Как оформляются результаты выверки технического распорядительного акта и приложений
Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.
Единые правила для всех реквизитов приказа
При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.
Правило 1. Соблюдаем поля.
В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*> :
Правило 2. Используем правильный шрифт.
Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*> .
Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.
Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*> . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.
Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
Итак, в приказе нельзя <*> :
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
Шапка приказа
Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
Все реквизиты шапки приказа печатаются <*> :
Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*> .
К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*> :
Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*> .
Основная часть приказа
Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*> .
Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится <*> .
После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*> .
В конце распорядительной части ставится точка <*> .
Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> :
| Основание: | 1. | Заявление от 07.05.2020. |
| 2. | Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. |
Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.
Заключительная часть приказа
Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).
Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.
Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*> .
Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 3 июня 2010 г. N 1210р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ТЕХНИЧЕСКО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ АКТАМИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ СТАНЦИЙ В ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ЛОКОМОТИВНЫХ ДЕПО
В целях совершенствования организации работы с техническо-распорядительными актами железнодорожных станций (далее ТРА станций), расположенных на обслуживаемых участках, в эксплуатационных локомотивных депо обязываю:
1. Утвердить прилагаемый "Порядок работы с техническо-распорядительными актами железнодорожных станций в эксплуатационных локомотивных депо" (приложение).
2. Начальникам Дирекций тяги, служб локомотивных хозяйств железных дорог организовать изучение "Порядка работы с техническо-распорядительными актами железнодорожных станций в эксплуатационных локомотивных депо".
3. Начальникам эксплуатационных локомотивных депо в организации работы по выверке, проведению обучения и инструктажа по ТРА станций, а также приложений к нему по списку, руководствоваться требованиями приложения.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальников дирекций тяги и служб локомотивных хозяйств железных дорог.
Вице-президент
ОАО "РЖД"
А.В. Воротилкин
Приложение
к распоряжению ОАО "РЖД"
от "3" июня 2010 г. N 1210р
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ТЕХНИЧЕСКО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ АКТАМИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ СТАНЦИЙ В ЭКСПЛУАТАЦИОННОМ ЛОКОМОТИВНОМ ДЕПО
1. Общие положения
1.1 Техническо-распорядительный акт железнодорожной станции (далее ТРА станции) является нормативным актом, регламентирующим порядок использования технических средств на железнодорожной станции, обеспечение безопасности движения в местных условиях. Его требования являются обязательными для работников всех дирекций и служб железных дорог ОАО "РЖД".
1.2 ТРА станции (форма ДУ-41) согласовывается руководителями причастных подразделений, в том числе, начальником основного эксплуатационного локомотивного депо, обеспечивающего вывозную и маневровую работу на данной станции.
1.3 В эксплуатационные локомотивные депо высылаются копии или выписки из ТРА станций и необходимые для них приложения в бумажном варианте, заверенные подписью начальника станции. Порядок выдачи копий и выписок этим подразделениям, а также всех текущих изменений, вносимых в ТРА станций устанавливается начальником службы движения Дирекции управления движением железной дороги.
После установки в подразделениях смежных служб программ, позволяющих просматривать ТРА станций, изменения в ТРА передаются в электронном виде и распечатываются этими службами самостоятельно.
1.4 При назначении машиниста на самостоятельную работу в эксплуатационном локомотивном депо ему выдается выписка из ТРА станций, обслуживаемых участков.
1.5 При исполнении служебных обязанностей машинист обязан иметь при себе выписки из ТРА станций обслуживаемых участков с внесенными в них изменениями и дополнениями.
1.6 Выписки из ТРА станций и их приложений, выдаваемые локомотивным бригадам, формируются в отдельную брошюру, предусматривающую возможность внесения изменений и дополнений.
2. Выверка ТРА станций
2.1 Полная выверка содержания ТРА станций и их приложений производится ежегодно по состоянию на 1 января в АС ТРА (электронном виде) и бумажном носителе, хранящихся у начальника станции производится в течении декабря по утвержденному графику в комиссии с участием начальника эксплуатационного локомотивного депо.
Бумажные носители ТРА, копии выписок ТРА станций и их приложений, экземпляры хранящиеся в эксплуатационном локомотивном депо при наличии доступа к АС ТРА выверяются самостоятельно, при отсутствии доступа к АС ТРА совместно с начальником станции или лицом, им назначенным.
2.2 Сведения о проведенной выверке ТРА и приложений, формализованных в ПТК АС ТРА, фамилии, инициалы и должности руководителей подразделений, подписавших результаты выверки, вводятся инженером, ответственным за ведение ТРА станции.
2.3 Изменения (дополнения) в ТРА станций и необходимые приложения работники дирекции управления движением вводят в текст действующего ТРА и направляют уведомление (телеграмму) в адрес локомотивного депо в день перевода акта изменений в категорию "действующий"
2.4 При получении уведомления (телеграммы) об изменении в ТРА станции в эксплуатационном локомотивном депо изменения распечатываются, организуется инструктаж причастных работников и вносятся соответствующие изменения в копии (выписки) экземпляров ТРА, находящихся в депо.
Начальники эксплуатационных локомотивных депо, обслуживающих данную станцию, обязаны телеграммой подтвердить начальнику станции об ознакомлении причастных работников с изменениями в ТРА станции и его приложениях.
2.5 Конкретный порядок выверки копий ТРА станций и их приложений, находящихся в эксплуатационных локомотивных депо, устанавливает начальник дирекции тяги (службы локомотивного хозяйства) по согласованию с руководителем дирекции управления движением.
2.6 Выверка содержания выписок из ТРА станций и их приложений, имеющихся у локомотивных бригад, производить ежегодно до 1 февраля, по состоянию на 1 января. Содержание выписок заверяет машинист-инструктор прикрепленной колонны.
3. Работа с ТРА станций, расположенных на обслуживаемых участках, в эксплуатационном локомотивном депо
3.1 В эксплуатационном локомотивном депо ответственным за организацию работы с ТРА станций, расположенных на обслуживаемых участках, является заместитель начальника эксплуатационного локомотивного депо по эксплуатации.
3.2 Для ведения работы с ТРА станций и их приложениями в эксплуатационном локомотивном депо приказом начальника предприятия назначается ответственный работник в обязанности которого входят:
- контроль наличия в эксплуатационном локомотивном депо выверенных копий ТРА станций и их приложений;
- подготовка планов обучения работников локомотивных бригад ТРА станций и их приложений;
- подготовка тематики проведения инструктажа работников локомотивных бригад по изменениям и дополнениям, внесенным в ТРА станций и их приложения;
- контроль своевременности изучения ТРА станций и их приложений локомотивными бригадами.
3.3 Работник, назначенный ответственным за организацию работы с ТРА станций и их приложениями, обязан сдать экзамены по знанию ТРА станций и их приложений в комиссии, согласно распоряжению ОАО "РЖД" от 26 декабря 2005 г. N 2191р.
3.4 При назначении на должность машиниста-инструктора маневрового движения, ответственного за выполнение маневровой работы на внеклассных станциях и станциях 1 класса, кандидат должен сдать экзамены по знанию ТРА этих станций и их приложений в комиссии, согласно распоряжению ОАО "РЖД" от 26 декабря 2005 г. N 2191р.
3.5 Необходимый объем ТРА станций и их приложений, подлежащих изучению, определяется видом движения, участками и станциями обслуживания с учетом выполнения локомотивными бригадами своих должностных обязанностей с обеспечением гарантированной безопасности движения поездов.
3.6 В планы изучения ТРА станций и их приложений, а также в выписки из ТРА станций, выдаваемых локомотивным бригадам должны быть включены:
- пути, предназначенные для пропуска поездов определенных категорий - пассажирских, грузовых, с негабаритным грузом и т.д. (пассажирское, грузовое движения);
- прилегающие к станции перегоны, пути необщего пользования, основные средства сигнализации и связи при движении поездов и порядок их использования для организации движения;
- порядок приема на участки станционных путей подталкивающих и одиночных локомотивов (грузовое движение);
- порядок приема и отправления поездов при неисправности СЦБ (пассажирское, грузовое движения);
- порядок приема и отправления поездов с путей, не имеющих входных и выходных светофоров (пассажирское, грузовое движения);
- порядок закрепления оставляемого поезда на станционных путях при отцепке поездного локомотива, закрепление одиночного локомотива (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- границы маневровых районов (грузовое, маневровое движения);
- расположение входных, выходных, маршрутных, маневровых светофоров и стрелочных переводов (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- вместимость станционных путей (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- наличие парков и районов на станции (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- наличие контактной сети на станционных путях (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- наличие путевых устройств АЛСН, САУТ (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- перечень путей для приема и пропуска пассажирских поездов (пассажирское движение);
- перечень путей для приема и пропуска пассажирских поездов, обслуживаемых машинистом без помощника машиниста (пассажирское движение);
- длина пассажирских платформ (пассажирское движение);
- наличие на станционных путях не электрифицированных съездов (для электротяги);
- наличие на станционных путях стационарных устройств для закрепления составов поездов (грузовое, маневровое движения);
- наличие на станционных путях устройств экипировки локомотивов, устройств опробования тормозов (грузовое, маневровое движения);
- кто распоряжается маневрами на станции или в отдельных ее районах (маневровое движение);
- нумерация путей (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- регламент переговоров по радиосвязи при маневровой работе (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- порядок включения тормозов при маневровой работе (маневровое движение);
- порядок производства маневров с вагонами, загруженными опасными грузами (маневровое движение).
Для локомотивных бригад маневрового движения в планы изучения ТРА станций и их приложений дополнительно включаются:
- скорости движения при выполнении маневровой работы по всем станционным путям, в том числе по путям необщего пользования, скорости роспуска вагонов с горки;
- порядок перестановки вагонов и составов поездов с пути на путь, из одного парка в другой парк;
- наличие уклонов на станционных путях и особенности закрепления подвижного состава, порядок отцепки локомотива;
- порядок выезда маневровых составов на пути, переданные в ведение других служб и въезда обратно на станцию.
В выписки ТРА станций (схемы станции) выдаваемых локомотивным бригадам дополнительно должны быть внесены:
- информация о переездах, расположенных на станции (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- схемы служебных проходов на станции(пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- расположение километровых столбов на станции (пассажирское, грузовое, маневровое движения);
- установленные места для смены локомотивных бригад (маневровое движение);
- негабаритные места (пассажирское, грузовое, маневровое движения).
3.7 В помещении для инструктажа локомотивных бригад должно находиться отдельное АРМ с ТРА станций и их приложениями на обслуживаемых участках.
4. Порядок изучения ТРА станций и их приложений.
4.1 Планы проведения технических занятий с локомотивными бригадами по изучению ТРА станций и их приложений готовятся ответственным лицом за работу с ТРА станций, назначенным начальником эксплуатационного локомотивного депо, согласовываются заместителем начальника эксплуатационного локомотивного депо по эксплуатации и утверждаются главным инженером эксплуатационного локомотивного депо.
4.2 Планы проведения технических занятий с локомотивными бригадами должны предусматривать изучение, с принятием зачетов, всех ТРА станций и их приложений в течение 1 квартала текущего года и последующим изучением и принятием зачетов по изменениям и дополнениям к ТРА станций и их приложений, поступающих в течение текущего года.
При подготовке планов занятий с локомотивными бригадами необходимо руководствоваться подсистемой АС ТРА "Ознакомление", которая позволяет в реальном времени видеть какие изменения произошли а ТРА определенной станции за конкретный промежуток времени.
К рабочему месту ответственного за работу с ТРА станций работника эксплуатационного локомотивного депо должна быть подключена программная функция "оповещение" (с интервалом не реже 1 раз в сутки) о вносимых изменениях в ТРА станций и приложений к ним.
При получении данного оповещения, ответственный за работу с ТРА станций работник эксплуатационного локомотивного депо обязан организовать изучение изменений, полученных в этот период.
4.3 Планы подготовки помощников машинистов на должность машиниста должны предусматривать изучение всех ТРА станций и приложений к ним в необходимом объеме с учетом всех изменений и дополнений.
4.4 Перед назначением на должность машиниста, машинист-инструктор прикрепленной колонны совместно с работником, ответственным за организацию работы с ТРА станций проводят проверку знаний кандидата в машинисты с использованием системы ПТК АС ТРА или других обучающих средств и дает заключение о знании ТРА станций и их приложений.
4.5 Прием зачетов (в течении 1 квартала текущего года) по знанию ТРА станций и их приложений у работников локомотивных бригад производится комиссией в составе машиниста-инструктора прикрепленной колонны и ответственного работника, назначенного приказом начальника эксплуатационного локомотивного депо за организацию работы с ТРА станций и их приложений с отметкой в специальном журнале.
4.6 Машинисты маневрового движения, работающие на внеклассных станциях и станциях 1 класса, обязаны в течение 1 квартала текущего года сдать зачеты по знанию ТРА станции и его приложений в комиссии начальника эксплуатационного локомотивного депо с участием ДНЧ и машиниста-инструктора.
4.7 Ежегодно, до 1 февраля в адрес начальника станции направляются списки локомотивных бригад маневрового движения, ознакомленных с ТРА станций и их приложениями по состоянию на 1 января, заверенные начальником эксплуатационного локомотивного депо.
5. Порядок проведения инструктажа по изменениям ТРА станций и их приложений
5.1 При поступлении изменений и дополнений ТРА станций обслуживаемых участков, а также телеграмм о предстоящем вводе в эксплуатацию объектов железнодорожной автоматики и телемеханики ("адрес 13") начальник эксплуатационного локомотивного депо обеспечивает изучение требований поступивших изменений ТРА станций, инструкций по вводимому объекту причастными работниками и включает их в тематику инструктажа по изменениям ТРА станций.
5.2 Инструктаж проводится каждому работнику локомотивных бригад в 10-ти суточный срок машинистом-инструктором закрепленной колонны.
5.3 Инструктаж проводится с использованием АРМ для инструктажа локомотивных бригад и оформляется машинистом-инструктором в отдельном "Журнале инструктажа по изменениям ТРА станций".
5.4 При инструктаже в обязательном порядке должна использоваться схема станций с указанием на ней района вводимого изменения.
5.5 Инструктаж считается усвоенным при условии, если инструктируемый произвел соответствующие отметки в персональной выписке из ТРА и схеме станции, а также ответил на вопросы по тематике инструктажа. Проинструктированная локомотивная бригада расписывается в журнале инструктажа. После этого машинист-инструктор, проводивший инструктаж, расписывается в журнале инструктажа с указанием даты его проведения.
5.6 По истечении 10-ти суток с момента начала инструктажа машинистом-инструктором передаются инженеру цеха эксплуатации сведения о результатах инструктажа и список не проинструктированных работников локомотивных бригад (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.) для внесения в таблицу контроля папки инструктажа "для всех видов движения при перерыве в работе свыше 10-ти дней".
5.7 Машинист-инструктор закрепленной колонны несет персональную ответственность за качество и своевременность проведения инструктажа. Инженер цеха эксплуатации ведет общий учет проинструктированных локомотивных бригад по каждому изменению ТРА станций обслуживаемых участков. Заместитель начальника эксплуатационного локомотивного депо по эксплуатации несет персональную ответственность за организацию инструктажа по изменениям ТРА станций и телеграмм в "адрес 13", а также осуществляет контроль качества и своевременности его проведения.
5.8 По окончании "Журнала инструктажа по изменениям ТРА станций", при условии проведения инструктажа в полном объеме всех работников локомотивных бригад, установленным порядком журнал передается в архив эксплуатационного локомотивного депо и хранится один год с даты передачи его в архив.
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют <11>:
<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.
проекты деловых (служебных) писем - 1 - 3 рабочих дня;
проекты приказов без приложений - 1 - 3 рабочих дня;
проекты приказов с приложениями справочного характера - 3 - 5 рабочих дней;
проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) - 5 - 10 рабочих дней;
проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) - 5 - 10 рабочих дней;
проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа - 1 - 3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
непосредственно руководителем - проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).
Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.
Сходства и различия приказа и распоряжения
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.
Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.
Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.
Виды приказов и распоряжений
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Порядок издания приказа и распоряжения
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
Требования к оформлению приказов и распоряжений
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:
| Реквизит | Требование к реквизиту |
|---|---|
| Название компании | Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе. |
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».
Ввести штатное расписание — это основная задача компании
Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».
Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача
Коротко
- Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
- Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
- Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
- Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.
Сейчас читают
Оферта: что это и зачем она нужна
Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье
Как ИП оформить банкротство
Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги
Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться
С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
Читайте также: