1с crm настройка почты
Рассмотрим настройку почтового клиента на примере Розница, редакция 2.3
Для начала откроем раздел “Администрирование”, выбираем пункт “Органайзер”.
Переходим в пункт “Настройка системной учетной записи”. Если ранее уже использовалась почта, то достаточно будет нажать “Перенастроить” - и отобразится нужная форма для заполнения. Если ранее не была указана форма, то сразу же будет нужное нам окно
В открывшемся окне заполняем:
адрес электронной почты; пароль (от этой же почты)
Отмечаем нужные поля в разделе “Использовать учетную запись: для отправки почты; для получения почты”.
В разделе “Для кого учетная запись” устанавливаем нужный вам флаг:
- для всех - в этом случае все пользователи вашей базы смогут отправлять письма с помощью этой электронной почты;
- только для меня - только вы будете использовать этот электронный ящик при отправке писем из базы.
Заполняем поле “Имя отправителя” (указываем ваше ФИО или название вашей компании) - так как именно эта информация будет отображаться в отправляемых письмах. Нажимаем “Далее”.
После этого 1С проверит правильность настроек электронной почты. Займет несколько минут. После успешной проверки просто нажимаете “Записать и закрыть”. Готово! Если же все-таки после проверки отобразится ошибка, то программа вернет нас на окно настройки почты. Теперь выбираем “Настроить вручную”.
В открывшемся окне проверяем данные для входящей и исходящей почты. Проверяем, верно ли заполнены поля: “Сервер”, “Порт” и “Шифрование” (Всегда SSL или Авто) - данные значения зависят от настроек выбранного вами почтового сервиса. Вот некоторые из них (наиболее часто используемые)
Google Mail
Чтобы данная почта работала с 1С, нужно зайти на саму почту, выбрать “Настройки”, перейти на “Все настройки” и выбрать вкладку “Пересылка POP и IMAP”, в самом низу поставить галочку напротив “включить IMAP” и сохранить изменения.
Также на данную почту могут поступить письма о попытке входа со стороннего приложения (1С), в этих письмах нужно подтвердить, что вход осуществляли вы. Также, перейдя по ссылке нужно разрешить доступ сторонним приложениям.
Yandex Почта
Яндекс требует создания дополнительного пароля, который будет использоваться только для сторонних приложений. Заходим в “Настройки” в самом аккаунте, выбираем “Безопасность” - “Пароли приложений”, указываем название пароля (в нашем случае пропишем 1С-пароль) - “Создать”, пароль генерируется автоматически, копируем его и именно этот пароль используем в настройках почтового клиента. Пароль приложения показывается один раз — если вы случайно закроете эту страницу, просто создайте новый. После смены общего пароля в Яндексе нужно заново создать все отдельные пароли.
Дополнительных настроек не требует.
Для продолжения настроек нажмите “Далее”.
Настройка правила обработки обращений
Выбор правила обработки на форме учетной записи электронной почты
Для каждого источника обращений можно выбрать более одного правила обработки, указав условие применения каждого правила. Для выполнения такой настройки нужно выполнить команду Расширенная настройка и выбрать условия и правила обработки.
Условие применения правила обработки
Каждое правило обработки обращения — это набор настроек, определяющих правила назначения ответственного за обработку обращения, а также описание действия которое нужно выполнить (создать интерес или отклонить обращение).
Обращение, для которого не определен ответственный, может быть адресовано одновременно нескольким пользователям, для этого в поле «Адресовать обращение» выбрать значение «На роль исполнителя» и выбрать роль исполнителя, в которую включены нужные сотрудники. Также обращения могут распределяться по очереди между несколькими сотрудниками. Для этого нужно в поле «Адресовать обращение» выбрать значение «На пользователя в очереди» и заполнить список ответственных.
Настройка правила обработки обращения
Также правило обработки позволяет настроить автоматическое создание на основании обращения Интереса клиента или Обращения в поддержку. Для этого нужно в поле Действие выбрать значение «Создать интерес клиента или обращение в поддержку» и указать параметры создания. Также можно настроить автоматическое отклонение обращения. Для этого в поле Действие выбрать значение «Отклонить обращение» и выбрать причину отклонения.
Важно!
Новый Интерес или Обращение в поддержку будет создано только в случае, если обращение не было автоматически связано с существующим активным интересом.
Если обращение не было связано с Клиентом или Потенциальным клиентом, тогда при создании нового Интереса или Обращения в поддержку будет создан новый Потенциальный клиент.
Сервис выполняет только легальные почтовые рассылки. Это означает, что рассылка выполняется от имени почтового ящика. Поэтому для выполнения рассылок от определенного почтового ящика нужно:
- зарегистрировать почтовый ящик в личном кабинете сервиса UniSender;
- зарегистрировать в 1С:CRM учетную запись для почтового ящика
Важно!
Система UniSender используется только для отправки рассылок, подготовленных с помощью документа Рассылка электронных писем. Его нельзя использовать для отправки обычных писем из почтового клиента.
Внимание!
Перед регистрацией внимательно ознакомьтесь с условиями использования сервиса и тарифами.
Рассылки выполняются от имени почтового ящика, указанного при регистрации. При необходимости можно зарегистрировать в сервисе несколько почтовых ящиков, от имени которых будет доступна рассылка.
Настройка сервиса UniSender и 1С:CRM
Для использования сервиса UniSender в системе 1С:CRM необходимо включить возможность доступа к сервису UniSender по API.
Настройка аккаунта UniSender
Включение возможности доступа к сервису по API
Далее выполнить настройку подключения в 1С:CRM к сервису UniSender.
- Открыть список сервисов рассылок электронных писем Маркетинг → Рассылки электронных писем → Сервисы рассылок электронных писем;
- В форме списка выполнить команду Создать и выбрать сервис UniSender;
- В открывшейся форме выполнить команду Подключить;
Затем прописать название сервиса и выполнить команду Готово.
Настройка интеграции с сервисом рассылок UniSender
Сервис UniSender выполняет рассылки от имени учетной записи, указанной в документе Рассылка электронных писем.
Поэтому учетная запись, от имени которой будет выполняться рассылка должна быть:
Для того, чтобы зарегистрировать имя учетной записи в сервисе UniSender необходимо:
- войти в личный кабинет сервиса UniSender;
- открыть настройки аккаунта;
- зарегистрировать электронный адрес учетной записи, от имени которой будет выполняться рассылка.
Важно!
Рекомендуем администраторам почтовых серверов выполнить настройки SPF и DKIM, созданные в сервисе UniSender при регистрации имени учетной записи. SPF и DKIM — это механизмы верификации почтового сервера, позволяющие проверить его подлинность. Многие почтовые серверы используют их при получении почты, чтобы быть уверенными в том, что получаемая почта не является спамом. Выполнение этой рекомендации уменьшит вероятность того, что письма рассылки попадут в спам.
Настройка UniSender для возможности подписки клиентов на рассылки
Для корректной работы механизма нужно выполнить следующие настройки в личном кабинете UniSender:
- Войти в личный кабинет аккаунта UniSender;
- Перейти в списки контактов Контакты → Списки контактов и выбрать список контактов;
- Перейти по гиперссылке Инструменты подписки и отписки;
- Заполнить в окне поля: адрес отправки, тему, содержание письма, которое будет отправлено клиенту для запроса подтверждения подписки.
Рассылки электронных писем через систему UniSender
Рассылки в программе 1С:CRM выполняются из документа Маркетинг → Рассылка электронных писем. Документ позволяет сформировать список получателей рассылки, создать макет письма и запустить выполнение рассылки. После настройки интеграции с сервисом UniSender все рассылки будут выполняться через сервис UniSender. Рассылки будут выполняться от имени учетной записи, выбранной в документе Рассылка электронных писем.
Как использовать шаблоны для рассылок, созданные в системе UniSender
Особенностью сервиса UniSender является встроенный редактор. Данный редактор позволяет быстро создавать шаблоны писем для рассылки. Для того чтобы выполнить рассылку из 1С:CRM с данным шаблоном нужно:
- Зайти в личный кабинет UniSender и создать новый шаблон письма по инструкции;
- В 1С:CRM необходимо выбрать сервис отправки рассылок UniSender: Маркетинг → Рассылки электронных писем. Этот сервис будет значением по-умолчанию, при создании Рассылки электронных писем. При необходимости его можно будет изменить в конкретной рассылке (после добавления стороннего сервиса в Рассылке становится доступным поле выбора сервиса рассылки).
Использование шаблона рассылки созданного в UniSender
Как использовать автотекст в шаблонах UniSender. Как указать ФИО получателя в шаблоне рассылки UniSender?
Шаблон, подготовленный в системе UniSender может содержать специальный текст, который будет заменен при формировании писем рассылки. Например, при выполнении рассылки в письма автоматически добавится Имя получателя. Для этого в шаблоне рассылки используется автотекст %ПОЛУЧАТЕЛЬ_ИМЯ%.
Ниже приведен список вариантов автотекста, которые используются в новых шаблонах:
- %ПОЛУЧАТЕЛЬ_ИМЯ% — имя получателя рассылки;
- %ПОЛУЧАТЕЛЬ_ИМЯ_ОТЧЕСТВО% — имя и отчество получателя рассылки;
- %ПОЛУЧАТЕЛЬ_ФАМИЛИЯ_И_О% — фамилия полностью, а имя и отчество сокращенно. Например Афанасьева И. Б.;
- %УВАЖАЕМОМУ_ПОЛУЧАТЕЛЮ_ФАМИЛИЯ_ИМЯ_ОТЧЕСТВО% — пример результата «Уважаемой Афанасьевой Ирине Борисовне»
- %УВАЖАЕМЫЙ/УВАЖАЕМАЯ% — подставляется уважаемый или уважаемая в зависимости от пола получателя.
Что делать, если пользователь отписался от рассылки?
Система UniSender добавляет в каждое электронное письмо гиперссылку, перейдя по которой, получатель письма может отписаться от рассылки. После отказа от рассылки на адрес получателя не будут отправляться письма.
Отметка о том, что клиент отказался от рассылки, будет автоматически загружена в 1С:CRM и выведена в карточке клиента.
Клиент отписался от электронных рассылок
После снятия галки Отписался от Email рассылок система отправит клиенту письмо с предложением подписаться на рассылки. Клиент может повторно отказаться от рассылки, и в этом случае отметка от рассылки будет установлена повторно.
Отправка оповещений пользователей через систему UniSender
В программе реализован механизм оповещений по электронной почте. Пользователь в персональных настройках выбирает вид оповещения. Например, оповещения о новых документах по выбранным клиентам или оповещения о скором окончании срока задач.
Для того, чтобы email оповещения отправлялись через сервис UniSender нужно:
В эпоху соцсетей и мессенджеров кажется, что век электронной почты заканчивается. Но у электронных писем есть преимущества, которые позволяют им быть актуальными такое продолжительное время:
- клиенту можно написать электронное письмо зная его адрес, в то время как в соцсетях и мессенджерах начать первым переписку с клиентом бывает затруднительно;
- клиенты не ждут мгновенной реакции на электронное письмо, поэтому обработка электронной почты выполняется в любое время;
- в почтовом ящике удобно искать историю переписки с клиентом.
С электронной почтой можно работать непосредственно в системе 1С:CRM. Для этого в решении реализован встроенный почтовый клиент АРМ Почта.
Встроенный почтовый клиент поддерживает протоколы SMTP, IMAP и POP3. Вся переписка с клиентами, контактными лицами и пр. сохраняется непосредственно в информационной базе. Таким образом история переписки с клиентом доступна прямо из карточки клиента или, например, Интереса.
Прежде чем начать работу в почтовом клиенте, необходимо настроить учетную запись. Подробнее об этом в статье «Настройка учетных записей электронной почты».
АРМ Почта можно открыть с помощью команд Главное → Почта, Клиенты → Почта или Органайзер → Почта.
Папки электронных писем
- выбрать почтовый ящик в области «Почтовые папки»;
- открыть контекстное меню (нажатием правой кнопки мыши);
- выбрать команду Управление папками.
Настройка синхронизации почтовых папок
В системе 1С:CRM реализована возможность синхронизации всей структуры почтовых папок и писем между почтовым клиентом и почтовым сервером. При настройке считываются все доступные папки и можно указать - на какие папки подписаться для их синхронизации.
Синхронизация включается в форме учетной записи электронной почты:
Настройка синхронизации почтовых папок
Изменение расположения писем и папок будет синхронизироваться в обе стороны.
Внимание! Механизм доступен, если учетная запись настроена на использование протокола IMAP.
Команды списка писем
Для удобства работы в АРМ Почта в командную панель вынесены основные команды:
Принять обращение. Откроется Мастер принятия обращения для создания Интереса. После принятия обращения письмо будет перемещено в папку «Обработанные», если такая настройка установлена в Настройках учетной записи.
Отклонить обращение. Если в настройках учетной записи установлена галка «Указывать причину отклонения», то при выполнении этой команды нужно будет указать причину, иначе обращение нельзя будет отклонить.
— Создать. Для создания Личной задачи, Поручения и Запуска произвольного процесса.
В зависимости от активной папки учетной записи, состав командной панели может меняться.
Пометку важности и отметку о прочтении письма можно установить:
- используя командную панель;
- через контекстное меню письма;
- кликая мышкой в соответствующих ячейках.
Список электронных писем можно также сортировать по:
Пользователю с правами администратора доступен переход к списку учетных записей электронной почты из АРМ Почта:
Настройка учетных записей
Персональные настройки пользователя
Персональные настройки пользователя открываются из АРМ Почта.
Персональные настройки пользователя
В персональных настройках указывается:
- основная учетная запись электронной почты;
- отправка писем, с помощью регламентного задания или сразу;
- показ вложений.
Таймаут отметки о прочтении — с помощью этой отметки пользователь может изменить время, через которое в списке писем система пометит выделенное письмо, как прочитанное.
При установке нулевого значения письмо будет считаться прочитанным только после его открытия.
Настройки почты
Дополнительные настройки
В АРМ Почта доступны три режима просмотра:
- обычный;
- горизонтальный (удобен при использовании небольших мониторов);
- вертикальный (удобен при использовании широкоформатных мониторов).
Команда Просмотр письма включен/отключен отключает и включает просмотр текста писем.
Просмотр текста письма
Вложения писем отображаются внизу окна с иконками типов файлов (письмо, документ Microsoft Word, PDF-файл и др.) и открываются кликом. Сохраняются все файлы командой Сохранить все вложения.
Работа с вложениями
Для сохранения конкретного вложения используется контекстное меню:
Сохранение конкретного вложения
Создание нового письма
Для того, чтобы написать новое письмо, нужно выполнить команду Написать.
Создание нового письма
В полях «Кому» и «Копия» пользователь указывает начало имени или адреса электронной почты адресата. После короткой паузы программа сама попытается найти получателя среди потенциальных клиентов, клиентов, контактных лиц или пользователей программы. При помощи кнопки «Скрыть/показать получателей письма» можно просмотреть список получателей письма.
Отображение получателей письма
Адресная книга
При подборе получателя письма можно воспользоваться Адресной книгой. Для этого нужно использовать кнопку выбора рядом с полем «Кому», «Копия» или «Скрытая копия».
Открытие Адресной книги
В Адресной книге выполнить поиск получателя. При выборе нужного получателя его email перенесется в список адресатов.
После выполнения команды ОК информация о выбранных получателях будет перенесена в список получателей электронного письма.
Адресная книга
В поле «Тема» следует ввести тему письма, а в поле «Описание» — текст письма. В текст письма можно добавить картинки или прикрепить файлы к письму, выполнив команду Добавить вложение.
Создание нового письма
Изменить стиль текста письма можно с помощью команд, используемых при редактировании текста.
Редактирование текста письма
Использование шаблонов писем
Шаблоны электронных писем помогают упростить и автоматизировать отправку однотипных писем.
Для выбора шаблона электронного письма нужно в письме выполнить команду Из шаблона и выбрать нужный.
Заполнение из шаблона
Как добавить подпись к электронному письму
Для автоматической подстановки подписи в электронные письма необходимо добавить подпись в Персональных настройках пользователя.
Подпись электронного письма
Получение писем
Получение почты
В АРМ Почта можно получать почту не для всех электронных ящиков, а для конкретных.
Получение почты
Для каждого почтового ящика также указывается время последней загрузки почты.
Дата и время загрузки почты
При открытии входящего электронного письма в поле «От» можно увидеть данные отправителя, а при сопоставлении адреса отправителя с клиентом в системе, данные о клиенте отобразятся в поле «Контакт».
В письме также отображаются прикрепленные файлы и картинки.
Для ответа на входящее электронное письмо нужно использовать команду Ответить. Если в письме несколько получателей и требуется ответить всем, то необходимо использовать команду Ответить всем.
Ответ на входящее письмо
Оповещения о новых письмах
Если необходимо получать оповещения о новых письмах, нужно на форме Персональных настроек пользователя включить оповещение «Оповещать о новых входящих письмах».
Оповещения о новых письмах
Если новых писем будет немного, оповещение будет создано на каждое пришедшее письмо с возможностью быстро перейти к тексту письма. Иначе будет создано одно общее оповещение с указанием количества новых писем и возможностью перейти в АРМ Почта.
Поиск писем и фильтры
В Почте есть возможность поиска писем.
Поиск
В почтовом менеджере есть быстрый поиск писем, а также фильтры: «Простой поиск» и «Расширенный поиск».
Быстрый поиск выполняет поиск писем по всем значениям.
Найденное письмо или письма отображаются в списке писем.
Быстрый поиск
Форма простого и расширенного поиска открывается по команде Фильтр.
В форме «Простой поиск» поиск настраивается по периоду, полям: «Отправитель», «Получатель», «Тема», «Текст письма», «Ответственный», только по непрочитанным письмам.
Простой поиск
В форме «Расширенный поиск» — поиск можно осуществить по указанному периоду, по одному из выбранных полей. Выбрать «Вид сравнения» и прописать значение. А также только по непрочитанным письмам.
Расширенный поиск
Просмотр цепочки писем в переписке
Для просмотра цепочки писем в переписке необходимо воспользоваться командой Структура подчиненности документа.
Просмотр цепочки писем
Как настроить автоматическую сортировку входящих писем
Для сортировки входящих писем по темам можно использовать папки «Обработанные», «Удаленные», «Нежелательная почта» или добавить свои папки. Для того, чтобы входящие письма автоматически попадали в нужную папку необходимо настроить правила обработки. Для этого нужно:
- выбрать почтовый ящик в области «Почтовые папки»;
- открыть контекстное меню (нажатием правой кнопки мыши);
- выбрать команду Создать правила обработки.
Далее выполнить следующие шаги для настройки:
- Выбрать папку в поле «Помещать в папку»;
- Настроить правила фильтрации;
- В поле «Условие» выбрать правило фильтрации.
При выполнении заданных условий письмо автоматически будет распределено в папку, заданную пользователем.
Читайте также: