголовок XML-элемента в качестве заголовка ячейки (над данными).

При перетаскивании в книгу повторяющегося XML-элемента для создания повторяющихся ячеек в XML-таблице имена XML-элементов автоматически используются в качестве заголовков столбцов этой таблицы. Но эти заголовки столбцов можно изменить на любые другие, редактируя ячейки заголовка столбца.

В области задач XML-источник нажмите Параметры, чтобы уточнить поведение XML-таблицы.

Автоматическое объединение элементов при сопоставлении. Если этот флажок установлен, XML-таблицы будут автоматически расширяться при перетаскивании элемента в ячейку, смежную с этой XML-таблицей.

Данные с заголовками. Если этот флажок установлен, существующие данные могут использоваться как заголовки столбцов при сопоставлении повторяющихся элементов листу.

Если все команды XML затенены и XML-элементы не удается сопоставить с ячейками, возможно, к книге предоставлен общий доступ. Чтобы проверить это и при необходимости отключить общий доступ, на вкладке Рецензирование выберите команду Доступ к книге.

Вот как можно сопоставить XML-элементы в книге, которой вы хотите поделиться с другими пользователями: сначала сопоставьте XML-элементы с нужными ячейками, импортируйте данные XML, удалите все карты XML, а затем предоставьте общий доступ к книге.

Если XML-таблицу с данными не удается скопировать в другую книгу, возможно, XML-таблица имеет связанную карту XML, которая определяет структуру данных. Такая карта XML хранится в книге, но при копировании XML-таблицы в новую книгу карта XML не копируется автоматически. Вместо копирования XML-таблицы Excel создает таблицу Excel с такими же данными. Чтобы превратить новую таблицу в XML-таблицу, сделайте следующее.

Добавьте карту XML в новую книгу с помощью XML- или XSD-файла, который использовался при создании исходной карты XML. Эти файлы следует хранить, если вы планируете добавлять карты XML в другие книги.

Сопоставьте эти XML-элементы таблице, чтобы сделать ее XML-таблицей.

При сопоставлении повторяющегося XML-элемента с объединенной ячейкой Excel отменяет это объединение. Это ожидаемое поведение, так как повторяющиеся элементы предназначены только для работы с ячейками, которые не объединены.

С объединенной ячейкой можно сопоставлять отдельные, неповторяющиеся XML-элементы, но сопоставление с такими ячейками повторяющихся XML-элементов (или элементов, содержащих повторяющиеся элементы) не допускается. Объединение ячейки будет отменено, а элемент будет сопоставлен с ячейкой, в которой находится указатель.

Сопоставление XML-элементов можно отменить, чтобы не использовать ненужные элементы или предотвратить перезапись содержимого ячеек при импорте данных XML. Например, можно временно отменить сопоставление XML-элемента с одной ячейкой или с повторяющимися ячейками, содержащими формулы, которые не должны быть перезаписаны при импорте XML-файла. После завершения импорта снова сопоставьте этот XML-элемент с ячейками, содержащими формулы, чтобы можно было экспортировать результаты формул в файл данных XML.

Чтобы отменить сопоставление XML-элемента, щелкните правой кнопкой мыши его имя в области задач Источник XML и выберите команду Удалить элемент.

Отображение вкладки "Разработчик"

Если вкладка Разработчик недоступна, выполните следующие действия, чтобы открыть ее.

В Excel 2010 и более поздних версиях:

Выберите Файл > Параметры.

Щелкните категорию Настроить ленту.

В разделе Основные вкладки установите флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Выберите категорию Основные.

В разделе Основные параметры работы с Excel установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите кнопку ОК.

Предоставление общего доступа к файлу Excel позволяет сразу нескольким пользователям иметь доступ к одному и тому же документу. В некоторых случаях такая возможность является более чем полезной. В данном уроке мы научимся открывать доступ к файлу Excel и контролировать параметры общего доступа.

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Excel 2013, Вы предоставляете его к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать одну и ту же книгу без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к книге Excel, прежде всего ее необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть общий доступ к файлу Excel

Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
Появится панель Общий доступ.
С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать книгу Excel. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к книге. Эта опция выбрана по умолчанию.

2. Получить ссылку

3. Опубликовать в социальных сетях

Читайте также: