Для чего нужен сканер в кадровой службе организации
Внедрение или масштабирование системы электронного документооборота для многих компаний является трудным шагом на пути к цифровизации. Несовершенство законодательства и нежелание быть первопроходцами не позволяют предприятиям расти: сокращать издержки, автоматизировать рутину, высвобождать время для развития приоритетных направлений.
Первый шаг к цифровизации
Еще 5 лет назад нельзя было подумать о переводе кадровых документов в электронный вид из-за отсутствия законодательной базы. Но в 2020 г. Минтруд начал масштабный эксперимент: более 150 российских компаний первыми в стране оценили преимущества электронных документов.
Так, по информации Министерства экономразвития, один из крупных банков отказался от бумаги и сэкономил на хранении документов ₽2,5 млрд. А обработка одного электронного документа, по подсчетам ведомства, стала отнимать в 4,8 раза меньше времени, чем обработка бумажного.
На основе опыта и предложений участников эксперимента государство планирует внести изменения в Трудовой кодекс. Но на самом деле трансформация кадрового документооборота уже началась — появились электронные трудовые книжки, электронные больничные. А федеральный закон №407 разрешил перевести весь обмен документами с «удаленщиками» в электронный вид.
Эффективность кадрового документооборота выражается также в снижении нагрузки на специалистов, рисков потери и утечки данных, а также ошибок из-за человеческого фактора. Нельзя забывать об автоматизации рутины — это еще и усовершенствует работу любого подразделения.
Таким образом, перевод кадровых документов в электронный вид возможен уже в ближайшем будущем, а для участников эксперимента и предприятий с дистанционными работниками — уже сейчас. И для многих компаний это может стать первым шагом к масштабной цифровизации. Что же касается решений для реализации бесшовного перехода на «цифру», на рынке стали появляться удобные инструменты, упрощающие задачу. Одной из таких систем стала АТАЧ.
Инструмент для кадрового отдела
Система АТАЧ позволяет сотрудникам отдела труда и заработной платы оформлять кадровые документы в электронном виде и вести работу по ним в дистанционном режиме. Кадровые специалисты создают и редактируют документы в системе по шаблонам, согласовывают их по маршруту, который администратор может поменять, отправляют на подписание руководству и работнику. В зависимости от вида документа сотрудники применяют усиленные квалифицированную или неквалифицированную подпись, а работодатели — усиленную квалифицированную на основе технологии облачного подписания с компьютера, планшета или смартфона. При этом есть возможность подписания с использованием USB-токена в качестве носителя ключа подписи.
Один из участников эксперимента — ИТ-компания с численностью персонала более 600 человек — внедрила АТАЧ еще в апреле 2020 г. Более 35 кадровых документов теперь оформляются только в электронном виде, такие как докладная руководителю о дисциплинарном взыскании, заявление о переносе отпуска, заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом, заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, предоставление отпуска по уходу за ребенком, объяснительная, приказ на перевод, соглашение, приказ освобождение от работы, протокол ознакомления, служебная записка на работу в выходные дни, отзыв из отпуска и др.
Особое удобство компания выявила во время перевода сотрудников на дистанционный режим работы во время пандемии. Работникам не приходилось согласовывать отпуска или больничные в офисе — достаточно было сформировать заявление в АТАЧ.
«На отдел кадров приходится до 20% всего документооборота на предприятии, — отмечает руководитель продукта АТАЧ Дина Бахарева. — Это внушительная цифра, и стоит ее сократить, как компании увидят эффект от электронного документооборота — снижение издержек, трудозатрат, рисков и направление высвобожденных ресурсов на развитие бизнеса».
АТАЧ — революция на рынке СЭД
Внедрение АТАЧ в кадровом отделе прошло в 2020 г. Но сама система создана еще в 2016-м. Первыми ее внедрили 60 обществ группы компаний «Магнитогорский металлургический комбинат» . ММК — один из гигантов отечественной черной металлургии, занимающий лидирующие позиции в глобальных рейтингах . Впервые система для электронного документооборота иностранного производства здесь появилась в 1999 г. Но к 2014-му продукт от крупного вендора морально устарел: самыми весомыми минусами стали отсутствие мобильной и веб-версии и долгий отклик программы.
В 2014 г. решение было обновлено. Новая версия оказалась достаточно функциональной, но зависала в процессе подписания документов, а запутанная навигация не позволяла быстро отыскать необходимые функции. Вместо экономии времени на рутинных операциях ММК получил замедление бизнес-процессов и отказ руководителей от работы в системе. Это негативно сказывалось на эффективности работы предприятия.
Нужно было альтернативное решение: простое, интуитивно понятное, обладающее очень высоким быстродействием и работающее на любом устройстве — от компьютера до смартфона. Таким решением стал АТАЧ.
АТАЧ автоматизировал классические процессы. А со временем ввел дополнительные, такие как выдача поручений и контроль их исполнения, согласование договорных документов, управление нормативными и организационно-распорядительными документами на протяжении всего их жизненного цикла, полное оформление командировок вплоть до передачи данных в учетную систему, а также работа с исполнительными документами и формирование и согласование доверенностей.
«Решение внедрено в эксплуатацию в 2016 году и используется более чем в 60 обществах группы компаний ММК. В системе работает 11 551 сотрудник, а с начала промышленной эксплуатации в ней создано более 7 млн документов и выдано более 8 млн поручений. При этом система постоянно совершенствуется в соответствии с запросами пользователей и удостоилась большого числа положительных отзывов. Мы получаем благодарности от руководителей и пользователей за то, что им удается успевать выполнять больше творческих задач по развитию компании вместо рутинной деятельности», — перечисляет итоги внедрения Дина Бахарева.
Преимущества АТАЧ
Разработчики сделали упор на упрощение взаимодействия с платформой руководящего состава и сотрудников, никогда не работавших с СЭД. В качестве технологии для системы была выбрана архитектура SPA — Single Page Application, на которой построены «ВКонтакте» и Facebook. SPA с делала продукт удобным для пользователей за счет скорости отклика в 200 мс и обеспечила доступ из любой точки мира с любого устройства без установки локальных версий и приложений.
Интерфейс оказался простым и понятным, без лишних элементов и функций, а встроенный поисковик дал возможность легкой навигации по документам. Разработчики перестроили привычную «табличную» или «древовидную» структуру СЭД в минималистичную. В итоге пользователи получили возможность работать с документом в едином окне, без скачивания или предварительной загрузки превью, как это принято в других решениях. Согласование в один клик экономит, по подсчетам создателей АТАЧ, 2 часа в день или 500 часов работы ежегодно.
Для еще большего удобства взаимодействия с системой разработчики добавили опции предиктивного определения исполнителя, индикации документов и удобную интеграцию с Outlook, учетными и ERP-системами по API. Благодаря Low-code АТАЧ гибок и подстраивается под любые бизнес-процессы, а по запросам пользователей оперативно добавляется новый инструментарий.
Эффект от внедрения
В группе компаний ММК система в 2-3 раза сократила время на обработку документов по сравнению с предыдущей СЭД, а также уменьшила издержки на хранение документов до 90%. На этом примере внедрения АТАЧ доказал , что новейшая разработка может быть эффективнее традиционных СЭД, предлагающих решения на основе классического функционала. АТАЧ также внедрен на других предприятиях: в компаниях «Красцветмет» (один из крупнейших в мире производителей драгоценных металлов и изделий) и «Бобровский кварцит» (занимается добычей и переработкой кварцевых материалов).
АТАЧ вошел в круг отечественных современных систем электронного документооборота, стремящихся упростить привычно трудоемкий процесс документооборота. Разработчики уверены в том, что формализованный и сложный документооборот при переводе в «цифру» должен быть удобен всем. В первую очередь это актуально для крупных предприятий.
«Мы ориентируемся на крупный бизнес. Как показал опыт, документооборот в каждой компании уникален. Стоимость решения зависит от специфики бизнес-процессов конкретного предприятия. В пределах рынка цена конкурентоспособна, а сейчас, на этапе продвижения продукта, она даже ниже средней рыночной стоимости систем подобного класса», — говорит Дина Бахарева.
Цифровизация кадрового отдела — уже не отдаленное будущее, а практически настоящее. С выбором минималистичных, удобных всем решений она принесет нужный эффект компаниям: сократит издержки, снизит трудозатраты и ускорит документооборот.
Запросить демонстрацию СЭД и уточнить детали сотрудничества для партнеров можно по ссылке.
Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.
Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.
Цель отдела кадров
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.
Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.
Задачи отдела кадров
Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.
Также основными задачами отдела кадров являются:
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами
Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
Взаимодействие с бухгалтерией организации
Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.
Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.
Взаимодействие с юридическим отделом
Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.
Взаимодействие с другими подразделениями компании
По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".
Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.
3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров
Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:
1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.
Рассмотрим каждый из шагов подробнее.
Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»
Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.
Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.
Усовершенствование процессов
В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.
Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.
Автоматизированная обработка данных
Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.
Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.
Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.
Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:
- Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
- Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
- Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
- Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
- Учет проверок государственными органами;
- Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).
Подводим итоги
Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:
Массовый наём, адаптация, обучение и оценка персонала – запрос на цифровизацию этих процессов один из популярных. Но мало кто стремился автоматизировать кадровый документооборот. Основная причина – особенности трудового законодательства и нормативная база, которая предписывала вести кадровый учёт в бумажном виде. Но 2020-й год стал переломным: сегодня бизнес может вести более 75% внутренних документов в электронном виде. А значит, существенно сократить издержки на ведение кадрового документооборота.
Как грамотно выстроить процесс? Меня зовут Антон Бобров, специализируюсь на создании корпоративных сервисов в «КОРУС Консалтинг», я расскажу об этапах автоматизации кадрового документооборота и инструментах, которые сделают процесс простым.
Большинство кадровой документации можно легитимно подписывать в электронном виде с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). А именно:
- внутренние локальные нормативные акты,
- командировки
- планирование и оформление отпуска
- учет рабочего времени и графиков сменности,
- справки и копии трудовой книжки,
- справки и копии трудовой книжки,
Весной прошлого года Минтруд подписал закон, в рамках которого компании могут протестировать полный отказ от бумажных кадровых документов. Эксперимент продлится до августа 2021 года. По его результатам будет приниматься решение об изменениях в законодательное регулирование электронного кадрового документооборота.
Участники эксперимента сами определяют, какие кадровые документы они будут вести в электронном виде. Автоматизация доступна как с помощью собственной системы, так и через платформу «Работа в России».
Работодатель будет использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудник – ту, которую требует система. Так, в случае собственной платформы работнику нужна УКЭП или УНЭП, а если речь о портале «Работа в России» (общероссийская база вакансий), достаточно простой электронной подписи (ПЭП). По сути, участие в эксперименте освобождает от необходимости покупать дорогие УКЭП на каждого сотрудника и позволяет подписывать все кадровые документы в электронном виде.
Эксперимент – лишь часть мер по цифровизации процесса перехода на электронный кадровый документооборот. С 01 января 2021 вступил в силу 407-ФЗ, касающийся регулирования дистанционной работы и временного перевода работника на удалёнку. Что важно отметить?
Читайте также: