Авансовый отчет в 1с 7 бухгалтерия по шагам
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2019 г.
Одна из самых распространенных ситуаций на работе – отправка сотрудника в командировку. Раннее в «1С:Бухгалтерии 8» такую ситуацию было не так-то просто отобразить, но начиная с релиза 3.0.68 реализован механизм интеграции с бесплатным сервисом планирования и организации деловых поездок Smartway.
Алгоритм расчета оплаты
Зарплата по итогам месяца будет начисляться работнику за минусом времени, проведенного в командировки, так как это оплачивается отдельно. Поэтому необходимо для начала разобрать ситуацию, как вообще начисляются командировочные.
Сотруднику в период командировки необходимо начислить оплату в размере не ниже его среднемесячного заработка. Бывают ситуации, когда работника отправляют в командировку в первый месяц работы, соответственно, у работодателя еще нет данных для расчета среднего заработка. В таком случае расчет будет происходить исходя из размера вознаграждений, полагающихся в текущем месяце.
Если у сотрудника имеются фактически отработанные дни, то для расчета командировочных необходимо использовать эти данные. Для расчета среднедневного заработка начисленный оклад делят на нормативное количество рабочих дней и умножается на число фактически отработанных.
В «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Зарплата и кадры» создается новое начисление с необходимыми настройками: облагается НДФЛ с кодом дохода 2000, доходы, целиком облагаемые НДФЛ. Начисление выполняется прямо в документе «Начисление зарплаты», по кнопке «Начислить» выбирается созданный показатель.
Отчет сотрудника за командировочные расходы
Раннее в программе результаты командировок отражались как обычные расчеты с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов оформлялось денежными документами в четыре шага, что было не совсем удобно и рационально: сначала необходимо было оформить покупку денежных документов, затем выдать билет (денежный документ) сотруднику, а затем учесть эту сумму в авансах и в расходах в документе «Авансовый отчет».
Начиная с релиза 3.0.68 реализован «Авансовый отчет по командировкам» для интеграции с сервисом Smartway . Данный сервис предназначен для планирования и организации деловых поездок, и работает он без платы за подключение и обслуживание.
Для того чтобы функционал работал корректно, в «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Администрирование» – «Получение данных Smartway » необходимо выполнить настройки интегрирования.
После настройки синхронизации с сервисом информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически в программу «1С» без участия пользователей. Для этого в программе был реализован документ «Билеты», который появляется только после настройки синхронизации в разделе «Покупки».
С организациями, оказывающими гостиничные услуги с помощью данного сервиса, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Поэтому подтверждающие документ оформления командировок, составляются от имени ООО «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота.
Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий работы, где отражаются только командировочные расходы, учитываемые для целей налогообложения. В этом документе выполняется автоматический расчет суточных (в том числе и сверх норм), исходя из нормы 700 руб./день для командировок по России и 2500 руб./день по загранице, т.е. предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ. При необходимости размер можно изменить.
Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с сервисом Smartway , поэтому табличная часть «Расходы сотрудника, подтвержденные документально» заполняются по минимуму (например, проезд по городу, такси). Стоимость билетов, загруженных с сервиса, отражается на новом счете 76,14 «Приобретение билетов для командировок». Аналитический учет ведется по каждому сотруднику и билету.
В данном документе нет возможности указать счета и статьи затрат, поэтому данные проставляются исходя из сведений в учетной политике организации (поле «Основной счет затрат») и настройки в статье затрат (в поле «Использовать по умолчанию» необходимо выбрать документ «Авансовый отчет по командировке»).
Несмотря на данные изменения в программе можно также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются и иные операции. В этом документе также реализована закладка «Билеты», которая появляется после настройки интеграции с сервисом.
Закладка "Оборотная сторона" диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.
В ней нужно указать:
- дату совершения расходов;
- номер документа;
- выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
- указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
- сумму НДС.
Для печати авансового отчета в форме документа следует нажать кнопку "Печать".
Авансовый отчет можно напечатать на одной стороне листа целиком, для этого в закладке "Оборотная сторона" следует отключить флажок "Печатать оборотную сторону с новой страницы".
Если вы хотите получить двусторонний документ, флажок "Печатать оборотную сторону с новой страницы" следует установить.
Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка "ОК").
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на который списываются затраты данного наименования.
Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях".
Для "валютных" авансовых отчетов используется субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте".
Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов или материалов – или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, счет 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях). В реквизите "Сумма" следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит "В том числе НДС" заполнять не следует. Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренными для этого документами конфигурации: "Поступление материалов", "Услуги сторонних организаций" и т.д.
Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру. Сумму НДС следует указать в реквизите "В том числе НДС". (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 "НДС по приобретенным ценностям" используется документ "Счет-фактура полученный".
Одновременно при необходимости могут быть сформированы записи по налоговому учету – в части признания расходов либо факта приобретения имущества, работ, услуг и прав.
После пандемии, когда работа стала входить в обычный ритм и сотрудники снова стали отправляться в командировки, оказалось, что в учете произошли перемены. О них мы и хотели бы сегодня рассказать.
Учет билетов в 1С
Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:
самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;
проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);
отражать расходы на проезд в авансовом отчете.
Для учета поездки бухгалтеру нужны билеты, а в случае с авиаперелетами — посадочные талоны.
Отдельно выделяются электронные билеты. Это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Его также можно распечатать на бумаге.
Посадочный талон — это документ, выдаваемый на основании регистрации пассажира на рейс, обязательный для подтверждения факта перелета. Приказ Минтранса России от 14.01.2019 № 7 разрешил использовать не только бумажный, но и электронный вариант талона.
Сотрудники нередко теряют посадочные талоны. В этом случае придется заказывать справку у перевозчика, чтобы подтвердить факт командировки. В Smartway есть возможность выписать такую справку прямо через сервис.
Как провести в 1С операции с билетами?
Учет выглядел следующим образом: для учета билетов можно было использовать один из двух способов, главное — прописать выбранный вариант в учетной политике:
Билеты как денежные документы (БСО) на счете 50.03;
Как предоплата (аванс) перевозчику на счетах 60 или 76.
Учет билетов как денежных документов :
Занести данные о покупке билета через документ «Поступление денежных документов», заполнив все реквизиты;
Зафиксировать передачу билета командированному сотруднику документом «Выдача денежных документов»;
После получения авансового отчета ввести соответствующий документ в 1С и указать стоимость билета как выданный подотчетному лицу аванс;
Чтобы списать расходы в налоговом отчете, заполнить все данные на вкладке Прочее в документе «Авансовый отчет». В частности, там необходимо отразить сумму НДС.
Организация командировки осуществляется посредником? Придется в программе отражать еще и расчеты с ним, отдельными операциями.
Второй вариант — отражение билетов как авансов кажется проще. В этом случае билеты отражаются через документ «Поступление» с видом операции «Услуги».
Но этого недостаточно для признания затрат в налоговом и бухгалтерском учете, нужно еще получить от командированного сотрудника авансовый отчет. И уже на дату утверждения отчета можно признать расходы.
Минус — к документу поступления мы не сможем привязать авансовый отчет и наоборот. Как потом понять бухгалтеру, какой билет к какому сотруднику относится и когда можно списать его стоимость в расходы? Действовать придется вручную.
Интеграция 1С и Smartway: как происходит учет билетов
Создаем документ поступления. Покупки — Поступление билетов.
Данные о билетах подгружаются из сервиса Smartway, достаточно выбрать из списка нужный и его реквизиты заполнятся автоматически.
Документ Поступление билетов формирует следующие проводки:
Дебет 60.01 Кредит 60.02 — зачтена предоплата;
Дебет 76.14 Кредит 60.01 — отражена стоимость билета.
На счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок» ведется аналитика по командированным сотрудникам и билетам.
При создании документа Поступление билета можно выбрать и другие виды операций — Доплата, Обмен, Возврат.
Доплата используется, когда к уже имеющемуся билету дополнительно приобретаются услуги — багаж, выбор места и другие. Стоимость дополнительных услуг включаются в общую стоимость билета.
Обмен предназначен для отражения ситуации, когда происходит обмен одного билета на другой, меняется номер электронного билета. С помощью этой операции предыдущий билет списывается и оформляется новый.
С помощью Возврата оформляется отмена поездки
Все операции с билетами, если они проходят через сервис Smartway, включая доплату, обмен или возврат отражаются в программе 1С автоматически.
После того, как сотрудник вернулся из командировки, он предоставляет авансовый отчет. Как правило, его формирует в 1С бухгалтер, затем распечатывает и дает на подпись сотруднику. Как мы уже говорили выше, расходы можно принять в учете только после того как будет утвержден авансовый отчет.
Для учета билетов в документе Авансовый отчет появилась отдельная закладка Билеты.
Чтобы загрузить данные из Smartway, достаточно нажать кнопку Заполнить, и программа автоматически подберет билеты в соответствии с периодом командировки.
Если вы выбрали вид отчета ПО командировке, то форма будет выглядеть вот так:
Плюс специальной формы в том, что в ней автоматически будут рассчитаны суммы суточных.1С проанализирует последние 5 командировок и подставит соответствующее значение, если не найдет нужных данных укажет «стандартные» суммы суточных, необлагаемых НДФЛ — 700 руб./день для командировок по России и 2 500 руб./день для загранкомандировок.
Остается заполнить данные об авансах на командировочные расходы (выбираются из списка) и документ готов. Благодаря интеграции Smartway и 1С, заполнение требует минимум участия пользователя.
Ваучеры — последствия пандемии
В 2020 году мы столкнулись с тем, что массово отменялись командировки — границы закрывались, действовали запреты. И взамен билетов, неиспользованных из-за отмены рейсов, авиакомпании выдавали ваучеры.
Ваучеры — это БСО (бланки строгой отчетности). Их необходимо хранить и учитывать также, как и билеты.
Если в период, пока именной ваучер еще не использован, сотрудник увольняется, что делать?
Использовать именной ваучер другой сотрудник просто так не сможет и приходится обращаться к компании-перевозчику, чтобы выяснить, какие варианты в этом случае она предлагает. Теоретически, можно перенести ваучер на другого сотрудника с доплатой, вернуть или обменять. В любом случае, дальнейшая судьба билета зависит от возможностей и политики перевозчика.
Как и с билетами, любые манипуляции с ваучером (обмен, возврат, перенос на другого сотрудника) повлияют на учет, их нужно отслеживать.
На решение подобных задач у бухгалтера нет лишнего времени, особенно, если в организации большое количество сотрудников, направляемых в командировки. Поэтому и здесь интеграция Smartway и 1С позволяет автоматизировать учет, так как все манипуляции с ваучерами будут отражаться в программе автоматически.
При возникновени вопросов с обменом или возвратом ваучеров, выданных во время пандемии, Smartway помогает своим клиентам.
Отдел авиакассиров поможет получить максимально комфортное решение от авиакомпании, а бухгалтерская служба компании Smartway проведет консультацию по учету.
Как сделать учет командировок удобным для бухгалтера
Платформа Smartway устроена так, что забронировать командировку можно шаг за шагом без перехода в сторонние сервисы и без связи с оператором. Сделать это может любой сотрудник, имеющий доступ к сервису, согласовать поездку возможно прямо в личном кабинете. И руководитель и бухгалтер смогут оперативно видеть всю необходимую информацию.
Оплатить все услуги сервиса можно с расчетного счета организации, в рублях. Smartway сотрудничает с партнерами и предлагает воспользоваться различными программами лояльности и кэшбеком от S7 и Аэрофлот.
В личном кабинете можно настроить тревел-политику для каждого сотрудника, или сегмента сотрудников — особенно актуально для крупных компаний.
В Smartway абсолютно все закрывающие документы формируются автоматически в личном кабинете, всегда вовремя и без ошибок. Бухгалтеру не придется ждать, когда агент пришлет наконец акты.
Smartway позволяет не только упростить учет командировочных расходов, но и помогает организовать удобную систему командировок, полностью заменив агентство делового туризма.
экономия бюджета на организация командировок;
управление расходами на командировки за счет гибкой аналитики поездок;
сокращение затрат рабочего времени сотрудников на подготовку к командировке и оформление документов;
корпоративный кэшбек от S7 и Аэрофлот;
автоматизированный учет за счет интеграции с 1С: Бухгалтерией;
уменьшение налоговой нагрузки, благодаря включению понесенных затрат в расходов без рисков.
4,5 бухгалтерия. Может быть кто сталкивался. В авансовом отчете, в печатной форме надо поменять фамилию бухгалтера. Напрямую почему-то не получается. Подскажите где это задать?
Что то я не вижу похожых реквизитов. Как он называется?
Но там только директор, кассир, гл. бух и ответственный за регистры. А бухгалтера нет.
Ха, так это ручками в конфе дописывать надо. Или внизу убрать Только просмотр и каждый раз писать вручную
В том то и дело что напрямую в конфе не получается. Пишу, а онанатебе и не выводит. Может быть где в модуле задается? Убирать Только просмотр не пойдет.
(11) И что ты для этого делаешь? Сделал на морде ав.отчета реквизит, тип спр. сотр и пишешь значение рекв? или как или что?
(13) у вас один бух?
И что далее?
Зайди в сервис-подключ внешних печатн форм и посмотри, что там у ав. отчета
Ничего. Если вы имели ввиду "регистрация внешних печатных форм"
(16) ну а в авансовом отчете что пишет? просто тупо пусто или ругается?
И так, на всякий: а конфигуратор сохраняешь после внесения изменений?
Пусто. Конечно сохраняю. Я думал это известный вопрос. Неужели ниукого бухгалтера не менялись в огранизации. Или все убирют "Только для чтения" и пишут свои фамилии <- это же муторно, а если в день по 10-20 отчетов?
(18) Пилять, да нормальные люди делают не так, а по крайней мере как в (12) и мало того если я напишу руками сейчас в ав. отчет то всё будет ок.
Это ты чегото не так делаешь!
Дело в том что там стоит фамилия бухгалтера. Как то же это реализовано. И я думаю это в стандарте идет.
(20) Ты в конфигураторе, в печатной форме что видишь?
И это, буков не жалей!
В конфигураторе на месте где должна стоят фамилия бухгалтера пусто. Ни выражений ни шаблонов ничерта. А в предприятии выходит фамилия бухгалтера. Мистика прям какая-то.
(22) ну в модуле в процедуре Печать смотри, может там жестко задали ячейку и в нее выводится инфа.
поиметый воланд - это даже не смешно.
Если бы в тексте процедуры это было указанно, то в ячейке стояла ссылка на это. А ячейка пуста.
сокпируй надпись из ав. отчета и впендюрь в поиск в модуле и не мели чушь.
(26) Дятел с Нижнего Тагила? можно сослаться на ячейку разными способами, причем в ячейке ничего не прописано.
а вдруг ФИО буха из справочника берется? иче искать?
(33) Ну, мля, хоть будем точно знать, что не вручную ФИО прописано, а тогда уже дальше смотреть.
Решил проблему. Нашел в модуле ссылку на внешнюю печатную форму (Раньше с этим не сталкивался) и в ней изменил данные. Всем спасибо за участие.
Выдавать глобальные идеи — это удовольствие; искать сволочные маленькие ошибки — вот настоящая работа.
Фредерик Брукс-младший
Читайте также: