1с для данного документа учет оригиналов не ведется
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версии 3.0.72.54.
Если при расчетах с контрагентами организация не применяет электронный документооборот (ЭДО) с использованием электронной подписи, то бухгалтерская служба должна контролировать получение оригиналов документов от поставщика в бумажном виде.
Документы, полученные от поставщиков, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в том числе наименования должностей лиц, совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), их подписи с расшифровкой.
Флаг Оригинал получен, установленный в форме документа Поступление (акт, накладная), позволяет контролировать наличие надлежаще оформленных оригиналов документов, полученных от поставщиков.
Если в учетной системе покупателя (заказчика) регистрируется документ, полученный от поставщика (исполнителя) по электронной почте или загруженный из файла, то такой документ не считается юридически значимым документом, поэтому флаг Оригинал получен должен быть выключен.
Как только бухгалтерская служба получит надлежаще оформленный оригинал документа, для соответствующего документа поступления следует изменить статус - установить флаг Оригинал получен.
Изменять статусы получения оригиналов можно не только из формы документа, но также из формы списка документов поступления. Для этого следует выделить один или сразу несколько документов в списке и изменить статус их подписания по команде Оригинал – Оригинал получен. Эта возможность особенно актуальна для документов, относящихся к закрытому периоду, поскольку изменение статуса не требует их перепроведения.
Используя настройки списка, можно установить отбор и вывести список неподписанных документов для принятия управленческих решений.
О том, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) можно контролировать подписание покупателями документов реализации, см. здесь.
Чаще всего эта галочка расположена в шапке документа и видна пользователю, например в таких документах:
- «Поступление (Акты, накладные, УПД)»;
- «Поступление доп. расходов»;
- «Поступление основных средств»;
- «Приобретение земельных участков».
Так же есть документы, в которых галочка «Оригинал» находится на закладке «Дополнительно».
- «Поступление оборудования;
- «Поступление Материалы в переработку»;
- «Поступление: Объекты строительства».
Важно! Отметку можно установить даже в том случае, если период закрыт, для этого не обязательно перепроводить документ.
Как установить отметку, не перепроводя документ (в закрытом периоде)
- Открыть нужный нам журнал.
- Выделить нужный документ.
- Нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню.
- Выбрать строку «Оригинал».
- В открывшемся подменю выбрать строку «Оригинал получен».
Появилась отметка «Оригинал», при этом документ не перепроводился.
Те же действия можно повторить для того, чтобы проставить отметку «СФ оригинал получен».
Как вывести реестр документов, не имеющих отметку о наличии оригиналов документов
- Открыть нужный нам журнал
- Нажать кнопку «Печать»
- Выбрать строку «Реестр документов»
- Выбрать нужный период
- Нажать кнопку «Показать настройки»
- Открыть закладку «Оформление»
- Отметить пункт «Оригинал»
Если необходимо вывести документы, по которым нет оригиналов.
- Нажать кнопку «Показать настройки»
- Открыть закладку «Отбор»
- Нажать кнопку «Добавить»
- В открывшемся окне выбрать поле «Оригинал»
Теперь реестр содержит только те документы, которые не имеют оригинала. При необходимости его можно распечатать или сохранить для отправки в электронном виде.
Аналогичным способом можно вывести список всех документов или документов, по которым есть оригиналы документов.
Обратите внимание! Для того, чтобы проверить наличие подписанных покупателями (заказчиками) документов нужно произвести все те же действия, в журнале «Реализация (Акты, накладные, УПД)», только отметка будет называться «Документ подписан».
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.88.22.
Чтобы проконтролировать наличие оригиналов первичных документов и счетов-фактур, полученных от поставщиков, в стандартных документах поступления предусмотрена группа реквизитов Оригинал.
При получении оригинала первичного документа следует установить флаг получен, а при поступлении оригинала счета-фактуры - флаг СФ получен.
При получении УПД доступен только флаг получен.
Установить или снять отметки о получении документов, счетов фактур или всего комплекта документов можно также в списке документов поступления по команде Оригинал. Сделать это можно и в закрытом периоде.
О том, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) проконтролировать получение от поставщиков оригиналов первичных документов и счетов-фактур см. здесь и здесь.
Чтобы проконтролировать подписание покупателем выставленных ему документов в стандартных документах реализации предназначен флаг Документ подписан. Как использовать этот флаг, см. здесь.
Возможность указывать лицо, ответственное за ведение сделки с конкретным контрагентом или по конкретному договору (менеджера), в стандартных документах поступления и реализации не предусмотрена. При этом программа позволяет настраивать наборы дополнительных свойств для определенных объектов программы. Например, можно добавить дополнительный реквизит Менеджер в справочник Контрагенты, чтобы указывать ответственное лицо, а затем эту информацию использовать при составлении отчетов по полученным или выданным документам.
Использование дополнительных реквизитов включается в разделе Администрирование - Общие настройки. В форме Общие настройки следует развернуть группу Дополнительные реквизиты и сведения, где установить одноименный флаг, после чего перейти по гиперссылке Дополнительные реквизиты в одноименную форму.
В левой части формы Дополнительные реквизиты следует выделить курсором набор реквизитов Справочник "Контрагенты" и нажать на кнопку Добавить – Новый.
В открывшейся карточке дополнительного реквизита следует ввести наименование (например, Менеджер), выбрать тип значения и заполнить другие поля. Если в качестве типа значения выбрать Физическое лицо, то менеджеров можно выбирать из справочника Физические лица.
После сохранения дополнительного реквизита в карточке контрагента появляется возможность указывать менеджера, который работает с данным контрагентом.
После того как к каждому контрагенту будет привязан менеджер, можно формировать отчеты (например, по неподписанным документам реализации или по отсутствующим оригиналам первичных документов и счетов-фактур) в разрезе менеджеров или с отбором по конкретному менеджеру.
Перед формированием требуемого отчета предварительно требуется выполнить настройку списка документов (Еще – Настроить список).
В форме настройки списка на закладке Отбор можно установить отборы по отсутствующим первичным документам, по отсутствующим счетам-фактурам и т. д. Для отобранных документов на закладке Группировка можно установить группировку по менеджерам.
После того как настройка списка выполнена, можно сформировать отчет (Печать - Реестр документов).
Реестр также можно настроить по команде Показать настройки. Например, можно вывести на печать ФИО менеджеров по сделкам, попавшим в список при отборе.
Читайте также: