Что такое конвертирование документа как выполняется эта операция word
Во время работы с документами Word пользователю может понадобится преобразовать файл из одного формата в другой, например, docx в doc. Эти форматы используются в приложении Word входящего в состав офисного пакета Microsoft Office.
Любой современный текстовый редактор MS Word поддерживает оба формата: DOCX и DOC, но так было не всегда. Это началось после выхода версии офисных приложений Microsoft Word 2007 или новее. Оба формата поддерживаются в следующих версиях офисных программ: Word 2007, Word 2010, Word 2013, Word 2016, Word 2019.
Относительно новый формат DOCX не поддерживается в версии Microsoft Word 2003 или младше. Это значит, что в этих версиях приложения можно открыть только файл формата DOC, а документ в формате DOCX посмотреть не получится.
Вначале посмотрим, чем отличается DOC от DOCX, в чем разница между этими близкими форматами, созданными одним разработчиком — Microsoft.
DOC и DOCX: в чем разница
В программе Word для сохранения документов наиболее широко используются расширения файлов «.docx» и «.doc». Пользователи часто встречаются с файлами, имеющими подобные расширения.
Корпорация Майкрософт разработала собственный формат для работы с текстовыми документами, который используется в приложении Word. В версиях Microsoft Office 97-2003 применялся формат «Doc», а начиная с версии Microsoft Office 2007 и новее — формат «DocX». Как нетрудно заметить, к «Doc» был добавлен «X», что означает «XML». DOCX (Office Open XML) является преемником устаревшего формата DOC.
Основные отличия между данными форматами:
- Размер файла DocX несколько меньше, чем у файла Doc, за счет встроенной функции сжатия в специальный ZIP-архив.
- DocX — контейнерный формат, в котором хранится информация о тесте, разметке, таблицах и сценариях в отдельных папках и файлах, в отличие от Doc, где все данные хранятся в одном файле.
- При использовании DOCX у пользователя будет большее количество функциональных возможностей при работе с текстовыми документами.
Нам стало понятно, что файлы DOCX не получится просто открыть в Word 2003 в более ранних версиях, также в программах, не поддерживающих данный формат, но имеющих поддержку формата DOC. Это происходит из-за того, что у формата DocX нет обратной совместимости.
С другой стороны, файлы формата DOC легко открываются в режиме ограниченной функциональности в новых версиях программы: Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Word 2007.
Некоторым пользователям необходимо иметь возможность использовать файлы DOC по разным причинам:
- на компьютере установлен Microsoft Office 2003;
- этот формат требует программное обеспечение, у которого есть поддержка устаревшего типа файлов;
- пользователь работает на нескольких устройствах, на одном из которых обеспечена поддержка только файлов старого формата.
Принимая во внимание вышесказанное, становится понятно, что нам необходимо конвертировать DOCX в DOC, чтобы открыть данный тип файлов на ПК, не имеющих новых версий Microsoft Office. Нам нужно решить возникшую задачу: перевести DOCX в DOC.
Из инструкций этого руководства вы узнаете о том, как преобразовать DOCX в DOC разными методами: с помощью программного обеспечения, установленного на компьютере или онлайн, используя инструменты на удаленном сервере, или при помощи средств Windows.
Имейте в виду, что конвертация DOCX в DOC может привести к тому, что некоторые функции и элементы исходного файла могут не работать из-за того, что в старых версиях документа Word отсутствует поддержки новых компонентов, внедренных в приложение в последних версиях программы.Конвертируем DOCX в DOC из Word 2019, 2016, 2013, 2010, 2007
Если на вашем компьютере установлена современная версия программы Word, вы можете без проблем сохранить файл в требуемом формате, чтобы потом использовать файл DOC на другом устройстве.
На этом примере, я показываю, как это сделать в программе Word 2019. Обратите внимание на то, что в других версиях приложения может отличаться интерфейс программы и названия некоторых пунктов меню.
Выполните следующие действия:
- Откройте файл DOCX в Ворде.
- В боковом меню нажмите на «Экспорт».
- Сначала выберите «Изменить тип файла», а затем в разделе «Типы файлов документов» щелкните по пункту «Документ Word 97-2003», чтобы изменить DOCX на DOC.
- В окне с предупреждением нажмите на кнопку «Сохранить».
В результате выполнения этой операции, исходный файл поменяет расширение на «.doc», теперь его можно использовать по назначению.
Использование пакета совместимости для Microsoft Office Word 2003
При использовании MS Word 2003 в качестве приложения для открытия файла в формате DOCX, могут происходить два варианта событий.
Если вы попытаетесь открыть файл DOCX в Word 2003 или в более старой версии приложения, то тогда в программе откроется окно с предупреждением о том, что данный файл был создан в более новой версии Microsoft Word, поэтому для его открытия необходимо установить пакет совместимости. Вам предложат загрузить на свой компьютер «Microsoft Office Compatibility Pack».
Это означает, что на компьютерах с установленным Microsoft Office 2003, Office XP, Office 2000, решить проблему открытия и редактирования файлов DOCX можно с помощью специального средства, разработанного в Майкрософт. Пакет совместимости добавляет поддержку новых форматов в старые версии приложений Word, Excel и PowerPoint.
В настоящее время компания Microsoft уже не поддерживает версии Офиса 2003, поэтому ссылки на скачивание пакета совместимости удалены с официального сайта корпорации. Но, вы можете скачать это средство по ссылке с моего сайта.
Распакуйте ZIP-архив, а затем запустите файл «FileFormatConverters.exe» для установки необходимых компонентов на ПК. После установки пакета обновлений на компьютер, вы сможете открывать документы в формате DOCX в версии Word 2003 или в более ранних приложениях.
Во втором случае, программа попытается самостоятельно открыть файл, отключив неподдерживаемые элементы документа Word. Будут отключены неподдерживаемые параметры, изменены макет и возможность редактирования некоторых функций.
Перевод DOCX в DOC с помощью LibreOffice
На компьютере может не быть продуктов Microsoft Office, например, если там используется другое офисное программное обеспечение.
В бесплатном пакете офисных приложений LibreOffice имеется аналог Word — приложение Writer. Программа Writer поддерживает оба вордовских формата: DOC и DOCX.
- Откройте файл DOCX в программе LibreOffice Writer.
- Нажмите на меню «Файл», в контекстном меню выберите «Сохранить как…», или нажмите на сочетание клавиш «Ctrl» + «Shift» + «S».
- В окне «Сохранение», в поле «Тип файлов:» выберите «Word 97-2003».
- Нажмите на кнопку «Сохранить».
- В открывшемся окне «Подтверждение формата файла» нас предупреждают о том, что исходный файл DocX может иметь в себе форматирование или содержимое, которое невозможно сохранить в выбранном формате «Word 97-2003».
- Нажмите на кнопку «Использовать формат Word 97-2003».
- После завершения преобразования у вас появится готовый файл с нужным расширением.
Преобразование формата DOCX в DOC используя OpenOffice
OpenOffice — бесплатный пакет офисных программ, поддерживающий форматы Word. Один из компонентов пакета — Writer, умеет работать с файлами Word форматов DOC и DOCX.
- Откройте документ Word в окне приложения OpenOffice Writer.
- Войдите в меню «Файл», нажмите на «Сохранить как…».
- В открывшемся окне «Сохранение» выберите тип файла «Microsoft Word 97/2000/XP».
- Сохраните документ на компьютере.
- Откроется окно с предупреждением, в котором нужно нажать на кнопку «Использовать текущий формат».
- В месте сохранения на ПК появится файл в формате DOC.
Как конвертировать DOCX в DOC онлайн на Convertio.co
Мы используем для преобразования DOCX в DOC онлайн конвертер. Это пригодится в случае, если на данном компьютере нет соответствующих программ. Процесс преобразования файла будет выполнен в приложении, находящимся на сайте в интернете.
Convertio.co — бесплатный сервис для конвертации файлов различных форматов. Сервис работает на русском языке. Без регистрации доступна конвертация файлов размером не более 100 МБ.
Пройдите последовательные шаги:
- Зайдите на страницу веб-сайта Convertio.co .
- Нажмите на кнопку «Выберите файлы» для загрузки документа с компьютера, подведите курсор мыши к соответствующим значкам, чтобы загрузить файл из облачных хранилищ Dropbox или Google Drive, добавьте файл по URL-ссылке из интернета, или просто перетащите файл в специальную область при помощи мыши со своего ПК.
- Выберите исходный формат — «DOCX» и желаемый — «DOC».
Готовые файлы хранятся на Convertio.co в течение 24 часов, после чего они будут удалены.
Совершите следующие действия:
- Нажмите на кнопку «Начать конвертирование».
- Сохраните готовый файл на ПК, скачайте в виде ZIP-архива, отправьте в облачные хранилища.
Ваш файл будет храниться на сервисе в течение 24 часов.
Простой способ изменения формата в Windows
В нашей ситуации можно обойтись без помощи программ и онлайн сервисов. Есть простое решение для изменения формата в операционной системе Windows: необходимо поменять расширение файла «.docx» на «doc».
На примере Windows 10 вам потребуется выполнить следующее:
- Щелкните по файлу Word правой кнопкой мыши, а в контекстном меню выберите «Переименовать».
- Удалите символ «x» из расширения имени файла, чтобы сделать «doc» из «.docx».
- Согласитесь с изменением расширения данного файла.
Выводы статьи
Текстовый редактор Microsoft Word поддерживает два основных формата типа файлов: DOCX и DOC. На некоторых устройствах до сих пор работают программы. не имеющие открывать файлы нового формата — DOCX, поэтому пользователю необходимо преобразовать этот файл в старый формат DOC. Сделать это можно разными способами с помощью программ на компьютере, на онлайн сервисах в интернете, используя средства Windows.
В этой статье обсуждаются функции слияния в Microsoft Office Word 2003, Word 2007 и Word 2010.
Дополнительные сведения
Откройте или создайте основной документ.
Основной документ: при выполнении операции слияния в Microsoft Word, это документ, содержащий текст и рисунки, являются теми же для каждой версии составного документа, например обратный адрес или приветствие в бланке.
Откройте или создайте источник данных со сведениями о каждом получателе.
Источник данных: файл, содержащий данные для слияния в документе. Например список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Необходимо подключиться к источнику данных, прежде чем использовать данные в нем для процесса слияния.
Добавьте или настройте поля слияния в основной документ.
Поле слияния: это местозаполнитель, которые вставляются в основной документ. Например, вставить поле слияния Город Word подставит вместо него название «Париж», хранятся в
Поле данных « Город ».
Слияние данных из источника данных в основной документ для создания нового составного документа.
Объединенный документ: это итоговый документ, который появляется при слиянии основного документа слияния список адресов. Итоговый документ может быть получен в печатном виде или документ Word, содержащий результаты слияния.
Word упрощает процесс слияния с помощью мастера, который проведет вас через все этапы. Если вы предпочитаете работать без мастера, можно использовать панель инструментов Слияние . Так или иначе, в результате получается, что каждая строка (или запись) в источнике данных приводит к отдельному документу на бланке, почтовой наклейке, конверта или элемента каталога.
Слияние можно также использовать для создания любого типа документа, который сопоставляет поля данных, не только почтовых наклеек и каталогов. Например используя параметр « наклейки » для видеокассет в электронной таблице, можно создать наклейки для видеокассет.
Вопрос 1: Слияние выполняется точно так же, как в более ранних версиях Microsoft Word?
A1: слияние обладает той же функциональностью, как в предыдущих версиях Word. Использование слияния в Word с помощью одного из следующих методов:
Используйте панель инструментов Слияние .
В Word 2003 выберите пункт панели инструментов
в меню Вид и выберите пункт Слияние для отображения панели инструментов Слияние .
Панель инструментов Слияние в Word 2007 или Word 2010 находится на вкладке рассылки и включает группе Начать слияние , группе запись и добавление полей , Предварительный просмотр результатов группы и группы « Готово ».
Примечание. Параметры на панели инструментов Слияние предлагают аналогичные функции, как в предыдущих версиях Word.
Используйте Слияние.
Чтобы сделать простой в использовании, добавьте команду Слияние
Сервис , подменю письма и рассылки
в меню Word 2003, выполните следующие действия.
В меню Сервис выберите команду
Настройка.
Перейдите на вкладку команды .
В списке категории выберите пункт
Все команды.
Выберите в списке « команды »
Слияние.
Перетащите команду Слияние в подменю письма и рассылки в Сервис
menu.
Примечание. При наведении указателя мыши над письма и рассылки
подменю, появится черная горизонтальная черта. Это полоса указывает место, где будет отображена команда в меню Сервис при отпускании кнопки мыши.
В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку
Закрыть.
Чтобы добавить команду Слияние в панели Быстрого доступа в Word 2007, выполните следующие действия.
Нажмите Кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word.
Выберите в списке выбрать команды изВсех команд и нажмите кнопку Вспомогательные слияния почты в списке выбрать команды из .
Q2: Можно переместить точку вставки при вставке полей слияния?
A2: при открытом диалоговом окне Вставить поле слияния в основной документ слияния не удается переместить точку вставки. Если нажать клавишу ENTER или пробел, чтобы переместить точку вставки, выбранное поле слияния вставляется в документ. Чтобы переместить точку вставки, закройте диалоговое окно Вставить поле слияния и переместите курсор. Чтобы вставить в другое место в основной документ новое поле слияния, на панели инструментов Слияние нажмите кнопку Вставить поля слияния . Чтобы обойти эту проблему и использовать функциональные возможности, предоставляемые предыдущими версиями Word, добавьте поле « Вставить поле слияния
Кнопка панели инструментов Слияние .
Дополнительные сведения о перемещении курсора щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
276005 не удается переместить курсор при вставке поля слияния
Q3: Диалоговое окно выбора источника данных всегда использует папку Мои источники данных при нажатии кнопки Обзор, чтобы открыть источник данных. Можно его изменить?
A3: к сожалению, поведение Выбор источника данных
диалоговое окно изменить нельзя. Оно всегда обращается к папке Мои источники данных. Тем не менее, можно создать ярлык или используя другие методы
Список Мои источники данных диалогового окна для получения быстрого доступа к ваш адрес слияния.
Дополнительные сведения о том, как получить быстрый доступ к списки адресов слияния, щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
276004 «Мои источники данных» всегда отображается в списке выбора данных источника поиска в Word
4-м квартале: Как создать и распечатать форму письма?
Дополнительные сведения о том, как выполнить операцию слияния в бланке щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Использование слияния для создания стандартных писем в Word как 294683
Дополнительные сведения о том, как слияния нескольким получателям электронной почты щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Обратите внимание, Microsoft Publisher 2007 или Publisher 2010 поддерживает это.
Вопрос 7: Как выполнять слияние конверты?
A7: необходимо использовать функцию слияния при массовой рассылки отправляется нескольким получателям, и требуется личная папка для каждого конверта.
Дополнительные сведения о способах адресов слияния для печати непосредственно на конвертах щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
294685 как с помощью слияния создавать конверты в Word
Вопрос 8: Как выполнять слияние наклейки?
A8: следует использовать средство слияния для печати сведений о подписи, например, почтовый адрес для писем и открыток.
Дополнительные сведения о том, как слияние сведения о подписи щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
294684 как использовать слияние для создания почтовых наклеек в Word
Вопрос 9: Как добавить рисунок или логотип для наклейки?
A9: В основном документе слияния метки, чтобы добавить рисунок или логотип, который будет в первой метке, использовать следующие методы:
В Word 2003 выберите пункт
Рисунок в меню Вставка , а затем щелкните
Из файла.
В Word 2007 или Word 2010 щелкните в группе иллюстрации вкладки Вставкарисунка .
Чтобы вставить рисунок или логотип на метку, воспользуйтесь одним из следующих способов:
На панели инструментов Слияние (на
Меню Вид пункт панели инструментови нажмите кнопку
Слияние) щелкните Размножить наклейки.
В области задач Слияние (на
Меню Сервис выберите пункт письмаи рассылки и выберите команду Мастер слияния), нажмите кнопку обновление всех наклеек.
Копирует информацию из первой наклейки для всех остальных наклеек на основной документ слияния метки.
Дополнительные сведения о том, как добавить рисунок или логотип наклейки щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Добавить рисунок или логотип на все наклейки в Microsoft Word как 285065
Q10: Почему существует только одна страница наклеек на экране при просмотре объединенный документ?
A10: чтобы просмотреть наклейки с помощью области задач Слияние , нажмите кнопку Далее: Просмотр наклеек. В
Функция предварительного просмотра в мастере слияния предназначен для отображения только одну страницу за раз. Чтобы просмотреть все наклейки и внести необходимые изменения перед выводом на печать объединенного документа, нажмите кнопку Далее: Завершение слияния. Щелкните Изменить отдельные наклейки. Откроется новый документ, содержащий объединенные наклейки.
Вопрос 11: Использование слияния для создания каталога или каталога?
A11: необходимо использовать функцию слияния для печати списка, например телефонного справочника или списка элементов на одной странице.
Дополнительные сведения о том, как сведения о слияния как каталог щелкните приведенные ниже номера статей базы знаний Майкрософт:
Использование слияния для создания каталога в Word как 294693
Использование слияния для создания списков, отсортированных по категориям, в Word как 294686
Вопрос12: Почему для факсов не доступен параметр для слияния?
Дополнительные сведения о слияния для факса щелкните приведенные ниже номера статей базы знаний Майкрософт:
Использование слияния для создания факсы в программе Microsoft Word 2002 и более поздних версиях Microsoft Word как 294695
282550 слияние для команд факса недоступна на панели инструментов слияния
Q13: Как создать список адресов для слияния?
A13: простой формат источника данных для работы с представляет собой таблицу Word. Тем не менее можно использовать любой формат типа базы данных, такой как текстовый файл с полями, которые разделяются запятыми или символами табуляции и записей, разделенные знаками абзаца.
Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния в Microsoft Word щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
Разработка и Создание списка адресов слияния в Word как 294688
Чтобы обойти эту проблему, необходимо сохранить файл источника данных локально или на сетевом диске (сопоставленный или UNC-путь). После этого можно выполнить слияние.
A16: Microsoft Word не поддерживает эту функцию. Тем не менее это можно сделать программно с помощью CDOSys. Вы можете обратиться поставщика решений для построения решения.
Для получения дополнительных сведений щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
На сегодняшний день зачастую встречается такое понятие, как конвертация или конвертирование файлов из одного формата в другой. Как стало известно, далеко не все пользователи понимают, что это такое, а также, по каким принципам данный процесс осуществляется.
Таким образом, стоит рассмотреть данный вопрос более подробно. Для этого будет взят в качестве примера универсальный формат PDF, который сегодня представляет собой один из наиболее распространенных, предназначенный для документов различного типа.
Основы понятия: что означает конвертация?
Если отталкиваться от технических параметров, можно отметить, что конвертация представляет собой перевод из одного формата в другой. Другими словами, это обычное преобразование одного файлов. Конечно, большинство пользователей вводит в заблуждение само понятие «перевод формата». Многие люди по причине собственной неопытности придерживаются мнения, что конвертация файлов осуществляется просто в результате переименования, изменения лишь расширение на другое. Это в корне неверно.
Кроме того, данное переименование с конвертацией никак не связано. Мало того, полученный файл нельзя будет открыть не только в программе, сопоставленной данному расширению, но и в «родном» приложении. Прежде всего, необходимо точно понимать, что это такой процесс, при котором частично или полностью сохраняется логически-структурное содержание данных. Стоит отметить, что известно два вида конвертации:
• преобразование из файла в файл;
• изменение формата «на лету».
Что касается второго вида конвертации, он встречается зачастую в операциях экспорта либо импорта данных.
Программы для конвертации Чтобы корректного преобразовать структуры любого документа или файла применяют специальные программы, которые имеют название конверторов. Они также разделяются по типам:
Как можно сразу понять, в первом случае данные программы ориентированы конкретно на несколько данных форматов. Второй тип конверторов состоит из большого списка сильно различающихся данных, которые не относятся к одному классу типов данных. Правда, данная универсальность часто ставит под сомнение качество файла, получаемого после конвертации. В данной статье речь пойдет о формате PDF, так как он считается наиболее универсальным для офисных документов, способных содержать текстовую часть, графику, а также другие структуры из области мультимедиа.
Конвертация в PDF текстовых файлов
Наиболее простыми процессами являются преобразования текста в формат PDF. Обыкновенные текстовые файлы, которые созданы при использовании «Блокнота», не стоит рассматривать. Необходимо взять самый распространенный формат DOC, соответствующий приложению Microsoft Word. В данном случае процесс конвертации будет происходить несколькими способами. Первый заключается в использовании обыкновенного сохранения. Когда будет производиться выбор команды «Сохранить как…», на экране всплывает окно, где в нижней части тип сохраняемых данных.
Необходимо просто нажать на разворачивающийся список и выбрать в нем поле с указанием типа документа PDF. Он обозначен в скобках расширением .pdf. Стоит отметить, что данная функция существует исключительно в офисных пакетах, выпущенных в 2010 году и дальше. Если же они произведены раньше, конвертация в PDF документа Word предусматривает задействование дополнительных плагинов, которые встраиваются в оболочку Word.
Одним из таких плагинов является программа Save as PDF or XPS. Она разработана корпорацией Microsoft. Когда установка данной утилиты будет завершена, в меню форматов в процессе сохранения появится соответствующее поле. Такие два варианта относятся к тому процессу, который называется конвертированием на лету. Чтобы выполнить прямую конвертацию, предлагается использовать другие программы-конверторы. К примеру, Solid Converter PDF или Word to PDF Converter. Что касается первой программы, она используется более часто, так как способна осуществлять преобразование и в прямом, и в обратном направлении. Другими словами, это прямая конвертация в PDF документа Word, а также обратная из формата PDF в формат DOC.
Конвертация PDF в документ Word
Как уже было указано, для данного процесса подходит программы, о которой шла речь выше. Кроме того, существует возможность использовать конверторы, относящиеся к типу PDF2Word Converter. Впрочем, особой разницы в данном случае не существует. Конвертация PDF в Word выполняется с применением аналогичных алгоритмов. Как правило, это не особо важно, так как главным является результат.
Правда, считается, что оптимальным вариантом преобразования является использование утилиты Adobe Reader. Она также содержит команду «Сохранить как…», а также перечень поддерживаемых расширений и типов документов. Необходимо выбрать документ Word, а затем выполняется преобразование «на лету». Кроме того, существует возможность задействовать и другой простой вариант.
Для этого стоит выделить в PDF-документе требуемый фрагмент или структуру целиком, а после скопировать в буфер обмена. Далее нужно вставить в текстовый редактор Word, чтобы сохранить его для сохранения. Однако существуют и свои недостатки. В первую очередь они связаны с нарушением структуры или форматирования документа. Однако данные способы все равно являются удобными и эффективными.
Конвертация изображений в формат PDF и обратно
Стоит отметить, что вся информация, воспринимаемая зрительно, способна преобразоваться в PDF-формат. Это относится и к графике. Для подобных манипуляций обычно используются специализированные программы под названиями типа JPEG to PDF Converter, Image to PDF Converter и прочее. Процедура обработки выполняется аналогично тому, что применяется в случае с офисными документами. Идентично функционирует и любая программа, предназначенная для конвертации в области обратного преобразования. Стоит отметить, что в большинстве случаев можно задействовать и собственные возможности Adobe Reader. Правда, при этом понадобится выбрать графический тип файла из меню форматов.
Возможности онлайн-сервисов
Также существует возможность заняться подобными преобразованиями вручную. Для этого в интернете можно найти множество онлайн-конверторов. Они легки в обращении. Достаточно загрузить свой файл на определенный сервис, определить направление конвертирования с выбором итогового формата и активировать процедуру преобразования. Буквально через пару минут будет получен файл, который следует сохранить на жестком диске.
Таким образом, стало понятно, какие используются способы для конвертации файлов. Стоит отметить, что лучше потратить несколько минут на установку требуемых программ или отыскать портативные версии, которые не предусматривают процесс инсталляции. Это будет более оптимальным вариантом, чем использование онлайн-сервисов, так как результат может получиться не таким, каким его ожидал пользователь. Однако это больше относится к работе с графическим материалом, который следует перевести в формат PDF. Для текстовых документов можно использовать Word и Adobe Reader.
Запись опубликована 19.10.2015 автором katrinas11 в рубрике Моя жизнь. Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:
Конвертация документа представляет собой создание документа другого типа на основе атрибутов конвертируемого документа.
Стоит отметить, что конвертирован может быть, как один документ, так и несколько.
Для запуска конвертации одного документа необходимо в верхнем меню карточки выбранного документа нажать на кнопку Действия – Конвертировать документ (рис. 1).
В том случае, если требуется одновременно конвертировать несколько документов, необходимо в папке с документами выбрать требуемые документы, после чего нажать на кнопку Выбранные – Конвертировать документы (рис. 2).
В открывшемся диалоговом окне (рис. 3) необходимо выбрать из выпадающего списка тип документа, в который необходимо конвертировать документ, и нажать на кнопку Преобразовать.
Перед началом конвертации будет запущен процесс поиска конфликтов преобразования (рис. 4).
В случае обнаружения конфликтов преобразования (например, если ссылки на конвертируемый документ были привязаны к какому-либо объекту), они будут отображены в виде списка. При этом процесс конвертации не будет начат , отобразится соответствующее предупреждение (рис. 5). Для возврата к карточке документа или папке с документами необходимо нажать на кнопку Предыдущий шаг.
По умолчанию конвертация документа состоит из двух шагов:
В том случае, если в системе было активировано приложение ELMA ECM+ , процесс конвертации может состоять как из двух шагов ( Атрибуты и Список документов ), так и из четырех ( Атрибуты , РКК , Список документов , Список РКК ). Количество шагов зависит от выполняемых условий:
Перемещение между шагами осуществляется с помощью кнопок Следующий шаг и Предыдущий шаг в верхнем меню страницы или с помощью кнопок с обозначением шагов (рис. 6). Кнопка выбранного шага подсвечивается темно-желтым цветом.
Шаг 1. Атрибуты
На данном шаге (рис. 7) необходимо заполнить соответствия конвертируемых полей документов в поля документа выбранного типа. По умолчанию слева от каждого поля установлен флажок, указывающий на полное соответствие полей при конвертации. В том случае, если данный флажок снят, то выбранное поле не будет конвертировано (его значение не будет перенесено в новый документ выбранного типа). При установленном флажке пользователь сможет вручную выбрать из выпадающего списка значение, которое будет подставлено в соответствующее поле при конвертации.
В случае, если конвертируются несколько документов, атрибуты каждого документа будут расположены в соответствующих панелях. Данные панели являются сворачиваемыми.
Шаг 2. РКК
Данный шаг появляется в том случае, если активировано приложение ELMA ECM+ и выполняется одно из условий, описанных ранее .
На данном шаге (рис. 8) необходимо заполнить соответствия конвертируемых атрибутов РКК в атрибуты РКК конечного типа документа. По умолчанию слева от каждого атрибута РКК установлен флажок, указывающий на полное соответствие атрибутов РКК при конвертации, аналогично шагу 1 .
Кроме того, на данном шаге в поле Регистрационный номер установлен флажок Автогенерация, который означает, что регистрационный номер будет генерироваться автоматически. Пользователь имеет возможность ввести регистрационный номер будущего сконвертированного документа вручную, для этого требуется снять флажок Автогенерация.
Соответствия конвертируемых полей документов в поля документа выбранного типа могут различаться в зависимости от условий, представленных выше .
Шаг 3. Список документов
В случае, если конвертируются несколько документов, на данной странице отображается список документов, которые будут конвертированы. С помощью кнопки можно развернуть соответствия полей, заполненных на предыдущем шаге. Для сворачивания данных полей необходимо нажать на кнопку .Пример страницы Список документов представлен на рис. 9.
Шаг 4. Список РКК
Данный шаг появляется в том случае, если активировано приложение ELMA ECM+ и выполняется одно из условий, описанных ранее .
В случае, если конвертируется несколько документов, на данной странице (рис. 10) отображается список РКК, которые будут конвертированы, аналогично шагу 3 .
После того, как все шаги пройдены, для завершения конвертации необходимо нажать на кнопку верхнего меню Преобразовать.
Документы будут конвертированы, т.е. будут созданы новые документы выбранных типов на основе атрибутов конвертируемых документов. После конвертации новые
документы появляются в папке, из которой была произведена конвертация, либо будет открыта карточка документа нового типа, если конвертировался один документ.
Факт конвертации документа будет отображен в истории документа (рис. 11).
Читайте также: