Что такое outlook exchange
В знакомой компании по просьбам сотрудников перевели почту с Яндекса на Exchange. Оказалось, не все понимают причин смены почты. В этой заметке описываю, чем удобна связка Microsoft Exchange и Microsoft Outlook для сотрудников компаний.
В заметке рассматриваю связку Microsoft Exchange и Microsoft Outlook, так как этот клиент является одним из самых популярных и в полной мере раскрывает возможности почтового сервера.
Для сравнения буду приводить очень популярный в России Яндекс.Коннект, который, на мой взгляд, является лучшим бесплатным решением для организации почты на собственном домене. О подробном опыте использования почты и сервисов Яндекс я писал в другой заметке.
Disclaimer: заметка написана с позиции просвещения пользователя. Вопрос о переходе на Outlook, особенно с учетом его стоимости, каждая компания должна принимать исхода из своей конкретной ситуации.
Если использовать в качестве почтового клиента Outlook, который по умолчанию входит в Office, то становятся доступны:
Серверная адресная книга
- Актуальный список контактов коллег
- Возможность указания расширенной информации
Помощник по планированию
- В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
- Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.
Работа с вложенными папками без ошибок
- В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
- Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.
Работа с вложенными папками без ошибок
- Например, в Яндексе во “входящих” нельзя создать вложенные подпапки, чтобы они корректно синхронизировались в Outlook
Другое: отзыв письма из клиента, работа с почтовыми правилами
Что-то из описанного может работать и в других серверах-клиентах, но конкретная реализация зависит от конкретной связки программ. Связку же Outlook и Exchange можно рассматривать как эталон.
Выделил этот пункт из-за его важности. Знаю, что проблема актуальна, так как инструкция по синхронизации Outlook с календарями Яндекса и Google является одной из самых популярных заметок в моем блоге.
Outlook без дополнительных усилий не умеет работать с календарём и контактами сервисов вроде Яндекс и Google. Зато с Exchange он работает отлично.
Прямое следствие этого пункта - возможность работать с одним календарём как из мобильной почты, так и с почтового клиента на компьютере. Приняв приглашение на телефоне, событие будет видно в календаре на компьютере и наоборот.
Готовый процесс бронирования переговорных комнат и общих ресурсовПереговорные комнаты можно занимать непосредственно из интерфейса создания приглашения на совещание в Outlook или web-интерфейсе. Нет необходимости параллельно с приглашением участников вносить бронирования в отдельный сервис или другой календарь.
Разрешение конфликтов бронирования происходит в автоматическом режиме на сервере. Исключаются ситуации, когда двое организаторов бронируют переговори на одно и то же время.
Единые форматы взаимодействия между Outlook и веб-интерфейсомВ случае Exchange нет проблем взаимодействия с Outlook. Веб-интерфейс Exchange повторяет Outlook как визуально, так и работает с ним по единым форматам.
Обратная ситуация тоже справедлива. Приглашения из Outlook не всегда корректно распознаются сторонними веб-клиентами.
Время пересылки письма внутри Exchange - несколько секунд. Можно переслать файл коллеге за соседним столом и тут же открыть его на другом компьютере.
В Яндекс.Почте между ящиками внутри одного домена письмо идёт около минуты. И в аналогичном же кейсе, придётся сидеть с коллегой и ждать пока придёт письмо.
По разным оценкам от 60% до 80% сотрудников компаний в мире в качестве корпоративной почты используют Exchange. Эта доля стабильно высока.
Сотрудники, которые с ним работали и переходят в компании без Exchange, обычно предлагают в первые дни предлагают его поставить. Те же пользователи, кто раньше не работал с Exchange, обычно не понимают, в чем его удобство. Надеюсь, эта заметка описала основные причины, почему Exchange так популярен среди сотрудников корпораций.
Согласны или не согласны? Если есть что добавить - оставляйте своё мнение в комментариях.
Расширенные возможности Exchange Online помогают обезопасить вашу информацию. Средства фильтрации спама и вредоносных программ защищают почтовые ящики.
Надежность
Работа вашей компании никогда не встанет из-за проблем с почтой. Мы гарантируем доступность нашей электронной почты в течение 99,9 % времени, и эти гарантии подкреплены финансовыми обязательствами.
Центр администрирования
С удобным веб-интерфейсом Центра администрирования Exchange вы сможете эффективнее управлять своей организацией.
Безопасность на любых устройствах
Политики для мобильных устройств позволяют создавать списки одобренных устройств, принудительно блокировать устройства с помощью ПИН-кода и удалять конфиденциальные корпоративные данные с потерянных телефонов.
Простота в обслуживании
Удобная и эффективная корпоративная почта — это просто. Благодаря автоматической установке исправлений вам не придется тратить время и силы на обслуживание системы.
Доступ из любой точки мира
Предоставьте сотрудникам доступ к электронной почте, календарю и контактам во всех основных браузерах и с различных устройств.
Microsoft FastTrack для Microsoft 365
Наша служба Microsoft FastTrack для Microsoft 365 поможет вам быстро и уверенно перейти на платформу Microsoft 365 и воспользоваться всеми ее преимуществами для вашего бизнеса.
Откройте для себя новые возможности, спланируйте успешное развертывание и организуйте знакомство пользователей с инновационными технологиями в собственном ритме. Рекомендации, инструменты, ресурсы и опыт наших специалистов помогут вам добиться успеха с платформой Microsoft 365.
Ресурсы и услуги FastTrack входят в планы Microsoft 365 для клиентов, приобретающих лицензии на 50 и более рабочих мест.
Меры обеспечения безопасности данных
Широкие возможности управления
Вы будете полностью контролировать свою рабочую среду, в то время как ваша электронная почта хранится на серверах Майкрософт.
Обнаружение электронных данных
Работайте с информацией на месте в Exchange, SharePoint и Skype для бизнеса благодаря единому интерфейсу Центра обнаружения электронных данных*.
Поддержка по телефону от ИТ-специалистов
Вам будет доступна поддержка по телефону от ИТ-специалистов. Служба работает круглосуточно и без выходных.
Архив на месте
Предложите своим пользователям архив на месте, который позволит им централизованно хранить все важные данные.
Интеграция с Outlook
После интеграции с Outlook ваши сотрудники смогут работать с почтой в знакомом функциональном интерфейсе даже без подключения к Интернету.
Поддержка нескольких регионов в Microsoft 365
Microsoft 365 позволяет выбирать, где именно хранятся данные каждого пользователя, в зависимости от его местоположения. Это особенно важно, если на вас распространяются законодательные требования к местам хранения данных. Теперь функция Multi-Geo доступна в Exchange Online и OneDrive.
Если вы когда-либо работали в офисе, вы, вероятно, слышали о Microsoft Exchange, но вы можете не знать, что это такое. В этой статье мы опишем, что такое MS Exchange, и как вы можете взаимодействовать с ним прямо сейчас, даже не зная об этом.
Что такое Microsoft Exchange?
Exchange — это сервер Microsoft для групповой работы, изначально разработанный для корпоративных клиентов. Как и другие решения для групповой работы, он включает в себя коммуникационные и организационные функции, в том числе:
- Почтовый хостинг
- Компонент календаря, включая функции совместной работы, такие как приглашения на собрания, общие календари и доступные для бронирования ресурсы.
- Управление контактами, обеспечивающее общеорганизационную адресную книгу, а также хранилища личных контактов
- Совместное управление задачами, например, возможность делегировать задачи другому пользователю
- Липкие заметки, файлы и другие
Сам Exchange является серверным приложением, которое хранит и управляет всеми этими данными для вас. Итак, как серверная программа, как это влияет на вас? Ну, это движок, который поддерживает два инструмента, которые вам могут быть знакомы: Microsoft Outlook и его двоюродная сестра в Интернете, Outlook Web Access.
Microsoft Outlook и Exchange
Вы можете настроить Microsoft Outlook для сбора электронной почты из различных источников, от почтенных почтовых ящиков IMAP до Gmail. Но с самого начала Outlook был разработан для корпоративных пользователей, чтобы они могли подключаться к серверам Exchange и собирать электронную почту или обновлять календари своих компаний.
Подключение Outlook к Exchange, как правило, требует очень небольшого взаимодействия с пользователями, поскольку оба они предназначены для совместной работы. Но вы можете подключить другие клиенты к Exchange, например, Gmail, хотя для их настройки может потребоваться различное количество усилий.
Exchange и Outlook Web Access
Помимо использования клиентского приложения вы также можете взаимодействовать с сервером Exchange с помощью браузера, если это разрешено вашим администратором. Outlook Web Access (OWA) — это имя интерфейса браузера для вашего сервера Exchange, которое называется так, потому что предоставляет экраны, которые действительно выглядят как веб-версии приложения Outlook.
Чтобы найти ссылку на ваш сайт OWA, если она существует, выберите « Файлы» > « Параметры учетной записи» в Outlook.
Многие люди использовали OWA для мобильного доступа к данным Exchange до того, как приложения Outlook стали доступны. Теперь удобно использовать для входа в свою электронную почту, например, когда у вас нет доступных устройств. Вы можете перейти по заранее определенному URL-адресу (который часто находится в том же домене, что и основной веб-сайт вашей компании), ввести свой адрес электронной почты и пароль, и начать читать электронную почту, просматривать календарь или отмечать задачи.
Mailbird
Почтовый клиент с интерфейсом, отчетливо напоминающим Sparrow для Mac OS. Приложение второй год получает премию IT World как лучший почтовый клиент для Windows.
Команда Mailbird понимает, что многие пользователи хотят подчеркнуть индивидуальность и повысить степень удобства использования конечного продукта, и предлагает клиентам следующие решения для персонализации: выбор цветового оформления, настройку панелей пользовательского интерфейса и сочетания горячих клавиш.
Тенденция к расширению функциональных особенностей приложений за счет подключения других приложений набирает обороты. Разработчики учли и это, поэтому приложение поддерживает сенсорное управление и подключение сторонних приложений, таких как Facebook, Dropbox, WhatsApp, Twitter, Evernote, Todoist и некоторых других.
Также Pro-версия предлагает подключение неограниченного числа email-аккаунтов, против максимальных трёх в бесплатной версии. Пробный период бесплатного использования Pro-версии составляет 30 дней.
Mozilla Thunderbird
Кроссплатформенный почтовый клиент от разработчиков браузера Mozilla Firefox.
Создатели приложения заложили в основу принцип OpenSource. Преимущества подобных проектов — своевременный поиск и устранение уязвимостей, а также быстрое обновление продуктов.
По данным Mozilla, продуктом пользуется 495 тысяч пользователей в России и 9 миллионов по всему миру. Аскетичность и концептуальную старость пользовательского интерфейса призвана скрасить большая зеленая кнопка на сайте продукта с надписью «Загрузить бесплатно».
eM Client
Простой и удобный почтовый клиент в стилистике Outlook.
Пользователям предлагается две версии продукта — Free и Pro. 30-долларовая версия предлагает создание неограниченного количества учётных записей (против максимальных двух для бесплатной версии) и лицензию для коммерческого использования.
К плюсам приложения относится подключение сторонних сервисов Microsoft Exchange, Gmail, iCloud, поддержка сенсорных устройств и настраиваемые виджеты. Импорт данных из Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird, The Bat облегчает возможный переход с других почтовых клиентов.
the Bat
Почтовый клиент, характеризующийся мощными защитными механизмами с одной стороны и полным отсутствием встроенных спам-фильтров, утомительной настройкой интерфейса и невзрачным дизайном с другой.
На фоне бесплатных конкурентов, приложение выигрывает в обеспечении конфиденциальности, держится на уровне при сравнении функциональных особенностей и с треском проигрывает в юзабилити.
В повседневной переписке требования к безопасности большинства пользователей удовлетворяются стандартными средствами, которые предлагают другие почтовые клиенты, потому ценник в 2000 рублей за Home-версию кажется завышенным.
Красивый, современный и бесплатный почтовый клиент.
Помимо качественно сделанного пользовательского интерфейса Inky может похвастаться умением работать с несколькими учетными записями, гибкими фильтрами, облачной синхронизацией и удобной визуализацией, в рамках которой пользователю предлагается выбирать цвета и иконки для разных аккаунтов.
С точки зрения удобства персонализации Inky представляет из себя обучаемый и легко настраиваемый клиент.
Напоследок стоит упомянуть интересную OpenSource-pазработку Mailpile, находящуюся в стадии бета-тестирования.
Это приложение распространяется бесплатно и «живёт» на добровольные пожертвования, а потому не содержит рекламы.
Кроме того, это один из самых быстрых почтовых клиентов с мощным собственным поиском по письмам. К защите данных команда разработчиков отнеслась серьёзно. Цифровые подписи и ключи OpenPGP, встроенные в ядро, гарантируют безопасность приложения.
Режим открытого кода улучшает продукт, предоставляя каждому желающему шанс внедрить полезную функцию или обнаружить уязвимость.
Читайте также: