1с документооборот что такое этапы

Обновлено: 07.01.2025

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

систематизировать поток деловой документации;
обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
существенно ускорить процесс согласования договоров;
ускорить время принятия управленческих решений;
организовать качественную работу сотрудников с документами;
снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
создать единую базу документов с быстрым поиском;
контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»

Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»

Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

«1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
«1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
« 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
«1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

Учет данных в разрезе проекта
Многосторонние договора
Множественные состояния документов
Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Печать регистрационного штампа
Учет этапа обработки документов
Принятие задач к исполнению
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия и остановка бизнес-процессов
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Мы в фирме 1С широко используем собственные разработки для организации работы компании. В частности, «1С:Документооборот 8». Помимо управления документами (как следует из названия) это ещё и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей – почта, рабочие календари сотрудников, организация совместного доступа к ресурсам (например, бронирование переговорных), учёт рабочего времени, корпоративный форум и многое другое.

В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.

Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.

Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.

«1С:Документооборот 8» (сокращённо – ДО) позволяет автоматизировать работу с документами на предприятии. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников – электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:

А ещё благодаря подключенному к Документообороту другому нашему продукту – Системе взаимодействия – мы непосредственно в Документообороте получаем функциональность мессенджера – чаты, аудио и видеозвонки (включая групповые, что сейчас стало особенно актуально, в том числе и с мобильного клиента), быстрый обмен файлами плюс возможность написания чат-ботов, упрощающих работу с системой. Ещё один плюс от использования Системы Взаимодействия (по сравнению с другими мессенджерами) – возможность вести контекстные обсуждения, привязанные к конкретным объектам Документооборота – документам, мероприятиям и т.п. То есть Система взаимодействия глубоко интегрируется с целевым приложением, а не выступает просто «отдельной кнопкой».

Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.

Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:

На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?

Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:

В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.

Как обстоят дела с загрузкой серверов?

Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.

Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).

На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.

Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.

Какие есть метрики для определения эффективности работы?

У нас в ДО встроена серьёзная подсистема замеров показателей производительности и вычислений различных метрик. Это нужно для того, чтобы и в текущий момент времени, и в исторической перспективе понимать, что в системе происходит, что становится хуже, что становится лучше. Средства мониторинга – метрики и замеры времени – входят в типовую поставку «1С:Документооборот 8». Метрики требуют настройки на внедрении, но сам механизм типовой.

Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).

Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.

Таких действий больше 30, список под катом.

На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.

Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.

Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.

Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.

Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.

Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).

Активность пользователей
Активные пользователи
Активные процессы
Количество файлов
Размер файлов (Мб)
Количество документов
Количество объектов к отправке адресатам
Количество контрагентов
Невыполненные задачи
Среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера за последние 10 минут
Внешний буфер данных: количество файлов
Отставание границы от текущей даты
Долгая очередь
Оперативная очередь
Возраст необработанной учётной записи по внешней маршрутизации
Размер очереди приемки по внутренней маршрутизации (долгая очередь)
Размер очереди приемки по внутренней маршрутизации (быстрая очередь)
Время доставки почты по внутренней маршрутизации (долгая очередь)
Время доставки почты по внутренней маршрутизации (быстрая очередь)
Время доставки почты по внешней маршрутизации (среднее)
Число документов Бронирование
Число документов Отсутствие
Число документов «Запись о работе с контрагентом»
Почта Обновление писем в папке
Почта Открытие карточки письма
Почта Перенос письма в папку
Почта Переход по папкам

Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.

На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.

А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.

Один из наиболее важных для нас профилей – «Список ключевых показателей почты с точки зрения потребителей». Этот профиль включает в себя, например, следующие показатели:

Выполнение команды: Отбор по тегу
Открытие формы: Форма списка
Выполнение команды: Отбор по папке
Отображение письма в области чтения
Сохранение письма в любимую папку
Поиск писем по реквизитам
Cоздание письма

Как мы обслуживаем такую большую базу данных?

Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.

Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?

SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.

Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.

Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.

Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.

Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.

Как реализован бэкап при таких объёмах?

Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.

Сколько времени выполняется полный бэкап?

На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.

Есть ли дедупликация?

Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.

Есть ноды только для чтения?

А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?

Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.

А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?

Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.

Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.

Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?

Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.

Какие перспективы развития есть?

Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.

На подходе для ДО ещё несколько задач, помимо тех, что он уже решает. Есть общефирменные задачи, а есть уникальные и редкие, нужные только какому-то конкретному подразделению. Необходимо им помогать, а значит, расширять «географию» использования системы внутри 1С – расширять область применения, решать задачи всех подразделений. Это стало бы лучшим тестом на производительность и надёжность. Хотелось бы увидеть работу системы на триллионах записей, петабайтах информации.

Договорная работа – важнейшее звено в организации ведения дел любого хозяйствующего субъекта. И здесь важен не только сам процесс обсуждения и подписания договоров, но и их корректное (структурированное) хранение, при котором присутствует возможность оперативного поиска и просмотра всей истории хозяйственной деятельности. Помочь в этом сможет «1С:Документооборот» - система электронного документооборота от 1С.

Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:

реквизитами;
нумерацией;
четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

Появится возможность отслеживать статус документа: «Подписан / Отклонен» и процесс (режим) «Подписание», при котором можно будет отследить, кто из ответственных лиц подписал данный документ и когда.
Можно будет вести классификацию договоров в зависимости от наименований контрагентов (собственная компания выбирается в поле «Стороны»). Более того, можно выбирать сразу несколько контрагентов.
Доступен режим «Мы и контрагенты» (вариант подписания).
Можно установить срок действия договора (следует проставить реквизит-признак «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления»).
Можно указать финансовые признаки договора (поле «Сумма», «Валюта» и отдельно – «НДС»).
Есть возможность отфильтровывать неактуальные договоры, потерявшие свою юридическую силу. (Система «1С:Документооборот» будет самостоятельно отслеживать другие документы, которые делают данный договор недействительным, или же отслеживать дату его истечения, и проставлять флаг «Расторгнут» и ссылку на обосновывающий этот статус документ).

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

«Заполнение рабочей группы является обязательным»;
«Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Присвоение номера

На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.

Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:

минимизируется риск совершения ошибок;
сокращаются сроки подготовки документов;
практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

автоматически заполнились все реквизиты документа;
заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:

файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
состояние контроля договора.

Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»

У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
Составление блок-схемы бизнес-процесса.
Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
Определение исполнителей каждой из задач.
Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
Определение перечня применяемых программ (баз данных).
Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
Показатели эффективности (их определение и обоснование).
Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

специалисты из отдела безопасности компании;
юристы предприятия;
специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

«1С:Документооборот» - это комплексная система, позволяющая систематизировать процесс работы с договорами и повысить ее эффективность. Данный программный продукт от 1С подходит для компаний разных масштабов и абсолютно всех видов деятельности. Наши компетентные специалисты сделают бизнес-процессы по теме контрактации и учета договоров на вашем предприятии намного более эффективными!

Читайте также: