Worksection интеграция с телеграм
Разбираем аргументы «за» и «против». В конце также можно ознакомиться с моим мнением на этот счет.
С чего все начиналось?
Решение сложной задачи часто оказывается простым и гениальным. Так и вышло, когда ко мне обратилась крупная компания с проблемой потери прибыли. И дело было не в утечке или неграмотном ведении бизнес-процессов, а элементарно в долгих паузах в документообороте.
В реализации проекта мне помогал аналитик от заказчика, и в общем-то всё.
Итак, к кейсу
В коллектив организации входит большое количество выездных сотрудников. Часто возникают ситуации, когда у работника нет возможности пользоваться CRM-системой на компьютере (в нашем случае ноутбуке) для выполнения рабочих задач.
Более подробно описать ситуации я, к сожалению, не могу, т.к. есть договоренность о неразглашении подробностей этого кейса.
Как решить проблему потери времени? У сотрудника должна быть возможность коннектиться с CRM-системой с планшета или телефона.
Как осуществить задуманное?
Выход нашёлся быстро: создать чат-бот в Telegram.
И на это решение можно посмотреть с двух сторон: с позиции управленцев и со стороны айтишников.
Не буду кривить душой, мне ближе позиция программистов с небольшими оговорками. Моя идея хороша, как ни крути. Но давайте сначала рассмотрим позиции обеих сторон.
Если рассуждать со стороны управленцев, соединение CRM-системы с чат-ботом Telegram значительно снижает энергозатраты и финансовые расходы компании. И вот, почему:
Не нужно обучать большой штат новым программам-интеграторам CRM с телефоном.
Тем более, стоимость таких программ значительно выше, чем стоимость написания и поддержания работоспособности чат-бота для Telegram.
Это удобно. Сейчас у каждого есть возможность скачать Telegram, который не занимает много места в памяти телефона.
Работает Telegram-бот действительно быстрее, чем сложная программа. Кроме того, чат-бот помогает сотруднику сориентироваться во внутреннем документообороте фирмы.
Но со стороны безопасности и сохранности данных такое внедрение в электронный документооборот крупной компании нужно считать неприемлемым. Здесь на арену выходят возможные доводы IT-отдела.
Интеграция мессенджера в CRM-систему может привести к утечке информации. Сам по себе документооборот необходимо строить на основе внутренних ресурсов, также необходимо предусмотреть авторизацию пользователей. Если не учесть эти моменты, то данные могут уйти не в те руки.
С точки зрения офисного сотрудника это легко выполнимая задача. А со стороны «полевого» человека, это сильно усложняет процесс работы с документами.
Ещё один весомый аргумент: данные будут храниться в разных системах. Telegram-бот может быть напрямую привязан к CRM или ERP-системе, но в большинстве случаев он имеет свое хранилище, в котором агрегирует данные и обрабатывает их.
Если не обратить на это внимание, то может наступить такой момент, когда данные в системах будут отличаться.
А что я думаю по этому поводу?
Более логичное решение, как программист, я вижу таким: выездным сотрудникам всё-таки работать с мобильной версией CRM-системы компании. Но напомню, это технически сложно для большой организации, и значительно бьёт по карману управленцев.
По моему мнению, идея с созданием чат-бота в Telegram является довольно простой с точки зрения использования и реализации. Да, он имеет интеграции с другими системами, но мы решили проблему удобства и оперативности получения информации.
Даже удивительно, почему другие компании не используют подобные методы. А может и использует, кто их знает?
Главное учесть, что чат-бот подойдёт для решения не всех задач, но, когда нужно разобраться с простыми вопросами быстро и вовремя, Telegram-бот это то, что нужно.
О технической стороне вопроса
Идея была реализована на основе Telegram API на вебхуках. Для разработки был использован любимый python, данные хранятся в базе postgresql. Для ускорения работы и асинхронности задач применили связку redis + celery, в качестве серверной операционной системы использована Ubuntu 18 Server.
К слову сказать, мой клиент остался доволен. Нововведение принесло компании прибыль, которая терялась на простоях из-за пауз в цепочках бизнес-процессов.
А вы на стороне программистов или управленцев? Делитесь своим мнением, задавайте вопросы!
Здравствуйте, друзья!
Продолжаем знакомить вас с новинками последнего обновления системы.
Многие из вас ждали интеграцию с Telegram и мы это сделали!
Как это работает?
После подключения, уведомления из Worksection попадают через одноимённого бота в Telegram. Фишка в том, что на эти уведомления можно отвечать и прикреплять файлы — наш бот перенесёт ваш ответ как комментарий, в нужный проект, в нужную задачу.
Кроме того, с помощью специальных команд вы сможете просматривать списки Проектов, Задач, Участников, а также ставить новые задачи прямо из Telegram!
Как подключить?
Интеграция с Telegram реализована на персональном уровне, поэтому подключить / отключить её можно в своём Профиле. Включите рубильник и следуйте инструкциям.
Напоминаем, что у вас есть горячие клавиши, и попасть в свой профиль вы можете нажав ⌘ alt + М находясь на любой странице аккаунта. Все горячие клавиши можно посмотреть нажав ⌘/ или ctrl/
После подключения Worksection bot в Telegram будет выглядеть так:
Какие команды можно использовать?
Краткий список команд для общения с ботом доступен по кнопке /
Нажмите или напишите /help для того, чтоб увидеть полный список команд с описанием:
/help — Показать подсказку
/list — Список порядковых номеров проектов. Эти номера нужны при создании задач
/list N — Список задач проекта N
/add N task name — Добавить задачу в N-ый проект
/add task name — Добавить задачу в первый по номеру проект
/add N task name 6 <email@assignee> (5d) — Задание, [приоритет], <email ответственного>, (срок)
/team N — Показать команду N-го проекта
/team — Показать команду первого проекта
/list search string — Список порядковых номеров проектов, в названии которых есть строка search string
/list N search string — Поиск задач проекта N в названии которых есть строка search string
Как поставить задачу из Telegram в Worksection?
Первым делом нужно узнать номер проекта, в котором мы ставим задачу. Для этого используйте команду /list
Предположим, мы узнали, что нужный проект находится под номером 30. Значит, для того чтоб создать в нём задачу «Проверка» — используем команду /add 30 Проверка
Вы также можете указать дополнительные параметры, такие как Приоритет, Ответственный и Срок в днях. Предположим, мы хотим создать задачу «Проверка» с приоритетом 10 и дать 3 дня на исполнение — используем команду /add 30 Проверка [10] (3d)
Как отвечать на уведомления из Telegram?
После интеграции, все ваши Уведомления из этой колонки будут попадать в Telegram.
Рассмотрим наглядный пример
И напоследок пара трюков.
Свяжите Worksection и Телеграм за 5 минут.
Без программистов. Готовы начать прямо сейчас?
Создайте интеграцию Worksection и Телеграм самостоятельно, без программистов
Другие готовые интеграции
Как интегрировать Worksection и Телеграм
c помощью ApiX Drive
Теперь Вам не нужно привлекать программистов или интеграторов для автоматизации Worksection и Телеграм.
С ApiX-Drive вы свяжете и автоматизируете работу этих систем за 5 минут, самостоятельно.
Укажите какие действия будут происходить между системами
Возможности автоматизации
Worksection и Телеграм
Настройте один раз правила, по которым будут работать системы.
С заданным интервалом передавайте данные из Worksection в Телеграм.
- Загрузить задачи (новые)
- Загрузить подзадачи (новые)
- Загрузить проекты (новые)
Популярные вопросы про интеграцию Worksection и Телеграм
Как происходит интеграция Worksection и Телеграм?
- Для начала нужно зарегистрироваться в ApiX-Drive
- Выбираете какие данные передавать из Worksection в Телеграм
- Включаете автообновление
- Теперь данные будут автоматически передаваться из Worksection в Телеграм
Сколько времени нужно на интеграцию?
В зависимости от системы, с которой вы будете делать интеграцию, время настройки может отличаться и составлять от 5-ти до 30-минут. В среднем настройка занимает 10-15 минут.
Сколько стоит интеграция Worksection с Телеграм?
За саму интеграцию ничего платить не нужно и на всех тарифах доступен полностью весь функционал. Вы оплачиваете только количество данных, которые по факту передаются из одной вашей системы в другую через наш сервис. Если у вас количество данных в месяц небольшое, можете смело пользоваться бесплатным тарифом или перейти на платный, при необходимости. Подробнее о тарифах.
Сколько всего готовых интеграций доступно в Apix-Drive?
На данный момент у нас готово 312+ интеграций помимо Worksection и Телеграм
Система Worksection специализируется на управления проектами, предоставляя клиентам широкий набор инструментов для планирования и организации проектов, управления коммуникациями в его рамках и получения детальных отчётов. В зависимости от версии сервиса, минимальное количество активных проектов и пользователей составляет 10, а максимальное не ограничено. В проект также можно приглашать клиентов и партнёров компании, которые принимают активное участие в работе команды и могут отслеживать скорость и эффективность работы, оставлять комментарии и приглашать сторонних специалистов в команду. Система предлагает клиентам также и мобильную версию для iOS и Android. Подробнее
После подключения, уведомления из Worksection попадают через одноимённого бота в Telegram Messenger. Фишка в том, что на эти уведомления можно отвечать и прикреплять файлы — наш бот перенесёт ваш ответ как комментарий, в нужный проект, в нужную задачу.
Кроме того, с помощью специальных команд вы сможете просматривать списки проектов, задач, участников, а также ставить новые задачи прямо из Telegram.
Как подключить
Интеграция с Telegram реализована на персональном уровне, поэтому подключить / отключить её можно в Профиле. Включите рубильник и следуйте инструкциям.
Напоминаем, что у вас есть горячие клавиши. Попасть в профиль можете, нажав ⌘alt+М, находясь на любой странице аккаунта. Все горячие клавиши можно посмотреть нажав ⌘/ или ctrl/
После подключения бот Worksection в Telegram будет выглядеть так:
Какие команды можно использовать
Краткий список команд для общения с ботом доступен по кнопке «/"
Нажмите или напишите /help для того, чтоб увидеть полный список команд с описанием:
- /help — показ подсказки;
- /list — список порядковых номеров проектов. Эти номера нужны при создании задач;
- /list N — список задач проекта N;
- /add N task name — добавление задачи в N-ый проект;
- /add task name — добавление задачи в первый по номеру проект;
- /add N task name 10 (5d) — задание, [приоритет], , (срок);
- /team N — показ команды N-го проекта;
- /team — показ команды первого проекта.
- /list search string — Список порядковых номеров проектов, в названии которых есть строка search string
- /list N search string — Поиск задач проекта N в названии которых есть строка search string
Как поставить задачу из Telegram в Worksection
Нужно узнать номер проекта, где мы ставим задачу. Для этого можно воспользоваться командой /list
Предположим, мы узнали, что нужный проект находится под номером 30. Значит, для создания в нём задачи «Проверка» — используем команду /add 30 Проверка.
Вы также можете указать другие параметры: приоритет, ответственный и срок в днях. Предположим, хотим создать задачу «Проверка» с приоритетом 10 и дать 3 дня на исполнение — используем команду /add 30 Проверка [10] (3d).
Как отвечать на уведомления из Telegram
После интеграции, все ваши Уведомления из этой колонки будут попадать в Telegram.
Рассмотрим наглядный пример.
И напоследок пара трюков
Друзья, теперь вы знаете про нашу интеграцию с Telegram практически всё. Пришло время её опробовать!
Worksection – интуитивно понятный облачный сервис для управления проектами и совместной работы компаний разного масштаба. Система удобна как для руководителя и сотрудников организации, так и для подключенных клиентов. Последние тоже могут добавлять пользователей и привлекать их к обсуждению.
Диаграмма Ганта и канбан-доска помогают планировать проекты клиентов, устанавливать последовательность между задачами и реальные сроки их выполнения. Учёт времени транслирует затраты сотрудников на реализацию проекта.
Содержание
Ключевой функционал
Управление проектами. В них создаются задачи и подзадачи, за которыми закрепляются сотрудники.
Коммуникация с клиентами. Если к задаче подключен клиент, он может оставлять комментарии, прикреплять файлы, чек-листы.
Учёт времени. Каждому проекту назначаются затраты времени, запускается таймер или указывается время после его выполнения. Проекты настраиваются так, чтобы клиент мог самостоятельно отслеживать время.
Права доступа. По умолчанию все проекты и задачи в системе скрыты от клиентов. Уровни доступа задаются с помощью пользовательских ролей.
Подключение к работе фрилансеров и других компаний. Если задать пользователю роль «Гость», он увидит и сможет комментировать задачи, в которые приглашён. При этом он не увидит контакты и затраты остальных участников.
Отчётность. Автоматическое создание общих и детальных отчётов, статистики по проектам и людям.
Календарь. Сюда попадают проекты и задачи, для которых определён срок.
Agile-инструменты. Канбан-доска показывает, на каком этапе находится каждый сотрудник из команды. Диаграмма Ганта транслирует сроки выполнения задач на шкале времени.
Тарифы
Компания предлагает 6 тарифных планов:
- Free (бесплатно) – ограниченный функционал, возможность создавать до 2 проектов, привлекая до 5 пользователей.
- «Мини» ($29 в месяц за 10 пользователей) – до 10 проектов, доступны все ключевые функции.
- «Базовый» ($49 в месяц за 20 пользователей) – до 20 проектов, доступны все ключевые функции.
- «Бизнес» ($99 в месяц за 50 пользователей) – до 50 проектов, доступны все ключевые функции.
- «Премиум» ($199 в месяц за 50 пользователей) – неограниченное количество проектов, добавлена возможность создавать Worksection на корпоративном домене организации.
- Enterprise (цена по запросу) – весь функционал, неограниченное число пользователей, создаваемых проектов и хранилища файлов.
Доступен 14-дневный бесплатный период. Этим и воспользуемся.
Начало работы: регистрация
Система направит письмо для подтверждения регистрации. Перейдя по ссылке, введите данные владельца аккаунта, название и адрес компании.
Настройка Worksection
После регистрации вы попадаете в свой аккаунт.
Настройки системы
Разработчик предлагает сразу интегрировать платформу:
- с Google для просмотра и редактирования файлов;
- со Slack для отправки событий в аккаунт корпоративного мессенджера.
Указываются настройки для учёта времени и финансов, отключается/включается функция создания и хранения счетов, настраиваются опции участников.
Статусы и метки
Добавляются собственные рабочие процессы и статусы задач, редактируются и добавляются новые метки.
Безопасность
Подключаются e-mail уведомления, запрашивается API ключ. Здесь можно скачать копию данных аккаунта, подключить опцию «Служба поддержки (Beta)», чтобы создавать задачи из писем клиента. Самая нижняя строчка – удаление аккаунта Worksection.
Миграция
Можно в автоматическом режиме мигрировать с Basecamp, «Мегаплан», MS Project, Asana и Jira. Обратившись в службу поддержки, вам удастся импортировать данные в ручном/полуавтоматическом режиме из других систем.
Добавление сотрудников
Чтобы добавить нового пользователя в систему, нажимайте на + или вкладку «Люди».
Система предлагает 2 варианта:
Добавление контактов
Нажимаете на +, добавить «Контакт». Заполняете необходимые поля. Контакт можно сразу занести в нужную папку. Я создал папку «Розница». Контакты вносятся вручную или импортируются в формате csv, vcard.
Работа с проектами
Все проекты сегментируются по компаниям, к которым они относятся. Нажимайте на + в верхней части экрана, дальше «Новый проект».
Вносите необходимые данные. Указываете срок и ответственного, план (предполагаемые затраты), задаёте рабочий процесс и наборы меток, ограничения для исполнителя (передача ответственности, изменение сроков задач и т.д.), выдаёте доступ (всей команде или отдельным участникам).
Работа с задачами
После создания проекта приступайте к постановке задач. Нажимайте на +, находясь в любой вкладке, затем «Новая задача».
Создание задачи
Выбираете проект, в который войдёт задача. Указываете название и приоритет (шкала от 1 до 10). Вводите ответственного, добавляете метки, задаёте срок выполнения, предполагаемые затраты по времени и деньгам, подписываете или отписываете на задачу других сотрудников, ограничиваете видимость задачи, нажав на значок замка.
Создание группы задач
При создании задачи вам будет доступен блок «Группа задач». Здесь сразу заносятся настройки по всем задачам. Опция хорошо экономит время при создании схожих задач.
Создание подзадачи
Откройте задачу, нажмите на меню «три точки» или кнопку «Добавить подзадачу». Аналогичная опция спрятана под знаком +.
Здесь также есть возможность создавать одиночные или группы подзадач.
Форматы отображения задач
Задачи выводятся по людям, в виде списка или канбан-доски.
Отчёты
Система автоматически формирует отчёты, которые сортируются по:
- имени/названию, фамилии/названию, сумме, плану;
- исполнителю;
- набору входных данных;
- диапазону времени.
В списке представлены отчёты:
- общий – отображает общее представление о работе;
- по проектам – помогает расставить приоритеты;
- по людям – даёт оценку эффективности сотрудников;
- детальный – показывает задачи и подзадачи, в которые были внесены затраты;
- счета – выводит сформированные счета.
Планирование: календарь и диаграмма Ганта
В календаре отображаются даты завершения проектов/задач, к которым конкретный сотрудник имеет доступ. Когда проект закрывается или переносится в архив, он исчезает из календаря.
Чтобы изменить дату проекта/задачи, нужно навести курсор на соответствующий квадрат и перетащить, удерживая левую кнопку мыши. Для сортировки данных имеются удобные фильтры.
Чтобы посмотреть план работ в виде столбчатых диаграмм, нужно переключиться с «Календаря» на «Диаграмму Ганта».
Интеграции с Telegram и Google Drive
Об интеграциях с Google и Slack я упоминал в настройках системы. Дополнительно каждый сотрудник может включить интеграцию с Telegram и Google Drive.
Нажмите на аваторку, дальше «Профиль». Прокрутите страницу вниз и переведите курсор в нужное положение.
Мобильные приложения
Разработчик предлагает бесплатные приложения для двух операционных систем:
- на базе iOS – средняя оценка пользователей на данный момент 2,5;
- на базе Android – средняя оценка пользователей 3,4.
Простая CRM
Функционал позволяет использовать платформу в качестве CRM.
Раздел «Люди»-«Контакты»
Можно добавлять любое количество папок, чтобы группировать контакты по сферам деятельности, клиентам и компаниям. При этом участники клиентских компаний не будут видеть контакты.
Установление связи контактов с задачами
Задача связывается с контактом, когда сотрудник упоминает его в описании или комментарии с помощью символа @.
Пример: менеджер привлёк нового клиента. Тогда ему нужно прикрепить контакт при создании задачи в блоке с описанием. Заключив сделку, сотрудник отправит данные клиента для связи в отдел продаж.
Поиск задач с контактами
Для перехода к контактам из списка задач имеются фильтры:
- задачи, в которых упоминался любой контакт;
- задачи, в которых упомянут конкретный контакт (при нажатии открывается строка поиска).
Выводы
Worksection обладает простым и дружелюбным интерфейсом. Сервис позволяет создать простую CRM для управления продажами. Но для сбора заявок с сайта придётся использовать API. Количество готовых интеграций ограничено.
Система помогает систематизировать продажи – вести обсуждение задач с клиентами и генерировать отчеты. Клиент может отслеживать стадию выполнения его задачи, но не видит внутреннюю кухню исполнителей.
Функционал обширный, цена приемлемая. В отзывах пользователи дают высокую оценку компетентности и скорости ответа специалистов из службы техподдержки.
Хотелось бы увидеть более гибкие настройки прав доступа – возможность самостоятельно создавать и редактировать роли.
Читайте также: