Confluence вставить таблицу из excel
У меня есть куча табличных данных, которые мне нужно вставить на веб-страницу Confluence. Обычные механизмы у меня НЕ работают должным образом.
Какие «обычные механизмы»?
Скопируйте данные в Excel, затем скопируйте / вставьте в Confluence.
Отформатируйте контент с помощью вики-разметки, что означает:
- двойные полосы перед / между / после ячеек заголовка столбца
- отдельные полосы до / между / после ячеек данных
И вставьте это на страницу Wiki.
Первый вариант дает мне таблицу, но в ней не отображаются линии сетки, и сортировка не работает.
Второй вариант размещает разметку на странице, но ничего не делает с ней. Если я перейду к первой строке и нажму & lt; return & gt; после последней панели, она превратит строку в таблицу со строкой заголовка (поскольку в ней есть двойные полосы). Если я перейду ко второй строке и нажму & lt; return & gt; после последней панели, будет создана ОТДЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА с данными в ней. Я могу перейти к первой таблице (созданной из строки заголовка), сказать Confluence добавить строку ниже, затем скопировать данные из второй таблицы во вторую строку, и он это сделает. Но мне нужно будет повторить эту последовательность для КАЖДОЙ СТРОКИ ДАННЫХ.
Я просто жил с этим в прошлом. Когда рядов всего несколько, ничего страшного. Но я пытаюсь создать таблицу с 200+ строками. Такая последовательность просто неприемлема для такого объема работы.
Предложения о том, как заставить это работать?
4 ответа
Согласно этой ссылке, я бы предположил, что это ошибка версии Confluence, по крайней мере, что касается сортировки.
Просматривая Confluence JIRA, похоже, было несколько проблем с копированием / вставкой из Excel во время разработки. По крайней мере, есть обходной путь:
Снова заходим в редактор
Вырежьте (несортированную) таблицу
Вставьте снова
Отметить первую строку как заголовок
Сохранить страницу
Удалить строку ""
Заменить все теги «td» на «th» в первой строке таблицы. Например, название столбца «Число» нужно будет изменить с «Число» на «Число».
Чтобы вставить большие таблицы с помощью второго варианта, вам нужно сначала нажать Ctrl + Shift + D , а затем вставить таблицу в форме разметки вики.
Оберните таблицу любыми макросами, которые требуются, если вы знаете имя макроса и параметры. Это может стать серьезной проблемой для PITA после того, как таблица была создана в графическом интерфейсе Confluence 5.
Щелкните Insert , и результирующая таблица будет преобразована в новый формат вики на странице.
Для этого я пошел окольным путем:
- Сделал текстовый файл с моей информацией и разделил поля табуляцией
- Вставил эти данные в Google Таблицы
- Скопировал ячейки из Google Таблиц
- Вставил их в готовую таблицу в Confluence
Это все равно было быстрее, чем писать каждое поле вручную.
В моем Excel 10 тыс. Строк, а некоторые строки имеют цвет фона. Чтобы сохранить цвет фона ячейки, я выполнил следующие шаги
Add the Office Excel macro to a page to display the contents of an Excel spreadsheet.
This is great for situations where you need more than a basic Confluence table can provide, such as for financial information or planning data.
This macro embeds your spreadsheet in the page, rather than showing a simple preview. People viewing the page don't need Excel installed to be able to see the spreadsheet.
On this page:
Screenshot: a page with an Office Excel macro displaying an Excel spreadsheet.
There are other ways to add a spreadsheet to your page:
- Insert the file directly into the page. We'll display a PDF thumbnail of the sheet. This is okay for simple spreadsheets but may not be suitable for complex or multi-sheet files.
- Use the Widget Connector Macro to embed a Google Sheet.
Add this macro to your page
To add the Office Excel macro to a page:
-
Upload the Excel file to your page, then publish the page. See Upload Files to learn how to do this.
You can then publish your page to see the macro in action.
Screenshot: configuring the Office Excel macro in the macro browser.
Edit the attached file
If you have Excel installed, you can edit the attached file, and automatically re-upload the file back to Confluence.
See Edit Files for more information on the ways to do this.
Change the macro parameters
Macro parameters are used to change the behaviour of a macro.
To change the macro parameters:
Here's a list of the parameters available in this macro.
Page Name
The page which contains the macro
Enter a page name, if you wish to display a document which is attached to another Confluence page.
File Name
The file name of the Office or PDF document to be displayed. The document must be attached to a page on your Confluence site.
If the file does not appear, publish the page, then head back into the editor and try again.
Show Grid?
Select to show grid lines around each cell of the Excel spreadsheet. Clear to hide these grid lines.
Worksheet Name
Last worksheet viewed in the spreadsheet
The name of the worksheet that you want displayed.
Last Row
Last row with content
The number of the last row you want displayed, starting from '0' as the first row.
Last Column
Last column with content
The number of the last column you want displayed, starting from '0' as the first column.
Hint for reducing the size of the spreadsheet: Use the Last Column and Last Row parameters to reduce the size of the spreadsheet displayed on the wiki page. This is especially useful to prevent the display from showing empty cells. This will also help to prevent 'out of memory' errors.
Where the parameter name used in Confluence storage format or wikimarkup is different to the label used in the macro browser, it will be listed below in brackets ( example ).
Limitations
The Office file must be attached to the current page, or another Confluence page. The macro can't display live Office 365 files. If you use Office 365, you'll need to download the file, and then upload it to Confluence to display it with this macro. Alternatively, you could just link to the Office 365 file.
If your uploaded file does not appear in the File Name menu in the macro browser, you'll need to publish the page, and then hit Edit to return to the editor.
Other ways to add this macro
Add this macro as you type
Type followed by the start of the macro name, to see a list of macros. 
Add this macro using wiki markup
This is useful when you want to add a macro outside the editor, for example as custom content in the sidebar, header or footer of a space.
Using Standard Tools
Confluence is bundled with a visual editor that allows you to insert tables the way similar to MS Word.
Confluence allows you to perform the following actions:
- Inserting a row before or after and removing the row
- Inserting a column before or after and removing the column
- Cutting, copying or pasting a table row
- Merging or splitting table cells
- Setting heading rows or columns
- Coloring table cells
Manual entry of the table is quite a time-consuming procedure and you will quickly understand it once you start the migration of a one-thousand-row table.
Importing from Excel
If you already have a table in MS Excel, you can just copy-paste it into Confluence.
In this case, the formatting of the table will be reset, and you will get a plain table with data.
But a large table with data is useless if you cannot filter it or find the necessary value in a blink of an eye. From the box, Confluence does not provide the capability to filter tables with data, but you can always install the Table Filter and Charts add-on and apply filtration to your large table.
Inserting Tables from Internet
Confluence processes correctly table inserted from the Internet. You can just select the appropriate table on the web-page, copy it, and then insert it onto the necessary page.
But it is not very convenient to edit such a table, in any way you will have to deal with the code.
Importing CSV Tables
Another solution for working with tables is Advanced Tables for Confluence developed by Bob Swift. It provides you with a complex solution to manage your tables and get data for its population.
It provides a set of macros to work with tables and generate them from eternal sources.
-
allows you to import, format, and display comma-separated values (CSV) data from external sources. allows you to use advanced functions and apply special formatting to Confluence tables. allows you to generate a table with attachments based on the selected criteria. allows you to import, format, and display tables fetched from JSON string from external sources.
The easiest and convenient way is to have a table in MS Excel, which you can further save to a CSV file and attach it to the appropriate Confluence page. You can work with this table in Excel and export it to CSV when you need it to show in Confluence. Each newly uploaded CSV file will be stored as a new revision, so all the data will be automatically updated after each update.
Just enter macro on your Confluence page and set the appropriate macro parameters. You can select the table format (HTML or wiki), show a heading row, enter the table columns to show in the table, modify the table column titles, select the appropriate delimiter. Then you can define whether you want to use the attached file or file stored on some external resource, in this case, you have to enter a URL and credentials if needed. Optionally, you can set the appropriate text format, enable column sorting or row highlighting when pointing to it, add automatic row numeration, configure the sorting parameters, use column calculation, and configure the size of the table.
This macro has a lot of parameters that allow you to thoroughly adjust the display of the table. Once you save the page, you can proceed to work with this table.
![confluence_csv_table_rendered]()
Working with Databases
Confluence can be integrated with external servers running the database. This can be achieved by means of the following add-ons:
They provide a similar level of functionality and allow you to establish a connection to external databases, such as MSSQL, Oracle, DB2, PostgreSQL, and MySQL. The connection is configured in the dedicated section of the add-on and requires entry of the database type, name, credentials, and path to the JDBC driver.
You can create multiple data source profiles that you can use for fetching data from multiple sources. While adding a macro to Confluence pages, you need to write SQL queries for sampling and outputting data matching your request. You can write complex SQL queries that can calculate, combine, filter, and do a lot of other things. This gives you unlimited freedom in showing table data in your Confluence.
When you save the page, you will get your table with data from the database. This data will automatically update when you reload the page as the production databases get new data all the time.
![conlfuence_sql_macro_table_rendered]()
Easy Filtration of Data in Your Tables
You can select the columns that will get drop-down filters and text filters, enable a global filter for search across the entire table. Additionally, you can set the width for filters, apply default values to filters, regulate the number of rows to shows and hide labels or filters. Once you save the page, get a pane with filters for filtering your table data.
The add-on supports both Hosted and Cloud versions of Confluence.
Visualizing Table Data with Charts and Graphs
When your tables abound with numbers, you may find it useful to visualize your charts and see the spread of values on the chart. Here comes the chart macro which allows you to generate charts of different types. You can choose among pie, bar, line, area, scatter, time series, Gantt, and other charts. Additionally, you can show a 3D view of charts if applicable, define the width and height of your charts, enable output of the legend and configure a lot of other options.
Once you save the page, Confluence will render your chart and show it to you on the page.
You can also insert macros that output the table with numbers into the chart macro. This allows you to get charts automatically updated if any changes occur in the data source.
Conclusions
Out-of-the-box Confluence cannot provide the table management capabilities exceeding those ones available in MS Excel. Any way you can find a lot of useful add-ons in the Atlassian Marketplace featuring Table Filter and Charts for Confluence. They allow you to get many more features that you can use while working with tables, for example filtering large tables, loading data from external sources, or performing automatic manipulations with your table data.
Меня зовут Маша, я работаю инженером по обеспечению качества в группе компаний Тинькофф. Работа QA предполагает множество коммуникаций с разными людьми из разных команд, а я к тому же была менеджером и лектором образовательных программ, поэтому моя карта коммуникаций была максимально широкой. И в какой-то момент я взорвалась: я поняла, что больше не могу, не могу, не могу заполнять адовые тонны нечитаемых таблиц и документов.
Наверняка каждый из вас представил себе сейчас то, о чем я говорю, и облился холодным потом: списки фамилий без алфавитного порядка, таблицы в сотни столбцов со съехавшей версткой, таблицы в тысячи строк, в которых нужно стирать свой палец об колесико мыши, чтобы посмотреть заголовок, тонны страниц непронумерованных инструкций, сотни пересылаемых друг другу писем с данными, которые надо проанализировать и систематизировать и запихнуть в такие же нечитаемые таблицы.
И вот, когда я немного остыла, я решила написать эту статью. Я расскажу о том, как можно нормально (даже порой удобно) вести разнообразную непродуктовую документацию. Надеюсь, что статья разлетится по сети и уровень адища в соседних с разработкой отделах хоть чуть-чуть снизится, а люди (и я в том числе) станут чуточку счастливее.
Инструменты
Продуктовая документация часто хранится рядом с кодом, и это хорошо. А непродуктовая документация обычно хранится где попало. Часто люди стараются переносить информацию из разных мест в Confluence, и мы не исключение. Так что весь дальнейший рассказ о нем.
Вообще Confluence — это продвинутый вики-движок. Он позволяет работать с данными в разных видах отображения: текст с форматированием, таблицы, разнообразные диаграммы. Это очень интересный и мощный инструмент, но если не уметь его готовить, то вы получите очередную свалку нечитаемых документов. Я научу вас готовить!
Макросы
Почти вся магия Confluence строится на макросах. Макросов очень много, и их можно комбинировать друг с другом. Они бывают платными и бесплатными, далее будут разные примеры макросов со ссылками на документацию для них.
Интерфейс работы с макросами максимально прост. Чтобы добавить макрос, надо нажать на плюс и выбрать нужный элемент из списка.
Если макрос самодостаточный, то есть не требует вставки чего-то еще внутри себя, — он выглядит как блок.
Если для работы макроса нужно что-то поместить внутрь него, он выглядит как рамка.
При этом можно помещать внутрь одной рамки сколько угодно других, лишь бы в вашей пирамиде была логика.
У каждого макроса есть предварительный просмотр: в нем сразу видно, правильно ли вы заполнили и настроили макрос.
Шаблоны
Помимо макросов есть удобный инструмент предзаполнения контента — это шаблон.
Шаблоны можно использовать при создании любой страницы: просто нажать на три точки рядом с кнопкой «Создать» и выбрать нужный шаблон.
Тогда в созданную страницу добавится весь контент, который есть в шаблоне.
Создавать страницы из шаблонов может кто угодно, а вот создавать или редактировать сами шаблоны — только те, у кого есть на это права. В шаблон можно добавить дополнительные инструкции о том, как следует вести страницу.
Магия таблиц
Вообще-то я, как технарь, нежно люблю таблицы и могу почти любую информацию в них завернуть (хотя это и не всегда эффективно). Сами по себе таблицы четкие, структурированные, масштабируемые, волшебные!
Но даже такую замечательную сущность, как таблица, можно испортить. А можно удачно использовать и даже улучшить. Об этом ниже.
Фильтрация (платный плагин)
Любую огромную нечитаемую таблицу можно сделать чуть менее огромной и чуть более читаемой с помощью фильтрации. Для этого можно использовать платный макрос «Фильтр таблиц».
Внутрь этого макроса надо засунуть таблицу (можно даже самую уродливую, главное — запихнуть ее целиком). В макросе можно выбрать столбцы для фильтра с выпадающим списком, текстового фильтра, числового и фильтра по датам.
Вот представьте, что всю информацию по кандидатам на все вакансии записывают табличным списком. Естественно, неотсортированным — люди же приходят на собеседования не по алфавиту. А вам надо понять, проводили ли вы собеседование с конкретным соискателем раньше. Надо просто засунуть этот ад в макрос фильтра, добавить текстовый фильтр по фамилии — и вуаля, информация у вас на экране.
Стоит отметить, что фильтрация огромных таблиц может влиять на работу системы и время загрузки страниц, поэтому засунуть огромную таблицу в фильтр — временный костыль, лучше выстроить процесс, в котором людям не приходится создавать огромные нечитаемые таблицы (пример процесса будет в конце статьи).
Сортировка (платный плагин)
С помощью волшебного макроса «Фильтр таблиц» также можно задать сортировку по умолчанию по любому столбцу и пронумеровать строки. Или нажать на любой столбец таблицы, засунутой в макрос фильтра, и произойдет сортировка по этому столбцу.
Например, у вас есть та же самая таблица с соискателями и надо прикинуть, сколько собеседований было проведено в определенный месяц, — сортируйте по дате и радуйтесь.
Сводные таблицы (платный плагин)
Теперь перейдем к кейсу поинтереснее. Представьте, что ваша таблица огромная и надо что-то посчитать по ней. Конечно, можно скопировать ее в Excel, посчитать нужное и выгрузить данные назад в Confluence. А можно один раз применить макрос «Сводная таблица» и получить тот же результат, только еще и обновляемый.
Например: у вас есть таблица, в которой собраны данные всех сотрудников — где они территориально находятся и какие должности занимают. Чтобы посчитать, сколько человек находится в каждом городе, вам нужно выбрать в макросе «Сводная таблица» строку, по которой агрегируются данные (местоположение) и тип операции (сложение).
Естественно, группировать можно по нескольким признакам сразу, все возможности можно посмотреть в документации.
Диаграммы (платный плагин)
Как я уже говорила, не все любят таблицы так сильно, как я. К сожалению, менеджеры в большинстве своем их вообще не любят. Зато все очень любят яркие цветные диаграммы.
Создатели Confluence об этом, безусловно, знали (наверняка у них тоже есть начальство, которое любит отчеты и диаграммы, куда же без него). Поэтому можно воспользоваться волшебным макросом «Диаграмма из таблицы». В этот макрос нужно положить сводную таблицу из предыдущего пункта, и вуаля — ваши серые скучные данные красиво визуализированы.
Естественно, в этом макросе тоже есть настройки. Ссылку на документацию к любому макросу можно найти в режиме редактирования этого макроса.
Простота агрегации
Информация из предыдущих пунктов наверняка не была для вас откровением. Но теперь вы точно умеете пользоваться макросами, а я могу перейти к более интересной части статьи.
Метки
Плохо, когда люди хранят информацию в одной неструктурированной статье или огромной таблице. Еще хуже — когда части этой информации не только нечитаемо оформлены, но и раскиданы по просторам Confluence. Благо есть возможность собрать раскиданную информацию в одном месте. Для этого надо воспользоваться метками (знакомыми всем по соцсетям тегами).
На любую страницу можно добавить любое количество меток. Если нажать на метку, вы попадете на страницу агрегации, где есть ссылки на все материалы с этой меткой, а также с набором связанных меток. Связанные метки — это те, которые часто встречаются на одной странице.
Свойства страниц
На страницу можно добавить еще один интересный макрос для структурирования информации — «Свойства страниц». Внутрь него нужно подать таблицу из двух столбцов, первый будет являться ключом, а второй — значением свойства. Причем макрос можно скрыть со страницы, чтобы он не мешал читать контент, но при этом страница все равно будет отмечена нужными ключами.
Обратите внимание на ID — его удобно задавать, чтобы навешивать разные группы свойств на разные страницы (или даже разные группы свойств на одну страницу).
Отчеты
По меткам можно собирать отчеты. Например, макрос «Отчет о содержимом» собирает все страницы с определенным набором меток.
Но более интересный отчет — это макрос «Отчет по свойствам страницы». Он тоже собирает все страницы с определенным набором меток, но не просто выводит их список, а составляет таблицу (улавливаете связь с началом статьи?), в которой столбцы — это ключи свойств страницы.
Получается сводная таблица по информации из разных источников. Приятно, что у нее есть удобные функции: адаптивная верстка, сортировка по любому столбцу. Также такую отчетную таблицу можно конфигурировать внутри макроса.
При конфигурировании можно убрать из отчета какие-то столбцы, задать состояние по умолчанию или количество отображаемых записей. А еще можно задать ID свойства страницы, чтобы видеть только нужную информацию.
Например, у вас есть множество страниц сотрудников, у этих страниц есть набор свойств про человека: какого он уровня, где находится, когда пришел в команду и так далее. Это свойства отмечены ID = employee_inf. И есть второй набор свойств на этой же странице, в котором собрана информация о человеке, как о части команды: какую роль человек выполняет, в какой команде находится и так далее. Эти свойства отмечены ID = team_inf. Тогда при сборке отчета вы можете вывести только информацию по одному айдишнику или сразу по двум — как удобнее.
Прелесть такого подхода в том, что каждый может собрать нужную для себя информационную таблицу, которая не будет ничего дублировать и будет обновляться при обновлении основной страницы. Например: тимлиду не важно, когда его разработчики устроились на работу, но важно, какую роль каждый из них выполняет в команде. Тимлид соберет себе отчет по команде. А бухгалтеру вообще все равно, кто какую роль выполняет, но важны должности — он соберет себе отчет по должностям. При этом источник информации не будет дублироваться или переноситься.
Итоговый процесс
Инструкция
Итак, мы можем красиво структурировать и эффективно агрегировать информацию в Confluence на примере использования макросов. Но в идеале нужно сделать так, чтобы новая информация сразу была структурированной и попадала во все уже используемые механизмы агрегации.
Тут на помощь придет связка макросов и шаблонов. Чтобы заставить людей создавать новые страницы в нужном формате, можно использовать макрос «Создать из шаблона». Он добавляет на страницу кнопку, по нажатию на которую создается новая страница из нужного вам шаблона. Таким образом вы заставляете людей сразу работать в нужном вам формате.
В шаблон, из которого вы даете создавать страницу, нужно заранее добавить метки, макрос «Свойства страницы» и таблицу нужных вам свойств. Также рекомендую добавить инструкции о том, какими значениями следует наполнять страницу, и значения свойств.
Тогда итоговый процесс будет выглядеть так:
- Вы создаете шаблон для информации определенного типа.
- В этот шаблон добавляете метки и свойства страницы в макросе.
- В любом удобном месте создаете корневую страницу с кнопкой, по клику на которую создается дочерняя страница из шаблона.
- Пускаете на корневую страницу пользователей, которые потенциально будут генерировать нужную информацию (по нужному шаблону, нажимая на кнопку).
- Собираете себе отчет по свойствам страницы через метки, которые вы указали в шаблоне.
- Радуетесь: у вас есть вся нужная информация в удобном формате.
Подводные камни
Как инженер по качеству, я смело могу утверждать, что ничего идеального в мире нет. Даже божественные таблицу неидеальны. И в приведенном выше процессе есть подводные камни.
- Если вы решите поменять названия или состав свойств страницы, вам придется проапдейтить все уже созданные объекты, чтобы их данные корректно подтянулись в сводный отчет. Это печально, но, с другой стороны, заставляет детально продумать «архитектуру» вашего набора информации, что является весьма интересной задачей.
- Вам придется написать приличное количество инструкций о том, как заполнять информационные таблицы и пользоваться тегами. Но, с другой стороны, вы можете просто кинуть во всех нужных людей этой статьей.
Пример хранения непродуктовой документации
Через описанный выше процесс можно организовать хранение почти любой информации. Прелесть подхода в том, что он универсальный: когда пользователи к нему привыкают, они перестают генерировать бардак. Также большой (но не бесплатный) плюс — возможность собирать на лету разнообразную статистику и рисовать по ней красивые диаграммы.
Приведу пример нашего процесса ведения информации о команде.
Для каждого человека в команде мы решили создать карточку сотрудника. Соответственно, у нас есть шаблон, по которому каждый новый человек создает себе эту карточку и ведет в ней всю личную информацию.
Как видите, у нас развернутая таблица свойств и сразу есть инструкции о том, как именно вести данную страницу. Часть тегов проставляют сами сотрудники по инструкциям, в шаблоне только основные: тег карточки employee-card, тег направления direction-involve и тег команды team-qa.
В итоге после того, как каждый создал себе карточку, получается полная таблица с информацией по сотрудникам. Эту информацию можно использовать в разных точках. Ресурсные менеджеры могут собрать себе общие таблицы, а лиды команд — командные таблицы, добавляя в выборку тег команды.
По тегам можно увидеть разные сводки, например по qa-upgrade-plan отобразатся все задания на развитие QA. При этом каждый человек в своей карточке сотрудника ведет важную историю и свой план развития — создает вложенную страницу из шаблона планов развития.
Заключение
Ведите любую документацию так, чтобы за нее не было стыдно, а пользователям не было мучительно больно!
Очень надеюсь, что статья будет полезна и во всех документациях мира наступит порядок.
Читайте также: