1с в текущем состоянии проект файлы добавлять нельзя

Обновлено: 23.01.2025

Программа «1С: Документооборот» располагает неограниченными возможностями по изменению и доработкам прав доступа к любым данным. Права можно назначать пользователям, рабочим группам, ролям исполнителей, сотрудникам подразделения. Это реализовано через ряд следующих настроек:

Полномочия.
Политики доступа.
Права доступа на папки.
Рабочие группы.

Полномочия — самое крупное деление прав, базовые настройки. Это готовый набор ролей, определяющий типы данных, которые будут доступны пользователям. Остальные настройки только ограничивают эти права.

Политики предоставляют допуск к информации по разрезам доступа.

Права на содержание папок дают доступ к документам в определенных папках.

Рабочая группа позволяет быстро сформировать права для сотрудника, который в неё добавлен и отменяет предыдущие настройки политик и прав на папки у пользователя.

Права на любой объект в «1С: Документооборот» — это совокупность вышеописанных настроек. Таким образом, можно делать их специфичными для каждого сотрудника или группы людей в компании. Права настраивает администратор базы. Для назначения прав доступа в меню раздела «Настройка и администрирование» предусмотрена группа команд «Права доступа».

Полномочия в «1С: Документооборот»

Полномочия — это готовая подборка ролей с правами на доступ к данным. При наличии большого количества сотрудников с однотипным доступом они позволяют удобно структурировать роли согласно должностным инструкциям.

Для того, чтобы не перенастраивать права на каждого отдельного пользователя, рекомендуется настраивать доступ для подразделения, рабочих групп, ролей. Это избавит от необходимости заново изменять права при увольнении или переводу сотрудника.

В «1С:Документооборот» настроены четырнадцать предопределенных полномочий:

Администратор – полный доступ к любым данным и функциям.
Выполняющие потоковое сканирование – неограниченный доступ ко всем документам.
Делопроизводители – права на работу с входящими и исходящими документами, добавление и изменение дел хранения документов.
Контроль ежедневных отчетов – неограниченный доступ к ежедневным отчетам всех сотрудников.
Контроль задач и бизнес-процессов – неограниченный доступ ко всем задачам и процессам.
Мониторинг процессов – права на работу с показателями процессов.
Ответственные за категоризацию – права на управление общими категориями (добавление/изменение/удаление).
Ответственный за НСИ – неограниченный доступ для ведения всей НСИ по делопроизводству, учету времени, процессам.
Ответственный за ЭДО – базовые права по электронным документам и правилам обмена.
Пользователи – основные полномочия, запуск клиентских приложений, работа с файлами, внутренними документами, задачами, процессами и ведение учета времени.
Работа с входящими и исходящими документами – права на чтение входящих и создание исходящих документов, добавление и изменение контрагентов, доступ к почте.
Руководители подразделений – доступ к задачам, отчетам и записям о трудозатратах подчиненных.
Руководители проектов – добавление и изменение проектов, где текущий пользователь указан руководителем.
Синхронизация данных с другими программами – права на выполнение синхронизации и просмотр ее результатов.

Если необходимо, можно изменить эти полномочия или создать произвольные.

Чтобы назначить роли полномочиям, достаточно установить или снять флажки в списке разрешенных действий.

Полномочия выдаются прямо в карточках пользователей, рабочих групп и подразделений.

Полный список полномочий пользователя и ролей, которые им соответствуют, выводится в отчете Настройки доступа пользователей.

Рассмотрим пример использования ролей для неограниченного чтения данных. Чтобы выдать сотруднику доступ на чтение всех документов, файлов, процессов и задач, необходимо:

Создать полномочия «Неограниченное чтение документов, файлов, процессов и задач».
Добавить в эти полномочия роли:
- Чтение внутренних документов без ограничения,
- Чтение входящих документов без ограничения,
- Чтение исходящих документов без ограничения,
- Чтение процессов и задач без ограничения,
- Чтение файлов без ограничения.
Политики доступа

Политики доступа содержат сведения о том, кому и на какие разрезы доступа назначены права. Разрезы задают границы областей данных, с которыми разрешено работать пользователям: виды внутренних документов, виды входящих документов и т.д.

С помощью политик доступа можно задать как общие настройки прав для рабочих групп и подразделений, так и доступ к определенному виду документа или вопросу деятельности конкретному пользователю.

Существуют следующие политики доступа:
1. Общие разрешения — для быстрой настройки прав.
2. Специальные разрешения — для гибкой настройки прав.
3. Локальные администраторы — для назначения прав, которые не зависят от настроек рабочих групп.
Рекомендуется назначать права не отдельным пользователям, а подразделениям, рабочим группам, ролям исполнителей. Пользователю может быть выдано одно или несколько разрешений, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав.

На закладке «Общие разрешения» приведены разрезы доступа, на которые назначаются права.

Для более тонкой настройки предназначены Специальные разрешения. За их включение/отключение отвечает настройка «Использовать специальные разрешения в политиках доступа». Открыть её можно выбрав «Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа».

Как работают политики доступа

При расчете прав политики доступа применяются следующим образом. Если для пользователя или его рабочей группы есть специальные разрешения, то действуют они. Если специальных разрешений нет, действуют общие разрешения.

Общие разрешения работают так: доступ к объекту (документу, мероприятию и т. д.) дается пользователю или его рабочей группе, у которого есть доступ ко всем разрезам доступа объекта: организации, грифу, вопросу деятельности.

Специальные разрешения действуют следующим образом:
- На пользователя может действовать сразу несколько специальных разрешений.
- Настройки нескольких специальных разрешений не расширяют друг друга.
Рекомендуется использовать Специальные разрешения только в том случае, если нужную Вам комбинацию нельзя настроить с помощью Общих разрешений.

Локальные администраторы

Назначить локальных администраторов значит назначить пользователям доступ, который не зависит от рабочих групп и настроек прав папок. Например, начальнику договорного отдела можно назначить неограниченный доступ на чтение всех договоров организации. Начальник получит доступ к договору, даже если не входит в его рабочую группу.

Возможность включается одноименной настройкой: «Настройка программы – Права доступа – Локальные администраторы».

Локальные администраторы назначаются в политиках доступа. Принцип настройки повторяет специальные разрешения:
- разрешение назначается для конкретного предмета,
- можно выбрать произвольные комбинации разрезов доступа,
- пользователю можно выдать несколько разрешений по одному предмету.
Обратите внимание: разрешения локальных администраторов не отменяют общие и специальные разрешения, а дополняют их.

Настройка политик в разрезе подразделений

Политики доступа удобно настраивать в разрезе подразделений.

По умолчанию использование разреза «Подразделения» отключено. Для включения достаточно установить флажок: «Настройка программы – Права доступа – Используемые разрезы доступа – Подразделения». В общих разрешениях в контекстном меню разреза «Подразделения» доступна команда «Заполнить по умолчанию».

При выполнении этой команды для каждого подразделения, не содержащего подчиненных, добавляются разрешения для всех его сотрудников.

Права папок в «1С: Документооборот»

Дополнительно ограничить то, что разрешено политиками доступа можно с помощью папок. Для них предусмотрена гибкая настройка прав доступа на уровне каждой папки. Настройка выполняется по команде «Настройка прав».

Управлять правами папки может не только Администратор, но и другие пользователи с соответствующими правами. Права доступа к папке могут быть разрешающими, запрещающими или не назначены. Значения прав меняются двойным щелчком мыши или клавшей Enter.

При назначении прав на папку один сотрудник может входить сразу в несколько групп пользователей (поле списка Пользователь) с разными настройками. Эти настройки суммируются по следующим правилам:
- пользователь получит право доступа, если для него есть хотя бы одно разрешение и нет ни одного запрета. То есть запрет доступа преобладает над разрешением: если сотруднику одновременно назначили и разрешающие, и запрещающие права, будут действовать запрещающие;
- ячейка «Не назначено» не дает доступ, но и не запрещает. То есть не участвует в расчете прав пользователя.
Приведем все возможные комбинации для расчета прав папок:
- Разрешено + Не назначено = Разрешено,
- Запрещено + Не назначено = Запрещено,
- Разрешено + Запрещено = Запрещено,
- Пусто + Пусто = Запрещено.
Рабочие группы объектов «1С: Документооборот»

Для точечной настройки прав на объекты используются рабочие группы. Это ограничение доступа к конкретному документу или шаблону. Рабочую группу нужно заполнять только если права на объект должны определяться не общими настройками, а индивидуально. Если у объекта заполнена рабочая группа, то настройки политик при этом не действуют.

Рабочие группы могут заполняться:
- вручную,
- автоматически при продвижении процессов по документу,
- автоматически при создании документа по шаблону.
По умолчанию у участника рабочей группы есть доступ только на чтение документа. Чтобы назначить права на изменение, в карточке документа на закладке «Рабочая группа» нужно установить флажок «Изменение».

В «1С: Документооборот» при движении документа по процессу его рабочая группа заполняется автоматически. При этом право «Изменение» выдается пользователям, у которых уже есть разрешения на изменение документа в соответствии с политиками доступа и настройками прав папок.

Можно ограничить добавление пользователей в рабочие группы объектов. За это отвечает настройка «Проверять соответствие рабочих групп общим настройкам доступа», которая расположена по пути «Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа». Если настройка включена, то нельзя будет добавить в рабочую группу пользователя, у которого нет соответствующих разрешений в политиках доступа или в настройках папки объектов.

Для включения автоматического заполнения рабочей группы в настройках вида документа предусмотрены два флажка:
- Для документов этого вида заполнение рабочей группы является обязательным – если флажок установлен, документ этого вида не может быть записан с пустой рабочей группой.
- Автоматически вести состав участников рабочей группы – если флажок установлен, то в рабочую группу будут автоматически добавляться участники процессов и задач. В рабочую группу документа будет добавлен его автор и пользователи из других реквизитов (ответственный, зарегистрировал, адресат, утвердил и т.п).
Проверка настроенных прав доступа

В «1С:Документооборот» можно посмотреть права доступа ко всем данным информационной базы.

По команде «Права доступа» в меню «Еще» карточек объектов можно перейти в окно со сведениями о том, кому и какие права на объект назначены. Команда доступна для всех пользователей.

Что нового для вашей 1С?
Оперативная информация о выходе и содержании свежих для 24 типов конфигураций.
Рассылка осуществляется в день выхода обновления. Никакой рекламы, только полезная информация. Посмотрите пример →

база дома, забыл скопировать на флешку.
Стандартный из демо-базы гос.учреждения. Единственно после обновления на 6.1 добавил права на чтение папок внутренних документов и пересчитал права.
ДО типовой? или уже начали допиливание?
Могу поделиться волшебным алгоритмом - добавляет всех участников бизнес-процессов в рабочую группу предмета Пока типовой, ничего менять не хотим (но это пока нет острой необходимости)
Не добавляет: кнопки "редактировать" и "добавить" не активны.
Про волшебный алгоритм, пока не совсем поняла нужен ли он нам
Возник вопрос, добавлять файлы после регистрации документов, только определенным людям, и только до отправки задач.
Я решил ее так..
ОбщийМодуль.Делопроизводство
// Устанавливает доступность полей карточки документа в зависимости от состояния
Процедура УстановитьДоступностьПоСостоянию(Форма, Состояние, ДоступныеПоля = "") Экспорт
.
.
.
Если Константы.ОграничиватьДоступностьПолейПоСостоянию.Получить() Тогда

Если Состояние = Перечисления.СостоянияДокументов.НаРегистрации Тогда

Если РольДелопроизводитель Тогда
ДоступныеПоля = "";
НедоступныеПоля = "";
Иначе
ДоступныеПоля = Новый Структура("
|Состояние,
|ОткрытьФайл, СохранитьКак, НастроитьСписок, ВывестиСписок, Изменить,
|КонтекстноеМенюФайлыОткрытьФайл, КонтекстноеМенюФайлыСохранитьКак");
КонецЕсли;

Если РольДелопроизводитель Тогда

ДоступныеПоля = Новый Структура("
|Зарегистрировать, РегистрационныйНомер, ДатаРегистрации,
|Резолюции, РезолюцииДобавить, РезолюцииИзменить, РезолюцииУдалить,
|Состояние,
|СрокИсполнения, Дело,
|ОткрытьФайл, СохранитьКак, НастроитьСписок, ВывестиСписок, Изменить,
|КонтекстноеМенюФайлыОткрытьФайл, КонтекстноеМенюФайлыСохранитьКак");

Иначе
ДоступныеПоля = Новый Структура("
|ОткрытьФайл, СохранитьКак, НастроитьСписок, ВывестиСписок, Изменить,
|КонтекстноеМенюФайлыОткрытьФайл, КонтекстноеМенюФайлыСохранитьКак");
КонецЕсли;

В повседневной жизни любой организации ежедневно появляется множество документов, которые хранятся в программе 1С:Документооборот в виде файлов. В системе можно хранить информацию по четырем основным типам:

Для хранения файлов используются различные подходы в построении структуры папок, например:

- в соответствии с организационной структурой (Администрация, Бухгалтерия, Отдел персонала и т.д.)

- по тематике (Рекламные материалы, Проекты, Библиотека, Шаблоны документов и т.д.)

- по уровню доступа (Общие, Личные, Конфиденциальные и т.д.)

Существует возможность ограничить доступ к папкам с помощью «Настройки прав» (правой клавишей на папке).

На каждый файл в 1С:Документооборот заводится учетная карточка, которая содержит основную информацию и обеспечивает его поиск в системе.

Чтобы открыть карточку документа, необходимо нажать F2 или правой клавишей выбрать команду «Изменить». Если кликнуть два раза на документ, то система откроет документ тем приложением, которое ассоциировано с его расширением.

1. 1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему

2. Технология Drag&Drop позволяет перенести один или сразу несколько выделенных файлов в 1С:Документооборот в определенную папку. Перенос в обратную сторону этой технологией не поддерживается. Невозможно добавить файл сразу в раздел «Все файлы», возможен перенос только в определенную папку раздела «Файлы» или прикрепление к карточке внутреннего, входящего или исходящего документа.

В системе доступен перенос файлов этой технологией между объектами системы, при этом файл копируется.

3. Кнопка «Создать файл» (при выборе команды «Создать по шаблону» программа дает выбрать файлы, расположенные в папке «Шаблоны файлов»).

Для папки «Шаблоны файлов» необходимо дать доступ всем пользователям на Чтение, а ответственному за НСИ, который будет поддерживать бланки организации в актуальном состоянии, дополнительно предоставить доступ на редактирование.

4. Групповая загрузка – правой клавишей в папке раздела «Файлы», в которую необходимо загрузить→ Загрузить (возможен выбор их двух вариантов: «Загрузить файлы с диска» и «Загрузить папку с диска»).

!Важно: нельзя загрузить папку с диска сразу в корневую папку. Необходимо вначале загрузить в какую-то подчиненную папку, например, «Тест», а потом уже перенести в корневую папку.

При загрузке файлов в 1С Документооборот создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в системе не сохраняется, поэтому если изменить файл на диске, то в системе не произойдет автоматического обновления копии этого файла.

Для сохранения папки из программы 1С:Документооборот на диск, необходимо стать на нее и правой клавишей выбрать команду «Сохранить папку на диск».

2. Программа 1С:Документооборот - редактирование файлов

Работа с файлами возможна кнопками «Посмотреть» и «Редактировать». Если файл занят пользователем для редактирования, то он подсвечивается зеленым и становится недоступным для редактирования. При этом другие пользователи у себя видят этот файл серым цветом. Если пользователь забыл закончить редактирование, то Администратор может «Отменить редактирование», выбрав правой клавишей соответствующую команду.

Для сохранения отредактированного файла в 1С:Документооборот (помимо кнопки «Сохранить» в самом файле), необходимо закончить редактирование файла в системе и указать внесенные изменения – для дальнейшего упрощения работы с документом. Только после этого файл становится доступным для редактирования другим пользователям.

Открыв карточку файла (F2) и выбрав «Версии», видим версии файла с комментариями.

Чтобы увидеть разницу между активной версией файла (выделена жирным шрифтом) и версией для сравнения, необходимо в списке выделить две версии файла и правой клавишей выбрать «Показать отличия» и «Способ сравнения версий файлов» - выделение в режиме рецензирования в документе покажет разницу между двумя файлами. Если последние изменения, внесенные в файл ошибочны, то всегда можно вернуться к любой из версий, выбрав правой клавишей команду «Сделать активной». Если пользователь менял активные версии файлов, то представление «Вида списка версий» лучше сделать Деревом, тогда неверные версии файлов будут видны, как подчиненные.

В программе 1С:Документооборот существует команда «Занять файл». Для этого необходимо встать на файл и через кнопку «Еще» выбрать команду «Занять». Это также не дает другим пользователям редактировать данный файл, а пользователь, занявший файл, может приступить к его редактированию позже. Чтобы снять пометку о занятости файла, необходимо правой клавишей выбрать команду «Отменить редактирование».

Для сохранения конфиденциальности документов необходимо поставить галочки «Удалять файлы при завершении редактирования» и «Очищать при завершении работы» («Настройка и администрирование» → Персональные настройки → Файлы → Настройка основного рабочего каталога). Тогда файлы, открытые для редактирования на локальном компьютере, будут удаляться из кэша сразу же после завершения редактирования, а файлы, открытые на просмотр, будут удаляться после завершения работы в программе.

Настройки 1С:Документооборот дают возможность пользователю подписаться на важные для него файлы (Документы и файлы → Файлы → выбираем файл → F2 → Еще → Подписаться). Уведомления возможны и по почте, и всплывающим окном.

Очень удобно использовать уведомление об освобождении файла, если, например, необходимо внести корректировки, а документ в данный момент занят.

3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота

Создание файлов по шаблонам способствует стандартизации документооборота в организации и упрощает составление сотрудниками типовых документов.

Для корректной работы с автозаполнением файлов необходимо установить в системе первоначальные настройки - Настройка и администрирование → Настройка программы → Работа с файлами.

Шаблоны документов в 1С:Документооборот с автозаполнением, начиная с версии 2.1, целесообразно заполнять в самом виде документа (Нормативно-справочная информация → Виды документов). Выбираем необходимый вид документа, переходим на закладку «Шаблон документа». Если необходимо, то устанавливаем ограничение на изменение реквизитов из шаблона.

Если добавить [Подготовил] в поле «Наименование», то при создании документа в данное поле подставится ФИО сотрудника, подготовившего документ – Заявление на отпуск Иванова Е.Н.

На закладке «Файлы» добавляем файл для автозаполнения. В настройке заполнения нажимаем «Не настроено» (если настройка делается впервые) или «Открыть» (если вносим корректировки). На закладке «Реквизиты» правой клавишей выбираем «Расширенный просмотр» и отмечаем галочками реквизиты, которые будут заполняться автоматически из данных в карточке документа.

Если в шаблоне документа в Word назвать поля для автозаполнения таким же образом, как они называются в системе, то местоположение реквизита программа определит сама. Если расположение не определилось автоматически, то при корректировке шаблона переносим реквизит в ручном режиме в необходимое место документа.

После окончания настроек необходимо на любом уже введенном в систему документе данного вида.

Если на закладке «Реквизиты» в настройке заполнения файла нет возможности выбрать поле, которое необходимо заполнять автоматически данными из системы, добавляем его заполнение через Скрипт, например:

Автозаполнение в 1С:Документооборот поддерживается для файлов со следующими расширениями:

- Doc – документ Microsoft Word 2003 и более ранних версий

- DocX – документ Microsoft Word

- Dot – шаблон документа Microsoft Word 2003 и более ранних версий

- DotX – шаблон документа Microsoft Word

- Txt – текстовый документ

- Odt – документ Open Office Writer

Для поддержания шаблонов документов в 1С:Документооборот в актуальном состоянии необходимо выделить ответственного сотрудника, который будет своевременно обновлять шаблоны файлов, что значительно сэкономит время на оформление документов и приведет все документы организации к единообразию.

Описан готовый механизм решения следующей проблемы:

При добавлении ролей в расширение конфигурации 1С 8.3 нет возможности в режиме предприятия корректно назначить их пользователю с полными правами (Администратору). Т.к. отрабатывает стандартный код общего модуля 1С УправлениеДоступомСлужебный процедуры ОбновитьРолиПользователей, который сбрасывает все роли, переназначая основную (ПолныеПрава) и дополнительную (ИнтерактивноеОткрытиеВнешнихОтчетовИОбработок).

А теперь разберем пример на «простом языке».

Была задача создать новые роли в расширении. Режим совместимости конфигурации ниже 8.3.13 (т.е. нет возможности применения «Основные роли» в том числе). При назначении ролей полноправным пользователям выявлена проблема: роли из расширения конфигурации 1С 8.3 недоступны (по вышеуказанной причине).

2. Решение проблемы с ошибкой при расширении конфигурации

Решение можно реализовать как в текущем, так и в отдельном расширении:

1. Добавить в расширение общий модуль УправлениеДоступомСлужебный:

2. Заменить процедуру ОбновитьРолиПользователей

Копировать код 1С:Предприятия из основной конфигурации. Между строк вставить код:

(!) Тут укажите имя своего расширения, которое содержит ваши роли:

3. Подключите (или обновите) расширение.
4. Назначьте эти роли в режиме 1С:Предприятия (Роли – в Профиле, Профиль – в Группе доступа, Группу доступа – полноправному пользователю).

В повседневной жизни любой организации ежедневно появляется множество документов, которые хранятся в программе 1С:Документооборот в виде файлов. В системе можно хранить информацию по четырем основным типам:

Для хранения файлов используются различные подходы в построении структуры папок, например:

- в соответствии с организационной структурой (Администрация, Бухгалтерия, Отдел персонала и т.д.)

- по тематике (Рекламные материалы, Проекты, Библиотека, Шаблоны документов и т.д.)

- по уровню доступа (Общие, Личные, Конфиденциальные и т.д.)

Существует возможность ограничить доступ к папкам с помощью «Настройки прав» (правой клавишей на папке).

На каждый файл в 1С:Документооборот заводится учетная карточка, которая содержит основную информацию и обеспечивает его поиск в системе.

Чтобы открыть карточку документа, необходимо нажать F2 или правой клавишей выбрать команду «Изменить». Если кликнуть два раза на документ, то система откроет документ тем приложением, которое ассоциировано с его расширением.

1. 1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему

2. Технология Drag&Drop позволяет перенести один или сразу несколько выделенных файлов в 1С:Документооборот в определенную папку. Перенос в обратную сторону этой технологией не поддерживается. Невозможно добавить файл сразу в раздел «Все файлы», возможен перенос только в определенную папку раздела «Файлы» или прикрепление к карточке внутреннего, входящего или исходящего документа.

В системе доступен перенос файлов этой технологией между объектами системы, при этом файл копируется.

3. Кнопка «Создать файл» (при выборе команды «Создать по шаблону» программа дает выбрать файлы, расположенные в папке «Шаблоны файлов»).

Для папки «Шаблоны файлов» необходимо дать доступ всем пользователям на Чтение, а ответственному за НСИ, который будет поддерживать бланки организации в актуальном состоянии, дополнительно предоставить доступ на редактирование.

4. Групповая загрузка – правой клавишей в папке раздела «Файлы», в которую необходимо загрузить→ Загрузить (возможен выбор их двух вариантов: «Загрузить файлы с диска» и «Загрузить папку с диска»).

!Важно: нельзя загрузить папку с диска сразу в корневую папку. Необходимо вначале загрузить в какую-то подчиненную папку, например, «Тест», а потом уже перенести в корневую папку.

При загрузке файлов в 1С Документооборот создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в системе не сохраняется, поэтому если изменить файл на диске, то в системе не произойдет автоматического обновления копии этого файла.

Для сохранения папки из программы 1С:Документооборот на диск, необходимо стать на нее и правой клавишей выбрать команду «Сохранить папку на диск».

2. Программа 1С:Документооборот - редактирование файлов

Работа с файлами возможна кнопками «Посмотреть» и «Редактировать». Если файл занят пользователем для редактирования, то он подсвечивается зеленым и становится недоступным для редактирования. При этом другие пользователи у себя видят этот файл серым цветом. Если пользователь забыл закончить редактирование, то Администратор может «Отменить редактирование», выбрав правой клавишей соответствующую команду.

Для сохранения отредактированного файла в 1С:Документооборот (помимо кнопки «Сохранить» в самом файле), необходимо закончить редактирование файла в системе и указать внесенные изменения – для дальнейшего упрощения работы с документом. Только после этого файл становится доступным для редактирования другим пользователям.

Открыв карточку файла (F2) и выбрав «Версии», видим версии файла с комментариями.

Чтобы увидеть разницу между активной версией файла (выделена жирным шрифтом) и версией для сравнения, необходимо в списке выделить две версии файла и правой клавишей выбрать «Показать отличия» и «Способ сравнения версий файлов» - выделение в режиме рецензирования в документе покажет разницу между двумя файлами. Если последние изменения, внесенные в файл ошибочны, то всегда можно вернуться к любой из версий, выбрав правой клавишей команду «Сделать активной». Если пользователь менял активные версии файлов, то представление «Вида списка версий» лучше сделать Деревом, тогда неверные версии файлов будут видны, как подчиненные.

В программе 1С:Документооборот существует команда «Занять файл». Для этого необходимо встать на файл и через кнопку «Еще» выбрать команду «Занять». Это также не дает другим пользователям редактировать данный файл, а пользователь, занявший файл, может приступить к его редактированию позже. Чтобы снять пометку о занятости файла, необходимо правой клавишей выбрать команду «Отменить редактирование».

Для сохранения конфиденциальности документов необходимо поставить галочки «Удалять файлы при завершении редактирования» и «Очищать при завершении работы» («Настройка и администрирование» → Персональные настройки → Файлы → Настройка основного рабочего каталога). Тогда файлы, открытые для редактирования на локальном компьютере, будут удаляться из кэша сразу же после завершения редактирования, а файлы, открытые на просмотр, будут удаляться после завершения работы в программе.

Настройки 1С:Документооборот дают возможность пользователю подписаться на важные для него файлы (Документы и файлы → Файлы → выбираем файл → F2 → Еще → Подписаться). Уведомления возможны и по почте, и всплывающим окном.

Очень удобно использовать уведомление об освобождении файла, если, например, необходимо внести корректировки, а документ в данный момент занят.

3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота

Создание файлов по шаблонам способствует стандартизации документооборота в организации и упрощает составление сотрудниками типовых документов.

Для корректной работы с автозаполнением файлов необходимо установить в системе первоначальные настройки - Настройка и администрирование → Настройка программы → Работа с файлами.

Шаблоны документов в 1С:Документооборот с автозаполнением, начиная с версии 2.1, целесообразно заполнять в самом виде документа (Нормативно-справочная информация → Виды документов). Выбираем необходимый вид документа, переходим на закладку «Шаблон документа». Если необходимо, то устанавливаем ограничение на изменение реквизитов из шаблона.

Если добавить [Подготовил] в поле «Наименование», то при создании документа в данное поле подставится ФИО сотрудника, подготовившего документ – Заявление на отпуск Иванова Е.Н.

На закладке «Файлы» добавляем файл для автозаполнения. В настройке заполнения нажимаем «Не настроено» (если настройка делается впервые) или «Открыть» (если вносим корректировки). На закладке «Реквизиты» правой клавишей выбираем «Расширенный просмотр» и отмечаем галочками реквизиты, которые будут заполняться автоматически из данных в карточке документа.

Если в шаблоне документа в Word назвать поля для автозаполнения таким же образом, как они называются в системе, то местоположение реквизита программа определит сама. Если расположение не определилось автоматически, то при корректировке шаблона переносим реквизит в ручном режиме в необходимое место документа.

После окончания настроек необходимо на любом уже введенном в систему документе данного вида.

Если на закладке «Реквизиты» в настройке заполнения файла нет возможности выбрать поле, которое необходимо заполнять автоматически данными из системы, добавляем его заполнение через Скрипт, например:

Автозаполнение в 1С:Документооборот поддерживается для файлов со следующими расширениями:

- Doc – документ Microsoft Word 2003 и более ранних версий

- DocX – документ Microsoft Word

- Dot – шаблон документа Microsoft Word 2003 и более ранних версий

- DotX – шаблон документа Microsoft Word

- Txt – текстовый документ

- Odt – документ Open Office Writer

Для поддержания шаблонов документов в 1С:Документооборот в актуальном состоянии необходимо выделить ответственного сотрудника, который будет своевременно обновлять шаблоны файлов, что значительно сэкономит время на оформление документов и приведет все документы организации к единообразию.

Читайте также: