1с документооборот как работать
В жизни каждой организации возникает момент, когда остро встает вопрос автоматизации процессов по работе с документами. Чем больше бизнес, тем больше бумажной волокиты он за собой влечет. Согласование договоров происходит долго, документы теряются, контролировать работу сотрудников становится все сложнее. Чтобы оптимизировать работу руководители начинают поиск эффективных инструментов.
На помощь приходит современная ECM (Enterprise Content Management) – система по управлению корпоративным контентом. От фирмы 1С она представлена программным продуктом «1С:Документооборот». Это решение представляет собой набор инструментов для управления бизнес-процессами, документами и работой сотрудников организации.
Функционал «1С:Документооборот» разработан на основе проверенных годами методик и практик. Их цель – организовать в компании электронный документооборот, оптимизировать процессы, обеспечивать контроль выполнения задач и регламентировать управленческую деятельность в целом.
При создании программы «1С:Документооборот» разработчики учли современные условия работы, когда сотрудники вынуждены переходить на удаленную работу. Поэтому в систему включены новые дополнительные возможности для эффективной работы удаленных сотрудников.
В этой статье мы подробно рассмотрим общий и дополнительный функционал системы «1С:Документооборот».
Функционал «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот» - это система с большим набором функциональных возможностей для управления документами, регулировки процессов и совместной работы сотрудников. С его помощью вы:
- автоматизируете процесс работы с документами организации;
- организуете движение электронных документов;
- сможете контролировать выполнение задач;
- регламентируете управленческие процессы компании.
Рассмотрим подробнее основные функциональные блоки системы «1С:Документооборот».
Согласование договоров
Модуль работы с договорами в «1С:Документооборот» позволяет легко создавать договоры и другую документацию. Для этого в системе можно заранее подготовить необходимые шаблоны. Программа может запускать и отслеживать процессы по согласованию, исполнению и подписанию договоров. Автор документа имеет возможность контролировать процесс исполнения задач в режиме реального времени.
Процессы работы с договорами, которые поддерживает «1С:Документооборот»:
- подготовка договора;
- согласование договора;
- контроль возврата переданных экземпляров;
- учет сопроводительных документов;
- учет срока действия;
- исполнение обязательств;
- расторжение.
При этом система автоматически может продлевать договора, отслеживать момент передачи контрагенту и контролировать сроки исполнения этапов процессов.
Управление документами
«1С:Документооборот» позволяет оформлять документы согласно корпоративным стандартам вашей компании. Для этого в системе создаются необходимые шаблоны и бланки.
Вы сможете отслеживать версию каждого созданного документа, контролировать качество его подготовки. Все отсканированные файлы будут храниться в единой информационной базе, вы в любой момент сможете отследить местонахождение любого документа.
Учет входящей и исходящей корреспонденции
Благодаря настройке прав доступа сотрудники могут иметь возможность самостоятельно настраивать состав, порядок и оформление колонок списка.
Контроль и исполнение документов
За каждым документом в системе назначается ответственный сотрудник. Он может контролировать все процессы по движению документа. Например, отследить, был ли документ возвращен или у какого контрагента находится на подписании.
У каждого документа имеется статус, отражающие его текущее состояние в системе. Всего статусов предусмотрено пять:
Статус документа можно поменять вручную или же настроить автоматическое изменение, в рамках настроенных бизнес-процессов. Если это необходимо, можно запретить сотрудникам вручную менять статусы документов. Это позволит избежать ошибок в работе.
Электронная подпись
Решение «1С:Документооборот» поддерживает три вида электронной подписи:
- Простая ЭЦП;
- Усиленная ЭЦП;
- Квалифицированная ЭЦП.
ЭЦП требуется для того, чтобы удостоверить целостность документа и автора подписания. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов.
Вы сможете подписывать документы, файлы, визы или резолюции. Система поддерживает любое программное обеспечение, поддерживающее интерфейс Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. В одной информационной базе вы сможете использовать сразу несколько криптографических программ.
Информация об ЭЦП хранится в журналах и отображается в виде списка документов и файлов. Не обязательно проверять подпись каждый раз при открытии документа. В документ подпись устанавливается автоматически после нажатия на кнопку «Подписать» в карточке документа или файла.
Управление процессами
Решение «1С:Документооборот» дает возможность регламентировать работу с помощью типовых или уникальных процессов. Задавая четко продуманную маршрутизацию, вы сможете настроить автоматический запуск процессов в зависимости от условий или событий.
Движение по этапам процесса можно отслеживать с помощью отчетов или находясь в карточке документа.
Все это позволяет оценивать, как работает персонал и выставлять показатели эффективности. Например, вы сможете отслеживать соблюдаются ли сроки исполнения документов, успех их выполнения, есть ли переносы и какие результаты согласования указываются.
Типовые процессы «1С:Документооборот»
Всего в системе встроено девять типовых (шаблонных) процессов:
Каждый процесс имеет свою схему работы, которую вы сможете настроить под специфику деятельности вашей организации. Рассмотрим три наиболее популярных процесса подробнее.
Процесс «Согласование»
Этот вид шаблона применяется для согласования документов или файлов. Для маршрутизации используются три варианта согласования:
- всем сразу (параллельное согласование);
- по очереди (последовательное согласование);
- смешано (параллельно-последовательное согласование).
Согласующим может выступать конкретный пользователь или же роль, например, «Бухгалтер». Результатом процесса считаются три варианта решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Результат можно подписать при помощи ЭЦП.
Процесс «Рассмотрение»
«Рассмотрение» чаще всего применяется для документов, от которого требуется резолюция ответственного лица. Например, это может быть входящее коммерческое предложение или служебная записка. Исполнить, то есть рассмотреть документ можно тремя способами:
Процесс считается законченным после того, как документ получит статус «Рассмотрено» и в него будет внесена резолюция. Если необходимо, то может быть использована ЭЦП.
Процесс «Исполнение»
Этот процесс в «1С:Документооборот» применяется для исполнения документов или поручений. Успех выполнения оценивает проверяющий, если его указать в карточке документа или процесса.
Процесс может имеет три вида маршрутизации:
- всем сразу (параллельное исполнение);
- по очереди (последовательное исполнение);
- смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).
Срок исполнения можно указать следующими способами:
- общий срок для всех исполнителей;
- персональный срок для каждого исполнителя;
- общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.
Встроенная почта
Программа «1С:Документооборот» позволяет работать с электронными письмами не покидая систему. Все находится в одной базе с единым интерфейсом. К системе можно подключить сразу несколько почтовых ящиков.
Из электронной почты вы сможете ставить задачи себе или сотрудникам, просматривать информацию по документам, закреплять письма за задачами или документами. Отправлять документы с помощью встроенной электронной почтой вы сможете за пару кликов.
Встроенная почта позволяет:
- Автоматически обрабатывать входящую почту;
- Отправлять ненужные письма в «спам»;
- Создавать автоматические ответы;
- Хранить историю переписки;
- Привязывать письма к документам;
- Искать письма в системе;
- Контролировать отправку писем.
Учет и планирование рабочего времени
Система «1С:Документооборот» помогает анализировать затраты рабочего времени сотрудников по работе с документами или выполнение поручений.
Затраты времени также можно контролировать в рамках проекта или в разрезе различных видов работ.
Планировать загрузку своих сотрудников вы сможете с помощью встроенных календарей. Настроить их можно в нескольких режимах: «День», «Неделя», «Месяц» и т.д.
Личные и общие календари
Окно «Мой календарь» представляет собой инструмент для планирования рабочего времени. Записи в календарь вы можете заносить вручную или формировать их в несколько кликов на основании других данных системы: из писем, файлов, документов, задач, мероприятий и т.п.
Система уведомит вас автоматически о предстоящем событии. В своем личном календаре вы также сможете отметить то время, в которое вы будете свободны. Так сотрудники смогут видеть вашу занятость и планировать встречи с вами.
Календари сотрудников
Настройка прав доступа в системе позволяет разграничивать видимость содержимого календарей сотрудников для других пользователей. Таким образом, руководители могут иметь доступ к календарю подчиненных.
Учет отсутствий сотрудников
«1С:Документооборот» имеет возможность вести учет по отсутствиям сотрудников на рабочем месте. Отметить можно себя или другого пользователя. Для отсутствия обязательно указывается причина. Это может быть отпуск, командировка или больничный.
Ежедневные отчеты
Для контроля за рабочим временем в системе встроен инструмент «Ежедневный отчет». В конце рабочего дня работники обязаны его заполнять. В отчете указываются данные:
- общая длительность рабочего дня;
- описание работ;
- вид и длительность работ;
- проект, в рамках которого работы выполнялись.
Заполнить список работ можно двумя способами: указывать итоговую длительность каждой работы или указывать точное время начала и окончания работ. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).
Проектный учет и контроль исполнения
«1С:Документооборот» позволяет вести полное документационное обеспечение документами проекта. Вы сможете отслеживать переписку и контролировать участников проекта на каждом из его этапов.
Функции модуля работы с проектами:
- Планирование проектов.
- Формирование команды проекта.
- План проекта в виде списка задач и диаграммы Ганта.
- Соблюдение процедур управления проектам.
- Коммуникации участников в проекте.
- Контроль исполнения проектных задач.
- Управление проектом по контрольным точкам.
- Учет трудозатрат в разрезе проектов.
- Учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач).
- Формирование отчетности по проектам.
Доступ с различных устройств
Программа «1С:Документооборот» позволяет работать через бесплатного мобильного клиента, а также возможно использование удаленной привязки рабочего места через браузер.
Мобильный клиент можно настроить и подключить всего за пять минут. Это делается следующим образом:
- опубликуйте веб-сервис MobileDM на веб-сервере;
- включите настройку программы «Использовать мобильные клиенты»;
- настройте подключение к опубликованному веб-сервису.
Бесплатно загрузить мобильный «1С:Документооборот 8» на телефон или планшет можно из магазинов Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store.
Интеграция с другими решениями
«1С:Документооборот» может работать как автономная информационная система. Но для более эффективного управления ее можно интегрировать с другими конфигурациями на базе 1С:
- «1С:Управление торговлей 8»;
- «1С:Бухгалтерия 8»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
- «1С:Управление холдингом 8»;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1С:ERP Управление предприятием» и др.
После проведения бесшовной интеграции из интерфейса другой системы вы сможете:
- работать с данными «1С:Документооборот»;
- ставить и исполнять задачи;
- направлять документы на согласование по любым маршрутам;
- вести переписку по документам;
- вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
- использовать «1С:Документооборот» в качестве файлового хранилища;
- использовать «1С:Документооборот» как архив документов;
- учитывать трудозатраты сотрудников.
Возможности «1С:Документооборот» для удаленного офиса
Мы перечислили основные функциональные возможности конфигурации «1С:Документооборот». Но одним из важных критериев при выборе программы в наше время является возможность контролировать удаленную работу сотрудников. «1С:Документооборот» можно использовать для дистанционного контроля и работы. В программе можно вести переписку с клиентами и сотрудниками, согласовывать и исполнять документы, проводить обсуждения, вести учет работы и контролировать исполнение задач.
Для работы с удаленкой разработчики создали дополнительный функционал, позволяющий:
Рассмотрим подробнее самые полезные из этих инструментов.
Настроим удаленную работу для Ваших сотрудников за 1 день
- В течении дня организуем удаленный доступ к 1С;
- Предложим программы и сервисы для удаленной работы;
- Подключимся к вам удаленно или приедем в офис.
Статус ««Временная удаленная работа»
Если вам необходимо работать из дома, вы можете установить в системе статус «Временная удаленная работа». Тем самым вы оповестите об этом сотрудников. Для того чтобы это сделать, в системе выполните следующие действия:
- Создайте отсутствие.
- Укажите период.
- Выберите причину — «Временная удаленная работа».
- Нажмите «Записать и закрыть».
Проверка подчиненных на «удаленке»
Система «1С:Документооборот» позволяет сформировать данные по всем сотрудникам, работающим из дома на тот или иной период. Это можно сделать следующим образом: в списке отсутствий установите отбор «Причина» — «Временная удаленная работа».
Для более детального анализа можно создать отчеты «Работающие удаленно» и «Дни отсутствия». С их помощью вы сможете проверить сколько человек работали удаленно, сколько отсутствовали, а сколько работали в обычном режиме.
Виджет «Отсутствия»
На рабочем столе конфигурации «1С:Документооборот» можно вывести виджет «Отсутствия». Он отображает информацию о людях, которые отсутствую на работе в текущий день. В зависимости от причины отсутствия вы сможете сделать вывод кто на больничном, работает дистанционно и т.п.
При клике на виджет система откроет вам полный список отсутствий с информацией по каждому сотруднику.
Чаты и видеозвонки
Чтобы не было необходимости использовать различные способы коммуникации с сотрудниками в «1С:Документооборот» создана единая точка связи. Коллеги могут общаться между собой в режиме реального времени не покидая интерфейс системы. Функционал позволяет общаться через чат, совершать видеозвонки, обмениваться файлами, вести переписку и многое другое.
Прикладное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» предназначено для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий.
В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа состояния дел.
Для кого предназначена книга
Книга будет интересна:
Краткое содержание глав
Раздел I. Подготовка программы к работе
Глава 1. Типовая методика документооборота . Речь пойдет о том, как заполнить информационную базу первоначальными настройками и типовыми данными в несколько кликов. Информация полезна для тех, кто не знает, с чего начать постановку документооборота на предприятии.
Глава 2. Настройка и ведение НСИ . Глава содержит описание действий, которые необходимо предпринять для первоначального заполнения программы данными и дальнейшего ведения нормативно-справочной информации.
Раздел II. Работа с программой
Глава 3. Рабочий стол . В этой главе вы познакомитесь с интерфейсом программы, научитесь настраивать и использовать окно Текущие дела .
Глава 4. Работа с документами . Речь пойдет об основных операциях регистрации, учета и управления внутренними, входящими, исходящими документами предприятия.
Глава 5. Работа с файлами . Глава содержит описание возможностей, сценариев и настроек работы с файлами. Это загрузка и выгрузка, хранение, шаблоны, автозаполнение данными, редактирование, контроль версий, сканирование, печать, сохранение и многое другое.
Глава 6. Управление договорами . Приведены практические советы и руководства по подготовке, согласованию, учету, контролю и расторжению договоров предприятия.
Глава 7. Учет обращений граждан и организаций . Речь пойдет о том, как автоматизировать работу с обращениями граждан и организаций – от первичной регистрации до списания в дело и анализа.
Глава 8. Управление процессами и задачами . Руководства и советы этой главы помогут автоматизировать такие взаимодействия между сотрудниками, как постановка задач, согласование, исполнение, рассмотрение, утверждение и др.
Глава 9. Бизнес-события . Речь пойдет о настройке и использовании бизнес-событий, которые применяются для автоматического выполнения каких-либо действий. Например, для автоматического старта процессов при регистрации документов определенных видов.
Глава 10. Проекты . В главе описаны возможности проектного учета и автоматизации работы с проектами – начиная с их создания, планирования и утверждения, заканчивая выполнением, завершением и анализом полученных результатов.
Глава 11. Мероприятия . В программе предусмотрена автоматизация проведения совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний. В главе речь пойдет о подготовке, согласовании, протоколировании, исполнении решений и анализе этих мероприятий.
Глава 12. Бронирование помещений . Речь пойдет о бронировании помещений с помощью «1С:Документооборота 8». Вы узнаете, как настроить бронирование под определенное мероприятие или дату.
Глава 13. Обсуждения. Описаны возможности подсистемы Обсуждения . С ее помощью пользователи могут общаться друг с другом в режиме реального времени, создавать чаты и вести переписку по конкретным документам, контрагентам, получать уведомления, звонить по аудио- и видеосвязи, общаться с чат-ботом и т. д.
Глава 14. Форум . В главе рассмотрены возможности форума – коллективной площадки для обсуждения и обмена мнениями о документах, файлах, мероприятиях и других рабочих вопросах.
Глава 15. Электронная подпись . В главе описаны принципы работы с электронной подписью. Вы узнаете, как защитить документ от подделки и внесения несанкционированных изменений, как подтвердить целостность и актуальность подписанных данных.
Глава 16. Электронная почта . В «1С:Документообороте 8» предусмотрены «легкая» и встроенная почта. Расскажем о том, чем обусловлен выбор варианта используемой почты. Остановимся на настройках, возможностях, советах для эффективной работы с почтой.
Глава 18. Планирование и учет рабочего времени . В «1С:Документообороте 8» удобно планировать рабочее время и вести его учет. Из главы вы узнаете, как удобно и быстро планировать время с помощью календаря, как узнавать об отсутствии сотрудников, чем учет трудозатрат поможет в организации рабочего времени. Расскажем про протокол работы сотрудников и о других вариантах анализа затрат рабочего времени.
Глава 19. Контроль объектов документооборота . Глава содержит информацию о том, как следить за сроками и ходом выполнения работ по всем контролируемым объектам в одном окне.
Глава 20. Поиск данных . В главе рассмотрены три вида поиска, предусмотренные в программе: полнотекстовый поиск, поиск в списках, поиск документов и файлов.
Глава 21. Штрихкодирование документов . Глава познакомит вас с настройками штрихкодирования: автоматической и ручной вставкой кода, печатью и поиском документов по штрихкоду, подключением сканера и др.
Глава 22. Категоризация данных. Речь пойдет о классификации документов и файлов по категориям, о том, как относить данные к той или иной категории вручную и создавать правила для автоматизации этого процесса.
Раздел III. Администрирование, настройки и сервисные функции
Глава 23. Персональные настройки . В главе описано использование персональных настроек, которые действуют только для текущего пользователя и могут быть изменены им в любой момент.
Глава 24. Настройка программы . В главе описано использование общих настроек программы, которые действуют для всех пользователей и устанавливаются администратором.
Глава 25. Администрирование пользователей . Речь пойдет о том, как оптимальным образом управлять настройками и сведениями о пользователях информационной базы.
Глава 26. Настройка прав доступа . В главе собрана полная информация по настройке прав доступа в «1С:Документообороте».
Глава 27. Поддержка и обслуживание . Приведено описание ключевых возможностей, необходимых для администрирования информационной базы.
Глава 28. Сервисные функции. В главе описаны полезные сервисные возможности, такие как использование дополнительных обработок, настройка рассылки отчетов, загрузка данных из файла в справочники, оценка производительности и прочее.
Глава 29. Средства интеграции . Приведена информация об интеграционных возможностях программы, которые позволяют настраивать обмен с другими конфигурациями и приложениями. Часть главы посвящена настройке распределенной информационной базы.
Глава 30. Система внешнего документооборота (СВД) . Из главы вы узнаете, как наладить автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями.
Глава 31. Мобильное приложение . Глава включает информацию о настройке и порядке работы с приложением «1С:Документооборот 2.2» на мобильных устройствах под управлением iOS и Android. Приложение предназначено для постоянной офлайн-работы. Подходит для решения основных задач: просмотра почты, календаря, исполнения и постановки задач.
Глава 32. Мобильный клиент (ознакомительная версия) . Из заключительной главы вы узнаете о подключении к тестированию мобильного клиента «1С:Документооборота». Мобильный клиент взаимодействует с информационной базой онлайн аналогично тому, как это делают клиентские приложения платформы для настольных компьютеров. Ознакомительная версия имеет ограниченный функционал, в дальнейшем будут доступны все возможности настольного клиента.
Как работать с книгой
Чтобы было удобно следовать инструкциям и руководствам, в книге использованы различные виды форматирования для терминов, путей к файлам, названий команд, пошаговых инструкций, примечаний, советов и других элементов:
Виджет Задачи мне отображается в окне Текущие дела , если установлена настройка программы Использовать процессы и задачи .
Дополнительные материалы
Комплект нормативных документов
Организацию работы с документами можно подробно изучить в пособии «1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота. Редакция 4». Пособие представляет собой сборник материалов для построения делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Все нормативные документы комплекта составлены с учетом использования возможностей программы.
К пособию прилагается компакт-диск с документами в электронном формате и демонстрационной базой данных, которая иллюстрирует применение комплекта нормативных документов.
Документы, включенные в комплект, универсальны и готовы к внедрению в любой организации с минимальными доработками (не более 30 % с учетом отраслевой специфики компании).
Частые вопросы по «1С:Документообороту»
В главном меню программы предусмотрена ссылка на раздел ИТС Частые вопросы по 1С:ДО .
В разделе публикуются ответы на самые актуальные вопросы по «1С:Документообороту 8». Пользуйтесь с удовольствием. Рекомендуем добавить раздел в Избранное и просматривать перед тем, как написать на «Линию технической поддержки».
Рис. 1. Частые вопросы по «1С:Документообороту 8»
Учебные курсы
Для тех, кто хочет серьезнее овладеть навыками работы в программе «1С:Документооборот 8 КОРП», предусмотрены курсы в учебном центре «1С»:
1. Профессиональная работа в «1С:Документообороте 8» редакции 2.1 .
Курс предназначен для партнеров и пользователей, заинтересованных в приобретении практических навыков работы в программе. В программу включены: изучение всех прикладных возможностей «1С:Документооборота 8», обучение эффективному использованию программы в повседневной работе, практическое освоение приемов быстрой работы.
2. Подготовка к автоматизации документооборота .
Учебный курс содержит основы делопроизводства в том объеме, который обеспечит уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения и дальнейшего совершенствования в предметной сфере.
Рекомендуем пройти обучение всем участникам проекта внедрения и тем, кто хочет наладить эффективную работу с документами на предприятии.
Это методический курс по управлению документами. Он не рассчитан на ознакомление с функциональными возможностями программы «1С:Документооборот 8».
3. Настройка и администрирование «1С:Документооборота» .
Курс-практикум для администраторов «1С:Документооборота». Курс состоит из теоретических уроков и практических заданий, связанных в единый сквозной пример.
4. Внедрение «1С:Документооборота» .
Основная цель курса – повысить технические и управленческие компетенции специалистов по внедрению «1С:Документооборота», дать углубленные знания об инструментах и механизмах внедрения программы и возможностях ее настройки. Курс предназначен для консультантов и руководителей проектов по внедрению «1С:Документооборота», программистов «1С», системных и функциональных администраторов «1С:Документооборота», ИТ-специалистов.
5. Методология управления документами .
Углубленный методический курс для участников проектов внедрения по управлению документами разработан в соответствии с ФГОС ВО по направлению подготовки бакалавриата «Документоведение и архивоведение». Состоит из бесплатных видеоуроков (теория документационного обеспечения управления) и трехдневного очного практикума (закрепление теоретического материала и практическая работа с использованием проектной документации реальных проектов).
Материалы для удаленной работы
Включает следующие документы:
Обратите внимание: это только возможные методики, их применение в конкретной организации должно определяться руководителями.
Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.
Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.
Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).
На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.
При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура .
Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик.
Еще больше полезных материалов об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице «1С:Антикризис» . Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С.Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:
- автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
- удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку - все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность . Опись при этом формируется автоматически;
- настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.
Как начать использовать 1С-ЭДО
Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.
Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:
- «1C:Управление нашей фирмой 8»;
- «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
- «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
- «1C:Управление холдингом 8»;
- «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
- «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
- «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
- «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
- «1С:ERP. Управление холдингом»;
- «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).
Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО» .
Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений .
Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это - в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.
Сколько стоит 1С-ЭДО
Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС ).
Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:
- регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
- приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
- входящие документы от контрагентов;
- до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
- возможность обмена документами в роуминге;
- получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
- консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.
Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.
Применяется следующий алгоритм расчета:
- каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
- отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.
К кому обращаться за консультацией
Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.
Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.
Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.
Пока сроков перехода на кадровый ЭДО законодательством не установлено. Равно как не установлено и обязанности работодателей переходить на применение ЭДО в области трудовых правоотношений. Сейчас в стране проводится эксперимент по ведению работодателями кадровых документов в электронной форме без бумажного носителя (Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Работодатели участвуют в этом эксперименте на добровольных началах, они же сами и определяют перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирают структурные подразделения, в которых проводится эксперимент. Переходить на кадровый ЭДО работодателей пока никто не обязывает.
До какого момента продлится эксперимент по переходу на кадровый ЭДО, и когда такой переход станет общеобязательным?
Первоначально эксперимент по переходу отдельных работодателей на кадровый ЭДО должен был завершиться уже 31 марта 2021 года. Однако позднее эксперимент был продлен еще на несколько месяцев – до 15 ноября 2021 года (Федеральный закон от 24.03.2021 № 53-ФЗ). За этот период власти внесут в ТК РФ необходимые изменения для подготовки работодателей к полномасштабному переходу на электронный кадровый документооборот.
Сейчас Госдума рассматривает законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО (уже принят в первом чтении), который вступит в силу 16 ноября 2021 года. Однако и этот закон не предусматривает обязательного перехода работодателей на кадровый ЭДО. Работодатели по-прежнему будут самостоятельно решать, переходить ли им на ЭКДО в сфере трудовых отношений и какие документы кадрового учета переводить в электронный формат.
Будут ли признаваться действительными электронные документы кадрового учета, созданные в рамках проведения эксперимента, после его завершения?
Да, все электронные документы, созданные в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», признаются равнозначными соответствующим документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Планируем перейти на кадровый ЭДО. Что для этого нужно сделать?
Для начала следует утвердить перечень видов документов, связанных с работой, которые планируется перевести в электронный формат, а также определить структурные подразделения организации, переходящие на кадровый ЭДО. Далее, не позднее чем за один месяц до перехода на ЭКДО, следует уведомить каждого работника в письменной форме о таком переходе, а также о праве работника отказаться от перехода на кадровый ЭДО. Получив от работников письменное согласие на переход, необходимо сформировать и утвердить список работников, участвующих в кадровом ЭДО.
Далее потребуется внести изменения в коллективный договор, локальные нормативные акты, регламентирующие порядок кадрового документооборота в организации, и принять новые локальные акты об использовании электронной подписи работодателем и работниками.
Также нужно принять акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой и содержащих персональные данные работников. Наконец, необходимо знакомить работников под подпись со всеми локальными актами, связанными с переходом на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Обязан ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, непременно использовать информационную систему «Работа в России»?
Нет, не обязан. Кадровый ЭДО может осуществляться как с использованием системы «Работа в России», в том числе через сайт госуслуг, так и с использованием информационной системы самого работодателя. Например, при помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кроме того, работодателям в рамках ЭКДО разрешается комбинировать применение этих информационных систем (ст. 6 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Так, частью электронных документов с сотрудниками можно обмениваться через портал «Работа в России», а частью – в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Разделение электронного документооборота в разных системах следует отразить в локальном акте работодателя.
Какие документы кадрового учета нужно будет дублировать на бумажном носителе после перехода кадровой службы организации на ЭДО?
Никакие, если переход на кадровый ЭДО носил тотальный характер и все документы, связанные с работой сотрудников, были переведены работодателем в электронный формат.
Если тот или иной кадровый документ прямо поименован в списке документов, переведенных в ЭКДО, то такой документ на бумажном носителе дублировать не нужно. Ни ТК РФ, ни будущий закон о кадровом ЭДО такой обязанности для работодателей не предусматривают.
Смогут ли работники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?
Да, смогут. Участие в кадровом ЭДО по общему правилу – это право, а не обязанность работников. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе подать работодателю в срок, не превышающий одного месяца (с момента принятия решения о переходе на кадровый ЭДО или с момента трудоустройства), заявление об отказе от перехода на ЭКДО. В этом случае документы с таким работником будут оформлены в традиционной бумажной форме.
Неполучение от работника отказа от перехода на ЭКДО признается согласием на такой переход. При этом работник или лицо, поступающее на работу, подавшие заявление об отказе, имеют право в последующем подать работодателю заявление о согласии на переход на кадровый ЭДО (ч. 8 будущей ст. 22.1 ТК РФ).
Планируем переход на кадровый ЭДО с 2022 года. Можем ли мы обязать всех без исключения своих работников участвовать в ЭКДО без оформления документов, связанных с работой, на бумажном носителе?
Да, готовящийся к принятию законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО предусматривает такую возможность. Но не во всех случаях. Работодатель сможет распространить кадровый ЭДО на всех работников, если письменный отказ от перехода на ЭКДО выразили менее 50% сотрудников. В этом случае работодатель вправе принять локальный акт, предусматривающий обязательное участие в кадровом ЭДО всех без исключения работников (ч. 10 будущей ст. 22.1 ТК РФ).
Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
С введением ЭКДО бумажные приказы не нужно будет подписывать? Если это так, то какой документ будет подтверждать, что сотрудник ознакомлен с приказами?
Переход на кадровый ЭДО исключает необходимость подписывать документы, связанные с работой, на бумажном носителе. При этом если законодательство требует ознакомления работников с тем или иным приказом работодателя под подпись, то подтверждать такое ознакомление будет сам электронный приказ, содержащий электронную подпись работника.
В течение какого срока организация должна хранить электронные документы кадрового учета?
Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой сотрудников, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения установлены в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки зависят от вида документа и времени его оформления/создания.
Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий и с обработкой персональных данных организации, должны храниться не меньше 3 лет (ст. 441 и ст. 454 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). В случае прекращения деятельности работодателя электронные документы, связанные с работой, передаются в государственные или муниципальные архивы.
Вправе ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, требовать от устраивающихся на работу соискателей предоставления электронной подписи для подписания документов, связанных с работой?
Нет, не вправе. Все расходы на внедрение и ведение кадрового ЭДО несут сами работодатели. Они же обязаны обеспечить оформление, получение и использование электронных подписей работников.
Если у соискателя отсутствует электронная подпись, работодатель в целях трудоустройства не может требовать ее оформления. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора (ч. 11 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Обязательно ли работнику для участия в кадровом ЭДО оформлять усиленную электронную подпись или достаточно простой электронной подписи?
Если кадровый ЭДО осуществляется через информационную систему работодателя, то оформление усиленной подписи работника является обязательным. Закон требует использования в таких случаях либо усиленной квалифицированной электронной подписи, либо усиленной неквалифицированной электронной подписи работника.
Если же кадровый ЭДО осуществляется с использованием системы «Работа в России», то для подписания электронных кадровых документов в таких ситуациях используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника (ст. 7 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Может ли работник использовать ранее полученную электронную подпись у нового работодателя?
Да, может. Будущая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» гласит, что работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись при участии в кадровом ЭДО у нового работодателя.
Читайте также: