Adobe sign как подписать документ

Обновлено: 06.01.2025

На самом деле подписать документ электронной подписью достаточно просто, однако, новичку лучше подписать его с помощью данной статьи-шпаргалки. Как всегда для вашего удобства мы в добавление к пошаговой инструкции публикуем скриншоты. Итак, мы подпишем файл электронной подписью с помощью программы «КриптоАРМ» .

Для начала кликните по файлу, который нужно подписать, правой клавишей мыши и выберите КриптоАРМ. Откроется выпадающий список возможных действий. Там, соответственно, следует выбрать: «Подписать».

Далее нас приветствует Мастер создания электронной подписи. У него аж пять шагов. И мы сейчас их разберем один за другим.

Первый шаг это «Выбор файлов». Здесь мы видим уже выбранный нами файл для подписи. Можем добавить еще любое количество файлов или даже папки с файлами. Также можем просмотреть (кнопка «Просмотр») содержимое документа перед его подписанием, что очень важно.

Второй шаг под названием «Выходной формат» предлагает нам выбрать формат подписи. Можно выбрать один из двух типов кодировки: DER или BASE64. В большинстве случаев это не важно, но бывают и исключения. К примеру, для ФСРАР укажите DER кодировку, а не наоборот. Можно задать расширение для выходного файла, по умолчанию для подписанных данных в «КриптоАРМ» используется расширение SIG. Кроме этого есть возможность включить архивирование, чтобы после создания подписи результаты помещались в ZIP-архив, и задать каталог для сохранения результатов подписи.

Третий шаг под названием «Параметры подписи» очень важен. Именно на этом шаге нас ждет выбор, какой вид подписи в итоге будет создан. Этот момент надо разъяснить. Существуют два вида подписи: присоединенная и отсоединенная. В случае с присоединенной, подпись как бы прикрепляется к подписываемому документу, вы это можете заметить, потому как увеличивается размер файла после его подписания. В случае с отсоединенной подписью, подписываемый документ остается неизменным, подпись же сохраняется в отдельном файле. Для проверки отсоединенной подписи нужны оба файла, файл подписи и файл исходного документа.

Четвертый шаг мастера создания электронной подписи это непосредственно «Выбор сертификата подписи». Нажимаем на кнопку «Просмотр» и в открывшемся окне находим свой сертификат подписи. Ежели вы наблюдаете пустое окне выбора, то сертификатов для подписи у вас просто нет, и вам следует установить хотя бы один.

И наконец, последний пятый шаг , что зовется «Завершение». Здесь мы видим общую информацию, какой сертификат нами был выбран, формат подписи и путь для сохранения подписанного файла. Но не спешите сразу закрывать окно, обратите внимание на опцию «Сохранить данные в профиль для дальнейшего использования». Можете самостоятельно дать имя профили, и в следующий раз вам не нужно будет снова настраивать параметры подписи, все уже будет выбрано. И так, нажимаем на кнопку «Готово», чтобы подписать выбранный нами документ.

Перед началом использования Adobe Sign ознакомьтесь с некоторыми основными сведениями. Цель этого руководства — познакомить с Adobe Sign и функциями, доступными для пользователей.

Это руководство описывает все важные процедуры в Adobe Sign и знакомит с пользовательским интерфейсом. Справка по Adobe Sign предоставляет более подробную информацию (при необходимости). Если устройство подключено к Интернету, вы можете нажать ссылки в серых полях с текстом «Дополнительная информация…» для просмотра соответствующих справочных статей.

Где применимо, указываются возможности и функции, которые относятся к уровням «Бизнес» и «Организация». Это руководство описывает функции и возможности, доступные на самом высоком уровне лицензионного соглашения — Adobe Sign для уровня «Организация». Чтобы узнать свой тип лицензии, перейдите в раздел Мой профиль. Если у вас есть вопросы о функциях, доступных для вашей лицензии, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами или в службу поддержки Adobe Sign.

Adobe Sign — это приложение с широкими возможностями настройки. Оно содержит большое количество функций, которые могут использоваться (или не использоваться) вашей организацией. Администратор учетной записи или группы может отключить некоторые из описанных параметров. Если вам требуются функции, которые в настоящее время недоступны, обратитесь к администратору учетной записи или группы. Сервис поддерживает различные конфигурации для разных групп. Функции, отключенные для одной группы, можно активировать для другой группы.

Ознакомившись с этим руководством, вы узнаете все сведения о стандартных процедурах «отправки» в Adobe Sign, а также об управлении документами и создании отчетов. Это позволит вам контролировать, какие этапы завершены и какие остались незавершенными.

Индивидуальная настройка учетной записи

При первом входе в Adobe Sign выделите немного времени на проверку своей личной информации пользователя. Эта информация используется в различных шаблонах, поэтому крайне важно, чтобы она была правильной.

Наведите курсор на свое имя в правом верхнем углу, чтобы открыть меню, и нажмите Мой профиль.

На странице профиля отображаются данные, которые приложение Adobe Sign будет использовать в любых выполняемых вами транзакциях. К таким данным относятся:

Для изменения любых из этих данных нажмите кнопку Изменить профиль, внесите необходимые изменения и выберите Сохранить.

После настройки личных данных ознакомьтесь с другими личными параметрами в левой части экрана. Эти параметры относятся к вам как к пользователю. Они могут содержать полезные автоматические функции.

Главная страница — это первая страница, которая отображается при входе большинства пользователей в систему. (Другой вариант — страница «Отправка», которая отображается при соответствующих настройках администратора учетной записи.)

Главная страница содержит следующие разделы, в которых можно быстро получить доступ к большинству функций Adobe Sign.

Отправитель, получатель и получатель в копии, участвующие в работе над документом Adobe Sign, могут просмотреть соглашение на странице «Управление». Эта страница является порталом для всех соглашений пользователя и позволяет выполнять две функции: находить нужные соглашения для просмотра и выполнять задачи по обработке соглашений.

Основная часть страницы содержит список соглашений, отфильтрованных по состоянию на левой панели («Выполняется», «Ожидает вас», «Завершено», «Отменено», «Срок действия истек» и «Черновик»). Фильтры шаблонов также доступны непосредственно под фильтрами соглашений («Шаблоны», «Веб-формы» и «Пакетная отправка»).

Фильтры для ввода текста в верхней части страницы позволяют найти документы по адресу электронной почты, названию соглашения, имени получателя (если известно системе), дате, примечаниям и т. д.)

Запланированные регулярные отчеты позволяют быстро отслеживать документы, а также помогают узнать, на каких этапах требуется ваше внимание. Отчеты можно настроить, указав время и дату создания, а также выбрав все соглашения или только документы с определенным именем.

Отправка документов, сбор подписей и утверждение документов — основная функция Adobe Sign. Разные клиенты предъявляют различные требования к тому, кто будет работать с документом и в какой последовательности. Поэтому на странице «Отправка» содержится несколько функций рабочих процессов, с которым необходимо ознакомиться.

Установка значения «Группа» загружает свойства и шаблоны, связанные с группой, для выбора.
При изменение группы страница будет обновлена. Все введенное содержимое будет удалено при обновлении.

Определите получателей и порядок, в котором они будут работать с документом.

Настройка соглашений с несколькими подписывающими сторонами выполняется так же, как и с одной подписывающей стороной, но для большего количества получателей. Добавьте их и настройте по мере необходимости.
Допускается многократное добавление одного и того же электронного адреса в соглашение (например, если кто-то выполняет действия на разных этапах процесса).

В разделе Получатели верхний переключатель позволяет выбрать основной порядок подписания:

Выполнить в указанном порядке — этот параметр выбран на примере вверху. При выборе этого параметра процесс подписания выполняется последовательно от одного получателя к другому. Получатели пронумерованы в указанном порядке.
- Гибридный процесс подписания начинается с последовательного подписания («Выполнить в указанном порядке»).
Справа от переключателя порядка подписания отображаются две ссылки.
- Добавить меня — нажмите эту ссылку, чтобы добавить себя в качестве следующего получателя в последовательности подписания.
- Добавить группу получателей — нажмите эту ссылку, чтобы создать группу получателей, в которой один пользователь может участвовать от имени всей группы. Например, создайте группу кадровых специалистов, в которой только одному пользователю требуется подписать соглашение.
Чтобы изменить порядок получателей, выберите их и перетащите на нужную позицию в списке либо непосредственно измените номера соответствующих получателей. Позиции в списке будут изменены автоматически.

Каждый получатель создается с 5 элементами:

A. Порядок участия — если выбран параметр Выполнить в указанном порядке, в этом поле указано, когда получатель будет работать с соглашением.

В. Адрес электронной почты — этот идентифицирующий получателя адрес электронной почты используется для любых коммуникаций с получателем (включая запрос на подписание соглашений).

Г. Методы аутентификации — метод проверки получателя. Необходимо использовать двухфакторную аутентификацию?

Если нажать ссылку Показать копии под списком получателей, появится поле, куда можно вставить электронный адрес получателя копии, который сможет просматривать соглашение, но не сможет подписывать или утверждать его.

«Гибридный» процесс — это последовательный процесс подписания, при котором на одном или нескольких этапах два и более получателей получают доступ к документу одновременно. Все подписывающие и утверждающие стороны на «параллельном» этапе должны выполнить необходимые действия до перехода к следующему этапу.

Группы получателей можно использовать для подписания документов от имени группы или организации, но не от имени отдельных получателей в группе. Любой участник группы может подписать или утвердить документ от имени всей группы.

Если имя соглашения не указано перед прикреплением документа, имя соглашения будет соответствовать имени первого прикрепленного файла. Это значение можно изменить до отправки документа.

В разделе «Параметры» можно настроить процесс обработки соглашения после его отправки.

В разделе «Файл» можно прикрепить документы к операции.

Adobe Sign объединяет все документы в одно соглашение PDF для процесса подписания. При создании этого файла PDF учитывается порядок перечисления документов. Чтобы изменить порядок документов в списке, можно выбрать документ и перетащить его на новую позицию.

Поддерживаются следующие типы файлов: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Поля предварительного просмотра и добавления подписи

Непосредственно под разделом «Файлы» находится флажок Поля предварительного просмотра и добавления подписи. Этот параметр позволяет открывать загружаемые документы и размещать в документах необходимые поля форм.

Поля подписи являются обязательными; кроме того, можно добавить любые другие поля для создания сложных форм.

Если поля подписи не добавлены, Adobe Sign автоматически добавит новую страницу для подписей в конце документа.

Отправка документа только одному получателю — один из наиболее распространенных рабочих процессов. С его помощью можно с легкостью ознакомиться с базовыми процедурами. Необходимые данные указаны ниже.

Отправка нескольким получателям

Процесс отправки соглашений нескольким получателям состоит из тех же этапов с двумя существенными отличиями.
- Каждый получатель должен быть указан в отдельной строке в разделе «Получатели» (в порядке, в котором получатели должны подписать соглашение).
- При размещении полей необходимо указать, какие получатели имеют доступ к этим полям. Для этого дважды щелкните поле и настройте значение Получатель.
Ознакомление с процессом подписания позволяет понять конечный результат конфигурации, создаваемой отправителем.

○ Строка темы начинается с текста: Запрос на подписание документа .

2. Чтобы открыть документ, нажмите кнопку Просмотреть и подписать.

3. Документ будет открыт в новом окне браузера.

Другие параметры на странице включают в себя следующее.

A. Параметры — этот список включает параметры, доступные для получателя в соответствии с его ролью.

○ Прочитать документ — документ будет открыт в режиме только для просмотра.

○ Передать подписание другому лицу — этот параметр позволяет получателю делегировать свое право другому пользователю. Например, коллеге или руководителю.

○ Отказ от подписи — это действие завершает работу над документом.

○ Печать, подпись и загрузка — позволяет подписанту преобразовать рабочий процесс подписания из электронного в бумажный. Подписант затем добавляет подписанный документ в систему в электронном виде.

○ Очистка данных документа — это действие удаляет содержимое всех полей.

○ История просмотра — открывает текущий отчет об аудите для просмотра.

○ Загрузить PDF — загрузка текущей версии документа в формате PDF.

В. Счетчик обязательных полей — этот счетчик показывает число обязательных полей в документе, которые не были заполнены. При нажатии этого поля подписывающая сторона переходит от одного обязательного (не дополнительного) поля к другому.

Г. Следующее поле — эта желтая стрелка позволяет найти следующее поле при прокрутке большого документа. Этот параметр обеспечивает переход ко всем полям, не только обязательным.

В этом документе содержится только одно поле подписи, которое является обязательным (отмечено красной звездочкой). В документах с несколькими заполняемыми полями вы можете переходить между ними.

4. Для добавления подписи дважды щелкните поле, чтобы открыть панель «Подпись».

5. Введите свое имя в верхнее поле на панели «Подпись».

Добавить подпись можно одним из четырех способов.

○ Ввод настроенным шрифтом (по умолчанию) — Adobe Sign применит шрифт, имитирующих рукописный текст, к введенному имени.

○ Физически нарисовать — физически нарисуйте подпись с помощью мыши, стилуса или другого указывающего устройства. Рекомендуется нарисовать подпись пальцем на планшете.

○ Изображение — если у вас есть изображение штампа подписи, вы можете загрузить его.

○ Мобильный — параметр Мобильный позволяет переносить панель подписи с рабочего стола на мобильное устройство, что позволяет более простому устройству физически прорисовывать вашу подпись.

7. После того как все обязательные поля заполнены, нажмите кнопку Подписать в нижней части окна (эта кнопка ярко выделена).

Более подробная информация о подписании соглашений доступна в справке по Adobe Sign здесь.

В нижней части страницы в Adobe Sign расположена панель инструментов, которая содержит инструменты для навигации по документу, изменения масштаба и загрузки документа. Эту панель инструментов можно скрыть, нажав значок «Х» в правом нижнем углу. Чтобы временно отобразить скрытую панель инструментов, наведите курсор в нижнюю часть окна; после этого элементы управления появятся снова.

Более подробная информация об использовании элементов управления масштабом доступна в справке по Adobe Sign здесь.

Вам пришёл документ, который нужно срочно подписать, а под руками только телефон?

🔶 Научимся подписывать PDF-документы на смартфоне.

🔶 Не нужно искать принтер;

🔶 Не нужно сканировать или фотографировать документ с подписью;

🔶 Можно даже обойтись без компьютера;

🔶 Сохраните пару-тройку деревьев.

🔶 Установите, если не успели ранее, приложение Adobe Fill & Sign (бесплатное);

Для Android:

🔶 Нажмите на значок с пером справа вверху;

🔶 Пальцем по экрану изобразите вашу фирменную закорючку;

🔶 Если что-то пошло не так, нажмите «Очистить» и нарисуйте снова;

🔶 Нажмите на значок с пером справа вверху;

Есть 3 варианта создания подписи: пальцем по экрану, сфотографировать подпись с листа, выбрать из файла на телефоне.

1. Пальцем по экрану:

🔶 Пальцем по экрану изобразите вашу фирменную закорючку;

🔶 Если что-то пошло не так - нажмите «Очистить» и нарисуйте снова.

2. Сфотографировать подпись с листа:

🔶 Нажмите на значок камеры справа внизу;

🔶 Сфотографируйте свою подпись;

🔶 Важный момент: лучше расписаться на чистом участке листочка, т.к. подпись должна быть без лишних строчек и элементов.

3. Выбрать из файла на телефоне:

🔶 Нажмите на значок правее камеры («Рисунок») справа внизу;

🔶 Выберите нужный файл с подписью. Желательно в формате .PNG (чтобы был прозрачный фон).

Когда одним из трёх способов создадите подпись – нажмите «Готово»

КАК ТЕПЕРЬ ЖИТЬ (для Android и iOS):

🔶 Когда нужно будет подписать документ, откройте его в приложение Adobe Fill & Sign;

🔶 Нажмите на значок с пером;

🔶 Нажмите на вашу подпись;

🔶 Она появится в середине экрана, перетащите её в нужный участок документа;

🔶 Если нужно – измените размер;

🔶 Повторяйте, пока не поставите подписи во всех местах;

🔶 Сохраните документ или просто поделитесь им с нужным адресатом.

Сохраните себе в закладки, чтобы не забыть. И поделитесь постом с друзьями и коллегами, которым это может пригодиться.

Разница между Adobe Reader и Acrobat

В работе программ во время формирования электронной подписи существуют важные различия. Acrobat позволяет:
- заверить файл PDF невидимой или видимой ЭЦП (с использованием криптографических алгоритмов, прописанных в ГОСТе Р-34.10-2001);
- создать на базе ГОСТА Р-34.10-2001 документ PDF;
- проверить сделанную электронную подпись.
Для создаваемых и открываемых файлов Reader предусматривает возможность:
- проверки ЭЦП с использованием криптографических алгоритмов;
- заверение документов PDF с расширенным доступом.
Перед началом работы с подписью в Reader нужно использовать Adobe Acrobat. В нем пользователь:
1. Открывает (создает) нужный документ.
2. Открывает пункт меню «Файл».
3. Выбирает в меню «Сохранить как».
4. Выбирает в меню «Файл PDF Reader с расширенными возможностями».
5. Подключает при необходимости дополнительные функции.
6. Нажимает «Сохранить сейчас».
После этого файл можно подписывать ЭЦП при помощи Adobe Reader.

Формирование подписи в Adobe Reader

Чтобы поставить ЭЦП нужно нажать «Подписание» в окне меню «Работа с сертификатами». Также там выбирается необходимый тип ЭЦП (видимая или невидимая). Если при выборе способа формирования подписи была проставлена галочка напротив пункта «Спрашивать, когда я подписываю» — всплывет диалоговое окно. Способ формирования ЭЦП указывается в соответствии с используемой программой для работы с подписью.

Если в настройке рабочего места принимали участие сотрудники удостоверяющего центра, то диалоговое окно может не появиться, т.к. настройки заданы по умолчанию.

Затем нужно определить место, где будет поставлена ЭЦП и сформировать строчку подписи. В новом открывшемся окне остается лишь выбрать используемый сертификат подписи. Чтобы было легче работать, список сертификатов можно отсортировать по названию, началу действия или издателю.

Подписание документа PDF

Для проставления ЭЦП в файлах с форматом PDF можно использовать две программы: ViPNet CryptoFile и КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile дает возможность пользователю бесплатно подписать документ ЭЦП. Программа работает с разными типами файлов, а также с архивами. Недостаток ViPNet CryptoFile — возможность поставить только одну ЭЦП.

КриптоАРМ от КриптоПРО — лицензионный и платный продукт. Преимущества сервиса — работа со всеми типами файлов, с архивами и возможность проставить несколько ЭЦП во время подписания файла. Несмотря на платную лицензию КриптоАРМ более распространенное программное средство для работы с ЭЦП.

Как подписать пдф файл электронной подписью:
- Открыть нужный PDF-файл.
- В правой панели нажать «‎Заполнить и подписать»‎.
- В открывшейся панели выбрать еще раз «‎Заполнить и подписать» и «‎Дополнительные инструменты».
- Выбрать «‎Сертификаты для добавления на панель»‎.
- Нажать на «‎Подставить ЭЦП»‎ и выделить при помощи курсора место в теле документа, где должна располагаться ЭЦП.
- В окне выбора сертификата выбрать нужный. Нажать «‎Ок»‎ и «‎Подписать»‎.
Электронная подпись, проставленная в файле PDF, выглядит так:

Отправка возможна несколькими способами:
- ссылкой на подписанный документ;
- копией файла в отдельном письме;
- оригиналом документа (для подписания).
Последовательность действий при отправке зависит от выбранного способа.

Отправка ссылкой на документ

Ссылка отправляется адресатам на подписанную и заполненную копию файла PDF, которую невозможно отредактировать. Сертифицируется копия Adobe Sign. Для отправки нужно нажать «‎Получить ссылку»‎ и «‎Создать ссылку»‎.

Копию документа, доступную только для чтения, отправляют только по электронной почте. Получатели будут иметь возможность просмотра без редактирования.

Для отправки нужно:

Отправка файла на подписание

Как получить документ PDF с ЭЦП от других пользователей

Получение документов в формате PDF от других пользователей происходит через инструмент «‎Заполнить и подписать»‎. Работает он на базе облачного сервиса Adobe Sign. Такой способ позволяет при помощи ЭЦП подписывать онлайн документы через мобильные устройства или браузер интернета из любого города.

Получателю и адресату не нужно заполнять многочисленные формы с данными или дополнительно приобретать ПО для проставления электронной подписи. Пользователи одновременно получают запрос по электронной почте на формирование ЭЦП, после чего совершается операция и высылается копия заверенного документа. Процесс в режиме онлайн можно контролировать через Acrobat Reader DC или Acrobat DC.

Читайте также: