1с исуд что это
Учителями нашей школы 3-й год осваивается и внедряется в практику технология учета и развития индивидуального стиля учебно-познавательной деятельности ученика (технология «ИСУД»). Автор технологии – Галеева Наталья Львовна, кандидат биологических наук, доцент кафедры управления развитием школы МПГУ, руководитель московских городских экспериментальных площадок.
В 2006 году я разработала проект «Использование технологии учета и развития индивидуального стиля учебно-познавательной деятельности ученика» с целью помочь учителям в реализации индивидуального похода к обучающимся, создания условий для достижения необходимого и достаточного уровня индивидуализации учебного процесса на уроках.
Наши учителя обладают разнообразными ресурсами обучения своему предмету: учебники, рабочие тетради, методическая литература, оборудование для практических и лабораторных работ, медиаоснащение. Но, как правило, не обладают достаточными знаниями и навыками для отбора форм и средств учебной работы, если возникает ситуация, требующая индивидуализации, или хотя бы дифференциации учебного процесса для обеспечения учебного успеха конкретным учащимся или группам учащихся.
Получается «проблемная ситуация»: с одной стороны – разнообразие методов, форм и средств учебной работы, с другой стороны в образовательном процессе «имеет место» разнообразие учащихся. А вот технологии обеспечения их целенаправленной встречи – нет.
Применение технологии «ИСУД» «позволяет» реализовать целенаправленную встречу этих двух «разнообразий» – ученика и учебных форм работы – в пространстве учебного успеха ученика.
В условиях существующей у нас классно-урочной системы занятий технология ИСУД наиболее легко вписывается в учебный процесс, может не затрагивать содержание обучения, которое определено стандартом и государственными программами.
Технология учета и развития индивидуального стиля учебно-познавательной деятельности ученика позволяет современному учителю достичь необходимого и достаточного уровня индивидуализации учебного процесса на своих уроках.
Чтобы эффективно использовать технологию «ИСУД», учителю необходимо и достаточно:
1) Уметь диагностировать уровень параметров учебного успеха ученика и сворачивать эту информацию в матрицу – эти умения учитель приобретает на 1-м этапе реализации проекта.
Какие параметры берутся для диагностики индивидуального стиля учебной деятельности и отражают структуру учебного успеха ученика?
Авторы технологии включили в этот набор 10 характеристик: обучаемость, внимание, память, модальность, доминирование полушарий мозга, организационные ОУУН, коммуникативные ОУУН, информационные ОУУН, мыслительные ОУУН, уровень развития мотивационно-потребностной сферы.
Лучше всего использовать диагностические данные о развитии внимания, памяти, доминирования полушарий мозга, модальности, полученные психологами, но учитель-предметник может в первом приближении оценить развитие параметра и через наблюдение на уроках.
Уровень развития других параметров определяется по методике, приведенной в методических пособиях Галеевой Н.Л. [1–3].
Результаты диагностики сворачивается в специальную таблицу – матрицу учебного успеха на каждого ученика. В течение года матрица заполняется дважды (в начале и в конце), чтобы определить изменение параметров учебного успеха ученика. Учитель-предметник проводит анализ – как изменились эти параметры, информация систематизируется в графики и диаграммы, проводится анализ результатов и прогнозируется работа на следующий учебный год.
Чтобы эффективно использовать инновационную технологию, учителю необходимо также:
2) иметь картотеку учебных приемов и заданий, систематизированных по матрице учебного успеха ученика – эти умения учитель приобретает на 2-м этапе реализации проекта.
Несмотря на то, что определение особенностей индивидуального стиля учебной деятельности ученика, несомненно, важная составляющая арсенала средств учителя, однако, эта информация, неподкрепленная достаточным количеством разнообразного дидактического материала, не способна обеспечить развивающий потенциал образовательной среды и оптимальный уровень дифференциации и индивидуализации учебного процесса. Даже если учитель будет знать, на что у данного ученика он будет опираться и что у него надо развивать, то это еще не будет ответом на вопрос – с помощью каких именно приемов учебной работы можно это делать?
Галеева представляет картотеку заданий, систематизированных по тем же основаниям, что и учебный успех ученика, по одной и той же матрице.
Это дает возможность подобрать формы учебной работы для каждого ученика, как для осуществления ситуаций учебного успеха («как удобно ученику»), так и для целенаправленного создания ситуаций учебных затруднений (для развития «западающих» параметров его индивидуального стиля учебной деятельности).
«Что требуется для успешного выполнения данного задания, то этим заданием и развивается» – этот принцип является универсальным и концептуальным для развивающего обучения, частным случаем которого является технология ИСУД.
3-е условие для эффективного использования технологии «ИСУД» – уметь путем сопоставления матрицы «ИСУД» с картотекой выбрать необходимые для данного ученика формы работы на разных этапах учебно-познавательной деятельности.
3-й этап реализации проекта предусматривает проектирование индивидуальных программ развития обучающихся средствами школьных учебных курсов. В настоящее время мы этим занимаемся. Часть учителей уже самостоятельно освоили методику построения такой программы и используют их на своих уроках.
Реализация проекта будет происходить пошагово до 2012 года. Мы предполагаем, что в результате реализации данного проекта добьемся следующего:
- Позитивная динамика качества знаний по предметам.
- Позитивная динамика всех параметров учебного успеха ученика – уровня мотивации, обучаемости, памяти, внимания, общеучебных навыков.
- Изменение отношения учащихся к выполнению домашних заданий.
Эти задачи посильны для нашего коллектива, который обладает огромным творческим потенциалом, готовностью учителей к инновационной деятельности.
Данный проект рекомендуется для внедрения в работу в учебных учреждениях разного типа в любом масштабе – в школе, в одном классе, в одной группе учащихся, с одним учеником.
Самому учителю профессионально трудно осваивать и внедрять инновации, поэтому я разрабатываю и провожу на уровне школы и района обучающие семинары, которые помогут учителю в освоении инновационной технологии. Ниже приводится одна из моих методических разработок.
Семинар «Технология “ИСУД”: проектирование индивидуальной программы развития обучающегося средствами школьных учебных курсов»
Цель семинара: участники умеют проектировать программу развития обучающегося путем сопоставления матрицы учебного успеха ученика с таблицами картотеки учебных приемов и заданий (в рамках технологии учета и развития индивидуального стиля учебно-познавательной деятельности – «ИСУД» – автор технологии Галеева Н.Л.) [1].
План семинара:
- Информационный блок. Алгоритм деятельности учителя при проектировании программы развития обучающегося средствами школьных учебных курсов.
- Практический блок: проектирование программы развития ОУУН обучающегося.
- Подведение итогов.
- Рефлексия.
1. Информационный блок
Итак, если учитель:
- умеет диагностировать уровень параметров учебного успеха ученика и «сворачивать» эту информацию в матрицу учебного успеха ученика;
- имеет картотеку учебных приемов и заданий, систематизированных по матрице учебного успеха ученика,
то остается совсем немного – сопоставить матрицу учебного успеха ученика с таблицами картотеки, выбрать необходимые для данного ученика формы работы на разных этапах учебно-познавательной деятельности. Полученная информация, оформленная на отдельном листе и будет программой развития ученика средствами учебного предмета. Н.Л.Галеева предлагает следующий алгоритм деятельности учителя:
- Диагностировать уровни развития всех параметров учебного успеха ученика – заполнить матрицу ИСУД ученика (это мы сделали в сентябре – демонстрируются матрицы).
- Выписать все параметры ученика, уровень которых определяется как недостаточный.
- Подобрать к этим навыкам по таблице формы заданий и виды работ, выполнение которых обеспечат их развитие. Использовать эти формы заданий, приемы учебной работы на этапах отработки и обобщения учебного материала.
- Выписать параметры ИСУД, уровень которых определен как достаточный и оптимальный
- Подобрать задания и формы деятельности, опирающиеся на эти навыки и психофизиологические особенности. Использовать на этапах объяснения и диагностики учебного материала.
- Оформить полученную информацию на отдельном листе как программу развития ученика средствами вашего предмета. Использовать для индивидуализации учебного процесса и как исходный материал для мониторинга результатов учебного процесса.
Т.к. составление программы развития требует достаточно много времени, сегодня на семинаре мы попробуем спроектировать программу развития общеучебных умений и навыков ученика (ОУУН), следуя алгоритму Галеевой Н.Л. Из матрицы параметров учебного успеха ученика возьмем 4 параметра:
- коммуникативные ОУУН: владение монологической речью, навык активного слушания, навык ведения диалога, навык работы в группе;
- организационные ОУУН: умение планировать свою деятельность, навык самоконтроля и самооценки, навык организации рабочего места;
- информационные ОУУН: навык смыслового чтения, умение «сворачивать» информацию, навык поиска информации с помощью ТСО;
- мыслительные ОУУН: навыки анализа, синтеза, умение сравнивать, умение логически мыслить, умение сделать вывод.
Формирование ОУУН очень важно. Неумение учиться является одной из главных причин неуспеваемости и низкого качества знаний. Есть достаточно веские основания для того, чтобы акцент в школьном образовании сделать на формировании у обучаемых навыков учебной деятельности, вооружить их такими умениями и навыками, которые облегчают учебный труд, делают его привлекательным и позволяют получать радость от процесса обучения. Развивающая функция обучения требует от учителя не просто изложения знаний в определенной системе, а предполагает также учить школьников мыслить, искать ответы на поставленные вопросы, добывать новые знания, опираясь на уже известные. Учащихся надо целенаправленно учить познавательной деятельности, вооружать учебно-познавательным материалом. «Мозг, хорошо устроенный, стоит больше, чем мозг, хорошо наполненный» (М. Монтень).
Проанализировав уровень развития ОУУН в 2007–2008 учебном году в школе 2-й и 3-й ступени, можно сделать вывод о том, что уровень развития ОУУН в нашей школе критический. Достаточно большой процент обучающихся не владеют организационными, информационными и мыслительными навыками. Используя инновационную технологию, мы пока добились лишь того, что большая часть детей имеют частично сформированные навыки – 2-й уровень, совсем небольшой процент детей имеют устойчиво сформированные навыки – 3-й уровень. Поэтому развитие такого параметра как ОУУН является для нашей школы актуальным.
2. Работа в группах.
(Группам раздается пакет материалов для проектирования программы развития ученика: матрица параметров учебного успеха ученика, дополнительные материалы и инструкция). (Приложение 3).
Итак, начинаем работу в группах. Используя матрицу параметров ученика, инструкцию, методическое пособие Галеевой Н.Л., составьте индивидуальную программу развития ОУУН ученика:
- 1-я группа – программу развития параметров, уровень которых недостаточный, эти задания используются на этапах отработки и обобщения учебного материала;
- 2-я группа – программу с заданиями, опирающимися на параметры, уровень которых достаточный или оптимальный, эти задания используются на этапах объяснения и диагностики учебного материала.
Время на выполнение проекта – 15–20 минут.
Защита проектов по плану – до 10 минут.
3. Подведение итогов.
Итак, в результате коллективной деятельности на доске и на ваших столах появился проект программы развития ОУУН ученика. Остается надеяться, что эта программа облегчит учебный труд нашего ученика, сохранит психическое здоровье ребенка, повысит его учебную мотивацию и, следовательно, уровень обученности и обучаемости.
Формирование ОУУН – вопрос сложный и многогранный. В работе вам может помочь «Примерный перечень форм учебной работы для составления индивидуальной программы развития уровня владения ОУУН» (приложение 4).
Технология «ИСУД» располагает огромным арсеналом приемов и форм учебной деятельности, является дидактическим ресурсом личностно-ориентированного обучения. Проектирование индивидуальной программы развития ребенка средствами своего учебного предмета несомненно приведет к росту эффективности обучения. Если трудно сразу составить программу развития всех параметров – можно начать с программы развития ОУУН.
Предлагаю вернуться к розовым карточкам и провести анализ своих умений по использованию технологии «ИСУД». Если у вас увеличилось количество карточек, то моя задача на семинар выполнена.
А сейчас просьба дать свою оценку нашему семинару: насколько оправдались ваши ожидания, что нового и полезного вы для себя узнали.
Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (также как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы .
Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связаны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия, на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.
Обобщенная схема бизнес-процессов, реализуемых на предприятии, приведена рис. 6.2-1. Она также отражает и основные информационные и документационные потоки, сопровождающие базовые бизнес-процессы .
Рис. 6.2-1. Схема обобщенного бизнес-процесса предприятия
Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности систем управления электронными документами - ИСУД и их характеристики приведены на рис. 6.2-2 и в табл. 6.2-1.
Рис. 6.2-2. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия
Информационные системы управления документами - ИСУД ( EDM - Electronic Document Management ) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.
Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают: текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, документы Web .
Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом , преобразование и безопасность .
Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Основным назначением информационных систем управления делопроизводством является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т. д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы , приведены на рис. 6.2-3.
Рис. 6.2-3. Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия
Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ ). Бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем приведены на рис. 6.2-4.
Рис. 6.2-4. Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом
Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.
Отметим, что пользователями:
- систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
- систем управления документооборотом являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
- корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
Корпоративная система управления электронными документами обладает основными свойствами, приведенными на рис. 6.2-5.
Рис. 6.2-5. Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами
Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые WorkFlow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.
Работа в среде Web -браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.
Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:
- системы управления делопроизводством;
- системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM);
- системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM);
- системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM);
- системы управления потоками работ (Workflow Management - WFM).
Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат (рис. 6.2-6). Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.
Рис. 6.2-6. Тактические преимущества внедрения корпоративных систем управления электронными документами предприятия
Эксперты фирмы Siemens Business Services утверждают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; до 20 раз копируется каждый внутренний документ; на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными.
Внедрение информационной системы управления документами предприятия на базе Lotus Notes Domino.Doc позволяет экономить до 330 дол. в год в расчете на одного сотрудника, при стоимости рабочего места Domino.Doc около 140 дол. (при расчете на 100 сотрудников) получают двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение года. При использовании имеющихся в Domino.Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников предприятия.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия (рис. 6.2-7), например с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих процессах, или с улучшениями качества работы, принятия решений , обслуживания, если речь идет о вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее измеряются. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности) и высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности).
Рис. 6.2-7. Стратегические преимущества от внедрения корпоративных информационных систем управления документами
Например, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами на базе Lotus Notes Domino.Doc, получили следующие результаты: на 10% уменьшение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% уменьшение времени цикла разработки; на 30% уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% уменьшение изменений в продуктах или услугах.
Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами. Упрощенное понимание управления знаниями приведено на рис. 6.2-8.
Рис. 6.2-8. Формула, реализуемая в системе управления знаниями
Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, предоставление им общедоступного виртуального пространства (места), и обеспечивают управление фактами, которые эти люди ищут или создают.
Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, а также возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важной, но не единственной компонентой реализации концепции управления знаниями.
Управление документами и управление знаниями с "технологической" точки зрения показано на рис. 6.2-9.
Рис. 6.2-9. Направления развития технологий управления документами и знаниями
Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями.
Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей (рис. 6.2-10): инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.
Документы являются контейнерами, которые заключают в себе значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Однако только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос "что мы знаем?" но так же и на вопрос "кто это знает?".
Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой для вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.
Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (также как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы .
Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связаны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия, на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.
Обобщенная схема бизнес-процессов, реализуемых на предприятии, приведена рис. 6.2-1. Она также отражает и основные информационные и документационные потоки, сопровождающие базовые бизнес-процессы .
Рис. 6.2-1. Схема обобщенного бизнес-процесса предприятия
Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности систем управления электронными документами - ИСУД и их характеристики приведены на рис. 6.2-2 и в табл. 6.2-1.
Рис. 6.2-2. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия
Информационные системы управления документами - ИСУД ( EDM - Electronic Document Management ) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.
Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают: текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, документы Web .
Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом , преобразование и безопасность .
Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Основным назначением информационных систем управления делопроизводством является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т. д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы , приведены на рис. 6.2-3.
Рис. 6.2-3. Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия
Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ ). Бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем приведены на рис. 6.2-4.
Рис. 6.2-4. Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом
Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.
Отметим, что пользователями:
- систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
- систем управления документооборотом являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
- корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
Корпоративная система управления электронными документами обладает основными свойствами, приведенными на рис. 6.2-5.
Рис. 6.2-5. Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами
Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые WorkFlow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.
Работа в среде Web -браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.
Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:
- системы управления делопроизводством;
- системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM);
- системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM);
- системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM);
- системы управления потоками работ (Workflow Management - WFM).
Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат (рис. 6.2-6). Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.
Рис. 6.2-6. Тактические преимущества внедрения корпоративных систем управления электронными документами предприятия
Эксперты фирмы Siemens Business Services утверждают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; до 20 раз копируется каждый внутренний документ; на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными.
Внедрение информационной системы управления документами предприятия на базе Lotus Notes Domino.Doc позволяет экономить до 330 дол. в год в расчете на одного сотрудника, при стоимости рабочего места Domino.Doc около 140 дол. (при расчете на 100 сотрудников) получают двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение года. При использовании имеющихся в Domino.Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников предприятия.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия (рис. 6.2-7), например с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих процессах, или с улучшениями качества работы, принятия решений , обслуживания, если речь идет о вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее измеряются. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности) и высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности).
Рис. 6.2-7. Стратегические преимущества от внедрения корпоративных информационных систем управления документами
Например, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами на базе Lotus Notes Domino.Doc, получили следующие результаты: на 10% уменьшение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% уменьшение времени цикла разработки; на 30% уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% уменьшение изменений в продуктах или услугах.
Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами. Упрощенное понимание управления знаниями приведено на рис. 6.2-8.
Рис. 6.2-8. Формула, реализуемая в системе управления знаниями
Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, предоставление им общедоступного виртуального пространства (места), и обеспечивают управление фактами, которые эти люди ищут или создают.
Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, а также возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важной, но не единственной компонентой реализации концепции управления знаниями.
Управление документами и управление знаниями с "технологической" точки зрения показано на рис. 6.2-9.
Рис. 6.2-9. Направления развития технологий управления документами и знаниями
Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями.
Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей (рис. 6.2-10): инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.
Документы являются контейнерами, которые заключают в себе значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Однако только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос "что мы знаем?" но так же и на вопрос "кто это знает?".
Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой для вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.
Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления (также как и документы), можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы .
Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связаны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия, на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.
Обобщенная схема бизнес-процессов, реализуемых на предприятии, приведена рис. 6.2-1. Она также отражает и основные информационные и документационные потоки, сопровождающие базовые бизнес-процессы .
Рис. 6.2-1. Схема обобщенного бизнес-процесса предприятия
Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности систем управления электронными документами - ИСУД и их характеристики приведены на рис. 6.2-2 и в табл. 6.2-1.
Рис. 6.2-2. Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия
Информационные системы управления документами - ИСУД ( EDM - Electronic Document Management ) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.
Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают: текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, документы Web .
Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом , преобразование и безопасность .
Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Основным назначением информационных систем управления делопроизводством является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т. д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы , приведены на рис. 6.2-3.
Рис. 6.2-3. Перечень функций систем управления делопроизводством и документооборотом предприятия
Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ ). Бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это очень специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Конкурентные преимущества таких систем приведены на рис. 6.2-4.
Рис. 6.2-4. Конкурентные преимущества систем управления электронным документооборотом
Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.
Отметим, что пользователями:
- систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
- систем управления документооборотом являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
- корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
Корпоративная система управления электронными документами обладает основными свойствами, приведенными на рис. 6.2-5.
Рис. 6.2-5. Свойства корпоративной информационной системы управления электронными документами
Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые WorkFlow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.
Работа в среде Web -браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.
Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:
- системы управления делопроизводством;
- системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM);
- системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM);
- системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM);
- системы управления потоками работ (Workflow Management - WFM).
Учитывая слабую развитость информационных систем управления электронным документооборотом на отечественных предприятиях, подробно остановимся на рассмотрении корпоративных систем, от внедрения которых можно получить два типа преимуществ: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат (рис. 6.2-6). Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.
Рис. 6.2-6. Тактические преимущества внедрения корпоративных систем управления электронными документами предприятия
Эксперты фирмы Siemens Business Services утверждают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряются; до 20 раз копируется каждый внутренний документ; на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; на 80% ниже стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении с бумажными.
Внедрение информационной системы управления документами предприятия на базе Lotus Notes Domino.Doc позволяет экономить до 330 дол. в год в расчете на одного сотрудника, при стоимости рабочего места Domino.Doc около 140 дол. (при расчете на 100 сотрудников) получают двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение года. При использовании имеющихся в Domino.Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников предприятия.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах предприятия (рис. 6.2-7), например с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих процессах, или с улучшениями качества работы, принятия решений , обслуживания, если речь идет о вспомогательных процессах. По самой своей природе эти преимущества труднее измеряются. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности) и высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности).
Рис. 6.2-7. Стратегические преимущества от внедрения корпоративных информационных систем управления документами
Например, первые пользователи корпоративных информационных систем управления документами на базе Lotus Notes Domino.Doc, получили следующие результаты: на 10% уменьшение стоимости инженерной разработки продуктов или услуг; на 20% уменьшение времени цикла разработки; на 30% уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге; на 40% уменьшение изменений в продуктах или услугах.
Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами. Упрощенное понимание управления знаниями приведено на рис. 6.2-8.
Рис. 6.2-8. Формула, реализуемая в системе управления знаниями
Решения по управлению знаниями подразумевают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, предоставление им общедоступного виртуального пространства (места), и обеспечивают управление фактами, которые эти люди ищут или создают.
Таким образом, корпоративные технологии управления документами на предприятии поддерживают эффективные средства работы с информацией, включая автоматизацию процессов, а также возможности совместной работы людей с документами. В этом смысле они являются важной, но не единственной компонентой реализации концепции управления знаниями.
Управление документами и управление знаниями с "технологической" точки зрения показано на рис. 6.2-9.
Рис. 6.2-9. Направления развития технологий управления документами и знаниями
Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями.
Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей (рис. 6.2-10): инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.
Документы являются контейнерами, которые заключают в себе значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Однако только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта. Документы могут не только ответить на вопрос "что мы знаем?" но так же и на вопрос "кто это знает?".
Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой для вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.
Читайте также: