Система docsvision включает в себя такие стандартные приложения как делопроизводство

Обновлено: 07.01.2025

Приложение DocsVision «Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций.

Приложение «Административное делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и обеспечивает автоматизацию большинства перечисленных процессов делопроизводства:

Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

2. Наложение резолюций и выбор исполнителей.

3. Создание исходящих/внутренних документов.

Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.

Подготовка документа в инициативном порядке - процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.

4. Контроль исполнительской дисциплины.

При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль - процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

5. Передача документов в архив.

Отработанные документы подшиваются в дела, которые затем передаются на архивное хранение.

Кроме того, в системе возможны следующие этапы документооборота:

- ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) - процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
- формирование дел и томов - процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;
- списание документов в дела - процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;
- передача дел во временное пользование - до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;
- архивирование дел - производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;
- передача дел в подразделения - процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях;
- передача дел на постоянное хранение - процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;
- уничтожение документа в архиве - процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядро клиентской части - Менеджер объектов - обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций. [1].

Концептуально система DocsVision делится на две части:

Платформа, объединяющая базовые объекты, механизмы и сервисы;

Приложения, реализующие прикладную функциональность.

Система DocsVision базируется на технологиях Microsoft и состоит из ряда компонентов, необходимых для получения законченных решений. Конечное решение на базе платформы может быть получено средствами настройки существующих компонентов платформы, разработкой новых приложений и решений, или сочетанием этих двух подходов.

Технологически система DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным объектом которого является карточка — совокупность описания структуры, соответствующих ей данных и одного или нескольких элементов управления Active X, реализующих пользовательский интерфейс.

В состав поставки системы DocsVision входят два стандартных приложения: «Делопроизводство» и «Управление процессами», реализующие соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.

Дополнительные приложения, разработанные на базе платформы и частично использующие функциональность стандартных приложений, реализуют отдельные специфические задачи из области управления документами и бизнес-процессами. Дополнительные модули расширяют технические возможности системы. Например, модуль репликации между серверами, модули интеграции и шлюзы к внешним системам, веб-расширения доступа к системе через корпоративный портал, модуль архивирования, модуль расширенных отчетов и т.д.

Существуют различные редакции поставки DocsVision, включающие ту или иную функциональность стандартных приложений, дополнительных приложений и модулей.

Законченные решения для конкретных заказчиков создаются партнерами компании «ДоксВижн» при внедрении системы.

Принципиальные возможности по организации взаимодействия пользователя с решением на базе системы DocsVision представлены на рис. 2. Это может быть работа через стандартный навигатор системы, через рабочее место на корпоративном портале или через сервер электронной почты и почтового клиента (как on-line, так и off-line).

Клиентская часть DocsVision (онлайн-клиент) реализована в виде набора элементов управления Active X и работает на компьютере пользователя в среде Microsoft Internet Explorer.

Веб-расширения DocsVision позволяют выполнять ряд операций в системе без установки клиентского ПО DocsVision, используя только веб-браузер. Соответствующие компоненты доступа могут быть размещены на корпоративном портале.

Кроме того, для обеспечения работы пользователей с заданиями без доступа к серверу DocsVision, предусмотрен компонент (off-line клиент), содержащий набор форм Microsoft Exchange и позволяющий работать со специальными off-line заданиями через Microsoft Outlook.

Развертывание и обновление рабочих мест пользователей системы максимально упрощено. После установки серверной части системы и указания администратором необходимых настроек, установка клиентской части на компьютеры пользователей производится автоматически при обращении к стартовой странице сервера DocsVision через Microsoft Internet Explorer. В дальнейшем, при изменении настроек консоли управления, предназначенной для создания и обновления базы данных, а также для настройки системы обновление клиентской части, производится автоматически.

Технологически система DocsVision тесно интегрирована с инфраструктурой Microsoft, используемой на многих предприятиях:

использование Microsoft Windows Server и IIS в качестве серверной платформы;

интеграция справочника пользователей со службой каталога Microsoft Active Directory;

интеграция системы назначения прав доступа с системой безопасности Microsoft Windows Server;

использование Microsoft SQL Server в качестве системы управления базами данных (с разделением на оперативную и архивную базу данных, а также возможностью вытеснения файлов из базы данных на файловую систему);

использование Windows Workflow Foundation в подсистеме управления процессами DocsVision;

интеграция с Microsoft Office SharePoint Server и Windows SharePoint Services (процессная интеграция через шлюз, отображение информации и доступ к DocsVision через интерфейс портала);

использование Microsoft Exchange Server для отправки ссылок на задания и обработки офлайн заданий;

интеграция с приложениями Microsoft Office (синхронизация свойств файлов с атрибутами карточек и панель инструментов DocsVision для офисных приложений).

Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition.

Мы, разработчики Docsvision, называем этот продукт платформой. Именно платформой, на базе которой можно создавать различные проектные решения.

Чтобы эти решения было удобнее и быстрее создавать, а в дальнейшем и изменять, для платформы Docsvision мы сделали различные инструменты (конструкторы, модули, шлюзы), которые позволяют за счет настройки смоделировать на платформе решение под конкретного заказчика, с учетом его требований.

Также с помощью этих же инструментов мы подготовили набор готовых приложений к платформе Docsvision, которые решают конкретную бизнес-задачу (например, автоматизация процесса проведения совещания). И, если подобную бизнес-задачу нужно решить заказчику, то такое готовое приложение можно брать за основу в процессе внедрения, останется только с помощью тех же платформенных инструментов настроить его под себя.

Визуально все это можно представить в виде четырехслойной пирамиды, где в основании лежит платформа Docsvision (первый слой), для нее разработаны различные конструкторы, модули и шлюзы (второй слой), с помощью них созданы приложения (третий слой) и заказчик получает настроенное под него проектное решение (четвертый слой).

И такая четырехслойная структура была нами выбрана не случайно. При ее проектировании мы сформулировали для себя четыре принципа, на которые решили опираться при разработке последней версии Docsvision:

Открытость.
Гибкость.
Модульность.
Производительность.

Принцип №1: Открытость.

Платформа Docsvision должна быть открыта для разработки на ней.

Более детальнее про архитектуру платформы Docsvision (в том числе про ядро, объектную модель, системные модули, «движок» обработки процессов и т.д.) мы расскажем в нашем одном из наших следующих постов.

Принцип №2: Гибкость.

В платформе Docsvision все должно настраиваться «под себя», и должны быть инструменты, позволяющие делать это без программирования.

Для этого в последней версии Docsvision мы разработали целых десять конструкторов:

Конструктор карточек.
Конструктор процессов.
Конструктор справочников.
Конструктор состояний.
Конструктор ролей.
Конструктор отчетов.
Конструктор поисковых запросов.
Конструктор скриптов.
Конструктор согласований.
Конструктор нумераторов.

Конструктор процессов.

Конструктор ролей.

Все эти конструкторы нашим партнерам-интеграторам мы предоставляем бесплатно, чтобы они могли создавать различные проектные решения для своих заказчиков. Эксплуатация же готового решения, созданного на платформе Docsvision, не требует от заказчика приобретения этих конструкторов, — только если заказчик захочет самостоятельно модифицировать решение своими силами.

Мы сейчас не будем подробно раскрывать возможности каждого конструктора, но даже их количество дает представление о том, насколько гибкая платформа Docsvision, и что многие изменения в ней можно сделать просто за счет «выставления нужных галочек».

В следующих постах мы обязательно расскажем о возможностях некоторых самых интересных конструкторов, например, такого, как Конструктор карточек, который позволяет моделировать свои формы карточек и изменять существующие.

Принцип №3: Модульность.

Архитектура платформы Docsvision должна быть модульной, чтобы заказчик приобретал только те компоненты, которые ему необходимы.

На данный момент для платформы Docsvision нами разработаны следующие, так называемые, готовые модули, из которых заказчик может выбрать то, что ему необходимо и использовать это:

1. Набор готовых приложений

Это, например, такие приложения, как «Договоры», «Управление совещаниями», «Управление документами». Это все независимые готовые продукты, которые добавляют к платформе Docsvision соответствующие объекты – формы карточек (например, карточка «Договор»), справочники (например, справочник «Валюты»), роли (например, «Согласующий», «Подписант»). Как уже говорилось выше, все наши приложения мы делаем с использованием средств конструирования платформы Docsvision, а, значит, в проектном решении эти приложения можно адаптировать под требования заказчика.

2. Набор интеграционных шлюзов.

На данный момент мы разработали шлюзы к почте (SMTP/POP3), к 1С: Предприятие, к SharePoint и к SAP B1. Это своего рода готовые коннекторы, которые за счет их настройки позволяют Docsvision интегрировать с внешними системами. Основные функции всех шлюзов – это мониторинг объектов внешней системы, а также чтение и запись данных.

3. Набор рабочих мест пользователей.

Для платформы Docsvision мы разработали ряд рабочих мест для разных групп пользователей. Вот их краткое описание:

Приложение DocsVision 4.1 «Делопроизводство» предназначено для автоматизации документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Целью внедрения приложения является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:

повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
сокращение времени поиска документов и другой информации;
сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Приложение позволяет реализовать автоматизацию следующих процессов:

регистрация документов;
управление процессами обработки документов;
исполнение и контроль исполнения документов;
создание архивов документов;
управление сопутствующей справочной информацией.

Структура приложения

Приложение DocsVision «Делопроизводство» построено на базе платформы DocsVision, в связи с чем работа пользователя в приложении осуществляется с помощью основного инструмента платформы (Навигатора) и ее объектов (папок и представлений), описанных в документе Руководство по платформе DocsVision.

Основу приложения составляют следующие объекты (детальное описание этих объектов приводится в последующих подразделах настоящего документа):

карточки документов, содержащие соответствующие поля и позволяющие регистрировать документы следующих типов:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- архивные документы;
- универсальные документы;
- настройки делопроизводства, содержащий данные о дополнительных настройках (в частности, обеспечивающих шифрование и подписание электронных документов, настройки сканирования по умолчанию, список пользователей, которым разрешен доступ ко всем полям карточек и др.);
- сканирование штрих-кодов, обеспечивающий потоковое сканирование большого объема документов с последующим разбиением полученного графического файла на отдельные документы и прикрепления их к соответствующим карточкам документов;
Роли в приложении
- создание новых документов;
- регистрация документов в архиве документов;
- редактирование существующих документов;
- присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла;
- создание задач и рассылка индивидуальных заданий исполнителям;
- исполнение назначенных ему заданий;
- контроль исполнения заданий другими пользователями;
- поиск документов в приложении;
- построение отчетов;
- участие в согласовании документов.
Набор доступных отдельному пользователю функций может быть уже указанного выше, поскольку он может не обладать правами на выполнение некоторых действий (например, по редактированию существующих карточек документов) или на выполнение действий с некоторыми объектами (папками или карточками). Права пользователя на доступ к отдельным папкам или документам регулируются пользователями с расширенными правами — администраторами системы.

Администратор выполняет установку приложения и конфигурирует его в соответствии со структурой и потребностями организации (создает иерархию папок, заполняет справочники, назначает пользователям права доступа к объектам приложения и др.). Таким образом, на администратора ложится ответственность за правильное заполнение справочников, безопасность и целостность данных, правильное функционирование системы в целом. Скорее всего, администратор одновременно является пользователем системы DocsVision; не следует путать администратора системы DocsVision и системного администратора, отвечающего за работу и безопасность компьютерной сети организации. Количество пользователей, обладающих правами администратора системы, ограничивается потребностями организации и соображениями здравого смысла.

Как уже говорилось, возможности пользователя при работе с системой зависят от прав, установленных для него администратором. При этом работая с документами пользователь может выступать в одной из следующих ролей:
- автор;
- регистратор;
- исполнитель;
- контролер.
Роли сотрудников в процессе обработки документов достаточно условны и могут варьировать от одного документа к другому; сотрудник может одновременно выступать в нескольких качествах — например, являясь автором и регистратором документа, что отражается в соответствующих полях карточки документа.

Читайте также: