1с эдо как распечатать документ с подписью
Дата публикации 17.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для выставления произвольного электронного документа отправитель должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка произвольного ЭД
Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем.
Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере. Поэтому документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).
Выбрать применяемый порядок обмена произвольными электронными документами можно из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).
Находясь на закладке "Настройки отправки", дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройки отправки документов" и установить в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" применяемый порядок обмена электронным произвольным документом (рис. 1):
- флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или договоренностью сторон требуется составление двустороннего документа;
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена получатель формирует извещение о получении электронного документа.
В настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) можно установить режим отправки и получения электронных документов (рис. 2).
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка электронных документов после их подписания будет производиться при выполнении специальной команды:
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, проставив флажок для значения "Отправлять электронные документы автоматически" и выполнив соответствующую настройку расписания.
В новом исходящем произвольном документе необходимо указать (рис. 4):
- в поле "Организация" - отправителя документа;
- в поле "Контрагент" - получателя документа, с которым в программе существует действующее соглашение об обмене ЭД;
- в поле "Тип документа" - вид документа, что позволит наиболее точно идентифицировать документ в списке.
Текущее состояние обмена исходящим электронным документом отражается в строке "Состояние".
На закладке "Содержимое" следует с помощью кнопки Добавить файл (рис. 4) добавить вложение - файл любого типа (рис. 5).
После записи документа (кнопка Записать и закрыть) можно просмотреть содержимое вложения, пройдя по гиперссылке.
Пройдя по гиперссылке Настройка отправки, можно уточнить порядок обмена данным электронным документам, установленный в настройках (рис. 1).
После отправки электронного произвольного документа отправитель должен получить от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла электронного документа.
Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).
Полученный служебный электронный документ (подтверждение даты получения) отображается в форме просмотра отправленного произвольного документа (рис. 8).
Получение от контрагента подтверждения ответной ЭП (если предусмотрено)
Отправленный произвольный документ, обмен которым предусматривает получение от контрагента извещения о получении, а также подписание контрагентом, помещается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) (рис. 9).
После получения от контрагента извещения о получении произвольного документа, а также ответной электронной подписи произвольный электронный документ удаляется из папки документов "На контроле" формы списка "Текущие дела ЭДО".
В форме просмотре отправленного произвольного документа можно просмотреть поступившее извещение о получении (рис. 10)
В форме просмотра на закладке "Подписи" будет содержаться информации о подписании документа обеими сторонами, а также о том, что обмен электронным произвольным документом завершен (рис. 11).
Пройдя по гиперссылке Карточка документа, можно просмотреть карточку произвольного документа (рис. 12).
Получение уведомления об уточнении ЭД или формирование предложение об аннулировании ЭД (при необходимости)
Если получатель отказался по тем или иным причинам подписывать документ, то отправитель вместо электронной подписи получит Уведомление об уточнении (рис. 13).
При получении Уведомления об уточнении в отклоненный произвольный документ переносится причина отклонения данного документа получателем, и устанавливается состояния электронного обмена "Требуется уточнение" (рис. 13).
Если после завершения обмена произвольным ЭД возникает необходимость лишения такого документа юридической силы, то отправителю следует выполнить команду Аннулировать ЭД из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 14).
При выполнении команды программа запрашивает подтверждение аннулирования и просит указать причину аннулирования подписанного сторонами электронного произвольного документа (рис. 15).
После подтверждения аннулирования автоматически формируется Предложение об аннулировании, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 16).
После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "Ожидается аннулирование".
После получения согласия на аннулировании от контрагента электронный произвольный документ будет аннулирован.
! Обращаем Ваше внимание, что при печати будет создана копия документа. Оригиналом считается непосредственно электронный документ.
Законодательство не требует печати электронных документов. Если такая необходимость имеется, то пользователь может произвести печать посредством сервисных механизмов ЭДО.
Первоначально необходимо перейти в Архив ЭДО. Это можно сделать из Текущих дел ЭДО, перейдя по соответствующей ссылке, а также из раздела Администрирование – Архив ЭДО. Он предназначен для хранения всех входящих и исходящих электронных документов.
В Архиве ЭДО необходимо открыть соответствующий документ, нажать Ещё - Печать.
В открывшемся окне предварительного просмотра будет видно, что осуществляется печать двух печатных форм:
1. Электронный документ – печатная форма, которая передает содержание электронного документа с отображением электронной подписи.
! Обращаем Ваше внимание, что с выходом Библиотеки Электронных Документов 1.6, печать электронных документов осуществляется со штампом визуализации электронной подписи.
2. Карточка электронного документа – дополнительная страница с информацией о документе, к которому она прилагается и подписантах. В нижней части имеется отметка для рукописного заверения копии.
В случае если осуществляется печать произвольного электронного документа, то распечатана будет только карточка электронного документа. Документ можно распечатать отдельно, открыв файл вложения.
Пользователю, помимо распечатки электронного документа, доступна возможность сохранения печатного вида формализованных документов и карточки электронного документа для произвольных электронных документов. Для сохранения нужно воспользоваться одноименной кнопкой, которая находится в меню "Еще" страницы "Печать электронного документа".
Произвольный документ можно создать:
1. Из рабочего места Текущие дела ЭДО.
Для создания произвольного документа необходимо в Текущих делах ЭДО перейти в папку «Создать» и выполнить команду «Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо выбрать организацию (отправителя электронного документа), контрагента (получателя электронного документа). После заполнения необходимых полей требуется нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера.
Размер присоединяемого файла должен быть в пределах от 100 байт до 50 Мб.
Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то необходимо зайти в группу команд «Ещё» и снять галочку с «Транслитировать имя присоединяемого файла» и выполнить повторное добавление файла.
После чего необходимо выбрать вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как «Прочее».
Для каждого вида документов поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа.
В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма).
После завершения обмена, документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой).
При необходимости можно установить связь с документом учёта.
В документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ».
2. Из печатной формы документа учётной системы.
Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого следует перейти в документ учётной системы, раскрыть группу команд «Печать» и выбрать необходимый вид печатной формы.
В открывшемся окне требуется нажать кнопку «ЭДО».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
3. Из документа учётной системы.
Произвольный электронный документ можно создать из документа учётной системы, нажав «ЭДО – Создать произвольный документ».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
4. Из Архива электронных документов.
Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого необходимо перейти в «Администрирование – Архив ЭДО» и на вкладке «Документы» выполнить команду «Создать произвольный документ».
В версиях программных продуктов, использующих модуль ЭДО версии 1.1 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3) отправку произвольного документа можно осуществить:
1. Из формы списка произвольных электронных документов.
Для этого необходимо перейти в меню «Сервис», развернуть группу «Обмен электронными документами» и выбрать «Произвольные электронные документы».
В открывшемся окне следует перейти на вкладку «Исходящие» и нажать «Создать».
2. Из папки «Создать» рабочего места Текущие дела ЭДО.
.jpg)
Затем необходимо развернуть Вкладку "Обмен с контрагентами" и выбрать "Настройки ЭДО".
.jpg)
Выбрать настройку с контрагентом, по которому необходимо установить или снять запрос ответной подписи по электронному документу.
.jpg)
Открыть данную настройку и выбрать электронный документ, по которому необходимо установить / снять запрос ответ подписи (Перейти по гиперссылке формата электронного документа в Регламенте ЭДО).
.jpg)
Затем установить или снять запрос ответной подписи, установив или убрав галочку "Ожидать ответную подпись" и нажать "Готово".
.jpg)
! Обращаем Ваше внимание, что по некоторым документам запрос ответной подписи снять нельзя. По данным документам законодательством предусмотрено обязательное наличие ответной подписи.
Отказ от ответной подписи допускается, если:
- документ выписан на оказание услуг, по которым ГК РФ не требуется актирования;
- в соглашении об обмене электронными документами предусмотрено отсутствие ответной подписи для данного вида документа.
Если документ не соответствует перечисленным критериям, отказ от ожидания ответной подписи может привести к тому, что документ будет признан недействительным. Об этом сообщается в отдельном окне:
Дата публикации 17.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для получения произвольного электронного документа получатель должен выполнить следующие действия:
Получение от контрагента произвольного ЭД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).
Полученный произвольный электронный документ отражается в форме "Текущие дела по ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) в папке "Подписать" списка входящих документов.
Если в настройках обмена стоит флажок в строке "Отправлять входящие документы на утверждение" (рис. 2), то входящий документ будет предварительно помещен в папку "Утвердить" списка входящих документов (рис. 3).
Просмотреть содержимое поступившего произвольного электронного документа можно, дважды щелкнув по активной строке списка (рис. 4).
Текущее состояние обмена входящим электронным документом отражается в строке "Состояние".
Из режима просмотра документа можно перейти непосредственно в текст файла - вложения.
Подписание полученного произвольного ЭД (если предусмотрено)
Утвердить поступивший произвольный электронный документ, если такая процедура предусмотрена настройкой обмена (рис. 2), можно из списка входящих документов "Текущие дела ЭДО" по кнопке Утвердить (рис. 7).
После проставления подписи на полученном произвольном электроном документе в форме просмотра на закладке "Подписи" будет содержаться информации о подписании документа обеими сторонами, а также о том, что обмен электронным произвольным документом завешен (рис. 9).
Пройдя по гиперссылке Карточка документа, можно просмотреть карточку полученного произвольного документа (рис. 10).
С помощью команды Печать электронного документа из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно распечатать карточку полученного произвольного электронного документа.
Отправка уведомления об уточнении ЭД или уведомления об аннулировании ЭД (при необходимости)
Если получатель по тем или иным причинам отказывается подписать полученный произвольный электронный документ, то до подписания он может документ отклонить, выполнив команду Отклонить из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 12).
При выполнении команды программа запрашивает подтверждение отклонения и просит указать причину отклонения (рис. 13).
После подтверждения отклонения автоматически формируется Уведомление об уточнении, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 14).
После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "ЭДО закрыт с отклонением".
Если после завершения обмена произвольным ЭД (после его утверждения и подписания получателем) возникает необходимость лишения такого документа юридической силы, то следует выполнить команду Аннулировать ЭД из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 15).
При выполнении команды программа запрашивает подтверждение аннулирования и просит указать причину аннулирования подписанного сторонами электронного произвольного документа (рис. 16).
После подтверждения аннулирования автоматически формируется Предложение об аннулировании, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 17).
После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "Ожидается аннулирование".
После получения согласия на аннулировании от контрагента электронный произвольный документ будет аннулирован.
Читайте также: