Как заверить приложение к заявлению

Обновлено: 07.01.2025

Если я оригиналы не могу отдать, т.к. они мне нужны для бухгалтерского учета, я могу заверить все документы печатью своей фирмы (я истец) или обязательно только нотариально. Всем большое спасибо!

Копии можно вообще не заверять, а выписки из ЕГРЮЛ достаточно с сайта ИФНС.

Если потребуется, предоставите оригиналы для слечения на заседании.

Достаточно будет на каждой копии документа в правом нижнем углу написать «Копия верна», подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи, печать фирмы.

Суду оригиналы документов нужно будет предоставить для обозрения.

В силу ст. 75 АПК РФ:

ч. 4. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.
ч. 8. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.
ч. 9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
ч. 10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.
ч. 11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X — действует).

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. (п. 3.26.Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
далее указывается должность лица, заверившего копию;
проставляется его личная подпись;
делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
указывается дата заверения;
проставляется печать.

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Суд вправе не принимать документ, заверенный ненадлежащим образом, в качестве материала к делу. Узнайте, как не ошибиться при заверении приложений к иску о взыскании задолженности.

Документы, необходимые для взыскания задолженности

18 апреля наш постоянный автор, кандидат юридических наук и советник компании ALTHAUS Group по вопросам гражданского и жилищного законодательства Сусана Киракосян на онлайн-семинаре поделилась тонкостями успешного судебного взыскания задолженности за ЖКУ. Сегодня вы узнаете, какие документы УО или ТСЖ должны приложить к иску о взыскании задолженности и как правильно заверить такие документы.

Чтобы управляющей организации или ТСЖ доказать основания для взыскания задолженности и её размер, придётся потрудится и собрать внушительный пакет документов. Те, кто уже сталкивался с подобной ситуацией, знают, что одностраничного заявления о выдаче судебного приказа будет недостаточно. Рассмотрим полный перечень документов, которые касаются задолженности. Если передать в суд такой пакет, вопросов не возникнет:

1. Учредительные документы взыскателя.

К ним относятся устав управляющей организации или ТСЖ, протокол об избрании директора УО или председателя ТСЖ, свидетельство ОГРН. Сусана Киракосян также рекомендует приложить свежую выписку ЕГРЮЛ, которая подтвердит полномочия руководителя.

2. Документы, подтверждающие право на взыскание задолженности за ЖКУ.

Предоставьте в суд документ, подтверждающий право собственности должника на помещение, протокол общего собрания собственников о выборе способа управления МКД. УО прикладывают к иску также договор управления и копию лицензии.

В качестве дополнительных доказательств можно сделать скриншот перечня домов лицензиата в ГИС ЖКХ, он поможет подтвердить, что вы управляете домом. Акты об оказанных услугах или выполненных работах будут доказательством, что вы оказываете услуги и выполняете работы надлежащего качества.

Кроме того, если в договоре управления может предусмотрен порядок урегулирования споров по оплате задолженности за ЖКУ, предоставьте претензионную переписку с должником.

3. Документы, подтверждающие сумму задолженности.

Это может быть отдельный документ или включённый в заявление расчёт суммы долга за определённый период.

4. Документы, подтверждающие добросовестность взыскателя.

Нормативные правовые акты, регулирующие заверение документов

, который устанавливает термины и определения основных понятий области делопроизводства и архивного дела;, который определяет состав реквизитов документов и правила их оформления. Документ вступит в силу 1 июля 2018 года, до этого действует ГОСТ Р 6.30-2003;, в котором представлен порядок выдачи и освидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.

Кроме того, в управляющей организации или ТСЖ может действовать собственный порядок заверения документов, изложенный в локальном акте – инструкции, регламенте или положении о делопроизводстве.

Общий порядок заверения документов

Начнём с определения понятия заверенной копии документа. Это копия, на которой в соответствии с установленным порядком указаны реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.

надписи «Верно», «Копия верна»;
должность лица, заверившего копию или сведения о его представителе по доверенности;
личная подпись заверителя или его представителя;
расшифровка подписи;
дата заверения.

Сусана Киракосян не рекомендует использовать для заверения документов о задолженности электронную подпись или факсимиле – у суда могут возникнуть сомнения, что они поставлены нужным лицом. Но такой вариант возможен.

Заверение электронных и факсимильных документов

Если вы решили приложить к делу скриншот с ГИС ЖКХ, подтверждающий информацию о том, что вы управляете МКД, такой скриншот следует распечатать и поставить на него подпись заверителя. Также вы можете сделать распечатку переписки с должником с электронной почты.

Только заверенный уполномоченным лицом электронный документ будет иметь доказательную силу (постановление Пленума ВАС РФ от 17.02.2011 № 12).

Документ, переданный в суд по факсу, не считается бесспорным доказательством. Это лишь копия документа, переданная посредством связи. Достоверность факсимильного документа сможет подтвердить отчёт о передаче факса, выводимый аппаратом отправителя.

на каждой странице;
прошить документ, пронумеровать страницы и проставить количество страниц, дату и подпись на оборотной стороне последней страницы, в месте прошивки.

Заверение доверенности или её копии

В соответствии с п. 4 ст. 185.1 ГК РФ в случаях, когда взыскателем выступает управляющая организация, доверенность от её имени заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица.

печать считается обязательным реквизитом в силу закона – для ТСЖ, ЖК, ЖСК;
поставить печать необходимо согласно уставу – для УО в форме ООО или АО.

Заверение копий чужих документов

Управляющая организация и ТСЖ могут заверять копии не только собственных, но и чужих документов (абз. 2 п. 1 Указа № 9779-Х). Например, ответ органа ГЖН или ответ должника на претензию.

Заверить копию такого документа можно лишь в случае, если в УО, совершающей заверительную подпись, хранится подлинник документа.

Если предоставить в суд копию чужого документа, исходящего не от управляющей организации, но ей заверенной, суд вправе в приказном порядке отказать в принятии заявления о вынесении судебного приказа (ст. 125 ГПК РФ).

Способы заверения копий документов

Заверить копию документа может:

2. Суд при предоставлении оригинала документа. На эту меру не стоит полагаться. Она рассчитана на общий, а не приказной исковой порядок рассмотрения спора.

3. Должностное лицом организации в соответствии с абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х.

4. Представитель по доверенности. Это возможно лишь в случае, если в доверенности предусмотрено полномочие представителя заверять копии документов.

Сусана Киракосян объяснила, что документ, заверенный неуполномоченным лицом, суд может признать ненадлежащим доказательством, и он станет бесполезным при рассмотрении дела судом. Это грозит тем, что суд будет вправе отказать в удовлетворении требования управляющей организации или ТСЖ о взыскании задолженности.

Сегодня мы рассказали об одном из нюансов взыскания задолженности за ЖКУ – заверении документов к иску. Но это только одна их тем, которые успела осветить на онлайн-семинаре Сусана Киракосян.

Посмотрите видеозапись онлайн-семинара, чтобы узнать, как рассчитать размер неустойки (пени) по задолженности по ЖКУ, что нужно учесть, если должник – юридическое лицо, с кого взыскивается задолженность, если помещение сдано в наём или аренду, какие обстоятельства освобождают собственников помещений от оплаты жилищно-коммунальных услуг и многие другие.

Мы же в следующей статье объясним, как рассчитывать неустойку по задолженности за ЖКУ.

👉 Напишите нам или оставьте заявку, если вы хотите остановить рост дебиторской задолженности в вашей управляющей организации, ТСЖ или ЖСК и вернуть долги за ЖКУ. Никто не должен жить за чужой счёт!

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

Внимание

При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати