Какие существуют функциональные отличия между веб приложением 1с эдо
Иногда вопрос «как работать с электронными документами?» вводит в ступор бухгалтеров, которые только-только приступают к обмену документами в электронном виде (ЭДО). Для некоторых понимание процесса подключения к ЭДО заканчивается на моменте «купили электронную подпись и подключились к сервису», а на самом деле впереди интересный и многогранный путь от старой модели работы к новой. Поэтому вам лучше всего заранее решить, как вы в дальнейшем будете работать с электронными документами.
В этой статье мы рассмотрим три основных способа организации работы с электронными документами, которые доступны всем, кто переходит на ЭДО.
Веб-клиент
Веб-клиент сервиса ЭДО
У каждого сервиса обмена есть свой веб-клиент, позволяющий работать с документами с помощью вашего интернет-браузера. Вы просто входите на сайт оператора, загружаете электронную подпись и получаете полноценный инструмент работы с документами. Все понятно и удобно, словно вы проверяете почту на любимом онлайн-сервисе. Здесь можно создавать, редактировать, просматривать документы, отправлять их на выгрузку или другим пользователям. Вся корреспонденция хранится здесь согласно законодательству РФ.
Именно здесь сосредоточена ключевая функциональность сервиса: разработчики постоянно развивают интерфейс, возможности и дополнительные фишки своего веб-клиента. Во многом это происходит благодаря пожеланиям и идеям самих абонентов.
Это самый доступный способ работы, подходящий практически всем пользователям. Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании, имеющие скромный исходящий трафик документов (20-30 документов в месяц, а то и меньше) и несложную внутреннюю инфраструктуру. Зачастую в таких компаниях главный бухгалтер или директор сами работают с документами, подписывают их электронной подписью в веб-клиенте.
Интеграция с КИС
Работа с электронными документами в 1С
Но возможностей веб-клиента может не хватать, если вы ежедневно отправляете десятки документов, или каждый документ содержит сотни номенклатурных позиций. Создавать такие документы руками – никаких сил и времени не хватит. При таком объеме работ в компаниях уже используются учетные системы – 1С, Галактика, SAP и другие. Интеграция сервиса ЭДО с такими системами - прекрасное решение для средних и крупных компаний, объем документооборота которых весьма значителен.
Благодаря этой интеграции пользователи могут работать с документами в привычной учетной системе: создавать их на основе данных системы, подписывать, отправлять, получать, осуществлять проводки и хранить оригиналы. Данные входящих документов можно сразу вносить в систему, вести учет и т.п. Особенно удобно работать будет тем, кто создает документы с множеством номенклатурных позиций.
Плюсом такого способа работы, безусловно, является возможность органично интегрировать ЭДО во внутренние процессы компании. Некоторые операторы даже бесплатно предоставляют типовые интеграционные решения, которые вы можете сами скачать с сайта и установить. В иных случаях вам придется подключать вашу ИТ-службу, но этот вопрос для них привычен.
Интеграция с СЭД
Интеграция с системой документооборота
Для многих компаний переход на ЭДО является естественным шагом после автоматизации внутреннего документооборота. Если вы используете в своей работе системы электронного документооборота (СЭД), то вы можете интегрировать их с сервисом обмена. Для таких систем у операторов существуют типовые коннекторы, доступные бесплатно в последних версиях СЭД. К примеру, такой коннектор есть в системе DIRECTUM.
Интеграция с СЭД может быть многоуровневой. Например, документы создаются в учетной системе, согласовываются и подписываются в СЭД, там же хранятся, а отправляются контрагентам через оператора ЭДО. Важное преимущество – современные СЭД умеют управлять смешанным архивом документов, содержащим и электронные и бумажные оригиналы. Это пригодится тем компаниям, у которых очень много контрагентов все еще использующих традиционную почту для обмена.
Какой вариант выбрать
Чтобы еще нагляднее можно было представить все нюансы описанных нами вариантами работы – мы нарисовали для вас таблицу.Интеграция с учетной системой
Интеграция с системой документооборота
Небольшим компаниям с маленьким объемом исходящих документов.
Для компаний, использующих в работе учетные системы. При большом количестве внешних документов, а также при сложной номенклатуре.
Компаниям, использующим СЭД автоматизации процессов работы с документами в электронном виде. В этих компаниях очень много сотрудников, работающих с электронными документами.
- Быстрый старт работы
- Работа через любой браузер
- Бесплатное хранение прямо в веб-клиенте
- Удобный поиск и выгрузка документов
- Работа в одном приложении
- Занесение данных документов сразу в учетную систему
- Создание документов прямо в системе
- Удобная работа с документами со сложной номенклатурой
- Бесплатные типовые коннекторы
- Можно подключиться к нескольким операторам ЭДО
- Работа в одном приложении
- Удобное согласование и хранение документов
- Возможность интегрироваться со ВСЕМИ прикладными информационными системами
- Быстрый поиск и обращение к документам
- Сочетание бумажного и электронного архива документов
- Бесплатные типовые коннекторы
- Можно подключиться к нескольким операторам ЭДО
- Неудобно отправлять сразу много документов
- Неудобно создавать документы с большим числом позиций
- При отсутствии типовых коннекторов, придется ждать, когда будет разработано интеграционное решение.
- Возможно придется обновить свою старую систему до актуальной.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Обмен документами в цифровой форме уже давно стал неотъемлемой составляющей бизнес-процессов предприятий и организаций разного масштаба и сфер деятельности. Программы 1С последних версий, своевременно обновляемые и поддерживаемые в рамках 1С:ИТС, имеют встроенный сервис для организации ЭДО, как юридически значимого, так и не требующего электронной подписи.
Сегодня сервис ЭДО встроен как модуль практически во все конфигурации 1С. Однако, помимо случаев, когда конфигурация его не поддерживает, бывает нужно «вывести» данный процесс из функционала основной базы данных. Чтобы это организовать, а также все-таки открыть доступ к сервису 1С-ЭДО и ряду сервисов 1С:Бизнес-сети вообще из всех конфигураций, выпущенных на платформе 1С:Предприятие 8, фирма 1С выпустила «отдельностоящий» программный продукт 1С:Клиент ЭДО 8, работу которого мы и рассмотрим в данной статье.
Общее описание сервиса
Важно понимать, что ключевую роль в электронном документообороте с контрагентами играет сервис 1С-ЭДО, а не сама по себе программа.
Сервис работает в программах:
- 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
- 1С:Управление нашей фирмой
- 1С:Управление холдингом
- 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
- 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
- 1С:Управление производственным предприятием 8
- 1С:ERP Управление предприятием 2.0
- 1С:Розница 8, ред. 2.2 (в т.ч. базовая)
- 1С:Клиент ЭДО 8, ред.2
При этом рассматриваемое нами решение, дает возможности быстро организовать и начать юридически значимый цифровой обмен в автономном или в интегрируемом с другой конфигурацией 1С режиме. В автономном режиме информацию для формирования исходящих придется вводить вручную, что чревато ошибками, поэтому желательно автоматизировать внесение данных, настроив загрузку из учетной базы 1С через «Обмен данными» из библиотеки стандартных подсистем.
Этот же механизм также применим в построении нетипового или универсального обмена с любыми учетными системами, поддерживающими технологию EnterpriseData.
Если говорить о «технической» стороне вопроса, сервис-клиент 1С-ЭДО предлагает пользователям настройку прямого обмена через операторов Такском и Калуга-Астрал. Для его работы необходим доступ в Интернет.
Для пользователей 1С сервис 1С-ЭДО предоставляется на следующих условиях:
Пользователям 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты в месяц:
- 1С:ИТС уровня ПРОФ – 100 комплектов;
- 1С:ИТС уровня ТЕХНО – 50 комплектов.
Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов «СтартЭДО», предоставляется право на отправку 20 комплектов в месяц без дополнительной оплаты.
Обратите внимание! Если за один расчетный период (месяц) через сервис проходит меньше пяти комплектов, оплата с пользователя не взимается, что позволяет использовать сервис абсолютно бесплатно при небольшом объеме ЭДО.
Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…
С чего всё началось
Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.
Итак, рассмотрели сервисы:
Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.
Сравнивали по следующим параметрам:
1. Минимальные тарифы
Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.
Контур.Диадок
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
Taxcom/1С: ЭДО
Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.
Synerdocs
Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Сфера Курьер
За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.
Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.
В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:
2. Наличие демо-доступа
Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.
3. Техподдержка
Режим работы, заявленный на сайте:
Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.
Что ещё удалось выяснить о техподдержке:
Контур.Диадок
Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.
Taxcom/1С: ЭДО
Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).
Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.
Synerdocs
Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.
Сфера Курьер
Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.
Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).
4. Интеграция
В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.
Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:
Контур.Диадок
Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.
Taxcom/1С: ЭДО
Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.
Synerdocs
Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Всё, как в Taxcom.
Сфера Курьер
Платная – от 6 000 руб. в год.
Платная – от 12 500 в год.
И еще немного об интеграции:
5. Мобильное решение
Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.
6. Обмен в роуминге
Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.
Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.
С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.
И немного от себя
Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.
Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.
Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.
Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).
На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.
При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура .
Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик.
Еще больше полезных материалов об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице «1С:Антикризис» . Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С.Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:
- автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
- удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку - все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность . Опись при этом формируется автоматически;
- настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.
Как начать использовать 1С-ЭДО
Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.
Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:
- «1C:Управление нашей фирмой 8»;
- «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
- «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
- «1C:Управление холдингом 8»;
- «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
- «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
- «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
- «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
- «1С:ERP. Управление холдингом»;
- «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).
Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО» .
Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений .
Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это - в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.
Сколько стоит 1С-ЭДО
Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС ).
Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:
- регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
- приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
- входящие документы от контрагентов;
- до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
- возможность обмена документами в роуминге;
- получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
- консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.
Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.
Применяется следующий алгоритм расчета:
- каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
- отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.
К кому обращаться за консультацией
Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.
Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.
Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.
Читайте также: