Что собой представляет конструктор форм и баз данных
В Access 2007 можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме таблица. Но обычно для ввода данных в БД Access 2007 используют формы (forms). Form ускоряет работу с базой данных. Form в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.
Смысл формы - пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Преимущество форм раскрывается особенно наглядно при вводе данных заполненных бланков. Здесь форма повторяет вид бланка. Это снижает количество ошибок, упрощает работу.
Работа с формами
С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В связи с таким разделением существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход, — это вопрос творчества.
Автоформы
В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами.
Существует три вида автоформ:
• Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи — она удобна для ввода и редактирования данных.
• «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей — ее удобно использовать для оформления вывода данных.
• Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.
Обратите внимание на то, что автоформа основывается только на одном объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.
Создание форм с помощью мастера. Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм — специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалоге с разработчиком.
Структура формы Форма имеет три основных раздела:
Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши — это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.
Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение — в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).
Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления — Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться.
Для создания графических элементов оформления служат элементы управления Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в форму. Элемент Свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок — это может быть любой другой объект OLE, например мультимедийный. Элемент Присоединенная рамка объекта тоже в какой-то степени может служить для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла, а непосредственно из таблицы базы данных (если она имеет поле объекта OLE). Естественно, что при переходе между записями содержимое этого элемента будет меняться.
Дизайн формы.В то время как таблицы базы данных глубоко скрыты от посторонних глаз, формы базы данных — это средства, с помощью которых с ней общаются люди. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну.
В первую очередь, все элементы управления форм должны быть аккуратно выровнены..
Ручное изменение размеров и положения элементов управления тоже возможно, но редко приводит к качественным результатам. При работе вручную используют перетаскивание маркеров, которые видны вокруг элемента управления в тот момент, когда он выделен. Особый статус имеет маркер левого верхнего угла. Обычно элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными к ним надписями. Перетаскивание с помощью этого маркера позволяет оторвать присоединенную надпись от элемента.
Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка.
Управление последовательностью перехода.Пользователь, для которого, собственно, и разрабатывается форма, ожидает, что ввод данных в нее должен происходить по элементам управления слева направо и сверху вниз. Однако при проектировании сложных форм, когда в процессе дизайна элементы управления многократно перемещаются с места на место, очень легко перепутать их последовательность и создать неудобный порядок ввода данных.
Для управления последовательностью перехода служит диалоговое окно Последовательность перехода. В нем представлен список элементов управления формы. Порядок элементов в списке соответствует текущему порядку перехода.
Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема:
• щелчком на кнопке маркера слева от названия выделяется элемент управления (кнопка мыши отпускается).
• после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое место.
Закончив разработку макета формы, ее следует закрыть и сохранить под заданным именем. После открытия формы в окне База данных, с ней можно работать: просматривать или редактировать данные из базовой таблицы. Проверку последовательности перехода выполняют клавишей TAB.
Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.
Формы в БД Access можно создавать с помощью различных средств:
§ инструмента Разделенная form;
§ инструмента Несколько элементов;
§ инструмента Пустая form;
Все средства создания форм помещены в группу forms на вкладке Создание.
Forms, которые используют таблицы целесообразно выполнять с помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим конструктора. Переход между режимами (открыть, режим макета, конструктор) можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши форму в области переходов, а затем выбрать нужный режим в контекстном меню.
Режим макета — это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения, связанные с ее внешним видом.
В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля, настраиваемые элементы и составлять программы.
Инструмент "Форма" Для быстрого создания формы, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Form. В этом случае надо выделить таблицу в области объектов. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Form. На экране будет отображена form .
Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить.
Средство "Разделенная форма". Разделенная form — новая возможность в Microsoft Access 2007, которая позволяет одновременно отображать данные в режиме формы и в режиме таблицы. В области объектов (переходов) выделить таблицу, например Успеваемость. Далее щелкнуть на пиктограмме "Разделенная forms" на вкладке Создать. На экране будет отображена form.
Инструмент "Несколько элементов". Форму, в которой отображается не одна, а одновременно несколько записей, можно создать инструментом "Несколько элементов" . Чтобы создать данную форму выделим в области объектов (переходов) одну из таблиц (например, Успеваемость). Затем перейдем на вкладку Создание и щелкнем на пиктограмме "Несколько элементов". На экране будет отображена form в режиме макета.
Form похожа на таблицу, в ней одновременно отображаются несколько записей. Но эта form предоставляет возможности для настройки, так как она отображается в режиме макета. В режиме макета можно легко осуществлять доработку формы (например, добавлять элементы управления и т.д.).
Средство Пустая форма.Этот инструмент можно использовать в том случае, если необходимо быстро создать форму с несколькими полями. Form открывается в режиме "Работа с макетами форм" и при этом отображается область Список полей .
Мастер форм.Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.
Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный
После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.
Конструктор форм. Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных.
2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.
3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши.
4. Поместить поля на форму.
5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
§ Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
§ Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
§ Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
§ Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
§ Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
§ Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.
6. Сохранить форму.
7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов.
Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.
Форма в Access — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных. "Связанная" форма напрямую связана с источником данных, например таблицей или запросом, и может использоваться для ввода, редактирования или отображения данных из этого источника. Кроме того, можно создать "несвязанную" форму. Она не привязывается непосредственно к источнику данных, но также содержит кнопки команд, метки или другие элементы управления, которые необходимы для работы с приложением.
В этой статье основное внимание уделяется связанным формам. Их можно использовать для управления доступом к данным (например, определить, какие поля или строки данных должны отображаться). Так, некоторым пользователям может понадобиться лишь несколько полей из таблицы с множеством полей. Форма, содержащая только эти поля, упростит таким пользователям работу с базой. Вы также можете добавить на форму кнопки и другие функции для автоматизации часто выполняемых действий.
Формы можно сравнить с окнами, через которые пользователи видят базу данных и обращаются к ней. Эффективная форма ускоряет работу с базой, так как избавляет от необходимости искать нужную информацию. Визуально привлекательная форма делает работу с базой данных приятнее и эффективнее, а также помогает предотвратить ввод неверных данных.
Примечание: В этой статье предполагается, что вы уже создали таблицу (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах) и хотите создать форму для просмотра данных или работы с ними.
В этой статье
Создание формы с помощью инструмента "Форма"
Инструмент "Форма" позволяет создать форму одним щелчком мыши. При его использовании на форму добавляются все поля базового источника данных. Новую форму можно сразу же начать использовать либо изменить в режиме макета или конструктора, чтобы она лучше соответствовала вашим потребностям.
Создание формы с помощью инструмента "Форма"
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Форма.
Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.
Если приложение Access обнаруживает таблицу, связанную отношением "один-ко-многим" с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, то таблица данных добавляется на форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице "Сотрудники", и между таблицами "Сотрудники" и "Заказы" определено отношение "один-ко-многим", то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы "Заказы", относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных на форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением "один-ко-многим" с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных на форму.
Создание разделенной формы с помощью инструмента "Разделенная форма"
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы.
Разделенная форма отличается от сочетания форм и подформ тем, что оба представления разделенной формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).
Работа с разделенной формой позволяет использовать преимущества обоих представлений в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы.
Чтобы создать разделенную форму с помощью инструмента "Разделенная форма":
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. Кроме того, можно открыть таблицу или запрос в режиме таблицы.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Разделенная форма.
Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Дополнительные сведения о представлениях формы см. в разделе Сведения о режиме макета и конструкторе.
Создание формы, в которой отображается несколько записей, с помощью инструмента "Несколько элементов"
Если форма была создана с помощью инструмента "Простая форма", она может одновременно отображать только одну запись. Если нужно создать форму, которая выводит несколько записей, но при этом настраивается более гибко, чем таблица, используйте инструмент "Несколько элементов".
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться на форме.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Несколько элементов.
Будет создана новая форма, которая отобразится в режиме макета. В этом режиме вы можете вносить изменения в структуру формы параллельно с просмотром данных.
При использовании средства "Несколько элементов" форма, создаваемая Access, похожа на таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и вы видите несколько записей одновременно. Однако форма "Несколько элементов" предоставляет больше вариантов настройки, чем таблица, например возможность добавления графических элементов, кнопок и других элементов управления. Дополнительные сведения о настройке формы см. в разделах Настройка формы в режиме макета и Доработка формы в режиме конструктора.
Создание формы с помощью мастера форм
Чтобы точно выбрать поля, которые должны отображаться на форме, вместо различных инструментов, описанных выше, можно использовать мастер форм. Вы также можете настроить группировку и сортировку данных и использовать поля из нескольких таблиц или запросов, если связи между такими таблицами и запросами были заранее настроены.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.
Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.
Примечание: Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.
На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
Создание формы с помощью инструмента "Пустая форма"
Если мастер или инструменты создания форм вам не подходят, вы можете начать работу с пустой формы. Это может оказаться очень быстрым способом создать форму, особенно если вы планируете добавить в нее лишь несколько полей.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма.
Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.
В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму.
После добавления первого поля вы можете добавить сразу несколько полей. Для этого выберите их, удерживая клавишу CTRL, а затем перетащите на форму.
Порядок таблиц в области Список полей может меняться в зависимости от выбранной части формы. Если поля, которое вы хотите добавить, не видно, выберите другую часть формы и повторите попытку.
С помощью инструментов в группе Колонтитул на вкладке Конструктор на форму можно добавить логотип компании, название или дату и время.
Чтобы добавить на форму другие виды элементов управления, выберите нужные в группе Элементы управления во вкладке Конструктор.
Чтобы расширить выбор элементов управления, перейдите в режим конструктора. Для этого щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите Конструктор.
Общие сведения о режимах макета и конструктора
Режим макета — это интуитивно-понятное представление, которое можно использовать для внесения в форму Access практически любых изменений.
В режиме макета форма выполняется. Поэтому вы можете просматривать свои данные так же, как при использовании формы. Однако в этом режиме вы также изменять структуру формы. Так как при изменении формы вы видите ее данные, это представление удобно использовать для настройки размера элементов управления и выполнения практически любых других задач, которые влияют на внешний вид и удобство использования формы.
Конструктор Конструктор более подробно представляет структуру формы. В нем выводятся заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. Форма не выполняется, когда она отображается в режиме конструктора. Поэтому вы не можете просматривать базовые данные при внесении изменений в структуру. Тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Ниже перечислены имеющиеся возможности.
добавлять другие виды элементов управления формы, например рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;
изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;
изменять некоторые свойств формы, которые невозможно изменить в режиме макета.
Настройка формы в режиме макета
После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить новые элементы управления в форму, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.
Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета.
Форма будет открыта в режиме макета.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.
Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:
На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.
Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
Доработка формы в режиме конструктора
Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в нее новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать свойства для настройки формы.
Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор.
Форма откроется в режиме конструктора.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.
Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:
На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.
Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
Формы — это важные объекты в базе данных, которые служат окнами, через которые пользователи могут видеть данные и работать с данными. Если вам когда-либо хотелось разобраться в основах форм Microsoft Access, например о доступных типах форм, их создании, настройке и управлении, в этой статье вы получите общее представление о ресурсах, которые помогут вам понять эту картину.
В этой статье
Общие сведения
Форма — это объект базы данных, с помощью которой можно создать пользовательский интерфейс, позволяющий пользователям вводить и редактировать данные. Формы часто содержат элементы управления, которые выполняют различные задачи. Хотя вы можете создать базу данных, не используя формы, просто редактируете данные в таблице, большинство пользователей предпочитают использовать формы для просмотра, ввода и редактирования данных, содержащихся в таблицах. Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Это помогает защитить данные и уменьшить количество возможных ошибок при вводе данных. В этой статье содержится сводные ресурсы: от основ форм Access до создания и настройки форм.
Чтобы лучше понять роль и функции форм в базе данных Microsoft Access, начните с обзора различных частей базы данных и роли форм в базе данных, чтобы получить дополнительные сведения, начиная с представления основ базы данных.
Теперь сосредоточимся на формах с введением в формы.
Перед созданием формы подробнее рассмотрим элементы управления, что является важной функцией большинства форм. Элементы управления позволяют пользователям вводить, редактировать и отображать данные из базы данных. Понимание различных типов элементов управления, доступных в Access, может быть полезно при настройке форм. Дополнительные информацию об этих средствах см. в обзоре элементов управления.
Типы форм
В Access можно создавать формы несколькими способами в зависимости от того, какой тип формы вы хотите создать. Узнайте о некоторых распространенных типах форм и о том, как их создавать:
Какая форма вам нужна?
Форма сведений:пустая форма Access, которая отображает сведения об одной записи за раз.
Форма "Несколькоэлементов": лентоемая форма, одновременно отображает сведения из нескольких записей. Похоже на таблицу, но вы можете лучше управлять форматированием текста, добавлением рисунков, кнопок и других элементов управления.
Разделенная форма: Одновременно отображает данные в представлении формы и таблицы. Этот способ удобен, если требуется просматривать большие объемы данных, но изменять только одну запись за раз.
Форма навигации: Форма с навигационными системами. Формы навигации особенно важны для навигации по базе данных, если ваш план включает ее публикацию в Интернете, так как в браузере отсутствует области навигации Access.
Дополнительные способы создания формы
Используйте вкладку "Создание" и попробуйте параметры в группе "Формы", чтобы быстро создать новые формы. Вы также можете выбрать таблицу или запрос в области навигации и быстро создать форму на основе этого объекта с помощью команды "Форма".
Изучите ресурсы, которые можно найти в таблице ниже, чтобы узнать о некоторых распространенных способах создания форм.
Способы создания форм
Узнайте, как
Инструмент "Форма": быстрое создание формы отдельного элемента, отображаемой одновременно со сведениями об одной записи.
Мастер форм:используйте этот инструмент, чтобы создать форму, если вы хотите выборочно выбрать поля, которые должны отображаться на форме. Вы также можете определить группировку и сортировку данных.
Пустаяформа: если инструмент "Форма" или "Мастер" не соответствуют вашим потребностям, инструмент "Пустая форма" предлагает очень быстрый способ создания формы, особенно если вы планируете добавить в нее всего несколько полей.
См. раздел о создании формы с помощью инструмента "Пустая форма" в статье "Введение в формы".
Использование различных представлений для форм
Как и в некоторых из статей, упомянутых в предыдущих разделах, формы Access можно просматривать в трех различных представлениях: в представлении формы, в конструкторе и в представлении макета. Полезно знать, какое представление использовать для конкретной задачи. Например, для настройки формы можно использовать конструктор или макет. Режим формы используется по умолчанию для формы и в основном используется для просмотра формы с данными или ввода данных. Поскольку для изменения структуры формы используются представления "Макет" и "Конструктор", дополнительные сведения об их использовании см. в таблице ниже.
Тип представления
Для кого предназначена
Режим макета
Внесение в форму большинства типов изменений. При изменении оформления вы можете видеть данные, что очень удобно при настройке размера элементов управления или любых других изменений в оформлении, которые влияют на внешний вид и доступность формы.
Конструктор
Внесение изменений, которые требуют более подробного представления структуры формы, например заглавных, подробных и при этом разделов. При создании конструктора в конструкторе невозможно просмотреть changes.in данных.
Что хорошо в конструкторе?
Возможность добавления других видов элементов управления, таких как рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы.
Редактировать источники текстовых полей, не используя окно свойств.
Измечения разделов формы.
Изменение определенных свойств формы, которые невозможно изменить в представлении макета
Дополнительные дела с формами
Теперь, когда вы разработали структуру формы, если она является связанной, вы хотите, чтобы она была подключена к источнику данных. Источником данных может быть таблица, запрос или SQL с данными, которые отображаются в форме. "Не связанная" форма не напрямую с источником данных, а содержит кнопки, метки и другие элементы управления, необходимые для работы с приложением. Чтобы понять, как работать с источниками записей, см. в этом видео: настройка источника записей для формы или отчета.
Визуально привлекательная форма делает работу с базой данных приятнее и эффективнее, а также помогает предотвратить ввод неверных данных. Если вы хотите не только создать базовую форму, но и добавить собственные штрихи и сделать ее уникальной, это можно сделать несколькими способами. Для некоторых параметров может потребоваться потренироваться, прежде чем вы получите нужное оформление, но если вам не нравится оформление, изменить его всегда можно.
В следующей таблице представлены ресурсы по добавлению полей и их настройке с учетом вашей формы.
В этой статье
Узнайте, как
Быстрое добавление полей в форму
Сделайте форму более организованной, уберем из негромождения и упростим работу с ней.
Укажите порядок, в котором элементы управления в форме должны реагировать на клавишу TAB. В хорошо спроектированной форме элементы управления реагируют на клавишу TAB в логичном порядке (например, сверху вниз и слева направо), что упрощает работу с формой.
Создайте подчиненную форму или форму, вложенную в основную.
Подчиненные формы удобно использовать для просмотра данных из нескольких связанных таблиц или запросов в одной форме.
Сделайте некоторые поля и данные в форме более заметными.
Настройка параметров оформления для всех форм в базе данных.
Добавление текстового полей, отображает значение из другой формы.
Может использоваться для отображения результатов из подчиненной формы, которая содержит вычисляемую текстовое поле в основной форме.
Работа с формами в веб-базе данных
Параметры формы веб-базы данных
Узнайте, как
Форма навигации — это простая форма, содержащая элемент навигации. Формы навигации являются полезным дополнением любой базы данных, но особенно важны для баз данных, публикуемых в Интернете, так как область навигации Access не отображается в браузере.
Access 2010 включает в себя веб-браузер, который можно использовать для отображения веб-страниц в форме
Дальнейшие действия
Попробуйте некоторые из этих функций в формах:
Узнайте, как создать форму (кно форму), которая будет видна пользователям, когда они откроют базу данных? Установите форму по умолчанию, которая появляется при открытие базы данных Access.
Добавление списка, который позволяет найти запись в форме: создание списка вариантов с помощью списка или списка со списком
Форма — объект базы данных, отображающий данные в виде, удобном для восприятия пользователя.
Источником данных для построения формы может быть таблица (однотабличная форма) или несколько таблиц. С помощью форм удобно вводить, просматривать и редактировать данные в таблицах.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается.
Работать с формами в Access можно в трех режимах:
1. Режим формы. Используется для просмотра и редактирования данных в таблицах.
2. Режим макета. В этом режиме удобно изменять размер (если размер поля не соответствует расположенным в нем данным) и положение элементов на форме (для лучшего восприятия данных).
3. Конструктор. Позволяет изменять те свойства формы, которые нельзя изменить в режиме макета — добавлять в форму дополнительные элементы, изменять размеры и оформление разделов формы.
В Access имеются различные инструменты для создания форм (пример 3.2). К ним относятся:
1. Форма. С помощью этого инструмента форма создается из существующего объекта БД и содержит все поля источника. После создания такая форма открывается в режиме макета. В окне формы одновременно отображается только одна запись (пример 3.3).
2. Пустая форма. В этом случае пользователь в режиме макета по своему усмотрению размещает на форме блоки названий полей и их значений.
3. Мастер форм (пример 3.4). Позволяет создавать формы, различные как по стилю, так и по содержанию.
4. Конструктор форм ( см. Приложение к главе 1). Предназначен для создания формы любой сложности.
В структуре любой формы можно выделить следующие основные разделы:
1. Заголовок. Располагается в верхней части формы. В области заголовка могут располагаться текст, графика и другие элементы управления. Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню , также можно воспользоваться кнопкой инструментов Конструктора форм.
2. Область данных. Определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Является обязательной. Может содержать элементы управления, а также неизменяемые данные, например надписи. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов Конструктора форм (см. Приложение к главе 1).
3. Примечание. Находится в нижней части формы. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний. Чтобы скрыть примечание, нужно уменьшить его высоту до 0.
При конструировании однотабличной формы нужно выполнить ряд действий (пример 3.6):
- Определить таблицу, на основе которой создается форма (п. 2).
- Выбрать поля таблицы, которые должны быть представлены на форме (п. 3).
- Разместить выбранные поля на макете формы (п. 4).
- Добавить элементы оформления — текст заголовка, поясняющий текст, разделительные линии, фон, рисунки и др. (пример 3.6 п. 5, пример 3.8).
Для удаления элемента его нужно выделить и нажать Del.
После добавления поля на форму в области данных появляются связанные элементы Надпись и Поле (пример 3.7). Элемент Надпись содержит название поля, а элемент Поле — значение этого поля, которое меняется от записи к записи. При перемещении пара этих элементов движется синхронно. Для перемещения одного из них курсор необходимо подвести к маркеру элемента — серому квадратику, расположенному в верхнем левом углу рамки, и перетащить.
Высоту любого раздела формы можно изменять, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого необходимо:
1. Подвести указатель мыши к нижней границе раздела. Он примет вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками.
2. Нажать левую кнопку мыши и перетащить границу раздела вверх для получения нужного размера.
Такие же действия необходимо выполнить для изменения размеров полей и надписей.
Таблицы баз данных глубоко скрыты от посторонних глаз, а формы — это средства, с помощью которых с базами данных работают пользователи. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Форматирование элементов формы выполняется инструментами конструктора форм, вкладка Формат (пример 3.8).
В процессе конструирования формы следует просматривать полученный результат в режиме формы и при необходимости корректировать свойства формы в режиме конструктора.
Изменение свойств формы и ее элементов в режиме конструктора может быть выполнено путем изменения их значений в Окне свойств (пример 3.9). Открыть окно свойств раздела или элемента формы можно с помощью двойного щелчка по области раздела или по элементу. Для открытия окна свойств также можно выбрать соответствующий пункт контекстного меню элемента или раздела.
В режиме формы после всех заполненных записей отображается пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям на панели навигации. При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы (пример 3.10).
Пример 3.1. Режимы работы с формами.
Пример 3.2. Группа инструментов Формы вкладки Создание.
Пример 3.3. Создание формы с помощью инструмента Форма.
1. Выделить таблицу, которая будет являться источником данных.
2. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.
3. При необходимости в режиме Макет изменить размеры полей. Для этого:
3.1. Выделить поле или группу полей, требующих изменения размеров.
3.2. Подвести курсор к границе выделенных полей и перетащить в необходимом направлении.
Пример 3.4. Создание формы с помощью Мастера форм.
1. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.
2. На каждом шаге следовать инструкции.
3. Результат (был выбран ленточный вид отображения данных и исключено поле Код):
Пример 3.5. Структура формы.
Пример 3.6. Создание формы с помощью Конструктора форм.
1. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.
В результате в рабочей области появится бланк пустой формы, которая не связана ни с каким источником данных.
2. Связать форму с источником данных (таблицей).
Для этого нажать на кнопку .
В списке полей выбрать и развернуть список полей необходимой таблицы, выбрав знак «+» рядом с именем таблицы. После чего знак изменится на «–»:
3. Поместить требуемые поля в область данных конструктора формы.
Для этого выполнить двойной щелчок по названию поля в списке полей или перетащить поля из списка полей в область данных.
4. При необходимости поменять положение и размеры полей в области данных (перетащить и выровнять).
5. Создать необходимый интерфейс формы с помощью инструментов конструктора форм (см. Приложение к главе 1) .
Добавить заголовок и ввести текст заголовка:
Для создания поясняющего текста добавить элемент Надпись .
Добавить на форму разделительные линии можно с помощью инструмента Линия .
Пример 3.7. Связанные элементы Надпись и Поле.
В режиме Конструктор форм:
Пример 3.8. Форматирование элементов формы.
1. Изменение параметров шрифта.
2. Изменение цвета фона .
3. Вставка фонового изображения .
Создание форм в программе Access является одним из ключевых моментов при работе с базами данных. Каждый пользователь, работающий с базами данных, должен быть знаком с элементами и объектами баз данных, уметь создавать отчёты, запросы, оперировать информацией, содержащейся в таблицах. В этой статье подробно рассмотрим, как создать форму в Access, а также дадим ей определение. Давайте разбираться. Поехали!
Приводится описание общих приемов работы в СУБД
Формой в Microsoft Access называют объект базы данных, который позволяет добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в базе данных. Создать её можно двумя способами:
- При помощи Конструктора форм;
- При помощи Мастера форм.
Рассмотрим подробнее каждый из способов далее в статье.
Перейдите на вкладку «Создание», затем отыщите и нажмите кнопку «Мастер форм». Перед вами откроется окно мастера, в котором необходимо указать таблицы, содержащие нужные поля, из выпадающего списка. Также обратите внимание, что в качестве основы можно использовать не только таблицы, но и запросы. Однако, в этом случае больше рекомендуется использовать именно таблицы. После этого отметьте все поля, которые хотите добавить. Далее, выберите внешний вид, отметив один из следующих вариантов:
- «В один столбец»;
- «Ленточный»;
- «Табличный»;
- «Выровненный».
Рекомендуется остановиться на первом пункте. В следующем окне укажите название и нажмите кнопку «Готово».
Наиболее универсальный метод
Перед вами появится обычная форма. В нижней части окна вы обнаружите специальные кнопки для навигации. Для большего удобства рекомендуется установить свои кнопки, чтобы было проще переключаться между записями. Делается это следующим образом. Кликните правой клавишей мыши и выберите в меню пункт «конструктор». Затем перейдите к ленте инструментов и в разделе «Элементы управления» выберите «Кнопка». Разместите её в нужном месте формы и в открывшемся окне укажите «Переходы по записям» в разделе «Категории» и «Предыдущая запись» в разделе «Действия». В следующем окне вы можете выбрать, что разместить на кнопке: текст либо рисунок. Выберите то, что вам больше нравится, принципиальной разницы тут нет. Нажмите «Готово». Аналогичным образом создайте ещё одну, только уже для перехода к следующей записи.
Повышаем удобство навигации по базе
Также стоит добавить кнопку для выхода из формы. В разделе «Категории» выберите «Работа с формой», а в разделе «Действия» — строку «Закрыть форму». Ещё пригодится специальная кнопка для добавления данных. Укажите «Обработка записей» в пункте «Категории» и «Добавить запись» в пункте «Действия».
Еще одна полезная доработка
После этого вам будет очень удобно переходить от одной записи к другой и добавлять новые, находясь в режиме формы. Всё это позволит значительно повысить скорость работы.
Вычисляемые поля — это просто
Если необходимо создать подчинённую форму, отметьте соответствующий пункт в одном из окон мастера. Обратите внимание, что создание такого типа формы рекомендуется только для таблиц, имеющих связь «один ко многим».
Теперь рассмотрим второй способ создания — при помощи конструктора форм. После нажатия на соответствующий инструмент перед вами откроется размеченная пустая область, не имеющая ни полей, ни заголовков. В этом случае заполнять пустую область придётся полностью самостоятельно. Воспользуйтесь инструментом «Добавить поле», который находится в блоке «Сервис» на панели инструментов. В появившемся окне выберите нужные таблицы и поля из них. Просто перетаскивайте в незаполненную область. Чтобы не мучиться с размещение каждого отдельного поля, выделите их все и щёлкните правой клавишей мыши. В открывшемся меню нажмите «Макет» и выберите один из вариантов размещения: «В столбик» либо «В виде таблицы». Для добавления заголовков воспользуйтесь инструментом «Надпись». В свойствах вы можете изменять шрифт, его размер, цвет и прочие параметры. Для каждого поля можно настроить свой цвет, выбрать цвет заливки и так далее. В общем, Microsoft Access позволяет вам настраивать все элементы по своему усмотрению.
Широкий простор для творчества
Разобравшись с тем, как делаются формы, какова их роль и, что они дают, вы будете чувствовать себя значительно увереннее, работая в программе Microsoft Access. Способы, рассмотренные в статье, ничем по своей сути не отличаются. Каждый из них по-своему хорош, поэтому выбирайте тот, с которым вам будет удобнее работать. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и продолжайте совершенствовать свои навыки работы в Microsoft Access. Если у вас остались какие-либо вопросы после ознакомления с материалом статьи, не стесняйтесь, задавать их в комментариях.
Читайте также: