1с документооборот задачи отдела как настроить

Обновлено: 05.01.2025

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».

В окне реестра условий в левой части расположен перечень объектов, по которым происходит маршрутизация, а в правой – сами условия по выбранному объекту.

Внизу окна видны комментарии к условию, по которым легче найти и отобрать необходимое. Каким же образом настроить нужное нам условие?

Для установки условия следует выбрать объект, на основании значения реквизитов которого это условие будет работать.

Такими объектами могут быть внутренние, входящие и исходящие документы, контрагенты, мероприятия, файлы, проекты и проектные задачи. Далее выбираем способ задания условия. Возможно три варианта:

В режиме конструктора;
На встроенном языке;
Комбинация из других условий.

Давайте разберемся, что каждый из этих вариантов означает.

Создание условий в режиме конструктора

Позволяет сконструировать нужное нам условие из состояния или комбинации состояний реквизитов выбранного выше объекта.

Выбрав реквизит, нужно определить требование к его содержанию – вид сравнения. Выбор вариантов сравнения зависит от типа реквизита, но, как правило, это: Равно, Не равно, Заполнено, Не заполнено, В списке, Не в списке. Последнее сравнение предполагает ввод списка значений, с которым будет сравниваться значение реквизита.

Отборы можно объединять в группы по разным условиям взаимного применения – группа И, группа ИЛИ, группа НЕ. В результате, если использовано объединение в группу И, должны будут выполняться все строчки условий, в группу НЕ, наоборот, – будет проверяться невыполнение всех строчек условия, а в группу ИЛИ – хотя бы одно из условий. При этом в группе ИЛИ условия будут проверяться по порядку их ввода, поэтому приоритет, то есть порядок, можно регулировать соответствующими кнопками.

Если нужно составить сложное условие, но при этом его невозможно построить с помощью конструктора условий и реквизитов объекта, можно построить требующееся условие на встроенном языке.

Условие на встроенном языке

С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность. Безусловно, чтобы грамотно написать такое условие, нужны соответствующие знания и опыт разработки на языке 1С, то есть лучше всего привлечь для этого программиста 1С.

Комбинация существующих условий

Еще один вариант составления условий – комбинация из других, уже существующих условий. То есть, используя группировку по принципу логического И, логического ИЛИ или логического НЕ, можно составить достаточно сложное условие маршрутизации.

Созданные условия маршрутизации можно использовать в простых процессах типа Исполнение, Согласование, Ознакомление.

Если у процесса несколько исполнителей, правильнее использовать условия маршрутизации, иначе при невыполнении условия процесс при запуске выдаст ошибку, поскольку исполнителей у него не будет. Также условия маршрутизации можно использовать в комплексном процессе для маршрутизации шагов процесса.

Рис.10 Комплексный процесс для маршрутизации шагов процесса

Для установки условий выполнения действия комплексного процесса перейдем по ссылке «Порядок выполнения» в действии и открыть меню настройки маршрутизации. Здесь можно установить порядок совместного применения, если условий несколько – логическое И или логическое ИЛИ. То есть действие будет стартовать при выполнении сразу всех отмеченных ниже действий или при выполнении любого из отмеченных ниже действий.

В данном примере шаг регистрации будет выполняться, если согласован документ с большой суммой и подписан договор аренды на большую сумму.

Используя условия, как внутри простых процессов, так и в порядке выполнения действий, сложные условия маршрутизации на встроенном языке, а также всевозможные комбинации сложных условий, можно построить сложнейшие бизнес-процессы обработки документов, согласования контрагентов и так далее.

Например, нужно перед согласованием договора проверить, согласовывался ли ранее контрагент, и если нет – то сначала согласовать контрагента, а уже потом договор.

Для этого на первом шаге процесса устанавливаем условие старта шага процесса – Контрагент НЕ согласован. А в настройке самого условия указываем, что «Вид контрагента» должен быть равен значению «Юридическое лицо», а «Группа доступа» – «Несогласованные контрагенты».

При встраивании условий маршрутизации в сложные процессы важно предусмотреть все варианты поведения системы – что будет происходить, когда условие будет выполняться и когда не будет.

Например, в выше рассмотренном примере с согласованием контрагента по условию нужно обязательно предусмотреть вариант, когда контрагент согласован, и первый шаг запускаться не будет. Чтобы процесс не выдал ошибку, нужно во втором шаге включить условие При старте, обратное условию на первом шаге – Контрагент согласован.

Таким же образом строится условие в шаблоне процесса, подготовленного с использованием схемы вместо табличной части.

В настройке условия можно использовать результаты действий, предметы или создавать произвольные условия. Создание условий на основе предмета процесса мы уже рассматривали на примерах процессов с настройкой в таблице. Результат действий – настройка условия в зависимости от результата того или иного шага процесса, например, согласования с положительным результатом. Произвольное условие может быть построено на произвольных параметрах.

Графическая схема процесса упрощает управление выходами условия, его параметрами и составом, поэтому сейчас для более простого и наглядного конструирования в системе 1С:Документооборот развивается схематичное построение комплексных бизнес-процессов. Схемы процессов можно распечатывать и сохранять в электронных форматах, что позволяет их использовать в проектной и эксплуатационной документации системы.

Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.

Автоматизация бизнес-процессов в организации – цифровой тренд сегодняшнего дня, определяющий конкурентоспособность и устойчивость компании на рынке, где все стремительно развивается и меняется. В таких условиях только молниеносное принятие верных управленческих решений позволит компании выжить и преуспеть.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Что же предлагает нам система электронного документооборота 1С:Документооборот для их автоматизации?

Одним из самых важных и сложных разделов является подсистема «Управления процессами». Здесь можно настроить все необходимые для автоматизации бизнес-процессов механизмы и функции – роли исполнителей, правила эскалации задач, условия маршрутизации, шаблоны бизнес-процессов.

Рассмотрим все существующие возможности в части настройки бизнес процессов в 1С Документооборот, но для начала разберемся, какие процессы заложены в системе изначально.

Исполнение. Как следует из названия, данная задача требует исполнения необходимых действий. Ее адресуют пользователю или одновременно нескольким пользователям. При этом можно настроить функции контроля и задать возможность проверки результатов исполнения. Есть возможность назначить ответственного исполнителя.

Настройка процессов в 1С:Документооборот

В рамках настройки заложено понятие комплексного процесса в 1С:Документооборот. Этот процесс подразумевает настройку маршрута обработки документа практически любой сложности, состоящего из произвольной последовательности элементарных процессов, условий маршрутизации и различных скриптов.

При этом процесс в 1С:Документообороте – это механизм, который производит заданное действие, либо настроенную последовательность действий, а также фиксирует результаты действий пользователей на каждом шагу путем выполнения пользовательских задач, а в зависимости от результата выполнения этих шагов, изменяются статусы вложенных документов. Далее мы рассмотрим возможности настройки процессов, а если у вас останутся вопросы – задайте их нашим специалистам по автоматизации BPM, мы с радостью вам поможем.

Бизнес-процессы 1С:Документооборот могут создаваться следующими способами:

Произвольно – когда необходимо создание инициативной задачи и фиксация результатов ее выполнения;
На основании предмета – в ситуации, где необходимо привязать документы, файлы, контрагенты или другие объекты конфигурации;
В качестве подзадачи – если необходимо детализировать работу, создать дополнительную задачу на основании основного процесса, привлечь дополнительных согласующих или исполнителей.

Любой из вариантов создания процесса предусматривает вызов помощника, который ускорит создание или выбор максимально соответствующего поставленной задаче шаблона бизнес-процесса. Помощник подберет только те шаблоны процессов, доступ к которым открыт текущему пользователю.

По типу запуска процессы делятся на:

Ручные, запускаемые вручную по необходимости;
Предлагаемые к запуску системой при создании/регистрации документа;
Автоматические, запускаемые автоматически системой при выполнении установленных условий.

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.

Для любого типа бизнес-процесса есть возможность настроить шаблон, чтобы сохранить регулярно повторяющиеся маршруты процессов и тем самым сократить рутинные операции.

Такой шаблон будет включать следующие сведения:

Необходимые шаги или действия;
Сроки;
Исполнителей, контролеров, проверяющих;
Ограничение доступности;
Предметы процесса;
Общее и индивидуальное описание;
Условия запуска и прочее.

Отметим, что исполнителей поставленных задач подбирают именно в рамках их действий в процессе, выбирая из пользователей, ролей или автоподстановок.

В 1С:Документооборот при старте любого бизнес-процесса сохраняется уникальный экземпляр процесса, где заложена блок-схема процесса, отображающая выполнение этапов бизнес-процесса, что дает возможность участникам процесса в каждый момент времени посмотреть, на каком этапе сейчас процесс, кто из участников уже справился со своей задачей, а кто еще нет.

В 1С:Документооборот бизнес-процессы состоят из одного или нескольких связанных между собой шагов, отраженных в виде задач. Задачи – интерактивные визуальные точки принятия решения по процессу. Они не могут существовать вне процесса. В качестве участников могут быть назначены отдельные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками. Для работы с задачами есть несколько функциональных опций:

В заключение отметим, что 1С:Документооборот имеет мощнейший механизм для автоматизации бизнес-процессов практически любого уровня сложности, с множеством условий и ветвлений, с использованием скриптов, выполняющих то или иное действие в зависимости от выполняемых функций, не имеющих при этом ограничений по количеству шагов и стадий выполнения. Вас заинтересовали возможности данного решения и вы решили купить 1С:Документооборот? Свяжитесь с нашими специалистами – мы поможем вам подобрать версию решения и проконсультируем по вопросам внедрения и интеграции.

Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.

У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.

На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.

Выполнение задач в 1С Документооборот

Один из самых важных пунктов - "Задачи мне". Здесь все перечислено списком.

Контроль за исполнением и отчеты

В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.

Через виджет "Контроль" можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.

Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.

Постановка задач

Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.

Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.

Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.

Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.

Управление задачами

У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.

Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?

Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:

согласование (файлов, вопросов, документов) - производится с одним или несколькими сотрудниками;
исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
подписание/утверждение документов ответственным лицом;
приглашение на мероприятие;
комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.

Процессы можно отправлять:

по очереди;
всем сразу;
смешанно.

В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.

Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).

В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями", "Согласовано" или "Не согласовано". Решения подписываются с помощью электронной подписи.

В случае, если вынесено решение "Не согласовано", то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.

После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.

При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.

Поручениям ставятся процессы "Исполнение". Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.

В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.

Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот

Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).

Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.

Увидеть все запущенные процессы можно в разделе "Управление процессами" и "Совместная работа".