Каталог созданный при слиянии документов не может быть отправлен на принтер
Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.
Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.
Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
- создадим пустой документ;
- перейдём на вкладку «Рассылки»;
- в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
- выбираем пункт «Обычный документ Word».
Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».
Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.
Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».
Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.
Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.
Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».
Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.
Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».
Теперь у вас есть главный документ и связанный с ним источник данных, который отфильтрован и рассортирован с помощью запроса. Казаяось бы, можно выполнить слияние и распечатать результат. Однако перед этим полезно проверить правильность слияния.
2. Установите переключатель Создать только отчет об ошибках (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document).
3. Щелкните на кнопке ОК.
4. Щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results). Вы увидите, что поля главного документа заменятся данными одной из записей источника данных.
5. С помощью кнопок Следующая запись (Next Record) и Предыдущая запись (Previous Record) на вкладке Рассылки (Mailing) или соответствующих кнопок в области задач просмотрите все экземпляры документа, соответствующие конкретным записям источника данных. Обратите внимание, что записи адресатов Василий Решетников и Роман Бобров отсутствуют, гак как они отфильтрованы запросом из-за несоответствия названия компании значению Фантом (см. табл. 8.1). Тем не менее в этом режиме предварительного просмотра вы увидите запись адресата Михаил Петров, которая при окончательном слиянии будет пропущена из-за наличия в главном документе поля SKIPIF (Пропустить запись, если) с соответствующим условием.
6. Снова щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results), чтобы опять включить режим отображение полей.
7. Наконец пришло время выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния (Next: Complete the Merge), чтобы перейти к последнему окну мастера.
8. Вы можете выбрать один из режимов слияния, воспользовавшись командами, доступ к которым обеспечивает щелчок на кнопке Найти и объединить (Finish & Merge) вкладки Рассылки (Mailing), или соответствующими кнопками в области задач:
· Изменить отдельные документы (Edit Individual Documents) — создание документа Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;
· Печать документов (Print Documents) — отправка результата слияния на принтер;
9. После выбора режима слияния в появившемся диалоговом окне вы можете указать, какие именно записи нужно объединить. Щелкните на кнопке ОК. Результат слияния будет отправлен в новый документ, на принтер или по электронной почте. В первом случае вновь созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске.
Контрольное упражнение
В качестве контрольного упражнения попробуйте распечатать наклейки на конверты для писем, созданных на этом занятии путем слияния.
1. Откройте документ Письмо.бос.
2. Перейдите на вкладку Рассылки (Mailing), щелкните на кнопке Начать слияние (Start Mail Merge) и выберите пункт Наклейки (Labels).
3. В диалоговом окне Параметры наклейки (Labels Options) настройте формат наклеек на конверты.
4. Вызовите мастер слияния. Воспользуйтесь в качестве источника данных существующим файлом Гости.
Как указать в качестве источника данных существующий файл?
5. Добавьте в текст наклеек поля Имя (FirstName), Фамилия (LastName), Индекс (Postal Code) и Адрес 1 (Address 1), снабдив их соответствующими подписями.
6. Щелкните на кнопке Обновить все наклейки (Update All Labels), чтобы скопировать макет первой созданной наклейки на все остальные.
7. Перейдите к следующему этапу и просмотрите созданные наклейки. Как перейти к нужной записи?
8. Проверьте слияние на отсутствие ошибок.
9. Выполните слияние в новый документ.
Как быстро выполнить слияние в новый документ?
10. Проверьте правописание и грамматику получешь г документа. При этом не забывайте пропускать все собственные имена (но не вносите их в словарь Word).
11. Распечатайте слияние.
Подведение итогов
Вы научились пользоваться двумя дополнительными модулями Word — модулями проверки правописания и слияния. В Word имеются множество других не менее интересных вспомогательных инструментов. Попробуйте изучить их самостоятельно.
Это занятие было заключительным разделом части книги, посвященной приложению Word. На следующем занятии вы перейдете к изучению электронных таблиц Excel.
FTP сервер vsftpd. Как указать каталог /var/ftp как каталог который нужно открыть при подключении?
CentOS 5.8, FTP сервер: vsftpd При подключении к FTP с клиентской машины сразу же попадаю в.
Слияние!
При слиянии Экселя с вордом(с помощью пошагового мастера слияния), не получается перенести.
иванов 1 (на сумму 1705,80 рублей):
1\
2\
3\
4\
5\
6\
7\чай Лисма пак.1х35,00 на сумму 35руб.,
8\
9\вода без газа 2х29,00 на сумму 58руб.,
10\колбаса Докторская нар. 125 гр.1х55,50 на сумму 55,5руб.,
11\колбаса Зернистая п/к в нар. 140 гр.1х62,10 на сумму 62,1руб.,
12\сыр нарезка 140 гр.1х72,20 на сумму 72,2руб.,
13\
14\сигареты Балк.звезда30х46,50 на сумму 1 395,00р.руб.,
Кстати - для эксперимента сделал за 3 минуты чистую таблицу из 30 записей, случайно заполнил и слил в каталог.
Результат странный - не все данные вошли в каталог, а понять по каким критериям они вошли я не смог. Проблема воспроизвелась (Ворд 2010)
Добиться того, чтобы все данные вошли в каталог, мне удалось после:
Вкладка ленты "Рассылки" --> "Подбор полей" --> в открывшемся окне для "Обращение" выбрать "ФИО" , чекбокс "Сохранить это сопоставление для текущего набора источников на этом компьютере" включен. С надеждой проверил. У меня всё те же 23 записи вместо 46. Правда, при повторном открытии подбора полей чек бокс "сохранить . " неактивен. Может, не сохраняется?
Приложения: скрин подбора полей и вордовский документ-слияние с осуществлённым подбором полей.
Сегодня пришлось реальную таблицу копировать руками, а там гораздо более записей. Для меня решение проблемы очень важно, пожалуйста, постарайтесь помочь.
P.S. Это может быть глюком самого офиса? Как исключить данную вероятность? Алексей офис, попробуйте еще так
Вместо поля ФИО вставьте блок адреса. В окне блока адреса нажмите подбор полей, и в этом окне задайте соответствие, например Фамилия ---> ФИО.
Решение я пытался найти методом тыка и после этого варианта тоже смог добиться отображения всех записей в итоговом каталоге.
Надеюсь и у вас получится. К сожалению не получилось вывести все записи Вашим советом. Прилагаю скрин диалогового окна, на котором включено отображение кодов полей - может наведёт на верную мысль иных участников.
Ваш совет - пробовать методом тыка мне подходит - я слишком мало знаю о механизмах слияния офиса. Мне кажется на перебор вариантов уйдёт несоизмеримо много времени. Алексей офис, я не знаю каким образом вы проводили слияние, но у меня все записи выводятся. Я конечно не заморачивался с форматированием, просто натыкал полей слияния, но это думаю не влияет. Посмотрите итоговый файл.
Решение
Алексей офис, причина всех бед - это поле "Next" в конце. Удалите его, и все будет в порядке.
Как я писал ранее, решение пытался найти методом тыка и не заметил, как как во время очередного "тыка" удалил поле "Next", когда вставлял блок адреса . В итоге появилась неверная рекомендация
Вероятно, это и есть решение проблемы. При попытке сформировать конечный документ-каталог, Word наглухо зависает. Однако, на новом экспериментальном документе удаление этого поля приводит к ожидаемому результату. Спасибо за помощь всем участникам. Отдельное спасибо участнику с ником Борис_Р.
Добавлено через 5 минут
Для chumich : (Не знаю как правильно на форуме это написать)
Спасибо за участие тоже. НО!
Вы повторили ещё одну досадную ошибку, решение которой я не нашёл.
Обратите внимание на суммы после фамилий: иванов 2 (2335,6999999999998) .
Это означает, что при слиянии MS Office "берёт комиссию".
Пришлите, пожалуйста, Вашу связку файлов для открытия новой темы.
не заморачивался с форматированием, просто натыкал полей слияния
Я показал вам, что нет проблемы "потери строк" при правильной организации слияния. Для правильного вывода сумм, измените в источнике данных (таблица.xls) формат полей с суммами на Денежный, а в документе, где делаете слияние добавьте после полей слияния "рублей" или "руб."
Задача: используя "базу" контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией "Слияние" доступной в пакете Microsoft Office.
Суть функции слияния - из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.
Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
- создадим пустой документ;
- перейдём на вкладку "Рассылки";
- в блоке кнопок "Начало слияния" нажимаем кнопку "Начать слияние";
- выбираем пункт "Обычный документ Word".
Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать - откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку "Выбор получателей" и выберем пункт "Использовать существующий список".
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать "Открыть".
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка "Первая строка содержит заголовки столбцов".
Нажимаем "ОК" и. ничего не меняется. Кроме одно детали - становятся активными действия в блоке кнопок "Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.
Откинем первые три кнопки - в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить "Поля слияния".
Сделаем так, чтобы наши данные "подтянулись" в документ. Нажимаем кнопку "Вставить поле слияния" и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком - могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.
Самое главное - смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.
Установим курсор в заголовок, после символа "№", затем выберем из списка "Вставить поле слияния" пункт "Договор".
Появится слово "Договор" в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку "Просмотреть результаты". Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину "Ручеёк" - 152.
Заполним все поля - щёлкаем после слова "Магазин" и выбираем пункт "Магазин", после слова "поставщика" и выбираем поле "Контрагент", после "сумму" выбираем пункт "Сумма", после "№" "Договор", после "от" "Дата".
Снова нажимаем кнопку "Просмотреть результаты".
Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой "Просмотреть результаты" есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.
Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие - только с помощью VBA.
Читайте также: