Как сделать ксерокопию на принтере в электронном виде
Под термином «документ» сегодня принято понимать не только его бумажный формат, но и электронную версию. Второй вариант даже удобнее, поскольку позволяет осуществлять отправку через Интернет, даже находясь на расстоянии от адресата. Как преобразить бумажную форму в электронную бумагу, будет рассмотрено в статье.
Общий принцип
Чтобы копия была сделана правильно, можно воспользоваться несколькими способами. Для перевода электронного документа на бумагу понадобится принтер. Для совершения обратного действия потребуется специальное устройство наряду с особым программным обеспечением.
Порядок действий
Сделать отксерокопированную версию бумажного документа в электронном формате можно с помощью сканера или многофункционального устройства. Проще и дешевле воспользоваться первым способом. Однако для его применения нужно обзавестись софтом в виде драйвера, который реализуется в одном комплекте.
При его отсутствии всегда можно обратиться к сети Интернет и осуществить поиск там. Если сканера под рукой нет, есть смысл пойти в копировальный центр. Его сотрудники за отдельную плату проделают всю необходимую работу. И ксерокопия всего за пару минут превратится в виртуальный файл.
Порядок действий при этом выглядит следующим образом:
- переход пользователя в меню «Пуск»;
- поиск в перечне всех программ драйвера от сканирующего или многофункционального устройства (также это может быть программа ABBY FINEREADER);
- запуск софта;
- открытие крышки агрегата;
- отправка в него бумаги, расположенной текстовой частью вниз;
- плотное прижимание крышки во избежание попадания на объект копирования света (если хоть одно слово будет засвечено, в электронном документе его не будет видно);
- подбор оптимальных параметров сканирования (размера, разрешения, цвета) в разделе с настройками;
- нажатие кнопки сканирования;
- клик по клавише распознавания, что позволит осуществить перевод текста в электронный формат и его открытие в виртуальном режиме.
Типография возьмет за эту процедуру деньги, т. к. услуга черно-белой и цветной ксерокопии не бесплатная. Поэтому, если есть необходимость в регулярном использовании аппарата, стоит приобрести его. Если подобные мероприятия будут проводиться редко, можно обращаться в специализированную организацию.
Особенности сохранения
Если операция проводится в домашних условиях, можно сохранить документ на компьютере. Если это делается в другом месте, необходимо взять с собой flash-накопитель или диск, куда будет «положена» электронная версия документа. Воспользоваться ей можно как угодно по своему усмотрению.
Сканирование документов – перевод информации с физического носителя в электронный вид (подробнее в статье: что такое сканирование). Сделать скан можно отдельным устройством (сканером) или воспользоваться МФУ (многофункциональным устройством). Последняя техника включает в себя несколько устройств и часто называется принтером 3 в 1. В состав входят принтер, сканер и копир (ксерокс). В обоих случаях отсканировать любой документ очень легко.
Ниже предоставлена пошаговая инструкция, как сканировать документы с принтера на компьютер. Актуальная статья и для отдельных сканеров. Убедиться в том, что через принтер есть возможность делать скан-копии, легко – посмотреть в документацию к технике или поднять верхнюю крышку аппарата. Если под последней есть прозрачное стекло, тогда вы можете как сканировать, так и делать ксерокопии документов. Значит, вы обладатель техники «все в одном».
Подготовка к сканированию
Для исключения повреждения техники важно придерживаться правильного порядка действия при работе со шнурами подключения. Сперва подключаете USB-шнур к принтеру, далее к стационарному компьютеру или ноутбуку. Затем вставляете кабель питания в розетку. Только после этого можно нажимать на кнопку включения, находящуюся на корпусе.
В большинстве случаев после подсоединения принтера к компьютеру через USB кабель или воздушное соединение (Wi-Fi), Windows начнет автоматическое обнаружение устройства, поиск и установку драйверов. После окончания установки аппарат появится в списке всего оборудования в пункте «Устройства и принтеры». Значок принтера не должен быть «светлым» и содержать возле себя каких-либо иконок (например, восклицательных знаков).
Если на корпусе принтера мигают индикаторы, которые говорят об отсутствии чернил в картриджах, сканирование все равно получится сделать, так как краска в этом случае не используется. В работу запускается только сканер. Часто бывают случаи, когда принтером уже не пользуются ввиду дороговизны покупки новых картриджей. Выкидывать технику необязательно, ведь пользоваться сканером получится всегда.
Иная ситуация с установкой, когда ничего автоматически не выполняется. Тогда надо воспользоваться диском, который часто идет в комплекте с техникой, и содержит драйвер, необходимый для работы всех компонентов устройства.
Вставьте диск в дисковод. Если установка не начнется автоматически или не откроется меню, тогда через «Мой компьютер» откройте диск в проводнике и запустите установочный файл. Далее, пошагово, соглашаясь с мастером установки, закончите копирование файлов драйвера. После, на рабочем столе могут появиться дополнительные ярлыки для запуска программного обеспечения, в котором можно выполнять различные действия, например:
- просматривать уровень чернил в емкостях;
- делать прочистки узлов принтера;
- запускать сканирование;
- выравнивать печатающие головки и ряд других функций, который отличается для каждой модели принтера.
Чтобы техника прослужила долго, и на скане не было видно следов пыли, грязи, надо аккуратно протереть поверхность стекла сухой тряпкой или бумажным полотенцем, салфеткой.
Что можно сканировать
Допускается сканирование любых носителей, которые не мешают закрытию верхней крышки. Конечно же, всегда сканируются обычные листы бумаги, причем можно оцифровать мелкие бумажные носители (брошюры, деньги, паспорт, фотографии и другие), пластиковые элементы, книги.
Как сделать скан на принтере
Рассмотрим процесс создания скана на принтере МФУ HP Deskjet 2130. Модель очень старая, но принцип сканирования будет аналогичен другим принтерам. Нужно лишь включить принтер, положить носитель под крышку, начать сканирование на компе любым удобным способом.
Как отсканировать документ:
- Включите устройство, дождитесь запуска. Аппарат должен несколько секунд пошуметь и прекратить издавать звуки. Потом можно выполнить сканирование.
- Поднимите крышку принтера. Положите лист бумаги (или другой предмет) в соответствии со значком. Направляющая показывает, как правильно положить бумагу, чтобы готовый скан документа был в правильном положении, а не перевернутом, верх ногами.
- Перейдите в «Устройства и принтеры». Нажмите комбинацию клавиш «Win+R», далее выполните команду «Control printers».
Драйвер для принтера HP 2130 включает в себя программу, внутри которой также есть возможность сканирования, за которую отвечает отдельный пункт. Софт устанавливается по умолчанию вместе с инсталляцией «Дров».
Запустите программу и после открытия в меню «Печать и сканер» выберите «Сканирование». Запустится утилита HP Scan.
Выберите необходимый вариант сканирования. Выставьте подходящие параметры для документа и кликните мышкой на «Сканировать».
Принтер отсканирует носитель и предложит сохранить документ в любое место, предварительно задав нужное имя файла.
Открывать скан можно любым графическим редактором, но проще всего воспользоваться стандартным средством «Просмотр изображений».
ПО для сканирования от производителей
Чтобы обеспечить легкую работу с техникой, компании-производители разрабатывают специальное ПО. В интерфейсе софта доступны все возможные функции для управления конкретной моделью аппарата.
Функции могут немного отличаться в зависимости от бренда. Но основной набор настроек/параметров практически всегда идентичен. Можно задавать разрешение скана, выбирать цветность (ч/б или цветной скан), формат (png, jpeg, jpg, pdf и другие).
Список утилит для сканирования:
- HP Scan;
- Epson Scan;
- Xerox Easy Printer Manager;
- Canon MF ToolBox.
Для фирм Kyocera и Samsung софт также есть, скачать можно с официальных сайтов или установить с комплектного компакт-диска.
Сканирование через Paint
Дальше откройте главное меню редактора и выберите «Со сканера или камеры».
Откроется окно сканирования, где можете выбрать цветность картинки, выполнить предварительный просмотр, сразу отсканировать и даже настроить качество (разрешение, яркость и контрастность).
Жмете «Сканировать», дожидаетесь завершения операции. В рабочем поле редактора появится оцифрованное изображение.
Сохранение файла делается в основном меню через пункт «Сохранить как», где на выбор предлагается несколько форматов (bmp, png, jpeg, gif и другие).
Такой вариант позволяет сканировать на компьютер с принтера максимально быстро. При необходимости можно сразу сделать форматирование скана средствами Paint, которые предлагаются на верхней панели редактора.
Другие программы
Нижеприведенные утилиты практически ничем не отличаются от официального софта. Разница только в некоторых программах, которые призваны делать сканы в какой-то определенный формат, например, в PDF.
- FineReader. Софт платный, но есть пробная «free» версия и онлайн-инструмент. Доступна для работы с множеством языков. Кроме простого сканирования может распознавать отсканированный текст и переводить документ в формат для дальнейшего редактирования.
- WinScan2PDF. У бесплатной программы узкая направленность – сканировать в формат PDF. Чаще всего используется при работе в сети.
- RiDoc. Пригодится тем, кому часто необходимо получать сканированные документы в самых разных форматах. Если такой нужды нет, тогда проще пользоваться стандартным средством или другими более простыми аналогами.
- VueScan. По функциональности похожа на все предыдущие программы. Есть встроенный преобразователь изображения в текст.
- CuneiForm. Распознает текст и таблицы со сканов, имеет широкий набор настроек для регулирования конечного качества скана. Скачивается с интернета бесплатно.
- ScanLine. Небольшая и простая в применении утилита. Содержит минимум настроек, получить скан можно буквально в пару кликов.
Сканируем паспорт
- Снимите обложку, выньте все лишнее с паспорта.
- Положите документ на стекло и хорошо прижмите крышкой. Проследите, чтобы края листов документа не замялись.
- В настройках сканирования выберите формат для наилучшего качества (bmp или tiff). Разрешение поставьте максимально доступное.
Ксерокопия без ксерокса
При отсутствии МФУ, но имея два отдельных устройства для печати и сканирования, запросто получится сделать копию паспорта.
- Сначала оцифруйте паспорт на компьютер.
- Далее распечатайте скан паспорта на печатающем устройстве.
Результат ничем не будет отличаться, если бы делалось стандартное ксерокопирование.
Устранение проблем
Есть много причин, по которым не работает сканер или принтер. Самым простым способом выявить и решить проблему является запуск стандартного средства устранения неполадок в Windows. Открывается диагностика неполадок через контекстное меню проблемного устройства. Дополнительно может помочь полная переустановка программного обеспечения с предварительным удалением драйвера.
Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.
Как создать электронный вариант документа?
Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.
Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение - драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.
Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста). Длят ого чтобы сделать электронную копию документа, необходимо: перейти в меню «Пуск», а в списке всех программ найти либо драйвер от сканера или МФУ, либо программу ABBY Finereader и запустить ее. После запуска программы и сканера можно открывать крышку и класть на нее бумажный документ текстом вниз. Документ следует расположить на поверхности сканера максимально ровно по отношению к краям рабочей поверхности устройства. Далее требуется как можно плотнее прижать крышку, чтобы освещение не попадало на рабочую поверхность. В противном случае электронный документ получится засвеченный, то есть часть текста, на которую попал свет, не будет видна.
Далее в настройках следует выбрать оптимальные параметры сканирования, такие как цвет, выходной размер, разрешение вывода и др. Когда все будет готово, можно нажимать на кнопку «Сканировать». Когда процедура завершится, следует нажать на «Распознавание», с помощью которого текст будет преобразован в электронный формат, например .doc, и документ можно будет открывать в текстовом редакторе для внесения изменений.
Качественный скан документа с помощью смартфона – зачем это нужно?
Как сделать скан документа с помощью смартфона?
Если вам срочно нужен скан квитанций, чеков, договоров и прочих важных бумаг, его можно сделать самостоятельно и не выходя из дома. Для этого у вас должен быть современный смартфон с исправной камерой и специальное программное обеспечение, установленное на мобильном устройстве. Благодаря этому можно будет через пару минут получить электронные документы в формате PDF.
Стоит отметить, что качество сканов будет напрямую зависеть от того, на сколько мегапикселей ваша камера. Чем больше разрешение камеры – тем лучше. Для получения качественных сканов желательно, чтобы камера смартфона была не меньше 12 мегапикселей. Также важно выбрать хороший программный инструмент для сканирования. В первую очередь стоит обратить внимание на приложение Clear Scanner.
Clear Scanner – это бесплатное приложение для сканирования документов, которое можно бесплатно скачать в Play Market. Данная программа является одной из самых популярных на данный момент. Сканы, создаваемые с ее помощью, отличаются высоким качеством, а количество сканируемых листов неограниченно, что встречается далеко не во всех бесплатных приложениях.
Сделать фотографию разворота паспорта можно и просто камерой смартфона, однако в любом подобном случае неизбежны проблемы с искажением страницы. Также часто достаточно трудно поймать фокус и на это приходится тратить очень много времени. Но одна из главных трудностей заключается в освещении.
Мало того, что свет ложится неровно, так еще и на полстраницы видна тень от руки и корпуса смартфона. Если в таком случае использовать вспышку, то она засветит часть документа. А если документ еще и ламинирован, то свет от вспышки распространится практически на весь документ и разобрать хоть что-то будет крайне трудно.
Приложение Clear Scanner автоматически обрабатывает фото документа таким образом, что обо всех перечисленных выше проблемах можно забыть. Качество сканов получается в несколько раз лучше, в конечном итоге на фотографии документов не накладывается водяной знак, а использовать приложение можно неограниченное количество раз.
Одним из главных преимуществ приложения Clear Scanner является автоматическая коррекция геометрии. Эта программа самостоятельно определяет края листа, тем самым предотвращая искажения. Если искажения все же есть, приложение автоматически их устранит. Кроме того вы сможете выбрать нужный размер и цветность.
- Dropbox;
- Evernote;
- Google Drive;
- Telegram;
- WhatsApp;
- ВКонтакте и некоторые другие.
Недостатки программы Clear Scanner
Файлы можно объединить в один, а вот разделить один скан на несколько нельзя, и это тоже можно отнести к недостаткам. Еще один недостаток заключается в том, что приложение Clear Scanner распознает текст единой строкой, игнорируя столбцы.
Как делать скан с помощью программы Clear Scanner – пошаговое руководство
Для начала работы вам необходимо скачать приложение Clear Scanner из Play Market и запустить его. Далее нажмите на значок камеры, расположенный внизу, чтобы сфотографировать документ, либо на значок галереи, чтобы загрузить уже сделанное фото.
Фотографировать документ необходимо с удачного ракурса, то есть сбоку под небольшим углом. В таком случае мобильное устройство не загораживает свет, соответственно тени отсутствуют. Внизу расположен ползунок, с помощью которого вы сможете приближать и отдалять камеру.
Справа внизу можно будет выбрать, сколько сканов нужно создать, а справа вверху можно будет установить необходимое разрешение файла и состояние вспышки. После того, как вы сфотографировали документ, необходимо нажать на галочку и приступить к редактированию.
А есть ли другие программы и решения?
Можно использовать аналогичные приложения, доступные в Play Market либо встроенные возможности смартфона. На многих современных смартфонах с фирменной оболочкой от того или иного производителя есть встроенный сканер, с помощью которого можно сканировать документы и считывать QR-коды. Обычно он располагается в папке с инструментами.
Советы и выводы
Уже прошли те времена, когда для сканирования документов было необходимо соответствующее устройство. Сейчас все что нужно для этого можно сделать буквально за несколько минут с помощью встроенных возможностей современного смартфона и используя специализированное программное обеспечение. На данный момент одним из лучших приложений подобного рода считается Clear Scanner.
Пожалуйста, опубликуйте ваши комментарии по текущей теме материала. Мы крайне благодарны вам за ваши комментарии, отклики, подписки, дизлайки, лайки!
Пожалуйста, оставляйте ваши отзывы по текущей теме материала. За комментарии, отклики, лайки, дизлайки, подписки огромное вам спасибо!
Читайте также: