Как называется в приложении excel файл рабочей книги
Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.
Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.
Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.
Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.
Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).
Рис. 79. Элементы таблицы
Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.
Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.
Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.
Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.
Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.
Команды запуска приложений Office описаны в предыдущей главе. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1.
При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.
Рабочая книга в Excel - это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.
Общие элементы окна приложений Office описаны в предыдущих главах. Рассмотрим подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 80).
Рис. 80. Окно Excel
Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.
В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.
Ссылка на ячейку - адрес точки пересечения ее столбца и строки.
Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel - А1.
Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени.
Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.
Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.
Создание новой рабочей книги
Так же как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, а также используемых панелях инструментов.
Щелкнув кнопку Создать (New) на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию.
Создание книги на основе выбранного шаблона
- Выберите команду Создать (New) из меню Файл,
- Выберите нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги.
- Затем выберите шаблон или мастер, на которых будет основываться новая рабочая книга.
Шаблоны могут быть созданы предварительно и могут содержать элементы форм для отчетов, включающих накладные, долговые обязательства, финансовые отчеты и др., принятые в конкретной организации (рис. 81).
Рис. 81. Шаблон Платежные формы (лист Накладная)
Перемещение внутри рабочей книги
Окно рабочей книги показывает только часть листа открытой электронной таблицы. Чтобы просмотреть различные части листа, используются вертикальный или горизонтальный бегунки для прокрутки листа по вертикали и по горизонтали соответственно. Положение бегунка Показывает относительное место размещения окна экрана внутри рабочего листа. Использование бегунков изменяет область просмотра, но не перемещает активную ячейку.
В больших таблицах данные могут находиться и за пределами видимого окна экрана. Для перемещения активной ячейки с одновременной прокруткой окна используются клавиши и клавиатурные сочетания.
Таблица 16. Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения активной ячейки
Чтобы перейти к любой ячейке в рабочей книге, можно использовать ссылку на ячейку (рис. 82).
Рис. 82. Диалоговое окно Переход
- Выберите команду Перейти из меню Правка (Edit, Go To) или нажмите на клавиатуре клавишу F5.
- Введите ссылку на ячейку (например, ячейка С2) и нажмите ОК.
Эту операцию удобно использовать для перехода к ячейке с известным адресом в больших таблицах, содержащих несколько десятков строк или столбцов.
Для перемещения между листами в рабочей книге используются ярлыки листов и кнопки прокрутки ярлыков. Чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку этого листа.
Книга — это файл, который содержит один или несколько листов для упорядочения данных. Можно создать пустую книгу или воспользоваться шаблоном.
Создание книги
Выберите элемент Пустая книга или нажмите клавиши CTRL+N.
Начните вводить текст.
Создание книги на основе шаблона
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Создать.
Откройте шаблон двойным щелчком.
Щелкните и начните вводить текст.
Откройте новую пустую книгу.
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Создать.
В разделе Доступные шаблоны дважды щелкните элемент Пустая книга.
Сочетание клавиш. Чтобы быстро создать пустую книгу, вы также можете нажать клавиши CTRL+N.
По умолчанию новые книга содержит три листа, но их количество можно изменить.
При необходимости также можно добавить и удалить листы.
Дополнительные сведения о добавлении и удалении листов см. в статье Вставка и удаление листов.
Создание книги на основе существующей
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Создать.
В разделе Шаблоны щелкните Из существующего документа.
В диалоговом окне Создание из имеющейся книги выберите диск, папку или адрес в Интернете, где находится книга, которую требуется открыть.
Щелкните книгу, а затем нажмите кнопку Создать.
Создание книги на основе шаблона
Откройте вкладку Файл.
Щелкните Создать.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы использовать один из образцов шаблонов, доступных в Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов, а затем дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы выбрать один недавно использовавшихся шаблонов, щелкните Последние шаблоны, а затем дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы использовать собственный шаблон, в разделе Мои шаблоны, а затем на вкладке Личные шаблоны в диалоговом окне Создать дважды щелкните нужный шаблон.
Примечание: Вкладка Личные шаблоны содержит созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке. Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Шаблоны (стандартный путь в Windows Vista: C:\Пользователи\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Шаблоны; стандартный путь в Microsoft Windows XP: C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Шаблоны).
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
В Excel файлы называются рабочими книгами. Рабочие книги могут содержать несколько рабочих листов и листы диаграмм. При сохранении файла сохраняется вся рабочая книга.
1. Настройка шрифта в рабочей книге
По умолчанию рабочим шрифтом в книге Excel принят шрифт Calibri размер 11 пт. Но в большинстве организаций рабочий шрифт Times New Roman. Можно, конечно выделить весь лист и задать нужный вам шрифт
Шаг 1. Выделяем всю таблицу (щелкаем курсором выделения ячеек по пересечению строки имен столбцов и строки имен строк):
Шаг 2. Назначаем шрифт для работы в книге (лента Главная → группа команд Шрифты → кнопка выпадающего меню с названием шрифта → название нужного шрифта):
Но… Каждый раз при создании новой книги вы должны будете делать эту операцию.
Давайте назначим нужный нам шрифт по умолчанию. Открываем новую книгу (запускаем программу Excel) и переходим на ленту «Файл»:
Говорим ОК. Теперь при создании новой книги шрифт по умолчанию будет Times New Roman.
Скачайте файл тут и откройте его. Впрочем можете воспользоваться собственным файлом.
2. Ярлычки рабочего листа
В рабочей книге, как правило, содержится несколько рабочих листов. Чтобы не запутаться в листах, рекомендую давать им имена.
Шаг 1. Щелкаем ПМ по имени ярлыка и выбираем команду «Переименовать»:
Но можно обойтись двойным щелчком мышкой ЛМ на ярлычке листа.
В результате, будет выделено Имя ярлычка.
Шаг 2. Вводим новое имя с клавиатуры и нажимаем Enter
Когда листов много (а у меня бывает до 23 листов и больше), то очень удобно ключевые листы выделить цветом ярлычка.
Шаг 3. Щелкаем ПМ по имени ярлыка и выбираем команду «Цвет ярлычка»:
Не пренебрегайте этими возможностями Excel. Если листов в книге больше 4-х, то вероятность запутаться возрастает в геометрической прогрессии.
3. Перемещение по рабочей книге
Бывают ситуации, когда в вашей книге Excel много листов, между которыми нужно постоянно переключаться.
Способ 1.
Переход по листам рабочей книги с помощью ярлычков.
Способ 2.
Переход по листам рабочей книги с помощью клавиатуры.
| Ctrl + Page Down | Перейти на следующий лист |
| Ctrl + Page Up | Перейти на предыдущий лист |
Способ 3.
Переход по листам рабочей книги с помощью контекстного содержания.
Поэтому-то так важно давать значимые имена листам, чтобы не запутаться в контекстном содержании.
4. Выделение рабочих листов
Ярлычок рабочего листа, на котором вы работаете, белого цвета, т.е. лист активен и считается выделенным.
Выделение нескольких рабочих листов аналогично выделению группы ячеек.
| ЛМ + Shift | Выделение смежных листов |
| ЛМ + Ctrl | Выделение несмежных листов |
Если нужно выделить все рабочие листы книги, то щелкаем ПМ мыши на любом ярлычке листа и выбираем команду «Выделить все листы».
Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них.
Шаг 1. Выделяем два листа «Зарплата за апрель» и Зарплата за май»:
Шаг 2. В строке «2» неважно какого листа вводим последовательно в ячейках: «ФИО», «Оклад», «Коэффициент», «К выплате»
Шаг 3. Убеждаемся, что на другом листе в соответствующих ячейках появился соответствующий текст:
5. Вставка и удаление рабочих листов
Шаг 1. Щелкаем по имени рабочего листа ПМ и выбираем команду Удалить (Delete).
6. Перемещение и копирование рабочих листов
Внутри рабочей книги можно перемещать и копировать рабочие листы. Это позволит систематизировать информацию в файле, располагать ее в логическом порядке.
Шаг 1. Щелкаем ЛМ на имени листа, который требуется переместить, и перетащите указатель листа в нужное место. При перемещении стрелка указывает то место, в котором будет находиться лист, если отпустить кнопку мыши.
Копируем рабочий лист аналогично операции перемещения, только при этом нужно держать нажатой клавишу Ctrl и отпустить ее в последнюю очередь.
На иконке листа около курсора появился значок «+» – это сигнал операции «Копирование». Обратите внимание на имя скопированного листа.
| Понять и запомнить! | Имя рабочего листа на ярлычке уникально! |
Если у нас много рабочих листов, то эта операция уже будет проблемой. Поэтому воспользуемся контекстным меню.
Шаг 2. Щелкаем ЛМ по имени рабочего листа и выбираем команду «Переместить или скопировать»:
Шаг 3. Выбираем место куда хотим переместить лист и нажимаем ОК.
Если мы хотим создать копию, отмечаем галочкой «Создать копию».
Переместить или скопировать выбранный рабочий лист можно не только внутри открытой книги, но и в новую книгу или открытую книгу.
Копировать или перемещать можно не только единичный рабочий лист, но и несколько выбранных листов, как смежных так и несмежных.
Файл Excel называют рабочей книгой. При запуске программы сразу, автоматически, создается новый файл с названием Книга1, которое в дальнейшем можно заменить на любое желаемое.
СОЗДАНИЕ НОВОЙ КНИГИ
ОТКРЫТИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ КНИГИ EXCEL
ЗАКРЕПЛЕНИЕ КНИГИ В EXCEL
Бывает что приходится работать с одним и тем же документом, именно поэтому будет удобнее закрепить его в представлении Backstage.
2. Наводим указатель мышки на книгу, которую необходимо закрепить. Рядом с ней появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажимаем на значок.
3. Книга окажется закрепленной. Для того чтобы снять закрепление, снова нужно нажать на значок канцелярской кнопки.
Шаблоны в Excel
Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.
Создание новой книги из шаблона
3. Выбрать шаблон, чтобы посмотреть его.
4. Откроется предварительный просмотр и дополнительная информация об использовании шаблона.
РЕЖИМ СОВМЕСТИМОСТИ В EXCEL
Иногда возникает необходимость работать с документами, которые созданы в более ранних версиях Microsoft Excel, например, Excel 2007/2003 или 2000. При открытии таких книг включается режим совместимости, иногда его называют режимом ограниченной функциональности. В режиме совместимости некоторые опции отключены, т.е. доступны только те команды, что использовались для создания документа.
Для того чтобы убрать режим совместимости, необходимо преобразовать книгу в формат, соответствующий текущей версии Excel.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ КНИГИ
Представим есть книга Excel созданная в программе версии 2007 года в режиме совместимости. Для того чтобы использовать весь функционал Excel 2013, необходимо преобразовать файл в формат Excel 2013. Необходимо сделать:
Читайте также: