Какие операции допустимы над таблицей открытой в режиме конструктора
Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:
1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F 11».
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.
Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.
3. В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.
4. Определить в таблице каждое поле (рисунок 1.44). Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.
Таблица СУБД как бы состоит из двух частей - табличное представление, а вторая - представленная в режиме конструктора. Разница между ними огромная. Как таблица, она показывает свое содержимое. Например, город, наименование улицы, номер дома, номер корпуса, номер подъезда, квартиру и фамилию ее владельца, если речь идет о таблице с перечнем адресов. А вот настройка таблицы возможна только в режиме конструктора.
Как видно из иллюстрации (рисунок 1.44), при конструировании любой таблицы вы будете иметь дело с мастером, состоящим из пяти основных элементов. Сверху располагаются три столбца, озаглавленные: " Имя поля", " Тип данных", " Описание". В нижней части окна мастера есть две вкладки: " Общие" и " Подстановка". В первом столбце пользователь имеет возможность задать любое имя столбца, какое посчитает необходимым. Следует помнить, что столбцы в таблице будут располагаться именно в том порядке, в котором вы их задали. Таким образом, желательно с самого начала продумать их последовательность с учетом удобства последующей эксплуатации всей таблицы в целом. Так, например, любая сортировка таблиц практически во всех СУБД производится слева направо. Иными словами, сначала выполняется условие сортировки, заданное в первом столбце, затем - во втором, и так далее. Если в таблице, по недосмотру, столбец с номерами домов окажется перед столбцом с названиями улиц, то вы не сможете, без дополнительных вспомогательных операций, отсортировать таблицу сначала по улицам, а потом по номерам домов. Придется создавать отдельный запрос, который потребует дополнительного места, дополнительной вычислительной мощности и дополнительного времени на его выполнение.
Выбор для поля таблицы типа данного
1. Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных (рисунок 1.45).
В таблице 1.2. представлены все типы данных Microsoft Access и их применение.
| Тип данных | Применение | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля. |
| Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE. | До 64 000 символов. |
| Числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. | 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
| Дата /Время | Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. | 8 байт. |
| Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. | 8 байт. |
| Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные. | 4 байта. Для кодов репликации – 16 байт. |
| Логический | Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. | 1 бит. |
| Объекты OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. | До 1 гигабайта |
| Гиперссылка | Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа). | До 64 000 символов |
| Мастер подстановок | Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля |
Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".
Конструктор таблиц наряду с редактором Transact-SQL предоставляет графический пользовательский интерфейс для создания и изменения структуры таблиц, включая программные объекты, связанные с таблицами, для баз данных SQL Server. Он запускается при создании таблицы для подключенной базы данных или проекта, а также при двойном щелчке таблицы для внесения в нее изменений в обозревателе объектов SQL Server или обозревателе решений.
Конструктор состоит из сетки столбцов, области скриптов и контекстной области. В сетке столбцов перечисляются все столбцы в таблице. В этой сетке можно добавлять, изменять и удалять столбцы. Контекстная панель обеспечивает логическое представление определения таблицы (ключи, индексы, ограничения, триггеры и т. д.), а также позволяет выбирать объект, выделяя его связи с отдельными столбцами. Можно также добавлять новые объекты в таблицу в этой панели и изменять свойства выбранного объекта в таблице свойств. В области скриптов отображается определение структуры таблицы и выделяется подсветкой скриптов для объекта, выбранного в контекстной области или в сетке столбцов. Предусмотрена возможность вносить изменения в скрипт, одновременно просматривая отображение сетки столбцов и контекстной области. Любые изменения на любой из этих трех областей немедленно распространяются на две другие.
В следующих процедурах используются сущности, которые созданы в рамках процедур, описанных в руководствах по разработке подключенной базы данных и автономной разработке базы данных с учетом проекта.
Создание новой таблицы
Откройте проект TradeDev, который применялся для работы в предыдущих процедурах.
В обозревателе решений разверните папку dbo, щелкните правой кнопкой мыши папку Tables и выберите Добавить, затем Таблица.
Назовите новую таблицу Shipper и нажмите кнопку Добавить.
Откроется конструктор таблиц. В сетке столбцов добавьте к таблице новый столбец с именем ShipperName и укажите тип данных int.
Обратите внимание, что свойства столбцов можно также изменить в окне Свойства. Щелкните столбец ShipperName и в окне Свойства измените значение DataType для этого столбца на nvarchar и значение length на 128. Обратите внимание, что после перемещения фокуса с этого поля произойдет автоматическое обновление области скриптов и сетки столбцов конструктора, отражающее внесенное изменение.
Создание нового ограничения внешнего ключа
Щелкните правой кнопкой мыши узел Внешние ключи в контекстной области конструктора и выберите Добавить новый внешний ключ.
Обратите внимание, что количество узлов автоматически увеличится на 1. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы принять стандартное имя ограничения.
Замените предусмотренное по умолчанию определение ограничения в области скриптов следующим.
Заслуживает внимания то, что, с точки зрения пользователя, создание и изменение сущностей базы данных для проекта вне сети идентично выполнению тех же задач с подключенной базой данных.
Для переименования поля нужно открыть таблицу в режиме конструктора , переместить курсор в столбце Поле на нужную строку и изменить имя поля.
Если уже определены некоторые запросы, формы, макросы или модули, использующие поле, имя которого изменено, необходимо также изменить имя этого поля во всех указанных объектах.
Для вставки поля необходимо открыть таблицу в режиме конструктора, переместить курсор на строку определения поля, перед которым нужно вставить новое поле, и выполнить команду Правка/Вставить строку.
Для копирования полей выполняются следующие действия:
1. В режиме конструктора следует выделить целиком строку, содержащую определение поля, которое нужно скопировать (щелкнув по области маркировки строки или нажав клавиши Shift+пробел).
2. Скопировать строку в буфер обмена, выполнив команду Правка/Копировать.
3. Переместить курсор на строку, которая должна следовать за вставляемой строкой и вставить пустую строку командой Правка/Вставить строку.
4. Выделить пустую строку, щелкнув по ее области маркировки и выполнить команду Правка/Вставить. После вставки скопированной строки следует заменить в ней имя поля.
Удалить ненужные поля можно в режиме конструктора, выделив определение поля, щелкнув по области маркировки строки, и нажать клавишу Del.
Можно выделить группу полей, удерживая нажатой клавишу Shift и нажимая клавиши со стрелками вверх и вниз, чтобы выделить несколько несмежных строк, следует при нажатой клавише Ctrl щелкнуть по области маркировки нужных строк.
В режиме конструктора таблицы следует выделить перемещаемую строку, клавишами Ctrl+F8 включить режим сдвига, переместить выбранное поле в нужное место с помощью стрелок вверх и вниз и выключить режим сдвига клавишей Ecs.
Microsoft Access предоставляет пользователю изменять типы данных или размеры полей даже в том случае, когда в это поле уже внесены данные.
Изменение типов полей.
Для изменения типа данных достаточно открыть таблицу в режиме конструктора и для нужного поля выбрать новый тип данных. Единственный тип данных. Который нельзя преобразовать в другой тип - это объект OLE. С некоторыми ограничениями Microsoft Access может успешно преобразовать любой тип данных в любой другой.
Изменение размера поля.
Всегда можно увеличить размер текстового или числового поля. Однако, уменьшение размера текстового поля может привести к частичной потере хранимой информации 9текстовые значения будут усечены справа до нового размера поля).
При уменьшении размера числового поля при преобразовании данных могут возникнуть ошибки. Microsoft Access округляет и усекает числовые значения при преобразовании данных с плавающей точкой к целому или денежному типу.
Работа с данными в режиме таблицы
Самый простой способ просмотра данных - это открыть таблицу в режиме таблицы. Режим таблицы оказывается полезным для проверки данных. Для того, чтобы просматривать данные одной из таблиц, необходимо открыть базу данных, выбрать корешок Таблицы и дважды щелкнуть мышкой по имени нужной таблицы.
Изменение макета таблицы.
Для лучшего представления данных на экране можно менять макет таблицы, выполняя команду меню Формат, например, менять ширину столбца, в котором установлен курсор, командой Формат/Ширина столбца, увеличивать высоту строк командой Формат/Высота строки, выбирать нужный шрифт командой Формат/Шрифт, удалять линии сетки командой Формат/Сетка.
Кроме того, можно изменить порядок расположения столбцов при их просмотре. Для этого следует выделить нужный столбец, щелкнув по его имени в области маркировки столбца, и перетащить область маркировки в новое место.
Можно также убрать часть столбцов с экрана, выделив один или несколько столбцов и выполнив команду Формат/Убрать столбцы. Иногда во время просмотра данных может понадобится удерживать один из столбцов все время на экране, в то время как остальные столбцы будут прокручиваться в окне вправо и влево. Для этого нужно выделить один столбец или группу смежных столбцов и выполнить команду Формат/Зафиксировать.
В режиме таблицы можно вставлять в таблицу новые записи, изменять данные, удалять записи.
Добавление новой записи.
Если таблица пустая, Microsoft Access при ее открытии показывает единственную пустую строку. Если в ней имеются записи, то Microsoft Access выведет пустую строку после последней записи с данными. Перейти к пустой строке можно командой Запись/Перейти/Новая запись. Переход в следующий столбец осуществляется клавишей Tab. Чтобы сохранить новую запись в БД, следует выполнить команду Файл/Сохранить запись. Для отмены добавления записи в БД нужно дважды нажать клавишу Ecs.
Чтобы восстановить текущую запись, необходимо сначала выполнить команду Правка/Восстановить текущее поле, а затем команду Правка/Восстановить текущую запись.
Для выделения и изменения данных можно щелкнуть в ячейке, содержащую запись, непосредственно слева от первого символа, который нужно изменить, и расширить область выделения, чтобы включить в нее все изменяемые символы.
Для замены данных можно использовать команду Правка/Заменить.
Для копирования и вставки данных можно использовать буфер обмена. Командой Правка/Копировать или Правка/Вырезать следует поместить в буфер выделенные ячейки или строки таблицы и командой Правка/Вставить вставить данные из буфера в новом месте таблицы.
Для удаления одной иди нескольких строк необходимо выделить нужные строки и нажать клавишу Del.
Сортировка данных
При открытии таблицы Microsoft Access выводит строки в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы.
В Microsoft Access имеется возможность сортировки данных в режиме таблицы. Для этого нужно установить курсор в столбец, по которому производится сортировка, и выбрать кнопку По возрастанию или По убыванию.
В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) - по второму и т.д.
Чтобы произвести сортировку более чем по одному столбцу, разместите столбцы так, чтобы они были расположены рядом в необходимом порядке для сортировки.
Поиск данных
Чтобы выполнить простой поиск по одному полю, необходимо выделить это поле, выполнить команду Правка/Найти и в образце поиска указать значение данных, которое нужно найти. В образце можно использовать шаблоны: символ * вместо строки произвольных символов любой длины и символ ? вместо одного произвольного символа.
Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок или (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр).После нажатия кнопки Изменить фильтр> от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру.
Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр. Для использования расширенного фильтра необходимо выполнить следующие действия:
1. Открыть таблицу и открыть окно фильтра командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр.
2. В бланке фильтра ввести поля, порядок сортировки и указать условия отбора. При задании условий отбора в окне фильтра можно использовать те же возможности, что и при создании запросов.
3. Щелкнуть по кнопке Применить фильтр, чтобы увидеть результаты сортировки.
Чтобы сохранить определение фильтра, следует выполнить команду Файл/Сохранить как запрос и присвоить запросу имя. Чтобы использовать созданный ранее фильтр, при открытии таблицы можно открыть окно фильтра и выполнить команду Файл/Загрузить из запроса.
Цель работы: Получить практические навыки изменения структуры базы данных и ее отображения.
Порядок выполнения работы
1. Ознакомиться с методическими указаниями.
2. Включить компьютер.
3. Загрузить операционную систему Windows.
4. Запустить программу MS Access.
5. Выполнить задание.
6. Подготовить ответы на контрольные вопросы.
7. Сдать работу преподавателю.
Методические указания
Создание таблицы в режиме конструктора
В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.
В ходе работы над базой данных её наполнением и структурой приходится постоянно переключаться между режимами Таблица в режиме таблицы и Конструктор таблиц. Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, щелкните на кнопке Вид панели инструментов Таблица в режиме таблицы или щелкните правой кнопкой на заголовке окна таблицы и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц.
Изменение типа полей и реорганизация таблиц
Прежде, чем приступить к такой важной операции, как модификация структуры таблицы, следует сделать два важных замечания.
· Настоятельно рекомендуется выполнять все рассматриваемые ниже изменения структуры таблицы в режиме конструктора. Хотя в режиме таблицы также можно активно «вмешаться» в структуру объекта, добавив или удалив столбцы, при этом для вас недоступны все те средства контроля, которые есть в режиме конструктора и которые служат гарантией сохранности ваших таблиц и, в конечном счете, ваших данных.
· Будьте очень внимательны, и применительно ко всем «структурным» операциям придерживайтесь золотого правила: семь раз отмерь. Чтобы уверенно чувствовать себя, не поленитесь создать резервную копию изменяемой таблицы.
Приложение Access позволяет добавлять новые поля, удалять уже существующие, изменять порядок следования полей в таблице, а также модифицировать сами поля и их свойства.
Предупреждение. Нежелательно вносить изменения в структуру таблицы (особенно удалять поля) уже после ввода в нее данных. Некорректное редактирование структуры таблицы может привести к потере данных.
Открыть уже существующую таблицу в режиме конструктора можно по-разному:
· При активизированной кнопке Таблицы в окне базы данных выберите интересующую вас таблицу, а затем щелкните на кнопке Конструктор на панели инструментов этого окна.
· В окне базы данных щелкните правой кнопкой на имени нужной таблицы и выберите команду Конструктор в открывшемся контекстном меню.
· Если в режим конструктора необходимо перейти из режима таблицы, щелкните на кнопке Вид панели инструментов Таблица в режиме таблицы.
Изменение имен полей
Напомним, что в этом режиме конструктора все изменения, касающиеся структуры объектов, необходимо сохранять. Чтобы изменить имя поля вашей таблицы, дважды щелкните на текущем имени поля и введите новое имя.
Изменение типов и размеров полей
Потребность изменить тип поля для хранимых данных может возникнуть, например, в процессе тестирования будущей базы данных на пробных наборах. Другой случай — когда при импортировании таблиц выясняется, что не установлен нужный тип данных. Наименее серьезной с точки зрения последствий является ситуация, когда такое преобразование выполняется на этапе проектирования таблицы, еще до ввода в нее данных; наиболее сложной — когда уже созданы формы, отчеты, запросы, определены выражения для вычисления некоторых данных и в таблицу уже помещены данные.
Если необходимо изменить тип данных для уже существующего поля, в строке, соответствующей данному полю, щелкните в ячейке столбца Тип данных, а затем, щелкнув на кнопке раскрывающегося списка (▼), выберите новый тип данных.
В приложении Access нельзя преобразовать данные какого-либо другого типа (даже числового) к типу Счетчик. Поля типа Счетчик — это служебные поля, которые хранят номера записей и не доступны для привычной операции ввода данных в ячейку поля.
Преобразования для типа Текстовый
Поле с типом данных Текстовый без колебаний можно преобразовать в Поле MEMO, так как максимальный размер для тестового поля составляет 255 знаков, а для поля МЕМО-типа — 65536. Понятно, что это преобразование без потерь.
Обратная операция также допустима, но следует учесть, что программа Access автоматически отсечет все «лишние» (начиная с 256-го и дальше) символы тех данных, которые прежде хранились в МЕМО-поле. Поэтому такой шаг уместен, если при работе с полем МЕМО-типа выяснилось, что нет необходимости хранить в нем более 255 символов. Помните также о том, что по умолчанию Access устанавливает для текстовых полей размер 50 символов, поэтому, выполняя преобразование для МЕМО-поля, обязательно укажите достаточную для хранения данных длину поля в свойстве Размер поля.
Если в текстовом поле хранились символьные представления числовых или денежных величин, а теперь возникла потребность выполнять с такими данными вычисления, можно изменить тип Текстовый на Числовой или Денежный. Программа Access правильно воспринимает символы разделителей разрядов и десятичной части чисел, учитывает символы денежной единицы и пропускает пробелы после числа, учитывая настройки, заданные в окне Свойства: Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows.
При условии, что текстовые данные имеют подходящий формат представления даты и/или времени (например, 23-апр-98 или 23.04.98), поле типа Текстовый можно преобразовать в поле типа Дата/время.
Текстовое поле может быть преобразовано в логическое в том случае, если в нем в текстовом виде представлены логические величины (например, логическое Да — это значения Да, Истина, Вкл, или логическое Нет — это Нет, Ложь или Откл).
Свойство Размер поля
Выберите необходимое имя поля в столбце Имя поля, а затем в области Свойства поля укажите в строке Размер поля нужное значение.
Добавление полей
Можно сказать, что в режиме конструктора структура таблицы, по сути, также представлена таблицей, в которой каждому полю соответствует отдельная строка. Поэтому, чтобы включить в таблицу новое поле, достаточно добавить новую строку в список полей. Порядок действий должен быть следующим.
1. Выделите поле, над которым вы хотите поместить новое поле таблицы. Для этого щелкните на кнопке выбора записи (серый квадратик слева от имени поля; указатель мыши приобретает при этом вид направленной вправо стрелки: Þ).
2. Выполните в главном меню команду ВставкаÞСтроки или щелкните на выделенной строке правой кнопкой мыши и выберите из открывшегося контекстного меню команду Добавить строки. Над выделенной строкой появится пустая строка.
3. В пустой строке введите имя для нового поля, тип данных, описание (необязательно) и задайте нужные значения свойств поля.
Копирование полей
При копировании полей копируется только их структура, а не сами значения. Чтобы скопировать в режиме конструктора описание некоторого поля, выполните следующее.
1. Выделите поле, которое хотите скопировать, щелкнув на кнопке выбора записи (Þ).
Совет. Для выделения нескольких полей протащите указатель по кнопкам выбора этих полей.
2. Выполните команду ПравкаÞКопировать (или воспользуйтесь кнопкой Копировать на панели инструментов).
3. Щелкните на первой пустой строке и выполните команду ПравкаÞВставить (или воспользуйтесь кнопкой Вставить на панели инструментов).
4. Укажите новое имя для скопированного поля.
Перемещение полей
Чтобы реорганизовать поля в таблице в режиме конструктора, выделите нужное поле, щелкнув на кнопке выбора записи (Þ), а затем, опять щелкнув на кнопке выбора записи и удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле в новое место в списке полей. Сохраните сделанные изменения.
Операцию перемещения полей можно выполнить и в режиме таблицы.
Совет. Чтобы выделить несколько соседних полей, щелкните на области выделения поля в одном из крайних полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, протащите указатель по соседним столбцам.
Удаление полей
Чтобы удалить поле из таблицы, выполните следующее.
1. Выделите поле, которое хотите удалить, щелкнув на кнопке выбора записи (Þ).
2. Нажмите клавишу на клавиатуре или выполните команду системного меню ПравкаÞУдалить строки. Access попросит вас подтвердить свое намерение удалить выделенное поле.
3. Для удаления поля щелкните на кнопке .
Замечание. Если вы удалили поле, но еще не сохранили это изменение, то вернуться к исходному виду таблицы можно, выполнив команду ПравкаÞОтменить удаление. Поле будет восстановлено.
Операции с таблицами
В окне базы данных можно выполнить различные операции с таблицами, включая их переименование, копирование и удаление.
Переименование таблицы
Даже для такой простой операции, как переименование таблицы, в программе Access предусмотрено несколько вариантов ее выполнения.
• В окне базы данных выберите имя нужной таблицы. Щелкните один раз на имени таблицы. Введите новое имя и нажмите клавишу .
• Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы и выберите команду Переименовать из открывшегося контекстного меню.
• Выберите имя таблицы и выполните команду главного меню ПравкаÞПереименовать.
Выбор используемых шрифтов
Все таблицы Access создаются и отображаются в едином — другими словами, стандартном — стиле. Однако, если вы посчитаете, что необходимо изменить атрибуты шрифта, используемого по умолчанию, сделав, например, таблицу более «вместительной» (за счет уменьшения размера шрифта) или визуально более читабельной (выбрав размер шрифта побольше), программа Access пойдет вам навстречу. Единственное условие, о котором необходимо знать и помнить, заключается в том, что, в отличие от режимов форм и отчетов, где можно указать свои значения для отдельных экранных элементов, все параметры, которые устанавливаются для шрифта, действительны для всей таблицы целиком, в том числе и для заголовков столбцов.
Изменение ширины столбца
Самый простой способ изменить ширину столбца — с помощью мыши перетащить его границу в нужное положение. Для этого выполните следующее:
1. В режиме таблицы поместите указатель на правую границу заголовка столбца, ширину которого необходимо изменить, и нажмите левую кнопку мыши. Указатель примет вид вертикальной линии с двунаправленными стрелками в верхней части.
2. Удерживая кнопку мыши, перетащите границу столбца до нужной позиции (вправо, чтобы увеличить размер столбца, и влево, чтобы сделать столбец уже).
3. Отпустите кнопку мыши, когда столбец окажется требуемой ширины.
Совет. Чтобы установить ширину столбца по самому длинному элементу данных, уже введенному в поле, поместите указатель на правую границу заголовка поля и дважды щелкните на вертикальной границе столбца.
Более точно задать ширину столбца можно с помощью специального окна Ширина столбца. Чтобы использовать его, выполните следующее.
1. Выполните команду главного меню ФорматÞШирина столбца или щелкните правой кнопкой на выделенном столбце и выберите из контекстного меню команду Ширина столбца. Появится окно Ширина столбца.
2. Диалоговое окно предлагает на выбор три варианта.
• Чтобы установить ширину столбца равную точному числу символов, которые можно уместить в поле, введите нужное числовое значение в поле Ширина столбца.
• Чтобы указать заданную по умолчанию ширину столбца, установите флажок для опции Стандартная.
• Чтобы установить ширину столбца по наибольшему количеству введенных данных, щелкните на кнопке По ширине данных.
3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранные изменения.
Изменение высоты строки
Вероятнее всего, обратиться к этой опции вам придется, когда в таблице присутствует поле данных МЕМО-типа или вместительное текстовое поле. Увеличив высоту строки, можно, например, сразу прочитать полный адрес клиента или текст небольшого примечания, не изменяя при этом число столбцов, выводимых на экране. Кроме того, при выборе более крупного шрифта для отображения данных целесообразно увеличить и высоту строки. Необходимо помнить о том, что манипуляции с высотой строки распространяются на все записи таблицы, и «раздвинув» строки, вы тем самым уменьшаете число записей, отображаемых в окне таблицы.
Эту операцию можно выполнить, воспользовавшись средствами диалогового окна Высота строки. Для этого в режиме таблицы выполните команду ФорматÞВысота строки и в открывшемся окне Высота строки укажите требуемую высоту (в пунктах) для строк таблицы или установите флажок опции Стандартная. Подтвердите свой выбор, щелкнув на кнопке ОК.
Совет. Если вам сложно сориентироваться в выборе высоты строки, воспользуйтесь следующей простейшей формулой: высота строки — это размер шрифта для данного поля, умноженный на коэффициент 1,25.
Как и при выборе новой ширины столбца, высоту строк можно изменить прямо в таблице на экране, перетащив границу строки. Порядок действий следующий.
1. Установите указатель мыши между двумя строками в области выбора записей.
2. Щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку, перетащите указатель вниз, если необходимо увеличить высоту строки, или вверх, чтобы «сузить» строку.
3. Указав таким образом новую высоту строки, отпустите кнопку мыши. Вид таблицы изменится, причем сразу для всех ее записей. Данные в таких полях, как ЕдиницаИзмерения и Производитель теперь не усечены и воспринимаются значительно легче.
Сортировка записей таблицы
При необходимости, записи базы данных можно просматривать не только в том порядке, в котором они были занесены в базу. Отсортировать записи можно по одному из столбцов таблицы в порядке возрастания или убывания значений. Для этого выделите соответствующий столбец и задайте команду сортировки через меню «Записи»/«Сортировка» или через контекстное меню, по правой кнопке «мыши».
Задание
1. Загрузить компьютер.
2. Войти в систему WinNT под групповым именем.
3. Войти в программу Access через главное меню WinNT.
4. Перейти в режим «Конструктор». Изменить порядок следования полей в базе данных: поля «Группа» и «Дата рождения» переместить в конец.
5. В режиме «Таблица» убедиться, что данные остались невредимыми, а порядок полей изменился.
6. Вернуть поля в прежний порядок следования.
7. В режиме «Конструктор» изменить тип поля «Вес» на «Текстовый».
8. В режиме «Таблица» убедиться, что данные остались невредимыми.
9. В режиме «Конструктор» изменить тип поля «Вес» обратно на «Числовой»/«Одинарное с плавающей запятой»/«Фиксированный». Число десятичных знаков установить 1. (Не забудьте установить «Значение по умолчанию»).
10. В режиме «Таблица» убедиться, что данные остались невредимыми.
11. Манипулятором «мышь» изменить ширину нескольких полей.
12. Манипулятором «мышь» установить ширину нескольких полей по ширине самого длинного данного.
13. Манипулятором «мышь» изменить высоту нескольких полей.
14. Выполнить изменение ширины высоты полей с помощью меню «Формат»: «Высота строки…» и «Ширина столбца…».
15. Измените порядок следования столбов таблицы для более удобного просмотра данных. (Включив режим «Конструктор» убедиться, что в базе данных поля следуют в старом порядке).
16. С помощью меню «Формат» закрепить столбцы таблицы «Фамилия» и «Имя». Сузить окно просмотра таблицы так чтобы внизу окна появился горизонтальная полоса прокрутки (скроллер). Перемещая ползунок полосы прокрутки убедиться, что поля базы данных перемещаются и скрываются, а зафиксированные поля остаются всегда видимыми.
17. Освободить все столбцы (меню «Формат»).
18. Скрыть некоторые столбцы таблицы. Сузить окно просмотра до появления горизонтальной и вертикальной полосы прокрутки. Убедиться, что курсор перемещается только по видимым столбцам, и скрытые столбцы никогда не отображаются.
19. Через меню «Формат»/«Отобразить столбцы…» открыть все столбцы.
20. Через меню «Формат»/«Отобразить столбцы…» скрыть и открыть некоторые другие столбцы.
21. Открыть все столбцы.
22. Измените параметры шрифта отображения таблицы.
23. Измените параметры отображения таблицы (меню «Формат»/«Режим таблицы»).
24. Отсортируйте записи по полям «Фамилия», «Дата рождения», «Вес» в порядке возрастания и убывания (меню «Записи»/«Сортировка»).
25. Удалите одну или несколько записей.
26. Завершить работу с базой данных и выйти из программы Access.
27. Завершить работу с системой WinNT.
Лабораторная работа № 10 Б
Тема: Корректировка баз данных в СУБД Access.
Цель работы: Получить практические навыки изменения структуры базы данных и ее отображения.
Порядок выполнения работы
1. Ознакомиться с методическими указаниями.
2. Включить компьютер.
3. Загрузить операционную систему Windows.
4. Запустить программу MS Access.
5. Выполнить задание.
6. Подготовить ответы на контрольные вопросы.
7. Сдать работу преподавателю.
Методические указания
Создание таблицы в режиме конструктора
В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.
В ходе работы над базой данных её наполнением и структурой приходится постоянно переключаться между режимами Таблица в режиме таблицы и Конструктор таблиц. Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, щелкните на кнопке Вид панели инструментов Таблица в режиме таблицы или щелкните правой кнопкой на заголовке окна таблицы и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц.
Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 10).
Рис. 10.Выбор режима работы с таблицей
В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 11.
Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 11). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.
Рис. 11.Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей
Рис. 12.Режим конструктора таблицы
Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.
Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.
Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).
После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 12). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.
Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).
Работа с полями. Типы данных
При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, следует щелкнуть в режиме конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего в списке выбрать требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля Код таблицы, нужно выполнить щелчок в столбце Тип данных (рис. 13), после чего воспользоваться кнопкой со стрелкой, появившейся в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и в разделе Свойства поля окна конструктора задать параметры выбранного типа. В табл. 2
Таблица 2
Типы данных СУБД ACCESS
| Тип | Объем памяти | Описание |
| Текстовый | До 255 байт | Текстовая строка |
| Поле МЕМО | До 65 535 байт | Многострочный текст |
| Числовой | 1, 2, 4 или 8 байт | Число |
| Дата/время | 8 байт | Дата и/или время |
| Денежный | 8 байт | Денежные суммы |
| Счетчик | 4 байта | Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице |
| Логический | 1 бит | Логическое значение |
| Поле объекта OLE | До 1 Гбайта | Объекты других приложений Windows |
| Гиперссылка | До 2048 символов | Ссылка на файл (в данном компьютере, в сети, в Интернете) |
Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.
Текстовый. Используется для хранения строковых данных длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).
Поле MEMO. Применяется для хранения текста, состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).
Для этих типов данных основными свойствами, которые устанавливаются в нижней части окна конструктора (рис. 12), являются:
■ Формат поля - задается специальный формат, в котором данные выводятся на экран, например: синий цвет шрифта и выравнивание по левому краю;
■ Пустые строки -устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение "").
Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (табл. 3), а формат числа задается свойством Формат поля (табл. 4), используемого также для типов данных Денежный и Счетчик.
Примечание.Для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.
Таблица 3
Основные значения свойств Размер поля типа данных Числовой
| Значение | Содержимое | Диапазон | Объем |
| Байт | Целые числа | [0; 2 8 -1] | 1 байт |
| Целое | Целые числа | [-2 15 ;2 15 -1] | 2 байта |
| Длинное целое | Целые числа | [-2 3l ;2 3l -l] | 4 байта |
| Одинарное с плавающей точкой | Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой | [-2 128 ; -2 - 149 ] и [2 -149 ; 2 128 -1] | 4 байта |
| Двойное с плавающей точкой | Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой | [-2 1024 ; -2 1074 ] и [2 1074 ; 2 1024 -1] | 8 байт |
| Действительное | Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков) | [-10 2 8 ; 10 28 ] | 12 байт |
Таблица 4
Значения свойства Формат поля типов данных Числовой, и Денежный
| Формат | Пример |
| Основной | 123,456 |
| Денежный | 123,45р. |
| Евро | 1234,5б€ |
| Фиксированный | 1234,56 |
| С разделителями разрядов | 1234,56 |
| Процентный | 12,34% |
| Экспоненциальный | 12,ЗЕ+02 |
Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Числовой. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме конструктора таблицы.
Денежный. Используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату (табл. 2).
Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое.
Дата/время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах (табл. 5). По умолчанию устанавливается Полный формат даты.
Таблица 5
Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время
Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет).
Для логического поля можно выбрать элемент управления, который будет отображаться в режиме таблицы, а также при создании формы на основании этой таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора выделить логическое поле, раскрыть вкладку Подстановка и выбрать в раскрывающемся списке Тип элемента управления один из вариантов: Флажок, Поле или Поле со списком.
Связи между таблицами
Для созданных таблиц нужно установить связи, которые впоследствии будут использоваться при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как было отмечено выше, в БД Аттестация следует создать такие связи:
Рис. 14.Диалоговое окно Добавление таблицы
Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на панели Связи вкладки Режим таблицы. При этом появится пустое окно Схема данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 14), в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных (кнопкой Добавить). Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.
Если это окно автоматические не было открыто, следует активизировать вкладку Структура, после чего на панели Связи нажать кнопку Отобразить таблицу (рис. 15) и добавить в схему требуемые таблицы описанным выше способом.
Рис. 15.Панель инструментов Связи
После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Аттестация, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению (рис. 16).
Рис. 16.Таблицы БД Аттестация
Следующий этап в разработке схемы данных - установка связей между таблицами. В частности, необходимо связать таблицы TECHER и LECTURE по полю ID таким образом, чтобы каждой записи из таблицы TECHER соответствовало несколько записей таблицы LECTURE (т.к. у каждого преподавателя будет несколько дисциплин). Аналогичным образом нужно установить следующие связи:
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами KAFEDRA и TECHER (т.к. на одной кафедре работает много преподавателей):
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и LECTURE;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами MARK и ATTEST;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и ATTEST;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами ATTEST и VID_ATT.
Чтобы установить связь между таблицами TECHER и LECTURE необходимо выделить в окне Схема данных поле ID в таблице TECHER и с помощью мыши, нажав ее левую кнопку, перетащить захваченное изображение на поле T_ID таблицы LECTURE, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 17).
Рис. 17.Диалоговое окно Изменение связей
Для того чтобы в таблице LECTURE не хранились имена несуществующих преподавателей, в окне Изменение связей следует установить флажок Обеспечение целостности данных.
Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:
Каскадное обновление связанных полей - при изменении значения ключевого поля в «главной» таблице (TECHER) будут автоматически изменяться значения связанного поля для соответствующих записей в «подчиненной» таблице (LECTURE). В рассматриваемом случае ключевое поле ID является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем, а значит устанавливать данный флажок не нужно;
Каскадное удаление связанных записей - при удалении записи из «главной» таблицы (TECHER) будут автоматически удалены те записи из «подчиненной» таблицы (LECTURE), для которых значение поля ID совпадает со значением в удаленной записи из таблицы TECHER. Эта возможность будет полезна в тех случаях, когда сведения о преподавателе удаляются из базы.
После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку ОК, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.
Примечание.Тип отношений между связываемыми таблицами Access распознает автоматически. В данном случае после установки флажка Обеспечение целостности данных (рис. 17) в окне схемы данных рядом с полем ID таблицы TECHER над линией связи отобразится символ «1», а рядом с таблицей LECTURE - символ бесконечности «¥» (т.е. установлена связь «один ко многим»).
Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком мыши по линии связи.
Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, нужно щелкнуть по таблице и нажать на панели Связи кнопку Скрыть таблицу.
После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Аттестация примет вид, показанный на рис. 18.
Читайте также: