1с документооборот корп это
1С Документооборот прежде всего создан для того, чтобы помочь упорядочить и автоматизировать весь электронный документооборот в фирме. С ним все ваши документы всегда будут под рукой и не потеряются. Сроки, которые были затрачены раньше на принятие любых решений и на их согласование резко сократятся. При этом программа может быть использована на предприятиях любого типа.
1С Документооборот — это прежде всего ЕСМ-система, которая позволяет не только упорядочить весь документооборот в фирме, но и контролировать все бизнес-процессы и работу ваших сотрудников.
Все документы соответствуют нормам и требованиям Российского законодательства, ГОСТы и инструкции здесь соблюдены. Настроить программу вы сможете под любые ваши параметры и требования.
Преимущества
- Все документы будут надежно сохранены.
- Вы сможете контролировать и вести полный учет работы ваших сотрудников.
- Сможете получать доступ к любым документам в соответствии с вашими правами доступа.
- Все документы со сканера или электронной почты будут автоматически сохранены.
- Вы сможете редактировать, создавать новые, сохранять любые виды документов.
- Контролируя все исполнительные документы, согласовывая их вы сможете упорядочить работу вашего коллектива.
- Удобная и простая настройка маршрутизации всех документов.
- Безопасная и гибкая настройка прав доступа.
- Встроенный почтовый клиент.
- Интеграция с любыми решениями.
- Обработка совершенно любых документов.
Его конфигурации
1С Документооборот ПРОФ — это программа, созданная для не больших по размеру предприятий и различных бюджетных учреждений, у которых простой документооборот.
1С документооборот государственного учреждения — это программа создавалась для учреждений, у которых документооборот более сложный и сложная структура.
1С Документооборот КОРП — это программа, которая подойдет для любых предприятий, с достаточно сложной структурой и большим документооборотом.
1С Document Manager сделана специально на двух языках: русском и английском. Чаще всего применяется нашими компаниями заграницей. Либо используется филиалами иностранных фирм в российских городах.
Благодаря гибкой системе она легко подстраивается под любую фирму.
Возможности 1СДокументооборот 8
Во всех конфигурациях:
- Вы сможете отправлять документы высокого качества, тем самым сократив до минимума все спорные ситуации.
- Легко настраивается работа всех пользователей с документами.
- Делать всю необходимую работу при помощи браузеров.
- Сократиться время для поиска всей необходимой вам информации.
- Вы сможете сохранять все версии и тем самым у вас не будет повторения нужной информации нескольким лицам.
Возможности 1С Документооборот
- Учет всех документов. В этой программе создан учет всех входящей и исходящей документации. Вы всегда сможете посмотреть и проконтролировать всю целостность вашей переписки и ее историю.
- Электронные подписи благодаря им вы сможете использовать электронные подписи. Их можно применять в резолюциях, различных файлах-вложениях и проч.
- Встроенная почта по функционалу ничем не отличается от обычных почтовых программ. Но здесь создано порядка сорока улучшений. Одно из них, например, не дает вашей внутренней почте перейти во внешний сервер.
- Внутренний документооборот. В нем будут храниться все ваши приказы, документы, служебные записки и проч. Появилась вариант просматривать все документы в общем журнале списком.
- Договорные документы. Сюда входят: контроль жизненного цикла договора и всех сумм и сопроводительных документов. Также будут приходить все сканы договоров именно в эти файлы.
- Поиск информации и штрих кодирование. В самой программе одновременно храниться множество файлов. Для их поиска вы можете воспользоваться одним из способов поиска. Например, начать искать по штрих-кодам, спискам, тексту, реквизитам.
С помощью программы 1С Документооборот у вас появиться возможность печатать сами штрих-кода в сам файл или на листе. Также появилась возможность его печати на клейкой бумаге с дальнейшей наклейкой на обычную.
Новые возможности «Документооборот КОРП 2.1.7»
В новой версии «Документооборот КОРП 2.1.17» появилось ведение учета работы из дома с использованием документа «Отсутствие». В состав поставки «Документооборот КОРП 2.1.17» входит отдельная база с форумом, мероприятиями, проектами и учетом времени, настроенными для удаленной работы.
В базе также содержится готовый пакет регламентов и инструкций, необходимых для быстрой организации нового формата работы сотрудников, куда входят:
- Приказ об организации взаимодействия сотрудников при удаленном режиме
- Приказ об организации удаленного режима работы
Регламенты и инструкции:
- Основная информация по удаленной работе для руководителей подразделений
- Инструкция по установке мобильного приложения
- Чат и видеозвонки. Общая инструкция
- Регламент по выносу техники для удаленной работы сотрудников
- Приложение к регламенту по выносу техники. Бланк материального пропуска
- Инструкция по созданию отсутствий
- Инструкция по созданию ежедневных отчетов
- Как организовать совместную работу в 1С:ДО
- Как предупредить коллег о вашем отсутствии
- Как эффективно организовать удаленную работу
- Как эффективно работать дома
- Настройка автоматического включения ПК в BIOS
- Настройка звука в системе взаимодействия
- Отключение протокола IPv6
- Чат и видеозвонки. FAQ
Этот пакет регламентов также можно скачать отдельно на сайте фирмы «1С».
Антикризисный комплект – новый формат поставки 1С:ДО КОРП
Фирма «1С» выпустила новый продукт «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» за 10 000 рублей. Электронная поставка антикризисного комплекта для удаленной работы включает:
- платформу «1С:Предприятие 8.3»;
- конфигурацию «Документооборот КОРП»;
- 64-разрядный сервер «1С:Предприятия 8»;
- «1С:Сервер взаимодействия»;
- клиентскую лицензию на 100 одновременных сеансов пользователей;
- лицензионное соглашение на использование программного продукта;
- комплект документации по платформе и входящей в поставку конфигурации
Лицензии, входящие в состав антикризисного комплекта (на сервер «1С:Предприятия 8», на «1С:Сервер взаимодействия» и клиентская лицензия на 100 рабочих мест) являются временными и могут использоваться в течение 6 месяцев с момента активации лицензий, но не позднее 30 ноября 2020 года. Предполагается, что те, кому сейчас необходима быстрая организация работы сотрудников, через 8 месяцев смогут принять взвешенное решение о покупке лицензий за обычную цену.
Методические рекомендации для удаленной разработки
Отдельно были выпущены методические рекомендации, в которых специалисты отдела разработки программ документооборота обобщили сведения о технических инструментах, которые можно использовать для организации рабочих мест удаленных сотрудников.
В частности, речь идет о возможностях системы взаимодействия – таких как: несколько видов чата, видеозвонки, а также демонстрация экрана в режиме конференции. Этими инструментами можно пользоваться через бесплатный общедоступный сервис 1С:Диалог или через специальный продукт «1С:Сервер взаимодействия» (приобретается отдельно или входит в состав комплекта платформенных лицензий уровня КОРП).
В рамках функциональности «1С:Документооборота» рекомендовано обратить внимание на возможности форума, а также на инструменты контроля исполнительской дисциплины и учета рабочего времени (такие, как «Задачи отдела», «Отчеты подчиненных», «Отсутствия»).
Варианты перехода на удаленную работу с «1С:Документооборот»
Для перехода на удаленную работу в экстренном порядке можно воспользоваться следующими вариантами:
Использовать «Удаленный рабочий стол». В этом варианте не поддерживаются аудио и видеозвонки (проброс аудио в RDP недоступен).
Использовать сервис «1С:Линк» для настройки защищенного удаленного подключения к компьютеру, на котором установлен «1С:Документооборот».
Опубликовать базу «1С:Документооборот» на веб-сервере и использовать программу через тонкий или веб-клиент.
Воспользоваться сервисом «1С:ГРМ» для публикации программы в сети интернет. Этот вариант подойдет даже тем, у кого нет «1С:Документооборота» – с помощью сервиса «Аренда программ 1С» можно бесплатно пользоваться «1С:Документооборотом» в сервисе «1С:ГРМ» в течение 30 дней.
Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.
1)Добавить информационную базу
2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)
Администрирование --> Пользователи --> Действия --> Добавить:
Дать полные права на закладке "прочие".
После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» -->»Настройка программы».
Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.
Создаем физических лиц:
Раздел «Нормативно-справочная информация» -->»Физические лица» --> «Добавить».
В этом же разделе заполняем справочник должности .
После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:
раздел «Настройка и администрирование» -->»Пользователи».
1) Создаем структуру предприятия – создание элементов – групп.
2) В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).
При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия». При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.
После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.
После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим для примера настройку прав внутренних документов.
Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия. Возможна также смешанная модель.
После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:
Нормативно-справочная информация --> Виды документов -->Создать:
Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.
Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».
После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.
Создадим дополнительное свойство. По команде:
«Набор дополнительных свойств документов данного вида» --> «Подбор» -->»Создать».
При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:
Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.
Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.
Путь по которому проходит общий бизнес-процесс внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.
В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и всем им будет адресована задача. Адресация задачи может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным , так и параллельным.
Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:
Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.
Управление бизнес-процессами --> Роли исполнителей -->Создать:
В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс – сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.
Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.
Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:
В свойствах элемента Роль исполнителя должна быть задана возможность использовать адресацию:
Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.
Управление бизнес-процессами --> Шаблоны бизнес-процессов --> выбрать тип бизнес-процесса -->Создать:
Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.
В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:
Кроме ролей и собственно, пользователей, можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора функциям автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.
Для всех типов документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8», но холдингу придется купить 1С Документооборот 8 КОРП, а предприятие может рассмотреть другую версию.
Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management). То есть автоматизация документооборота на базе 1С, помимо работы непосредственно с документами, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.
Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:
- Централизовано и безопасно хранить документы;
- Регистрировать входящие и исходящие документы;
- Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
- Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
- Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
- Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
- Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8
- 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
- 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
- 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
- 1С:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).
Функциональные возможности 1С:Документооборот 8
Учет корреспонденции, входящей и исходящей
Внутренний документооборот
Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.
На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).
Поиск информации, штрихкодирование
Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:
- Поиск по реквизитам;
- Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
- Полнотекстовый поиск;
- Поиск бумажных документов по штрих-кодам.
1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.
Электронные подписи
В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.
Договорные документы и все, что с ними связано
- Согласование договоров;
- Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
- Контроль жизненного цикла договора;
- Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.
Работа с файлами
Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.
Встроенная почта
Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.
Бизнес-процессы и задачи
Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:
На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.
Управление проектами
Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
Читайте также: