1с где хранятся файлы эдо
Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны: это существенное сокращение затрат за счет расходов на бумагу, печать и хранение документов, услуги почты (см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров»), а также минимизация налоговых рисков за счет отсутствия расхождений в счетах-фактурах (см. «Новая форма декларации по НДС: как избежать доначислений налога»). На практике же все эти плюсы нередко перешивает миф о том, что электронный документооборот — это слишком сложно для малого/среднего бизнеса и что бухгалтеру для ведения ЭДО придется освоить принципиально новую для него систему. Однако это не так. Ведь подавляющее большинство бухгалтеров уверенно пользуются 1С. А многие операторы ЭДО давно разработали специальные решения, с помощью которых пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса этой привычной им бухгалтерской программы. Рассмотрим работу с электронными документами на примере интеграции 1С и системы ЭДО «Контур.Диадок».
Скачайте интеграционный модуль
В «Диадоке» есть специальный интеграционный модуль. Это приложение, которое можно скачать и установить на свой компьютер. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к «Диадоку», и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.
В модуле можно брать документы, подготовленные в 1С (например, счета-фактуры и накладные), подписывать их электронной подписью и отправлять контрагенту. Также можно получать документы от клиентов и партнеров и в несколько кликов мышкой «завести» их в 1С. При этом переносить данные вручную не требуется, поэтому ошибки на данном этапе исключены.
Модуль доступен всем желающим. Если в вашей компании есть системный администратор или другой специалист, который курирует 1С, установить и настроить модуль — его забота. Если такого специалиста нет, то можно обратиться в техподдержку «Диадока». Консультант поможет не только скачать и установить модуль, но и настроить его для дальнейшей работы.
Итак, модуль установлен и настроен. Его базовые функции — получать, согласовывать и отправлять документы. Давайте посмотрим, что надо сделать для выполнения каждого из названных сценариев.
Как получить документы от контрагентов
Как показывает опыт «Диадока», большинство организаций, переходя на ЭДО, сначала пробуют получать документы от контрагентов. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.
Все входящие документы попадают в папку «Полученные через Диадок».
Серым цветом выделены документы, которые вы получили от контрагента, но еще не продублировали в 1С. Чтобы это сделать, откройте нужный документ из папки «Полученные через Диадок» и щелкните пункт меню «Создать», затем кнопку «Операции», выберите тип документа и заполните открывшуюся форму.
Подпишите документ с помощью кнопки «Подписать».
Полученные электронные счета-фактуры, как и бумажные, не требуют вашей подписи. Поэтому после нажатия кнопки «Подписать» будут автоматически сформированы технологические документы, необходимые по закону при передаче каждого электронного счета-фактуры (подробнее об алгоритме обмена см. «Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами»).
Как согласовывать документы
Как правило, документооборот и учет в организациях ведут разные люди. С бумажными документами это выглядит так: бухгалтер готовит документ, менеджер контролирует его содержание, согласовывает с контрагентом и идет к руководителю за подписью. Или менеджер получает от поставщика закрывающие документы, несет руководителю на подпись, а затем бухгалтеру на учет. При ЭДО все участники этих цепочек могут даже не вставать со своих рабочих мест.
Предположим, вам требуется согласовать и передать на подпись полученный от контрагента документ. Для этого нужно войти в папку «Полученные через Диадок», открыть искомый документ, щелкнуть по кнопке «Согласование» и выбрать из предложенных вариантов: «Передать на согласование» или «Передать на подписание».
В первом случае вы увидите форму, в которой обязательно следует указать получателя, его подразделение и должность (это необязательно), а также сотрудника, который в итоге должен подписать данный документ. При желании можно написать комментарий. Важно, что согласовать документ можно только до того, как его подпишут.
Если вам нужно, чтобы адресат согласовал и подписал документ, выбираете соответствующую графу и заполняете форму.
Когда адресат выполнит запрошенное действие, статус документа в папке «Полученные» изменится на «Согласован» или «Подписан».
Документы можно отфильтровать по контрагенту или типу. Отметьте галочками нужные и нажмите «Согласование». Как и в случае с входящими документами, модуль предложит вам «Передать на подпись» или «Передать на согласование».
После этого документы попадают в папку «Исходящие на согласование». Если от адресата требуется только согласовать документ, после согласования статус документа изменится на «Согласован». Тогда вы сможете передать документ на подпись, если это не ваши полномочия. Если от адресата требовалась подписать документ, то после того, как он это сделает, документ автоматически уйдет контрагенту и переместится в папку «Отправленные».
Если вам нужно загрузить документы с диска, используйте вкладку «Отправка с диска».
Документы попадают в папку «Отправленные через Диадок».
Каждый из этих базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это, не задумываясь, автоматически. Если вопросы все-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную инструкцию к модулю или обратиться в техподдержку — она работает круглосуточно.
Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».
В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность объединять данные документы в один пакет. При этом связанные документы учётной системы и присоединённые файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту (ЭДО – Просмотреть электронный документ). Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.
- Файл с компьютера
- Файл из хранилища
Данная команда позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
Данная команда позволяет добавить в пакет электронный документ, созданный на основании связанных документов учётной системы и присоединённых файлов. В случае отсутствия электронного документа он будет сформирован на основании данных из документа учёта, представленного в списке. При этом имеется возможность добавить не только формализованный документ, но и печатную форму как PDF – вложение в исходящий произвольный документ. Формализованный документ будет сформирован в формате, который установлен в действующей настройке отправки с данным контрагентом.
Если нужный документ учёта отсутствует в окне выбора, необходимо нажать «Добавить другой» и указать соответствующий вид документа из представленного списка.
В открывшемся журнале документов учёта требуется выбрать интересующий документ, после чего он станет доступен для добавления в пакет.
После добавления второго электронного документа произойдёт их объединение в пакет. Для переключения между документами следует использовать появившиеся вкладки.
Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке «ещё» на панели вкладок пакета.
Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение.
При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно.
Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдёт открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.
2. ПОЛУЧЕНИЕ ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.
При необходимости документы можно обработать отдельно, например, часть принять, а остальные отклонить. Для этого требуется выбрать интересующий документ, на соответствующей вкладке пакета нажать «Другие действия - Действия с документом» и выполнить необходимую команду.
От контрагентов, работающих в системе СБИС, могут поступать пакеты, по которым действия с отдельными документами недоступны. Данные пакеты можно обработать только целиком.
В случае, если организация переносит учет в новую информационную базу 1С (например, с нового отчетного периода начинает вести учет в новой базе или переходит с одной конфигурации на другую, в частности с УПП 1.3 на ERP 2.0), для корректной работы ЭДО нужно выполнить следующие действия:
1. Убедиться, что в «старой» базе не осталось незавершенных обменов электронными документами (ЭД). Проверить отсутствие незавершенных обменов можно в "Текущих делах ЭДО" (отбор "На контроле"):
Если незавершенные обмены присутствуют, то они будут отображены в отборе "На контроле".
2. Убедиться, что в «новой» базе в соответствующих справочниках («Организации» и «Контрагенты») присутствуют все участвующие в ЭДО организации и контрагенты, их реквизиты заполнены верно.
3. Убедиться, что в настройках обмена электронными документами включен обмен электронными документами и использование электронной подписи.
4. Убедиться, что на компьютере, с которого происходит настройка ЭДО в «новой» базе, установлены средства криптозащиты, а так же сертификат и закрытый ключ электронной подписи. Например, при использовании VipNet CSP:
Программа 1С "видит" установленное средство криптозащиты:
Сертификат(ы) электронной подписи также доступны для ПП 1С:
и успешно проходят тесты:
5. Создать Профиль настройки ЭДО (если организаций несколько, то по каждой из них).
При создании Профиля настроек ЭДО указать имеющийся Идентификатор участника ЭДО:
При необходимости добавить дополнительные сертификаты электронной подписи и установить разрешенные виды ЭД для подписи, а так же выбрать пользователей ИБ 1С, которым доступен тот или иной сертификат.
6. В созданном и настроенном «Профиле настроек ЭДО» по команде «Еще» - "Начальная дата запроса данных у оператора ЭДО"
очистить Начальную дату запроса приглашений.
7. В «Настройках ЭДО» вызвать команду «Обновить статусы подключения»,
при этом "Настройки ЭДО" по всем контрагентам, с которыми ранее был произведен обмен приглашениями в «старой» базе, будут автоматически созданы и в «новой» базе.
При необходимости можно откорректировать списки видов электронных документов, доступных для ЭДО по конкретным контрагентам:
А при включении расширенного режима настроек ЭДО
можно включить и возможность вручную формировать документ учета по входящему электронному документу,
или настроить форматы отправки исходящих электронных документов.
Обратите внимание, что копию "старой" информационной базы 1С необходимо хранить, поскольку в ней находятся юридически значимые электронные документы, которые могут понадобиться для предоставления в контролирующие органы, суды и т.п.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.
Файлы в 1С Документооборот
Системой предусмотрены следующие варианты хранения:
1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.
Преимущества этого варианта:
- Все файлы в одном месте (в ИБ);
- Безопасность данных;
- Резервное копирование осуществляется стандартным способом.
- Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
- Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.
2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.
Преимущества такого хранения:
- Объем ИБ значительно уменьшается;
- С ИБ быстрее работать;
- Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
- Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.
К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.
Настройки хранения в ИБ
Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».
Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.
До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.
Тома хранения файлов в 1С Документооборот
Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.
Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.
При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».
Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».
Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.
Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.
Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».
В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.
После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.
Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.
При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.
Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.
В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.
При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.
Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот
Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».
В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.
Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.
Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.
Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».
Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.
При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.
В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.
Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».
Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.
Читайте также: