Что называют общей книгой excel

Обновлено: 07.01.2025

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Рабочая книга – это файл, который предназначен для хранения электронной таблицы и имеет расширение .xlsx. Рабочая книга состоит из рабочих листов, которых по умолчанию в новой рабочей книге 3.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами). Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

Рисунок 1. Контекстное меню ярлыка рабочего листа

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

Готовые работы на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один). Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Рисунок 2. Диалоговое окно Защита листа

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Колонтитулы – области, которые расположены в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа. Колонтитулы можно создать в режиме просмотра Разметка страницы.

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.

вкладка Конструктор для работы с колонтитулами">

Рисунок 3. Дополнительная вкладка Конструктор для работы с колонтитулами

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

номер страницы;
число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
текущее время;
путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.

Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Excel совместное Приложения Microsoft 365 Excel для настольных ПК и Excel для подписчиков Microsoft 365 браузера.

Включение общих книг

Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и, в частности, невозможность редактировать их с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуемиспользовать вместо общих книг совместное авторство.

Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в расположение, например \\server_name\folder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности

Неподдерживаемые действия

Создание и вставка таблиц

Вставка и удаление групп ячеек

Добавление и изменение условного форматирования

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек

Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка и фильтрация по формату

Вставка или изменение рисунков и других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка и редактирование гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение и просмотр сценариев

Защита листов или книг и снятие защиты

Автоматическая вставка промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов

Создание и изменение отчетов сводных таблиц

Изменение или удаление формул массива

Создание и применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание и изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с XML-элементами

Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4

Использование области задач "XML-источник", панели инструментов XML или XML-команд в меню "Данные"

Использование формы данных для добавления новых данных

Добавление цепочки комментариев

Редактирование и удаление цепочки комментариев

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

В списке по времени выберите вариант Все.

Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.

Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Включение общих книг

Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.

Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Неподдерживаемые возможности

Неподдерживаемые действия

Создание и вставка таблиц

Вставка и удаление групп ячеек

Добавление и изменение условного форматирования

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек

Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка и фильтрация по формату

Вставка или изменение рисунков и других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка и редактирование гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение и просмотр сценариев

Защита листов или книг и снятие защиты

Автоматическая вставка промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов

Создание и изменение отчетов сводных таблиц

Изменение или удаление формул массива

Создание и применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание и изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с XML-элементами

Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4

Использование области задач "XML-источник", панели инструментов XML или XML-команд в меню "Данные"

Импорт, обновление и экспорт данных XML

Использование формы данных для добавления новых данных

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

В списке по времени выберите вариант Все.

Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

В списке по времени выберите вариант Все.

Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

С общей книгой одновременно могут работать несколько человек, что особенно удобно для управления часто изменяемыми списками.

Например, если пользователи рабочей группы одновременно работают с несколькими проектами и им требуется знать общее состояние работ, они могут использовать список в общей книге, куда каждый пользователь регулярно вводит строку информации для каждого проекта.

Создание общей книги

Автор книги делает ее общей, вводя и форматируя необходимые данные. Книга сохраняется как общая и помещается на сетевой диск (не на веб-сервер), доступный другим пользователям.

Применительно к недоступным возможностям. Поскольку некоторые возможности Microsoft Excel можно рассмотреть или использовать, но невозможно изменить после открытия совместного доступа к книге, следует настроить эти возможности перед тем, как сделать книгу общей.

Следующие возможности нельзя изменить после того, как книга стала общей: объединение ячеек, условные форматы, проверка данных, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, итоги, таблицы данных, отчеты сводной таблицы, защита книги и листов, макросы.

Выполнение настроек, влияющих на всех пользователей. При открытии совместного доступа к книге можно настроить некоторые возможности общего доступа. Например, можно выбрать место для хранения журнала изменений за 30 дней (устанавливается по умолчанию), или за больший или меньший период времени.

Работа в общих книгах

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге. Тем не менее, существует несколько отличий.

Просмотр изменений, внесенных другими пользователями. Каждый раз при сохранении общей книги в нее заносятся изменения, сохраненные другими пользователями за период, прошедший с момента последнего сохранения книги на данном компьютере. Для просмотра изменений, вносимых пользователями в общую книгу, следует использовать автоматическое обновление, производимое через заданные промежутки времени, при этом можно сохранять книгу самостоятельно.

Устранение конфликтов. При сохранении изменений, внесенных в общую книгу, у другого пользователя, одновременно редактирующего книгу, могут иметься сохраненные изменения в тех же ячейках. В этом случае возникает конфликт изменений и появляется диалоговое окно разрешения конфликтов, позволяющее выбрать, чьи изменения следует сохранить.

Хранение личных представлений и установок. Microsoft Excel сохраняет представления общей книги, которые включают, например, отображаемый лист и установки масштаба. По умолчанию представление включает все параметры фильтра и печати; кроме того, можно использовать исходные параметры фильтров и печати. Каждый раз при открытии общей книги в Microsoft Excel она отображается с действующим представлением, так что каждый пользователь может иметь свои собственные параметры отображения.

1 --- Валентин вводит 12 и сохраняет книгу

2 --- Затем Иван вводит 50 и сохраняет книгу

Конфликт возникает, когда два пользователя одновременно вносят изменения, влияющие на одну ячейку, в одну общую книгу и сохраняют их. Microsoft Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, Microsoft Excel отображает диалоговое окно Возник конфликт доступа.

Кто может разрешить конфликт. Все пользователи, одновременно вносящие изменения в общую книгу, обладают равными правами при их сохранении или отмене. Диалоговое окно Возник конфликт доступа появится перед пользователем, который последним попытается сохранить конфликтующее изменение.

Причины, по которым изменения могут влиять на остальные изменения. Например, принятие изменения, удаляющего строку или столбец, может повлиять на остальные изменения, связанные с этими строкой или столбцом. При удалении строки или столбца удаляются и все введенные или измененные в них данные, что влияет на дополнительные элементы и изменения.

Что происходит с несохраненными изменениями. Отмененные изменения, в том числе записи всех дополнительных изменений, имевших место, вносятся в журнал отслеживания изменений. В листе изменений сохраненные конфликтующие изменения помечаются типом «выигрыш» в столбце «Действие». Номера строк в столбце «Действие» обозначают строки со сведениями о конфликтующих изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

Если вы передумали. Отобразив на экране лист изменений, можно просмотреть информацию об изменениях. При этого можно снова внести изменения или, если изменения связаны с удаленными данными, скопировать данные из листа изменений обратно на прежнее место.

Как предотвратить конфликты

Разработка общих книг с защитой для пользователя. Перед открытием общего доступа к книге используйте команду Защитить лист (меню Сервис, подменю Защита), чтобы определить полномочия на ввод информации в отдельную область на листе для каждого пользователя. Пользователи смогут вносить изменения только в области, для которых у них есть соответствующие полномочия, но будут иметь возможность получать и просматривать изменения любых областей, что позволит избежать конфликтов.

Назначение рабочей области каждому пользователю. Конфликты возникают только при внесении двумя пользователями изменений, влияющих на одну ячейку. Для упрощения ввода списков Microsoft Excel позволяет нескольким пользователям добавлять данные в строку в конце списка, не создавая при этом конфликты. Если пользователи не вторгаются в области друг друга, конфликт не возникнет, даже если не используется защита листа для задействованных отдельных рабочих областей.

Назначьте одного пользователя разрывающим связи. Если один пользователь часто создает конфликты, отключите диалоговое окно Возник конфликт доступа, чтобы изменения всегда происходили.

Когда следует использовать Microsoft Access. Если требуется более сложная многопользовательская работа с обеспечением безопасности на уровне пользователей и блокировкой записи, преобразуйте лист в базу данных Microsoft Access. Сделать это можно с помощью команды Преобразовать в Access (надстройка AccessLinks). Информация о многопользовательских возможностях Microsoft Access содержится в справочной системе Microsoft Access.

Установите свои параметры фильтра и печати. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных в общую книгу другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить .

При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните данный конфликт.

Когда два пользователя пытаются сохранить изменения в одной и той же ячейке, у одного из этих пользователей в Microsoft Excel появляется окно Возник конфликт доступа.

Чтобы сохранить ваши изменения или изменения другого пользователя и перейти к следующему конфликтующему изменению, нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие.

Чтобы ваши изменения всегда заменяли чужие изменения, а окно Возник конфликт доступа никогда не появлялось, отключите эту возможность.

Чтобы просмотреть, как были разрешены последние конфликты, откройте лист журнала.

Чтобы увидеть столбцы Тип действия и Действие, прокрутите лист изменений вправо.

Чтобы сохранить копию этой книги со всеми вашими изменениями: нажмите в диалоговом окне Возник конфликт доступа кнопку Отмена, выберите в меню Файл команду Сохранить как, а затем введите новое имя файла.

Получить доступ к следующим функциям можно только при запрете совместного доступа к книге.

Невозможно использовать общие книги на веб-серверах.

Недоступные функции	Варианты
Вставка или удаление группы ячеек.	Можно вставлять целые столбцы и строки.
Удаление листов.	Нет
Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек	Нет
Добавление или изменение условных форматов	Существующие условные форматы продолжают появляться как изменение значений ячейки, но их невозможно изменить или переопределить условия.
Добавление проверки данных или изменение ее параметров	При вводе новых значений проверка ячеек будет продолжаться, но невозможно будет изменить существующие параметры проверки данных.
Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Можно просматривать существующие диаграммы и отчеты.
Вставка или изменение рисунков или других объектов	Можно просматривать существующие рисунки и объекты.
Вставка или изменение гиперссылок	Существующие гиперссылки продолжают работать.
Использование инструментов рисования	Можно просматривать существующие графические и рисованные объекты.
Назначение, изменение или удаление паролей	Существующие пароли остаются в силе.
Защита листов и книг и снятие защиты	Существующая защита остается в силе.
Создание, изменение и просмотр сценариев	Нет
Группировка или структурирование данных.	Можно продолжить использование существующей структуры.
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Можно просматривать существующие промежуточные итоги.
Создание таблиц данных.	Можно просматривать существующие таблицы данных.
Создание или изменение отчетов сводных таблиц	Можно просматривать существующие отчеты.
Создание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов.	Можно запускать существующие макросы, не связанные с недоступными функциями. Можно записывать действия общей книги в макрос, хранящийся в книге, к которой отсутствует общий доступ.
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Нет
Изменение или удаление формул массива	Существующие формулы массива продолжают вычисление.

Для отправки книги на рецензию по электронной почте необходима установленная и запущенная на локальном компьютере копия Microsoft Outlook или другого клиента электронной почты.

В поля Кому и Копия введите имена получателей через точку с запятой.

Данная процедура отключает пользователя, имя которого присутствует в диалоговом окне Управление доступом к файлу. Она не запрещает внесение исправлений этим пользователем в данную общую книгу в дальнейшем.

В поле Файл открыт следующими пользователями показан список текущих пользователей.

Если пользователь больше не будет работать с общей книгой, можно уменьшить размер книги, удалив персональные параметры просмотра этого пользователя. В меню Вид выберите Представления. В поле Представления выберите представление пользователя и нажмите кнопку Удалить.

Чтобы просмотреть, как были разрешены последние конфликты, откройте лист журнала.

Чтобы увидеть столбцы Тип действия и Действие, прокрутите лист изменений вправо.

Для возможности использования этой процедуры на компьютере должно быть установлено приложение Microsoft Outlook 2002.

Создайте книгу, которая должна быть доступна для изменения нескольким пользователям, и введите в нее данные для совместной работы.

Проверьте все ссылки на другие книги и документы и при необходимости исправьте их.

Выберите в меню Правка команду Связи.

Проверьте состояние в столбце Состояние, выберите связь, а затем выполните требуемое действие.

OK — никаких действий не требуется, связь работает и отражает последние сведения.

неизвестно — нажмите кнопку Состояние, чтобы обновить состояние всех связей в списке.

неприменимо — данная связь использует протокол OLE или DDE. Состояние связей таких типов в Microsoft Excel проверить невозможно.

Ошибка: источник не найден — нажмите кнопку Изменить и выберите другую книгу.

Ошибка: книга не найдена — нажмите кнопку Изменить, а затем выберите выберите другой лист. Возможно, источник был перемещен или переименован.

Предупреждение: значения не обновлены — нажмите кнопку Обновить. Данная связь не была обновлена при открытии книги.

Предупреждение: источник не пересчитан — нажмите кнопку Открыть и выполните пересчет книги, нажав клавишу F9. Возможно, в книге выбран режим пересчета вручную. Чтобы включить автоматический пересчет, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Вычисления, а затем выберите вариант автоматически.

Предупреждение: откройте источник для обновления значений — нажмите кнопку Открыть. Связь нельзя обновить, пока не открыт источник.

Источник открыт — состояние связи проверить нельзя.

Значения обновлены из имяфайла — никаких действий не требуется, значения обновлены.

После прекращения совместной работы над книгой журнал изменений будет удален. Чтобы сохранить копию этих сведений, напечатайте лист изменений или скопируйте его в другую книгу.

Снимите флажок Разрешить совместный доступ.

Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить общий доступ к книге, а затем снять этот флажок.

Использование общей книги для совместной работы

В Excel можно создать общую книгу и разместить ее в сети для одновременного редактирования содержимого книги несколькими пользователями. Например, если каждый пользователь рабочей группы работает с несколькими проектами и необходимо знать состояние каждого проекта, данная группа для отслеживания состояния проектов может использовать общую книгу. Все пользователи рабочей группы при этом могут вводить данные своих проектов в одну и ту же книгу.

Владелец общей книги может управлять ею, удаляя из нее пользователей и разрешая проблемы, связанные с противоречивыми изменениями. Когда все изменения будут внесены, совместное использование книги можно прекратить.

С овместное использование книги

Р едактирование общей книги

У даление пользователя из общей книги

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

П рекращение совместной работы над книгой

С овместное использование книги

1. Создайте новую книгу и введите в нее необходимые данные или откройте существующую книгу, которую нужно сделать доступной для многопользовательского редактирования.

Примечание. В общей книге поддерживаются не все функции. Если нужно использовать одну из приведенных ниже функций, добавьте ее перед сохранением книги в качестве общей: объединение ячеек , условные форматы , проверка данных , диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки , сценарии, структуры , подуровни, таблицы данных , отчеты сводных таблиц , защита книг и листов, и макросы. Эти функции нельзя изменить после предоставления книги для совместной работы.

Ф ункции, не поддерживаемые в общей книге

2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

3. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

4. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК .

5. Выполните одно из следующих действий:

Если используется новая книга, введите ее имя в поле Имя файла .
Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК для ее сохранения, а затем нажмите кнопку Microsoft Office , и затем выберите команду >Сохранить как .

6. На компьютере с Microsoft Windows Vista

Выберите в адресной строке сетевое расположение, доступное для предполагаемых пользователей, и нажмите кнопку Сохранить .

На компьютере с Microsoft Windows XP

В списке Папка выберите сетевой ресурс, доступный внешним пользователям, а затем нажмите кнопку Сохранить .

Примечание. Для этого следует использовать сетевую папку, а не веб-сервер.

7. Проверьте все имеющиеся ссылки на другие книги и документы и обновите неработающие, а затем нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL+S.

П роверка и обновление ссылок на другие книги или документы

1. На вкладке Данные в группе Подключения щелкните Изменить ссылки .

Примечание. Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.

2. Для проверки состояния всех связей в списке нажмите кнопку Состояние .

Примечание. При наличии большого количества связей, а также если исходная книга размещена на сетевом ресурсе, а скорость передачи данных по сети мала, проверка может занять значительное время.

3. Проверьте состояние в столбце Состояние , выберите связь, а затем выполните нужное действие.

Все пользователи, которым доступен данный сетевой ресурс, имеют полный доступ к общей книге, пока ячейки не заблокированы, а лист не защищен для ограничения доступа. Для защиты общей книги выберите вариант Защитить книгу и дать общий доступ в группе Изменения на вкладке Рецензирование . При установке защиты общей книги можно установить пароль, который все пользователи должны вводить для открытия этой книги.
Для редактирования общей книги всем пользователям необходимо установить одно из следующих приложений: Microsoft Office Excel 97, Microsoft Excel 97 или более поздней версии, либо Microsoft Excel 98 для компьютеров Макинтош или более поздней версии.
В общей книге поддерживаются не все функции приложения Excel. Для получения дополнительных сведений см. таблицу «Функции, не поддерживаемые в общей книге», приведенную выше.

Р едактирование общей книги

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге.

1. Откройте общую книгу.

3. В категории Основные в группе Личная настройка Office в поле Имя пользователя введите имя пользователя для его идентификации при работе с общей книгой, а затем нажмите кнопку ОК .

4. Вводите и редактируйте данные на листах в обычном порядке.

Примечание. При этом будет невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг и листов, и макросы.

5. Установите параметры фильтрации и печати для личного использования. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

Совет. При каждом открытии книги можно также использовать параметры фильтрации и печати, установленные ее владельцем.

Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.

При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните конфликты.

На вкладке Правка диалогового окна Управление доступом к файлу (вкладка Рецензирование , группа Изменения , кнопка Доступ к книге ) можно видеть других пользователей, открывших книгу.
Выбор автоматического обновления изменений, внесенных другими пользователями, с сохранением или без него можно сделать в группе Обновлять изменения на вкладке Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу .

У даление пользователя из общей книги

При необходимости можно отключать пользователей от общей книги.

Примечание. Перед отключением пользователей нужно убедиться, что они завершили работу с книгой. Если удалить активного пользователя, его несохраненные изменения будут утеряны.

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Выберите имя пользователя, которого нужно отключить, а затем нажмите кнопку Удалить .

Примечание. Хотя это действие и отключает пользователя от общей книги, оно не запрещает ему редактирование общей книги в дальнейшем.

Для удаления личных параметров просмотра удаленного из списка пользователя выполните следующие действия:

На вкладке Режим в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Представления .

В списке Представления выберите представление пользователя, а затем нажмите кнопку Удалить

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

Конфликт возникает тогда, когда два пользователя одновременно редактируют одну общую книгу и пытаются сохранить изменения, влияющие на одну и ту же ячейку. Приложение Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, открывается диалоговое окно Возник конфликт доступа .

В диалоговом окне Возник конфликт доступа прочитайте сведения о каждом изменении и о конфликтующих изменениях, сделанных другим пользователем.
Для сохранения собственного изменения или изменения другого пользователя и для перехода к следующему конфликтующему изменению нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие .

Для сохранения всех оставшихся собственных изменений или всех оставшихся изменений другого пользователя нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения .

Чтобы собственные изменения заменяли все прочие без отображения диалогового окна Возник конфликт доступа , выполните следующие действия:

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

На вкладке Подробнее в разделе Для противоречивых изменений выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество , а затем нажмите кнопку ОК .

Для просмотра разрешения последних конфликтов выполните следующие действия:

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .

В списке по времени выберите вариант Все .
Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
Прокрутите лист журнала вправо для просмотра столбцов Тип действия и Действие .

Примечание. Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип Выигрыш для поля Тип действия . Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о противоречивых изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

Совет. Для сохранения копии книги со всеми изменениями нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Возник конфликт доступа , нажмите кнопку Microsoft Office , выберите команду Сохранить как , а затем введите новое имя файла.

П рекращение совместной работы с книгой

Прежде чем прекратить совместную работу с книгой, убедитесь, что другие пользователи завершили работу. Все несохраненные изменения будут утеряны. Поскольку журнал изменений также будет удален, можно напечатать лист журнала или скопировать его в другую книгу.

Для сохранения копии данных журнала изменений выполните следующие действия:

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .

В списке по времени выберите вариант Все .
Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
Выполните одно или оба следующих действия:

Для печати листа нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Печать .
Для копирования журнала в другую книгу выделите ячейки, которые нужно скопировать, нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная в группе Буфер обмена , переключитесь в окно другой книги, выберите расположение для размещения скопированных данных, а затем нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная в группе Буфер обмена .

Примечание. Можно также сохранить или напечатать текущую версию книги, поскольку данные журнала могут не войти в последующие версии. Например, в скопированном журнале адреса ячеек, включая номера строк, могут уже не соответствовать действительности.

В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге .
На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями .

Совет. Для получения сведений об удалении дополнительных пользователей см. раздел Удаление пользователя из общей книги .

Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

Примечание. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для снятия защиты общей книги выполните следующие действия:

Читайте также: