Как поставить задачу конкретному сотруднику из telegram планфикс

Обновлено: 07.01.2025

Напомним, Netpeak Cluster — бесплатный проект агентства, в рамках которого наши специалисты помогают предпринимателям и маркетологам разобраться в интернет-маркетинге. Проект объединил уже 1500+ предпринимателей из Украины, России и Казахстана .

Больше информации о Кластере — на сайте. Зарегистрироваться сейчас:

Как работали в самом начале

На начальных этапах развития проекта все было просто — мы создали чат и начали добавлять туда новых участников для общения, обмена опытом и полезных знакомств. Этот же чат и был каналом связи с нашим саппорт-специалистом по контекстной рекламе. В рамках Кластера мы помогаем предпринимателям и их сотрудникам грамотно настраивать рекламные кампании, учим собирать статистику и так далее.

Какое-то время все шло хорошо и бодро — специалист успевал и на вопросы участников ответить, и работать над вверенными ему проектами. Впрочем, сложных технических вопросов не было, больше организационных.

Со временем чат превратился в платформу для общения на темы, так или иначе связанные с онлайн-продвижением: появилось больше вопросов, понадобилось структурировать информацию. При этом следить за порядком: никакой рекламы, флуда, политики и так далее.

Мы столкнулись с тем, что новички после добавления в чат не понимали, как получить консультацию по настройке своих рекламных кампаний, аккаунтов, и писали специалисту в личку.

Масштабирование и первые ошибки

Через год после запуска проекта мы подключили к процессу привлечения новых участников отдел из 5 менеджеров. В их задачи входила обработка входящих заявок, ответы на вопросы предпринимателей, помощь в регистрации, прозвон базы онлайн-рекламодателей с приглашением присоединиться к проекту.

Количество предпринимателей в Кластере росло, и наш единственный PPC-специалист перестал справляться с нагрузкой: поступало так много обращений, что он не успевал ни ответить на них, ни сосредоточиться на своей основной работе.

На тот момент у нас не было единого и удобного окна обращений, поэтому подключили к проекту дополнительно еще двух специалистов. И первое время ребята справлялись — вопросы участников решались в Telegram-чате, который из обыкновенной «общалки» стал «общалкой XXL» с большой саппорт-командой и лайфхаками.

Поиск системного решения

Менеджеры приводили много заинтересованных лидов, желающих получить консультацию от наших ребят. В то же время, трое специалистов, подключенных к проекту, перестали выдерживать нагрузку. И мы начали искать новый способ работы с входящими обращениями.

Сначала «раздули» штат команды саппорта: вместо 3 человек их стало 13, а это треть агентских специалистов. Добавили ребят в чат, представили их участникам и выдохнули — решили, что задача решена.

На деле новые участники, которые еще не до конца освоились, не знали, как сформулировать вопрос, чтобы получить на него внятный ответ. Чат превратился в базар — вместо специалистов на вопросы начинали отвечать предприниматели, которые уже знали, что к чему. Не всегда эти ответы были правильными, потому что ниши бизнеса, цели, задачи у всех разные.

Пример вопроса из чата Кластера

Мы сделали список с контактами специалистов и закрепили его в шапке чата. Алгоритм был таким:

Возросло количество обращений в личку к специалистам, а это отвлекало их от работы.
Из 13 человек саппорта обращались только к троим — участники тегали либо первых из списка, либо того, с кем были знакомы (контекстщики, которые дольше сотрудничали с чатом Кластера).

К этому моменту мы уже несколько месяцев думали, как сделать процесс удобным для всех — от участников Кластера до специалистов и руководителя проекта. Решение оказалось простым и сложным одновременно.

Полностью автоматизированный саппорт

Мы хотели, чтобы специалистам не приходилось тратить время на многочисленные переключения между задачами. Поэтому первым делом взялись изучать ПланФикс (CRM-систему, с которой работает весь Netpeak Group).

Ответ приходит постановщику в диалоговое окно Telegram-бота.

Планировщик в ПланФикс

Плюсы для всех очевидны — специалисту не нужно тратить время на переключение между ПланФиксом, Telegram и еще кучей сервисов, а участник может в любое время задать вопрос через единое окно и получить на него ответ.

Единое окно обращений

Еще одно преимущество такого решения — сохранение всей истории переписки как у участника (прямо в Telegram), так и у наших специалистов. Это полезно, когда для решения текущей задачи специалисту нужно «поднять» более ранние данные.

Если коротко описать процесс, то вот что мы сделали:

Для частых вопросов написали несколько автосценариев, которые срабатывают на слово-триггер и отправляют участнику автоматический ответ. Триггеры настраиваются через BotFather. Это списки команд. Как только участник выбирает одну из них, срабатывает автосценарий на отправку ответа.

В итоге приняли решение сократить команду из 13 человек до 4, каждый из которых тратит 25% времени на работу по Netpeak Cluster.

Наконец, спустя полтора года существования Кластера, мы наладили работу саппорт-отдела. Дорога к оптимизации была сравнима с ночью в Игре Престолов (темна и полна ужасов), но в итоге у нас все получилось благодаря ПланФикс и Telegram.

Свяжите Planfix и Телеграм за 5 минут.
Без программистов. Готовы начать прямо сейчас?

Создайте интеграцию Planfix и Телеграм самостоятельно, без программистов

Другие готовые интеграции

Как интегрировать Planfix и Телеграм
c помощью ApiX Drive

Теперь Вам не нужно привлекать программистов или интеграторов для автоматизации Planfix и Телеграм.
С ApiX-Drive вы свяжете и автоматизируете работу этих систем за 5 минут, самостоятельно.

Укажите какие действия будут происходить между системами

Возможности автоматизации
Planfix и Телеграм

Настройте один раз правила, по которым будут работать системы.
С заданным интервалом передавайте данные из Planfix в Телеграм.

Загрузить задачи (новые)
Загрузить контакты (новые)
Загрузить проекты (новые)

Содержание

Подключение уведомлений в Telegram

Для того, чтобы включить бот ПланФикса, вам понадобится установить версию Telegram для десктопа. После того, как десктоп-версия Telegram установлена, нужно зайти в свою карточку пользователя ПланФикса и нажать Подписаться в окошке с Телеграмом:

После подтверждения появится стартовое окошко телеграм-бота ПланФикса, в котором нужно нажать Start:

При успешном проведении операции появится надпись:

После этого на страничке подписок нужно выбрать подписки для уведомления через Telegram:

Стандартный бот ПланФикса для Telegram

Настройка стандартного бота ПланФикса для Telegram

3. Используйте команды боту для совершения действий.

Работа с ботом по уведомлениям из задач

Работая с ботом PlanFix, вы можете использовать команды для ответа на уведомления из задач. Эти команды применяются при непосредственной работе с ботом, т.е. при ответах на уведомления через Reply. (Для ответа на уведомления надо выбрать нужное и нажать Reply - текст вашего ответа попадет в задачу.)

/who – Показывает всех участников задачи, на уведомление из которой вы отвечаете, и их роли в задаче. Помогает в том числе увидеть имя для прямой адресации через @.

/whom - Показывает уведомленных по этому действию участников задачи.

/help – Выдает справку по командам бота.

Работа со стандартным ботом, добавленным в общий чат (группу Telegram)

После добавления бота PlanFix в группу, вы можете использовать команды для управления ботом. Эти команды применяются при работе в группе (общем чате с несколькими участниками и подключенным ботом) и позволяют вести работу в PlanFix прямо из чата Telegram.

Работа с собственным ботом Telegram

Вы можете создать собственного бота Telegram и подключить работу с ним в разделе Управление аккаунтом / Интеграции.

Хочу показать вам свою разработку и очень хотелось, чтобы эта вещь стала полезной не только мне и моему окружению, а всем-всем-всем.

И сразу к делу. Это бот для телеграмма. Называется он так: EventPlannerChecker

По этому имени вы его можете найти с помощью поиска в телеграмме.

Что он делает и кому может пригодится? Расскажу на своем примере зачем я его делал и почему начал применять.

Я люблю играть в футбол и состою в разных группах в вайбере и телеграмме, где разные люди объединяются для совместного «поиграть в футбол». И обычно сбор в таких группах происходит довольно просто:

-Ребята, сегодня играем, время 20:00, поле такое-то. Ставим плюсы и минусы.

И дальше в чат начинают сыпаться плюсы, минусы, обсуждения будущей игры и прочее. Сколько людей попадет на ивент — важно не только организатору. Многие игроки принимают решение о том идти или нет в зависимости от того, сколько человек уже отозвалось и кто отозвался. И ты начинаешь считать плюсы, минусы, пытаешься понять кто идет а кто нет и делаешь это не один раз за все время, пока идет сбор людей на ивент.

Я думаю с таким сталкивались многие, кто хоть раз где-то в группах собирал или сам собирался с чьей-то помощью на какие-то мероприятия.

Ну а так как я уже имел дело с ботами, я понял — это мой шанс сделать еще что-то полезное и практичное для этого мира :)

Название указывать обязательно, т.к. пустые ивенты бот не хочет создавать.

У него принципы есть :)

Пример на скрине:

Вы можете спросить: «Зачем столько кнопок с галочками, крестиками, плюсами и минусами?».

Ими я покрываю все возможные варианты вашего участия в мероприятии:

отдельно вы отмечаете лично свое участие: галочка или крестик
а + и - позволяет вам показать, что с вами или без вас это мероприятие может посетить еще кто-то, кто отсутствует в этой группе.

Ну и надеюсь, что сфера применения бота не будет ограничена только футбольными группами. Он умеет собирать людей на любые мероприятия :)

Буду благодарен за любые отзывы и предложения :)

Как вариант можно сделать вариант команды, которая будет отправлять созданный ивент целенаправленно в указанное имя канала. Я над этим подумаю и возможно добавляю такую функцию.

Читайте также: