1с связанные документы не отображаются
Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь — пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается, расскажем в статье.
Сразу оговоримся, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.
Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».
Начнем с первого варианта — загрузка по фото или скану.
Загрузка документов в 1С из скана (фото)
Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (Акты, накладные, УПД)».
В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».
Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».
Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.
Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».
Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.
Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» — значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».
В строке отображаются данные документа:
- тип — в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
- имя файла и наименование документа;
- автор — в данном примере это пользователь 1С;
- организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».
Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.
Так как контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, то программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.
Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.
Ошибка первая: не сопоставлен контрагент
Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.
Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.
Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента — кнопка «Создать».
Вид контрагента 1С определит автоматически.
При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.
Ошибка вторая: нет договора
Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.
Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура
Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».
Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.
Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».
Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Если нажмем одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».
Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.
Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.
Рассмотрим еще один вариант переноса документов — с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С — Сканер документов».
Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов». Установка приложения «1С: Сканер документов»
Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.
Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Сервис» — «Загрузить документы из сканов (фото)».
Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.
Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».
Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:
- для пользователей Android;
- для пользователей Apple iOS.
В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.
Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»
После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.
Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».
Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.
В окне создания «клиента» — «пользователя» задайте его наименование.
Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.
Синхронизируем нового клиента с его приложением.
Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.
Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».
Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С
Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:
- выбрав готовый файл с телефона;
- выбрав действие — Сделать фото.
Воспользуемся вторым вариантом.
Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.
В приложении информация о файлах отображается следующим образом.
Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».
Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.
Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.
У строки документа имеется пиктограмма — «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.
Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.
Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.
Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.
Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия так, как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.
Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).
Обратите внимание на гиперссылку — «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».
Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.
Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».
В реальном режиме работы, конечно же, при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.
Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам — «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй — с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».
Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.
Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.
Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»
В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».
Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.
- «Кнопка-картинка» — «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» — отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
- «Кнопка-скрепка» — «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» — отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.
При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.
Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.
Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:
- настройки распознавания документов;
- настройки заполнения документов;
- настройки обработки документов;
- прочие настройки.
Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.
По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников
Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.
Критерии отбора в 1С – это некоторый объект в метаданных, при помощи которого можно производить отборы информации внутри базы системы 1С по представленным параметрам поиска – условиям. Можно сказать, что критерии отбора – это сводка правил, согласно которым может быть произведён выбор информации по некоторому условию в пользовательском режиме.
Рассмотрим, как происходит отбор в журнале по критерию «Контрагент»:
Рис. 1 Отбор по критерию «Контрагент»
Данный метод очень удобен для создания структуры с подчинённостями. Её можно посмотреть, кликнув на «Перейти к иерархическому списку связанных документов», как показано ниже:
Рис. 2 Перейти к иерархическому списку связанных документов в 1С
Рассмотрим, как происходит работа связанных критериев отбора в системе 1С. Запустим 1С как «Конфигурато и откроем в метаданных раздел с критериями, как показано ниже:
Рис. 3 Раздел с критериями отбора в 1С
В «Данных» будет задан «Тип», соответствующий типу значений, которые будут подлежать отбору для поиска.
Как пример, в «ДокументыПоКонтрагенту» – тип «СправочникСсылка.Контрагенты», отбору «ДокументыСотрудников» соответствует тип «СправочникСсылка.ФизическиеЛица», как можно увидеть на скриншотах ниже:
Рис. 4 Использование критериев отбора данных
Рис. 5 Пример с критериями отбора в 1С
Стоит учесть, что можно прописывать любой тип или же определять объект по древу конфигурации, указывая некоторую произвольную ссылку:
Рис. 6 Использование критериев отбора в 1С с произвольной ссылкой
Удобство критериев отбора данных заключается в том, что внутри критерия можно задействовать и реквизиты из различных таблиц.
Во вкладке «Состав» видны элементы, для которых соответствуют данные того типа, который был прописан для работы критерия отбора. В данном окне нужно проставить «галочки» около элементов, при помощи которых производится отбор. Как только данный перечень будет указан, отбор начнёт работать.
Рис. 7 Работа критерия отбора
Видов критериев по отбору может быть много, но для работы с ними необходимо создание форм, которые в последствии можно помещать на панель с инструментами и в меню пользователя. Критерии всех выделенных объектов можно будет просматривать, кликнув на «Ещё».
Рис. 8 Форма критериев отбора в 1С
2. Пример создания отбора в 1С 8
Рассмотрим на примере создание отбора в 1С 8. Создадим «ДокументыПоНоменклатуре», кликнув на «Добавить», как показано на скриншоте с примером ниже:
Рис. 9 Создание отбора в 1С 8
На вкладке «Данные» прописываем его тип «СправочникСсылка.Номенклатура».
На вкладке «Состав» нужно проверить всю документацию и около необходимой проставить «галочки» в «Номенклатура». Это и есть те элементы, при помощи которых происходит отбор.
Рис. 10 Выбор элементов для отбора в 1С 8
Также стоит отметить, что для работы отбора в 1С 8 необходимо, чтобы он находился на рабочем экране у пользователя. Находим на древе справочник «Номенклатура», после чего открываем форму для элемента. На вкладке «Командный интерфейс» устанавливаем «галочку» около строки «Документы по номенклатуре», как показано на скриншоте ниже:
Рис. 11 Критерий отбора в 1С ДокументыПоНоменклатуре
Далее запускаем команду «Обновить конфигурацию базу данных» и делаем сверку работы отбора. Запускаем любой из элементов внутри справочника «Номенклатура» и переходим на ссылку «Ещё», где находится строка «Документы по номенклатуре», как можно увидеть ниже:
Рис. 12 Проверка работы отбора в 1С 8
Кликаем на вышеописанную ссылку, после чего появится перечень документов, внутри которых содержится выбранная позиция:
Рис. 13 Список документов с критерием отбора в 1С
При помощи критериев отбора происходит программно динамический отбор и отображаются все данные, которые являются результатом поиска. Для того чтобы результат был корректным, не стоит делать слишком много видов критериев по отбору.
3. Связанные документы в 1С 8.3
Теперь, как только основные понятия были закреплены, можно перейти к основной теме статьи – связанным документам. Связанные документы в 1С 8.3 работают по схожему принципу. Связи между документами можно увидеть, нажав на «Перейти к иерархическому списку связанных документов». Данная кнопка располагается на панели с инструментами, как показано ниже на скриншоте:
Рис. 15 Связанные документы в 1С 8.3
Чтобы связи между документами отображались и у пользователя, необходимо в настройках для критериев отбора «СвязанныеДокументы», которые находятся во вкладке «Данные», определить перечень нескольких связанных между собой документов, как продемонстрировано ниже:
Рис. 16 Перечень нескольких связанных между собой документов
Также на панели «Состав» определить те документы, которые могут стать документами-основаниями для других:
Рис. 17 Запрос связанные документы
При помощи механизмов для критериев можно получать связанные документы, а также получать список всех связанных элементов у пользователя. Также, стоит отметить, что при описании необходимых критериев в выборке автоматически будут созданы необходимые запросы для связанных документов. Данное свойство делает проще создание любых критериев по отбору данных, а также упрощает реализацию быстрой выборки по выбранным
Читайте также: